智慧财务下企业内部控制的信息化建设

王莹

摘要：大数据、AI、区域链等现代信息技术的发展，企业面对复杂的市场竞争环境，为提高自身竞争优势，正逐步朝着信息化、智慧化、现代化方向发展。而智慧财务的搭建，可以提高企业内部控制的信息化建设，更好地规避财务风险，助力企业信息化建设的有效管理，实现企业经济的高质量发展。基于此，文章探究了智慧财务在企业经济发展中的价值体现，具体分析了智慧财务下企业内部控制信息化建设中存在的问题，并给出了合理的规避和改进建议。目的是通过智慧財务的应用优化企业内部控制信息化建设手段，实现企业财务管理的规范化、制度化、信息化。

关键词：智慧财务；内部控制；企业财务；信息化

一、引言

企业内部控制的信息化建设体现在方方面面，主要是组织架构、业务流程、工作模式、管理制度等方面的提升。在企业信息化的发展推进下，中小企业正不断完善内部控制制度，但是大部分企业现有的内部控制体系与信息控制要求不相符，导致企业发展居于滞后状态。企业的财务部门在企业运营和发展中，起到了关键作用，为企业的决策层和其他部门提供优质服务，无论是在企业的投资运作方面还是内部控制上，都发挥着重要的作用和价值。企业的财务管理信息化建设上，应结合内部控制基本规范和要求，实现财务管理的规范化、制度化、信息化，搭建企业财务信息系统，实现智慧财务，提高财务管理的质效，才能确保企业科学合理地应用社会资本，更好地达成企业发展目标。

二、智慧财务的价值体现

智慧财务就是借助新技术让企业的发展获得新动力，为企业赋能，属于一种新型财务管理体系，智慧财务下能降低会计工作成本，提高会计工作的效率和质量，保证会计信息的准确率、有效性、全面性，并且能有效挖掘高质量的会计信息，用以指导企业的管理控制和决策。因此，智慧财务的应用将优化企业的业务模式、财务流程以及决策过程。在当前阶段，面对复杂的市场竞争环境以及趋于复杂化、多样化的市场需求，企业面临大量非结构性数据，急需处理，而财务部门作为主要的职能部门，对于这些数据的处理有着重要的责任。对此就需要实现智慧财务，来提高财务工作的效率和质量，使财务工作更为简单。借助智慧财务处理海量数据的同时，还可以实现高质量的数据挖掘和总结，建立数据模型和报告，用于指导企业制定科学的决策，便于企业调整经营策略，更好地应对新形势，满足更多的经营需求和市场需求。例如企业想对当前的生产工序进行调整，就可以通过智慧财务管理平台完成所需数据的提取和分析，并总结出财务报表，为决策提供数据支撑。

此外，智慧财务结合大数据、智能AI等技术构建的智慧财务管理平台，能够对金融数据实现快速的处理，包括快速地收集、分析、整理等，可以应用在日常业务中，使各项基础性业务简单、高效。例如企业管理层可以借助智慧财务管理平台，掌握企业的经营状况，包括当前的营业数据、营业额等。销售人员随时可登录智慧财务平台，进行客户管理。各部门人员可以在智慧财务平台中完成采购、销售、交易、成本核算等相关工作，大大提高工作效率，尤其是财务人员可以借助智慧平台提供日常记账和会计凭证等功能，完成财务部门的日常业务工作。

三、智慧财务下企业内部控制信息化建设的防范事项

（一）意识层面

1. 内部控制意识

大数据、AI、区域链等智能技术的发展，企业内部控制的信息化建设促进了企业组织架构、业务流程、管理模式、工作模式等方面的变革和创新。对此企业要加强内部控制意识，积极构建完善的内部控制制度，才能更好地满足信息控制需求，提高企业的竞争力，面对复杂且多变的市场经济环境，能够获得更高的经济效益。企业在进行内部控制建设的过程中，结合智慧财务，能提高企业的财务风险抵抗能力，降低企业运营中可能会面临的运营风险，同时也可以通过智慧财务，为企业的发展和决策指明方向。

2. 风险意识

中小企业的运营中，在处理运营风险时，要以科学的风险管理制度为指导，摒弃传统会计的弊端，实现智慧财务，但是要注意的是随着财务数据的信息化和数据化，财务资料的传递和共享方式也发生了变化，为了保证数据传递的准确性、安全性、全面性，避免由于人为失误或恶意篡改导致的财务数据失真问题，就需要加强风险意识，提高数据的安全性，避免由于数据被恶意破坏或篡改，导致企业利益和声誉受损。

3. 加强监督管理意识

在智慧财务的背景下，企业进行的内部控制信息化建设，是以智慧财务为基础发展实现的，借助计算机系统实现运营管理，能够提高监督管理质量，但要注意的是要保证业务流程的科学性、正确性、有效性，各项业务流程要与内部管控平台相协调，才能更好地为企业发展服务。其中要注意的是要定期或不定期地结合企业的实际运营情况，对平台有关参数和指标等进行优化和调整。

（二）制度层面

1. 构建科学的内部控制环境

为保证各项措施和制度的有效落实，企业要注重内部控制环境的搭建，对此要设立专门的治理岗位、风险评估岗位、管理岗位以及监督岗位等，同时管理层要树立正确的态度，提高对信息化建设的认知，学习和掌握有效的内部控制措施（见图1）。企业的各项经济活动都与财务会计有关，尤其在企业内部控制方面，财务部门作为重要的职能部门具有很大的责任，对此要提高财务人员的综合能力，使其能跟上企业的信息化建设步伐，熟练地应用软硬件系统，保证工作效率和质量。同时也要注重会计人员的职业道德的培养，避免出现职务性犯错。对于内部控制平台的程序人员，对平台用户的管控上，要通过制度予以约束和规范。

2. 加强内部控制方式的优化和创新

企业的信息化建设进程不断加深，旧有的内部控制体系与当前的企业发展需求无法匹配，对此就需要调整和优化内部控制体系，掌握创新的内部控制方式。在企业的传统会计制度中，内部控制方式就是依照业务流程进行，例如某一部分流程出现问题，可以在下一步进行修正，在最后一步进行审核并确定之后还要进行复核。而智慧财务的应用，将各项工作交由计算机网络完成，人工参与的环节较少，面对这一新局面，需要调整内部控制方式，明确工作人员的权限和职责，才能强化内部控制制度的执行力度，使其更好地发挥效用。

四、智慧财务下企业内部控制信息化建设中存在的问题

（一）系统架构有待优化，内部控制效果不理想

首先，由于企业经营和发展的目的是盈利，一切经济活动围绕着企业的经济效益，对此忽视了财务信息化建设，企业管理层对智慧财务不重视，导致内部控制信息化建设得不到有力支持。但是实际上，财务信息化建设能够让财务工作实现高效高质、精准有效，让财务人员以及管理人员获取到的财务信息更为丰富全面、准确可靠。可是企业管理层没有用全局的眼光看问题，未意识到财务信息化建设能为企业的发展带来内动力，普遍认为财务信息化建设是由财务部门和企业的系统运维部门负责，最终导致内部控制信息化建设得不到顶层支持。

其次，企业的各部门之间的独立性使得信息化建设很难推进和落实，存在重要数据无法实现共享，主数据无法一致，各类数据存在重复、杂乱甚至是无效的情况。企业内部控制信息化建设中，企业的各部门之间会产生数据关系，为实现这些数据进行有效分析和综合处理，就需要建立一套完整的规范的统一的企业内部管理平台，用于存储和分析企业的经营管理数据、财务数据、人力资源管理等数据。平台的建设涉及企业的组织架构、会计规定、供应商资料以及管理、客户服务以及相关制度等内部资源的调配和统筹规划，需要各部门有效配合，才能成功搭建内部管理平台。之后，各部门才能通过该平台获取所需的其他部门数据，管理层通过该平台掌握企业内部的营运情况，方便管理层对整个企业实现集中监管和统筹规划。

但是在实际中，企业进行的内部控制信息化建设效果并不理想，由于数据管理涉及多个部门，数据统一管理难度较大，原始的数据信息散乱且单一，内部管理平台的运行，需要由多部门协同负责。而且各部门均有独立的系统，内部管理平台需要与这些系统进行同步，同步阶段需要进行大量的数据处理工作，倘若存在技术要求不统一、系统操作不规范等情况，导致数据处理工作无法有序推进，也很难保证内部管理平台的主数据的真实性、完整性、可靠性，甚至面临数据信息失真的问题，导致最终整理出的数据不具备根本价值。

最后，企业盲目进行内部控制信息化建设。企业进行信息化建设的过程中要从自身发展需求出发，进行有效的市场需求调研。在软硬件的采购中，应采购与企业相匹配的系统型号。同时要做好信息化建设的规划，明确发展目标，才能保证内部控制信息化建设有序推进。但是实际上，存在市场调研缺失、系统选型失败、建设规划和目标不明确等情况，原因在于企业当前的信息化建设基础不牢固，管理层在采购财务软件时，过于注重产品的价格以及系统的技术优势，忽视了系统与企业发展需求的匹配性，并未站在企业的实际发展情况和发展策略上选择所需的技术和软件。还存在信息化建设前期投入大，后期不注重维护的问题，使得软硬件的维护和更新得不到保障，最终企业内部控制信息化建设将陷入“虎头蛇尾”的局面。

（二）内部管控体系有待优化，各项制度和措施无法有效落实

企业的发展需求各有不同，无论是业务流程还是职责规定都存在差异，但是大部分企业在内部控制信息化建设中，存在制度和措施生搬硬套的情况，企业虽意识到信息化建设的重要性，意识到在企业内部控制信息化建设中业务流程的梳理以及再造，是信息化建设中的关键内容，但是在业务流程的重塑和优化上，由于经验不足，主要通过向标杆企业学习或者是咨询同行的办法，但是企业的发展需求和发展目标不同，所借鉴而来的成功经验与企业的实际发展需求不符，管理部门直接生搬硬套的情况下，给企业的发展埋下隐患，降低信息系统的应用灵活性，存在审批程序繁琐、岗位权限重复、职责定位不明确的情况，还存在系统应用权限管控失当，导致多人具备信息修改的权限、用户管理混乱、审核人相互推诿等情况。以及企业的内部控制信息化建设与现有的制度和措施存在不匹配的情况，使得内部控制平台的各功能模块得不到有效应用，无法保证工作效率，再加上当前的规章制度不够完善，很容易造成混乱的局面。

（三）企业内部管理存在不足，岗位职责和内容不明确

智慧财务下的企业内部控制信息化建设，就是将智慧财务平台进行拓展和延伸，用以实现企业的内部监控和管理，考虑到各部门之间数据关系、权力关系等均发生了变化，对此需要对组织结构进行变革和优化，对管理人员、财务人员的岗位和职责重新界定。其中要注意的是在变革的过程中容易产生矛盾冲突，需要企业及时采取应对措施。此外，企业的内部控制信息化建设中，业务流程、实际操作等会相继被调整，需要相关人员及时适应，学习和熟悉新的业务流程以及工作内容，才能规避由于操作失误或人为失误导致的安全问题或损益问题。但是实际中，现有的人力资源无论是专业性还是经验能力，均无法熟练地应用软硬件系统，即使经过开发商或第三方企业的培训和指导，但是由于知识水平低和经验不足等问题，导致系统无法有效运行，还存在保养和运维趋于滞后的情况。此外，还存在平台的权限管理不严格的问题，导致核心资源无法被有效保护，使企业的核心数据陷入网络安全困局。

（四）未建立完善的内部控制监督体系

为了充分发挥企业内部控制信息化建设的效用，让智慧财务更好地服务于企业的运营和管理，企业应建立针对性的内部审计部门、评估部门、监督部门、治理部门等，目的是监督各项数据信息，找到业务流程中的不足，并通过这些部门反映和掌握企业的实际运营情况。考虑到信息安全、信息共享、信息更新等工作，还需要建立专门的网络运营员，保证平台的有序运行。但是实际上智慧财务系统的审核员和管理员，为了保證财务数据的全面、完整、有效，不得不提高信息系统的开放性，无形中加大了审核难度，倘若审核机制失效或仅仅是进行道德约束未建立完善的问责制以及监督制度，将无法保证网络运营员恪守职业道德，无法保证财务部门不会犯职务性错误，最终使企业面临数据缺失或随意更改、系统开发遗漏或运维和保养滞后等情况，这也无法保证财务数据的质量，还会造成企业经营受损。尤其是企业财务数据被恶意篡改等恶劣问题的出现，还会使企业面临声誉受损的情况。

五、智慧财务下企业内部控制信息化建设的优化策略

（一）强化企业管理层的风险意识，以提高内控的质量和效果

在信息化建设中，针对管理层认知不足以及各部门相互独立的问题，首先需要强化企业管理层的风险意识，通过宣传或培训等手段，使其意识到内部控制信息化建设的重要性，增强风险管理意识。同时通过管理层的凝聚力联合各部门打破沟通壁垒，完成内部控制信息化体系的建设，实现对企业整体结构业务流程以及各项机制的统一管理，搭建出相应的内部控制平台作为信息化的连接渠道，实现统筹规划的内部控制格局。此外还要建设配套的内部控制制度，为信息化建设保驾护航。此外，企业要用长远的眼光看问题，技术和系统存在更新换代需求，企業发展也是日新月异，因此需要企业以长远的眼光不断调整发展规划，并做好内部管理平台的优化和升级。

（二）积极搭建科学的管理体系，更好地为管控平台服务

企业内部控制信息化建设的实现，不仅要有前期的资源投入，还要做好过程的把控。对此需要建立科学的管理体系，以保障信息化建设的实效。具体措施如下：一是在前期资源投入和规划阶段，应以发展的眼光看问题，结合企业的发展战略，明确信息化建设的项目计划和项目目标，二是在执行阶段，要构建完善的制度体系和管理体系，确保整个计划成功落实。三是要调动各部门和相关岗位的工作积极性，尤其是财务管理部门，为实现财务管理信息化建设的闭环，应加强监督管理，合理调节各部门之间的利益关系，避免由内部矛盾导致数据无法统一、行业数据失真等问题，使得内部管理平台无法有效运行。四是在思想层面加强引导以及后期的管控平台的运维和保养。对此要强化相关人员的平台意识，针对各部门探寻协调措施，使得搭建的内部控制平台有效运行。同时要构建岗位责任制，明确分工，责任到岗，才能保证各环节有序进行。

（三）完善企业内部管理条件，明确岗位职责和岗位内容

首先，企业内部各部门之间利益关系复杂，因此在企业内部控制信息化建设中，要完善企业内部管理条件，强化各部门之间的协作关系，才能实现有效沟通。而且企业的内部控制信息化建设需要对各部门的系统实现统筹规划，包括但不限于企业的电子商务系统、内部办公系统、行政管理系统、财务管理系统、客户管理系统、行业信息管理系统等，企业的内部控制平台是以上系统的集成，内部控制平台的运行前提是保证以上各系统之间有效协作，实现企业财务信息化前后数据的统一，让内部控制平台的运营步入正轨，同时也是通过该平台实现各部门相辅相成、互惠共赢。建成的内部控制平台用于企业的运行和管理，实现各部门之间的相互牵制和协调，也促进了企业各部分信息化工作的规范和统一。

其次，要有意识地进行企业业务流程的优化和完善，提高业务流程的适用性；并有目的地对当前的业务流程进行复盘，对待放弃的或失效的业务流程要重新审视，挖掘内部管理的重点，才能将各业务流程合理地嵌入企业内部系统中。在此实践中，企业一方面要结合自身发展需求以及生产运营情况，及时明晰发展路径，实现对业务流程合理规划。另一方面，还要实现岗位的科学定位，根据岗位职责和岗位内容，制定相应的岗位责任制和管理制度，简化各审批流程，避免流程审批上出现形式主义，这也为企业内部管控平台的运行提供制度支撑，其中在明晰岗位职责后，还要科学地规划队伍结构，并加强专业培训，目的是提高在岗人员的专业能力和职业道德素养。

（四）构建协调机制和监督管理机制，积极落实风控措施

内部控制信息化建设中，系统的运行和构建离不开人力资源的投入，因此对人力资源的调整和监督管理就显得非常必要。企业只有为信息平台注入高质量的人才作为动能，才能使得信息平台运行起来，例如上文中提到内部控制平台的管理、运行、维护、保养等，都是由专人负责，整个智慧财务系统工程的计划、落实以及运维等，也是由专业人才跟进。其中要注意的是明确员工的工作范围和职责。为保证工作效率和质量，还要增强全员的平台意识，调动全员的积极性，对此需要通过培训、指导等方式，实现人力资源的优化，才能实现内部控制平台的高效运行。

还要构建协调机制和监督管理机制，目的是在明确分工和岗位职责后，便于管理层实现统筹管理，实现各部门的协调规划。对此可以通过外聘专家、引进先进人才等方式对企业发展进行指导和帮助，为企业量身打造建设方案，确保各项计划有序开展。企业管理层在进行企业内部控制信息化建设时，要注重内部控制平台的开放性，对此要建立配套的经营风险预防机制，例如登录内部控制平台的人员要进行身份验证，平台中要做好登记记录。再就是加强安全意识宣传，避免出现密码泄露导致的外来人员登录平台窃取企业核心资料的情况。对此就需要针对平台管理员建立问责制以及监督制度，一旦出现问题应及时找到责任人，并限制其使用权限。此外还要建立平台风险防范制度，例如通过设立专门岗位或专门的安全部门。注意提高系统的安全性，采取的措施包括：及时优化和更新防火墙系统、结合多项技术实现数据加密等。

六、结语

综上所述，企业要想长足发展，就需要根据当前的发展趋势，结合自身的发展情况，积极应用智慧财务实现内部控制信息化建设，这需要企业通过优化企业的内部管理环境、探寻科学的内部控制体系、积极构建内部管理平台等办法，实现企业内部控制信息化建设，以保证企业财务管理的质量，提高企业的竞争优势，实现企业经济的高质量发展。

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（作者单位：江西省交通投资集团财务有限公司）