精细化质量控制模式在医院病案管理工作中的应用分析

叶淑芬，曲歌，赖雯菁，何彦，张懿

东莞市中医院质控科，广东东莞 523000

病案为患者在住院期间医疗活动的原始记录，通过分析其上所存在的信息，能够对医院自身的管理水平、技术机制及医疗质量水平从整体上分析，最终明确患者在各个时期所接受到的医疗服务支持[1]。从既往病案管理工作模式上看，存在着“粗糙化”的特点，未能将病案细化管理。近些年随着信息化技术在病案管理中不断应用，推动着当前工作模式的改革。本次研究则是开展了“精细化”质量管理，干预的精髓则是通过“精细化”思路，直面问题的薄弱及关键环节[2-3]。并从管理的各个环节中均进行发力，最终能在一定程度上提升管理效果。为探讨精细化质量控制模式在医院病案管理工作中的应用效果抽取2022 年1——6 月东莞市中医院的病案500 份，采取常规病案管理；抽取2022 年7——12月的病案500 份，采取精细化质量控制管理，现报道如下。

1 对象与方法

1.1 研究对象

以科室不同，采取分层抽样模式，抽取2022 年1——6 月本院病案500 份，采取常规病案管理；抽取2022 年7——12 月的病案500 份，采取精细化质量控制管理。抽取其他病例20 份、骨科病例43 份，外科病例75 份，消化内科病例148 份、内科病例214 份。参与本研究的病案管理人员共计8 名，其中男5 名，女3 名；年龄23~50 岁，平均（38.23±6.21）岁。在管理完毕后，另随机在院内对借调病历档案的医务人员对服务的满意度进行调研，共调研了20 名医务人员，年龄21~61 岁，平均（32.25±2.97）岁。所纳入研究的病案管理人员及医务人员均未出现过职位变动的情况；同时无病休、离休或是离职人员。

1.2 方法

1.2.1 2022 年1——6 月行常规病案管理 要求临床医师按时上交病历（如出院或死亡3 d）内上交病历，并由病案管理人员根据工作流程对病案予以登记、整体、审核、装订及保管工作。随后根据医院管理规定要求。酌情利用病案教学、科研、复印及调阅，在档案应用完毕后，在及时做好档案的清洁及归档等工作。

1.2.2 2022 年7——12 月行精细化质量控制管理①强化病案管理人才队伍建设：按照每月1 次的频次举办病案培训理论指导工作，并邀请专业人员讲解病案管理时的具体技巧。旨在提升其基础素质、操作技能、知识结构及业务水平等。培训后进行严格考核，只有考核成绩达标后方可上岗。

②推进病案首页精细化管理：在患者入院后，需让患者提供本身的有效身份证证件才可进行病案首页的办理。其上的基本信息需填写完整，住址信息及住址户口信息则是需要由工作人员填写。同时在病案首页上，需明确不同疾病的疾病分类代码。诊疗时，则需根据实际情况及规定要求，对病案内容进行细化。最后由专业人员对整体内容进行编码即可。

③病案回收：安排专人进行病案回收，然后当病案室收到病案后，需进行专项清点。在整体管理时应的功能做到详细核对、详细记录。例如严格核对病案中化验单的数量，病案页码是否正确、主治医是否签字等情况。确认完毕后，双方做好病案交接。在管理时，医务人员需严格按照《医疗机构病例管理规定》和医院相关规定内容。制订病案管理、疾病分类及编码、上架及借阅、保密等一系列管理制度。其中在病例管理的过程中，需严格做到管理“全面”、分类“准确”、装订“整体”、查询“迅速”的应用优势。管理人员在干预时，需严格遵循保密制度，使得在档案借阅工作开展时，能够做到流程齐全，出现问题时，也能找到相应的责任人。

④管理流程精细化：出院后的患者的病案72 h内提交，死亡患者的病案提交可延长到出院后1 周之内。病案中的手工书写部分，知情同意书等，需要在1 周内（死亡病案10 d）内及时送入病案室中，并做好交接。在电子病案的管理中，整体的流程以“完善病案首页内容→打印→核对录入→生成报表→整理装订→归档上架”。

⑤标准执行及信息化建设的开展：严格参照国际标准化组织病案管理标准进行管理。病历整体的复印及借阅需严格按照规定要求开展管理。更为细化的管理规则需结合医院的实际情况进一步细化。同时在信息化建设方面，系统将自动以弹窗的形式提醒医师上交病历，并及时将病案材料予以归档。不定期地购入及维护管理病案室所需要的传真机、扫描仪、打印机、计算机及云端处理器等设备。引入基于信息化的档案管理系统，推进病案管理的数字化进程。

⑥强化实体档案管理：做好库房的温湿度调节及通风工作。同时派出专人定期对病案室做好温湿度调节及库房通风、杀虫支持，以防止发生霉变。另外，严格限制病案室中人员的进出，钥匙由单人保管，做好库房的系统化管理支持。

⑦强化考核：由院领导组成考核小组，不定期地对病案管理人员进行整体考核。将考核评分以“积分制”的形式记录。对于不规范之处细化整改，同时将其与绩效相互挂钩。针对出色的环节，同样需予以绩效激励支持。

1.3 观察指标

①不同管理模式下病案管理存在问题：共涉及3 维度内容，漏填（5 项）、错填（4 项）、其他（1 项）。

②医务人员病案查阅满意度：服务态度、病案归档、查询借阅、病案质控、数据提取5 项内容。各维度均按照百分制赋分，单项分值越高效果越佳。

1.4 统计方法

借助SPSS 26.0 统计学软件分析，计量资料符合正态分布，用（±s）表示，组间比较采用t检验；计数资料用频数（n）和百分数（%）表示，组间比较采用χ2检验。P<0.05 为差异有统计学意义。

2 结果

2.1 不同管理模式下病案管理存在问题比较

在精细化管理模式下，所存在的病案管理问题较常规管理更少，差异有统计学意义（P<0.05），见表1。

表1 不同管理模式下病案管理存在问题比较

2.2 不同管理模式下医务人员病案查询借阅的满意度

在精细化管理模式下医务人员对服务态度、病案归档、查询借阅、病案质控、数据提取方面的满意度评分均高于常规管理模式下，差异有统计学意义（P<0.05），见表2。

表2 不同管理模式下医务人员病案查询借阅的满意度比较［(±s)，分］

表2 不同管理模式下医务人员病案查询借阅的满意度比较［(±s)，分］

组别常规管理（n=20）精细化管理（n=20）t 值P 值服务态度92.77±2.64 89.48±2.05 4.401<0.001病案归档93.77±3.01 90.45±2.77 3.629<0.001查询借阅94.55±2.13 91.37±2.62 4.221<0.001病案质控95.23±1.72 90.50±2.48 7.008<0.001数据提取95.26±2.14 89.25±1.97 9.240<0.001

3 讨论

病案安全管理为病案管理中最基础的内容之一。若是干预时出现病案损坏或遗失的情况时，将难以为“医、患、教、研及医患纠纷”举证。因此，强化对病案整体的精细化管理是有一定意义的[4]。但是从当前来看，本院在病案管理中仍是存在相关问题的，例如缺少统一的执行标准，病案管理人员尚未意识到自身在病案管理中的重要性等。也可能会出现因培训工作开展不足，出现问题时，病案管理人员不知应如何处理等；更多的是在管理工作中，各环节内容开展之间缺乏严谨性，衔接不够紧密，导致病案管理评级降低。这均将在一定程度上影响病案管理的质量水平[5-6]。

因我国当前对档案管理工作的重视程度逐年增加，使得病案管理工作的开展变得愈发严格[7-8]。为了进一步强化本院病案管理水平，医院在2022 年6 月开展精细化管理模式。措施中对整体的管理流程优化，将具体的管理工作内容细化、量化、标准化、程序化。从整体上降低了医院管理中不必要的成本，做到开源节流。在管理开展的第一阶段，尤为强化培训工作的展开。这要求管理人员自身必须要有充足的知识储备，能够解决工作中出现的各种突发问题。通过积极在院内开展培训，强化工作人员间的业务交流，可调动员工的创新意识，激发其自身的工作潜能，最终确保各项精细化管理工作得以落到实处。从管理制度上看，则是参照了ISO病案管理模式支持。这将会使得管理工作的开展能够有迹可循。在后续阶段的不定期考核工作中奖惩制度及监督制度的完善，可促进医护人员严格参照规章制度开展工作，将工作效果与绩效相挂钩，还可提升其执行力水平[9-10]。

从最终管理效果上看：在精细化管理模式下，所存在的病案管理问题较常规管理更少（P<0.05）。究其根本与精细化管理开展的优势有关：从整体上看，该次管理中突出了科学化的特点，通过标准化量化（规章制度）制约，使得病案的记录、回收及存档工作开展更精确。程婷等[11]学者则是研究显示，精细化管理模式的引入，可降低病案缺陷发生率，这也与本研究结果相互验证。从医护人员对病案借阅服务的满意度上看，也表现为整体化的提升。分析原因在于：措施中不仅对病案管理的内容较为全面，同时还对医师病案填写的过程中所存在的问题在最短的时间内筛选出，早期发现存在的问题，并反馈给医师，缩短了双方病案交互工作的用时，提升双方工作效率。责任化管理制度的应用，使得工作开展过程中不会出现“推诿”的现象，各个工作环节之间签字确认，出现错误后可第一时间找到责任人，并根据细节管理内容，制订出针对性的奖惩措施[12]。措施中也强化了对下实体病案的管理，可减少病案丢失及破损情况的发生。

综上所述，在医院病案管理工作中，采用精细化质量控制模式管理，可减少病案管理存在问题，提升医护人员对病案服务的满意度水平。