档案信息化建设过程中的主要问题及策略

刘璐

［摘 要］新时代的发展对档案管理部门工作提出了更高的要求，为了更好地适应现代社会的发展，档案管理部门必须加强改革与创新，同时还要加大信息化建设力度。一方面，要增强档案管理工作的实效性；另一方面，要提升档案信息应用价值，以最大限度发挥档案的重要作用。基于此，文章首先分析档案信息化建设中存在的主要问题，其次对档案信息化建设的必要性进行分析，最后对具体的建设途径进行探究，以供参考。

［关键词］档案；信息化建设；现代科技

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.18.065

［中图分类号］G270.7［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2023）18-0200-03

0     引 言

档案信息化建设是推动档案管理工作朝着现代化方向发展的必经之路，能够有效提高档案管理工作质量和效率，实现档案管理的数字化转型。但就发展现状来看，我国很多单位和部门在开展档案管理工作的过程中，依然沿用传统的工作模式和思路，档案信息化的应用范围以及建设水平还有待扩大和提升。鉴于上述情况，在今后发展过程中，相关部门必须转变工作思路和方法，积极应用先进信息技术，加快档案信息化建设进程，最大限度发挥出档案的重要作用和价值。

1     档案管理信息化建设中的主要问题

首先，对档案管理工作的重视程度比较低。很多档案管理部门在实际工作中都未能认识到档案信息的重要价值和作用，不能在档案管理工作中投入充足的人力、物力和时间，导致档案管理缺乏必要的资源保障，信息化建设更是无从谈起，只不过是简单地配备计算机用于档案信息的储存和记录，并不能有效挖掘与发挥档案信息价值。由于部门领导层重视程度不高，很多档案管理人员也受到一定的影响，出现了工作热情、创造性和主动性不足的情况，甚至对信息化建设工作的开展造成了一定的阻碍。此外，在外部市场竞争日渐加剧的情况下，档案信息价值逐渐凸显，信息化更是成为有效挖掘与利用档案信息的关键所在，但就实际发展情况来看，很多档案管理人员的业务能力和素质并不能满足信息化建设基本要求，而部门又未能对其进行系统、专业的培训，导致档案管理信息化缺乏相应的人才保障，难以持续推进，更无法将信息化的优势充分发挥出来。

其次，为支持档案信息化建设，国家相关部门颁布了相关实施纲要和标准，在软硬件建设方面作出了明确规定，这对于档案信息化水平的提高很有帮助。因此，相关部门在档案信息化建设的过程中，必须结合自身实际情况，选择相应的软硬件设施，而这也是档案管理信息化建设的基础和前提。但就发展现状来看，市场中与现代档案管理相关的软硬件种类繁多，质量参差不齐，这会增加相关管理软件的筛选难度，阻碍档案管理信息化建设的进程。例如，很多软件产品价格较高，使用需要投入较多的成本。还有很多产品在生产和制造过程中粗制滥造，与实际宣传效果严重不符，很多部门在应用这些软件的过程中，虽然前期运行状态良好，但随着应用深度的提升，其中的各种问题逐渐凸显出来，再加上技术维护和更新相对滞后，导致软件难以长时间平稳、高效运行，大大降低了档案信息化水平［1］。

最后，在档案管理信息化建设工作中，要有与之相应的管理方式和方法，但我国很多部门在应用档案信息系统的过程中，受到多方面因素的影响，还未能与公众平台以及其他系统平台进行关联，难以实现信息共享，同时也不能为档案管理工作提供便捷服务。与此同时，档案价值也无法被充分挖掘和利用，这在很大程度上打消了档案管理人员的工作热情和积极性，长此以往，还会形成恶性循环，不利于档案信息化建设工作的顺利开展。具体问题包括以下几个方面：第一，个别单位和部门在归档工作方面存在不完整、不及时等问题，这对档案管理时效性和系统性产生了直接的影响。第二，档案管理出现数据流失、监管责任未能妥善落实到位的情况，导致很多关键数据信息丢失。第三，很多单位和部门在开展档案管理工作的过程中仍然采用传统模式和观念，致使海量信息资源被闲置，降低了档案信息的应用效率，同时也阻碍了档案信息化建设进程［2］。

2     档案信息化建设的意义

2.1   有利于档案的现代化发展

进入信息化时代，社会各领域都在加强现代化建设，档案管理领域也不例外，档案管理信息化建设能够加快档案现代化发展步伐。各种信息技术与档案管理的融合，可以产生良好的管理效果，促进信息技术优势的充分发挥，为用户提供更加标准、规范、专业的服务。例如，在管理档案时，档案管理人员可借助信息技术存储档案信息，不仅能够丰富档案资源存储形式，同时也能促进了信息资源的优化共享［3］。

2.2   有利于提高档案管理水平

加强档案信息化建设，还有助于档案管理水平的提升。实践中，相关管理部门可借助光盘技术、扫描技术等，优化档案存储方式，同时还能节约大量存储成本，在无形之中创造出更高的经济效益。此外，档案信息化建设还能加快信息资源的优化共享和高效传输，既促进了档案资源的优化配置，又提高了其应用效率。这种方式还能减少档案管理人员的工作量，提升工作效率，最终达到提高档案管理水平的目的［4］。

2.3   有利于提高档案信息检索效率

传统的档案管理以人工操作为主，不仅工作效率低，同时还会产生较高的人工成本，通过档案信息化建设能够有效弥补传统档案管理工作的不足，最重要的是能够提高档案信息检索效率，帮助人们从海量数据库中找到自己所需要的资源，大大提高档案资源的应用效率，具有传统档案管理所不具備的优势［5］。

3     档案信息化建设的有效途径

新时代的发展对档案管理部门工作提出了更高的要求，因此，档案管理部门要做到与时俱进，不断创新，这样才能更好地满足时代发展要求。相关单位和部门在开展档案信息化建设工作的过程中，首先要提高对这项工作的重视程度，确保各项工作的顺利开展。其次，要结合自身实际情况，建立起完善的档案信息化管理体系。最后，要打造一支优秀的档案管理团队，以更好地适应档案信息化建设要求。

3.1   提高对档案信息化建设工作的重视程度

为提高档案信息化建设水平，相关部门及工作人员要从思想上加以转变，提高对档案信息化建设工作的重视程度，这样才能为建设工作的顺利开展奠定良好的基础［6］。作为档案管理部门，必须对档案信息化建设的价值有明确、清晰的认识，并以此为基础，创新档案管理人员的思想观念，形成良好的管理意识，只有这样，才能推动档案信息化建设，提高管理工作质量。与此同时，档案管理部门还要加快档案数字化转型，制定出完善统一的标准，还要在统一性原则和规范化原则的引导之下，提高档案建设规范性，逐渐形成完善的数据管理系统。例如，某单位档案管理部门在档案管理信息化建设的过程中，首先就是从思想入手，高度重视该工作的开展，并在工作实践过程中大力提高建设水平，使档案管理和应用效率得到极大的提升。此外，该部门还十分注重对外部先进经验的总结和借鉴，并通过实地考察的方式学习最新方法，开阔眼界和思路。这些都为档案信息化建设工作的顺利开展提供了强大支撑。加强档案信息化建设能够充分发挥档案的重要作用和价值，为单位业务系统的运行提供强大的数据支持。因此，各部门在档案信息化建设的过程中，要提高对这项工作的重视程度，这样才能为后续相关工作的顺利开展奠定良好基础，提高档案信息化水平［7］。

3.2   完善档案信息化管理体系

首先，档案管理部门必须明确自身实际发展现状，并将规范化、客观化作为基本原则开展各项工作，立足全局，促进档案信息化建设工作的顺利开展，对于实践过程中遇到的各种问题，均可结合实际进行处理，以免对建设完整性造成影响。与此同时，在档案信息化建设过程中，为防止档案管理部门出现刻板执行的问题，要加强各部门之间的联系与沟通，发现问题及时解决，提高建设工作效率。其次，档案管理部门还要积极采纳其他部门的意见，并要明确国家有关档案信息化建设的规范和标准，以此为基础，推动各项工作的顺利开展。在这一过程中，应树立科学发展观，积极吸收和借鉴先进经验，建立起完善的管理制度，并全面优化对档案管理服务体系，真正实现信息共享。最后，档案管理部门还要立足于实际，打造一体化管理系统，以此来进一步凸显档案管理工作特色，对现有的信息化档案管理手段进行改革，引进数字化管理理念，进一步增强档案信息化建设的时效性。必要情况下，还要结合相关领域的发展实际，积极应用信息软件，建立独具特色的电子档案引擎数据库，从根本上维护档案信息数据安全，提高工作效率。例如，某档案管理部门在档案信息化建设工作中推出了智慧管理系统，立足于广大群众的基本需求，优化管理流程，对档案信息以及相关业务进行全面规范，为群众提供更加高效、便捷的档案服务。通过该智慧管理系统，真正实现了线上线下一体化，大大提高了办事效率和服务质量［8］。

3.3   打造优质的档案管理团队

第一，搭建线上人才培训平台。在各企业、各单位的发展过程中，线上学习已逐渐成为人才培养的重要手段，对于人才培养质量的提高很有帮助。因此，相关档案管理部门也可以结合实际情况，积极搭建人才线上培训平台，实现对各种线上优质教育资源的高效利用，如借助微博、微信公众号等，搜索相关培训信息，并实现对国家档案管理相关政策规定的及时获取和正确解读，为人才培訓提供强大的政策支持。此外，在线上开展人才培训活动，更容易攻克工作重点和难点，同时也能深入分析档案信息化建设技术难点，获得更加丰富的课程资源，为人才提供丰富多样的培训内容，对于培训质量和效果的提升很有帮助。档案管理人员可以利用自己的业余时间，随时通过网络参加培训，掌握最新技术理念，以提高自身的档案管理水平，为企业档案信息化建设奠定良好的基础［9］。

第二，除线上人才培训，还可以在线下对人才进行定向培养。为了更好地贯彻落实国家相关法规，全面规范档案信息化建设，作为档案管理人员，必须了解档案管理相关的先进技术成果、理论知识。因此，档案管理部门还要通过线下培训的方式，对人才进行定向培养，以加强其对某一领域专业知识的理解，增强培训效果。与此同时，在线下培训过程中，档案管理部门还可以聘请业界知名专家、学者，定期开展访问活动、讲座活动、学术会议等，增强培训效果。例如，某档案管理部门组织开展专题培训会，培训内容不仅包括档案管理相关的法律法规，同时也包括业内最先进的技术成果，通过类似的专题培训会，帮助档案管理人员掌握最新的技术理念，提高其业务能力和素养。此外，为增强培训效果，该部门还向参与培训的人员发放了由专业师资团队编撰，涵盖基本概念、理论的专业教材，供档案管理人员随时学习，这不仅有利于档案管理人员专业素质的提升，同时也能帮助其学习更多先进经验，对于档案信息化建设很有帮助［10］。

4     结束语

档案信息化建设属于一项系统化、综合性的工程，其中涉及很多环节和内容，其重要性和价值毋庸置疑。因此，在全新发展时期，相关部门必须提高对这项工作的重视程度。与此同时，还要与时俱进，结合自身发展现状，建立起完善的档案信息化管理体系，最后还要加强人才培训，打造一支优质的档案管理团队。只有这样，才能为档案信息化建设奠定良好的基础，提高档案信息化水平，最大限度发挥出档案信息化的社会价值。

主要参考文献

［1］刘冬平.探讨交通工程建设档案信息化管理存在的问题与优化策略［J］.数字化用户，2021（45）：25-27.

［2］黄静.浅谈我国高校档案信息化建设存在的问题及解决对策［J］.大科技（科技天地），2019（5）：285-286.

［3］何宗哲.基于SWOT分析法的高职院校人事档案信息化建设研究：以广西交通职业技术学院为例［J］.兰台内外，2021（28）：13-16.

［4］王丽华，刘颖.互联网+时代云计算应用于档案信息化管理的风险与对策研究：以秦皇岛职业技术学院为例［J］.信息技术与信息化，2019（11）：208-210.

［5］陈海文，邱玉霞，王艺凝.大数据背景下自然资源和规划档案信息化建设几点思考：以日照市自然资源和规划局为例［J］.兰台内外，2020（3）：25-27.

［6］杨晖.食药检档案信息化建设：难点、机遇及对策——以连云港市食品药品检验检测中心为例［J］.档案与建设，2022（12）：66-67.

［7］姚红叶，井菲，袁湘芸.基于用户信息行为的高校档案馆微信公众平台优化路径探析：以浙江省本科高校档案馆微信公众平台为例［J］.浙江档案，2022（1）：48-50.

［8］何宗哲.高职院校人事档案信息化建设环境分析：以广西交通职业技术学院为例［J］.兰台内外，2021（25）：16-18，51.

［9］汪艳梅.专业档案馆信息化建设特色与成效：以内蒙古地质档案馆为例［J］.档案与建设，2020（7）：57-58，61.

［10］张杰.信息化建设背景下档案数字化的营销策略研究：以秦皇岛晟卓科技有限公司为例［J］.大众标准化，2022（1）：73-75.