公共服务视角下干部人事档案管理路径简析

摘 要：人事档案涉及多方面的内容，是能够规范干部行为，加强干部管理的重要依据。为提升干部人事档案管理的实际效果，文章以干部人事档案管理工作为主要研究对象，简单介绍了干部人事档案管理现状，着重基于公共服务的视角，提出树立理念、加强法制建设、信息建设和优化管理模式四种基本措施，旨在为提升干部人事档案管理的工作水平提供借鉴经验。

关键词：公共服务；档案管理；档案服务

档案管理能够成为工作溯源以及总结经验的重要依据，对于维持良好的工作秩序和保证工作质量具有促进作用。基于当前服务型政府的发展趋势，从干部人事档案管理的角度入手，以加强干部队伍建设为主要目标，优化政府和相关部门内部的人才资源配置，对于充分发挥干部人事档案信息的价值，贯彻落实从严治党的理念目标具有积极的意义。

一、干部人事档案管理现状

1.干部人事档案管理特点

（1）干部人事档案由当地的组织部和人社局统一集中管理，保证管理实施主体的统一性和集中性；（2）收集的材料是在干部人事工作中不断形成的，能够呈现出动态变化的特点，需要通过长期的收集来实现；（3）干部人事档案管理直接关系到干部队伍的建设情况，该工作的开展需要严格遵循党的方针路线和国家政策，能够体现出鲜明的政治性特点；（4）档案工作本身对人员的专业能力和水平要求较高，需要基于专业规范的管理流程和操作手续来实现，能够体现出较强的专业性特点；（5）严格保密涉及干部隐私等部分的信息，各项具体档案文件资料的转递、保存以及移交都需要派遣专门的人员负责，能够体现出较强的封闭性特点。

2.干部人事档案管理优劣势

现阶段，干部人事档案管理工作已经能够应用数字化的设备设施和管理系统来开展工作，数字化的档案管理工作模式能够体现出便捷、安全的应用优势。在实际工作中，能够基于业务需求，直接从数字化系统调取相应的档案资料信息，有效节省以往用于档案室查找文件的时间，提高档案管理的质量和效果。在档案数字化后，有电子档案备份，不用担心纸质档案的更改或丢失。

但是，结合数字化档案管理工作的开展情况，发现也存在一定的缺陷和不足。首先，在未形成统一时间和管理标准的情况下，由于部分单位交散材料不及时，后面编好的材料页码就得重新编码录入，就会加大工作量。档案管理部门现有的安全系统和措施仍有待提高，需要提高对于黑客入侵和病毒的防范意识和能力。同时，保密机构也需要充分发挥自身的作用，实现与档案管理部门之间的有效配合，进一步提升档案文件管理的安全性。

3.档案管理存在问题

（1）管理内容与业务需求不匹配

当前，我国政府逐渐朝着服务型政府方向转变，对档案管理工作的开展提出了更高的要求，以为人民服务为各项工作开展的根本宗旨，在实际工作中应基于社会需求，开展各项工作的具体规划和管理。但从整体上来看，当前的干部人事档案管理工作存在着与业务需求不相匹配的问题，在数字化系统中还不能提档阅档，在一定程度上影响档案管理的效率。

同時，在档案管理数字化系统的应用中，可适当关注有关审批查阅程序等政务方面的问题。例如，现有的档案太过保密，有些内容可以适当公开和分类存放，便于后续业务开展和总结分析时查找对应的文件内容。

（2）干部人事档案不能呈现动态化更新

基于当前档案管理内容范围不断扩大，应用信息技术手段实现对海量档案文件的有效规范管理，已经成为干部人事档案管理工作开展的主要趋势。但从当前干部人事档案管理工作开展的实际情况来看，相关部门在档案信息化建设方面的进展较为缓慢，虽然现阶段各级政府部门已经能够逐渐建立官方网站，部门区域也能够注重加强信息化平台的建设和发展，但在逐渐加快的社会发展需求情况下，档案信息化的建设效率仍然难以与社会需求相匹配。

在统一规定的人事档案内容前提下，现有的人事档案管理内容难以真实、综合地反映出个人能力以及专业资质方面的表现，部分涉及社会参与活动的内容也未能被归纳到个人的档案文件中，且对于档案文件中的个人简历部分更新频率较低，通常以一年为期限，很难反映个人在一年时间中的能力和表现变化情况。例如，平时档案管理系统中更新的只是考核表、工资表、任免表和职级变动表，个人履历等内容不在更新范围，很容易影响对于干部个人工作绩效综合评定的结果。在现代社会变化发展速度逐渐加快的情况下，基于面向公众的服务需求，需要以动态的方式跟进干部个人的工作进展，并能够从动态化的结果中实现对个人工作能力和工作成果的综合评定。并且，从面向社会公众的角度来看，现有的档案管理工作仍然缺少一个能够支持向社会公众提供信息查询的平台，更多以网站和媒体平台开设官方账号的方式来了解公众需求，缺少灵活性，也难以让公众实现对档案管理内容的有效监督，也会对档案管理工作的开展效果产生影响。

二、基于公共服务的干部人事档案管理路径分析

干部人事档案管理工作的开展，最主要的目的就是能够通过对干部人员的规范管理来提升各项工作的实际开展质量和效果，最终都是为了满足社会公众的发展需求。从公共服务的角度，对优化提升干部人事档案管理的路径进一步分析，主要可以从以下几个方面入手：

1.树立“以人为本”的管理服务理念

在新的发展阶段，各项公共事务的开展应始终围绕公共服务来实现。基于公共服务理念的要求，干部人事档案管理需要秉持“以人为本”的管理服务理念，在实际工作中强调干部个人档案规范以及为社会公众服务之间的联系。一方面，提升档案管理人员在档案管理工作中的地位和作用；另一方面，应强调更为尊重公民权利，保障干部对于自身档案信息的知情权，在保障个人隐私信息安全且不违法利用的前提下，能够在实际的工作中发挥各项档案信息的重要价值和作用。

从加强管理的角度来看，基于政府政务公开的相应要求，在档案管理工作中可以充分结合实际的工作情况，以遵循坚持保密和公开相结合原则为前提，对于履历类、工资类以及任免类档案文件，可以在严格基于档案资料查阅手续之后，适度将这些档案材料向干部以及社会公开。这样不仅能够增强干部对自身档案信息内容的了解，还能够通过更明确的发展方向，为后续的个人发展规划提供指导。在这一过程中，相关干部应有权利查阅自身的部分档案资料，能够大致了解档案内容、总体鉴定类情况以及工资情况，从而让相关干部能够对自身的入档材料有清晰明确的定位。

从服务的角度来看，树立“以人为本”的管理服务理念，要求相关部门能够在实际的工作中树立为干部服务、为社会服务的目标，从干部个人的角度出发，及时发现干部人事档案中存在的问题，基于问题来优化调整干部人事档案管理模式。在这一过程中，管理人员应了解档案对于干部个人的需求，掌握干部个人对档案信息的需求，基于干部需求来提供相应的服务。同时，相关部门也应考虑综合运用信息化、网络化平台，通过积极整合多方面资源的方式，构建支持多渠道的档案服务信息模式，为档案管理工作的开展提供良好的依据。基于为社会服务的要求，则需要在结合干部队伍整体情况的前提下，预测分析现有工作的人才需求方向和数量，以此作为引进和配置人才资源的主要依据，从而更好地完善干部人才的培育计划，为提升干部的综合能力提供保障。

2.优化创新人事档案管理模式

基于现有的人事档案管理模式和运行机制，在公共服务的视角下，相关单位需要补充完善档案管理内容，并通过转变传统人事档案采集方式，提升干部档案信息收集工作的开展效果。在这一过程中，应积极发挥信息系统和管理体系的作用，从人事部门组织的角度来开展相应的优化创新工作，规范部门材料的归档工作，调整优化定期收集数据的方式方法，以周期和不规则的方式来提升档案信息的真实性效果。在收集干部档案信息的过程中，应注重对其中发现的偶然数据进一步监测分析，确保收集档案信息的真实性和有效性。

基于优化创新人事档案管理模式的目标，在实际开展工作时，还应注重在考虑人事档案管理工作基本性质和特点的前提下，让档案管理部门能够与其他各部门之间建立更紧密的联系，以便能够有效提升信息收集与管理的效率。在这一过程中，相关人员应及时补充档案文件中不足的资料，并保证相关档案文件信息的规范性。档案部门可以通过申请设立人事档案专项资金的方式，设立专门的库房和出入室，搭配更专业的封库设备设施，提升干部人事档案管理工作的实际效率和水平。

3.完善公共服务法制建设

首先，基于公共服务的目标，还应通过完善的法律体系和机制规范来保障干部人事档案管理的工作效果。完善公共服务法制建设，需要注重结合各个地方档案管理工作的实际情况，建立配套的地方性法规。各个地方应充分考虑自身档案管理工作中存在的问题，制定符合实际情况的档案管理行政条例，并能够实现全国档案管理相关条例与地方规范之间的有效衔接。其中，各个地方不仅需要进一步补充档案管理机制内容，还应规范档案管理的具体程序，在规范档案管理服务模式的同时，尽可能让档案能够满足用户的需求，进而有效发挥档案信息在公共服务中的作用价值。对于档案管理制度的完善，还应强调档案部门内部规章制度的细化补充，基于相关人员的责任范围，优化调整相应的绩效考核以及奖惩机制，为工作开展提供保障。

其次，以完善公共服务法制建设为主要目的，在干部人事档案管理中，还应注重职能部门关系的法律协调。基于人事管理的相关规定，以保障档案管理的保密性为前提，注重提升档案管理的服务质量，应强调改善管理人与被管理人之间的关系，以简化档案文件的转递流程的方式，提升档案管理的实际工作效率。同时，也应注重加强档案管理单位与其他单位之间的合作，单位与个人在档案信息存在疑问时，可以在由原部门与档案管理部门之间充分讨论后，要求机构来解决原部门存在的遗留问题。在这一过程中，应始终强调坚持统一集中管理，以满足现代社会需求为最终目标，积极发挥干部人事档案管理的公共服务功能。

最后，完善公共服务法制建设，还应强调建立统一的人事档案管理标准，以此作为相关人员工作开展的主要依据。对于人事档案管理标准的制定，应强调能够指明档案管理的工作职能，基于新的档案管理标准来对原有的档案管理内容规划分类，由相应的主管部门基于职权和相应的程序规范来统一整改。在这一过程中，应从干部人事档案管理的对外业务以及内部管理两部分入手，在保证相应部门的工作在法律制度的权利和责任框架内，应用有效的服务形式来满足人事档案管理的相关需求，找出以往档案管理中存在的问题，逐渐建立更加完善的干部人事档案管理业务流程。为保证管理人员能够遵循新的业务流程开展工作，可以通过编制业务流程图的方式，尽可能强调人事档案管理过程向全社会公开，接受社会公众的监督。

4.加强档案管理数字化建设

首先，信息技术手段是能够帮助档案管理处理海量信息的有效途径和方法，以积极引入信息技术的方式，有效提升档案管理的效率和准确性，进而更好地发挥档案资料在促进公共服务中的作用价值。基于此，积极引入信息技术手段，应以建立电子信息数据库为主要目标，转变传统的档案管理方式，应用现代科技来推动档案管理朝着信息化的方向发展，将计算机与复印机有效联系起来，创建一个既支持数据储存和管理的信息系统，也能够基于相关人员的命令执行信息查询和整理打印等方面的操作。在这一过程中，人事部门的相关人员不仅能够直接访问干部人员的简历，还能够基于数据库系统的评估作用，通过资料文件管理和分析来衡量干部个人工作能力，以此来为后续的绩效考核工作提供更为科学、可靠的依据，并为后续相关工作开展提供有效参考。

其次，积极引入信息技术手段，应充分发挥网络信息平台的作用，将干部人事档案管理涉及的学校、医院、银行以及社保等其他部门联系起来，以建立电子数据信息平台的方式，为收集和规范数据信息提供更有效的支持。对于电子数据信息系统的构建，应注重考虑各类数据信息的兼容性和多样性，提升对于各项数据信息的转换效率和处理效率。

同时，还可以通过建立个人电子档案数据资料库的方式，在明确归类划分人才的基础上，通过建立各类个人信息数据库的方式，发挥干部人事档案的效益。相关部门应注重加强对于网络信息传播环境安全性的监管，避免出现个人信息被盗取的情况，影响干部人事档案管理的安全。

三、结论

综上所述，基于公共服务的视角来规范干部人事档案管理工作，能够有效规范干部人事的工作行为，提升实际的工作效果。为更好地提升档案管理工作的水平，相关人员需要端正自身態度，始终坚持为人民服务的工作理念，相关部门则应进一步完善公共服务法制建设，为档案管理工作的开展提供依据和保障。同时，还应充分发挥信息技术和手段的作用，优化管理模式，保障档案管理的高效性。

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作者简介：郝志林（1982—）女， 汉族，山西吕梁人，本科，馆员，研究方向：干部人事档案。