实验室仪器设备的信息化管理工作研究

柳倩 俞德晶 张来宾 杜强 郭峰

摘 要：将实验室仪器设备的信息管理工作规范化，不仅能有效实施实验室质量控制，还能在设备共享、科技平台建设等活动中大大提升实验室工作效率。本文主要探讨如何从仪器设备计量溯源、使用维护等实验室活动中进行信息收集、更新，进而反馈于实验室运行，探究实验室仪器设备的信息化管理的规范化操作。

关键词：计量溯源，信息收集，规范化，信息化管理

DOI编码：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.02.035

Research on the Information Management of Laboratory Instruments and Equipment

LIU Qian1* YU De-jing2 ZHANG Lai-bin1 DU Qiang1 GUO Feng1

（1. Tengzhou Comprehensive Inspection and Testing Center； 2. Tengzhou Gas Corporation）

Abstract： Standardization of information management of laboratory instrument sand equipment can not only effectively implement laboratory quality control， but also greatly improve the effi ciency of laboratory work in equipment sharing， science and technology platform construction and other activities. This paper mainly discusses how to collect and update information from laboratory activities such as measurement traceability， use and maintain instruments and equipment， provides feedback for laboratory operation， and explores the standardized operation of information management of laboratory instruments and equipment.

Keywords： measurement traceability， information collection， standardization， information management

作為检验检测实验室硬件实力的代表，仪器设备的有效管理和使用对于实验室的长足发展至关重要。安装调试、检定校准、使用维护、档案管理以及维修停用基本涵盖了设备管理的全周期。其间，仪器设备的信息化管理是一个需要不断积累与更新的过程。运用得当，可以起到事半功倍的效果。

1 实验室仪器设备信息的主要内容和责任人员

1.1 主要内容

实验室活动中涉及到的仪器设备的信息包括且不限于：仪器基本信息（如设备名称、实验室编号、生产厂家、生产日期、出厂编号、资产价值、固定资产编号、规格型号、外部形貌）、仪器技术参数（如工作原理、分辨力、精度、环境要求、适用范围、使用说明书、基本构造）、检定/校准（包含校准方案、检定/校准计划、证书及确认情况）、操作规程、期间核查和工作环境记录、仪器使用记录、维修和保养记录、出入库记录（适用于在非固定场所检测的仪器）、仪器配件的更替等。同时，需要注意的是，在实验室活动中标准物质与仪器设备等同管理。

当前，高校实验室的仪器设备管理和使用的信息化建设已经颇具规模，偏重于资源共享、优化配置[1]。而在基层检验检测机构，实验室仪器设备的信息化管理则偏重于在现有基础上加强对仪器设备的资产信息变动、计量溯源、实际使用情况等与实验室活动密切相关的信息进行收集、更新和反馈管理。

1.2 责任人员

结合实验室实际情况，逐步推进实验室仪器设备的信息化管理工作，可以利用日常办公软件，也可以利用实验室网上办公系统，或者专用的仪器设备信息管理系统。

信息来源于实验室运行，通过积极反馈，再服务于其中。信息化管理的关键在于相关责任人良好的信息管理意识，并能认真执行。各岗位人员信息化管理责任如表1所示。

2 信息收集

信息化管理的基础是信息收集，其贯穿于仪器设备的整个生命周期。

2.1 安装调试阶段

仪器设备的安装调试期，是收集信息关键期。负责交接的人员需要提前了解仪器相关情况（比如适用范围和使用步骤等）或者有同类设备的使用经历，如此培训时就能快速接受新知识，并能提出许多未来可能出现的实际问题，迅速获得解决方案。

培训内容、注意事项和疑难解答等需要及时整理，并形成正式文本备查。依次生成设备基本档案，操作规程等资料。这一阶段需完成仪器设备基本资料、技术参数等的信息化工作。

2.2 检定校准阶段

为确保报告结果的有效性和计量溯源性，应明确设备计量管理责任，提高计量溯源和管理责任意识，务必做到责任落实到岗到人。

2.2.1 制定校准方案

实验室应制定校准方案，并应进行复核和必要的调整，以保持对校准状态的可信度[2]。校准方案中至少应包含设备信息、计量依据、校准项目、校准/使用要求、校准周期等，以保证计量有效溯源。

校准方案一般年初由技术主管编制。并根据计量标准的查新结果，及时更新相关内容。计量依据和校准项目主要来源于仪器设备的工作原理、检测活动的项目类别和仪器设备的检定规程或校准规范三个方面。结合实验室运行中的实际情况，针对性地对计量工作进行详细的规划，辨别出哪些设备需要进行计量工作，哪种计量方式最合适，并对计量依据、计量周期和计量参数进行一个较为详细的评判[3]。

2.2.2 校准资质核验

合格供应商评价一般在年初进行。参考校准方案，寻找符合要求的检定校准机构，要求其提供必要的资质证明，并在官方渠道核验其真实性。

及时跟进这些机构的资质变化。防止因供应商资质或认证认可项目变化造成无效的计量溯源。在实施仪器设备的检定校准前，务必由官方渠道对选取的供应商通过的相应标准或项目情况再次进行核验。

2.2.3 实施检定/校准

以月度为周期，编制检定/校准计划，累积起来形成年度设备检定/校准计划表。设备送检和现场检定/校准需分别编制检定/校准计划。

检定/校准有效期前一个月，应及时调整、规划检验检测工作，为检定/校准工作预留时间。并联系相关机构开展计量工作。相同规格型号或相同检测功能的设备尽量错开检定校准时间，可以一定程度上保证检验检测工作的持续不间断。

2.2.4 检定校准证书确认

参照校准方案中明确指出的校准要求或实际使用要求，对检定校准证书进行确认，经确认通过后，方可使用相关仪器设备。及时采集检定等级、校准数据以及不确定度等信息，并张贴检定/校准合格证，随机器使用记录附检定/校准证书及确认表。

若设备检定/校准结果并不符要求时，经技术主管或负责人批准，对设备进行相应的处理，例如降级使用，维修后使用或者直接用其他设备来替换不符合要求的设备，必须要根据实际检查结果来选择最合适的措施[3]。

2.3 使用维护阶段

所有需要校准或具有规定有效期的设备应使用标签、编码或以其他方式标识，使设备使用人方便地识别校准状态或有效期[2]。做好仪器设备的标识工作，将仪器设备基本信息、技术参数和校准情况等在标识中体现出来。

根据仪器设备工作原理和检测要求，做好日常设备维护管理，严格遵守仪器设备的安全和环境要求，比如电子产品的防潮除湿处理，激光产品的高低温要求，防震动、防尘、防光源干扰等特有要求，还有惰性气体纯度要求，电源稳压要求等。

按照相关要求，实时做好仪器设备的使用情况记录。比如：期间核查和工作环境记录；仪器使用记录、维修和保养记录等。如实记录异常情况发生状况。特殊情况下，为人身安全和财产安全考虑，要果断按下急停键。

2.4 档案管理阶段

实验室需建立可以实时更新的仪器设备台账，尤其是电子台账，以便使用者查阅和统计仪器信息、完成评审时的信息报表等工作。推进仪器设备档案数字化管理是未来实验室管理的必然趋势，但是因人力、资金和规模等许多现实因素的束缚，纸质版记录将在很长一段时间内有存在的必要性。

可以逐步推进档案管理数字化。首先，可以将必要的设备台账信息（包含仪器设备的名称、型号、生产厂家、出厂编号、使用部门、购置日期、固定资产编号、采购价格、分辨力、测量范围、检定/校准机构、检定/校准有效期和结果、仪器状态等）建立起来，实时更新。然后，对名目繁杂、不便统计的记录按类别扫描存档。例如，仪器设备图片、使用说明书、操作规程、仪器使用记录、期间核查记录、实验室环境记录、检定/校准证书及确认等，归档时扫描为电子资料，分门别类做好标识，以便查询、使用。

2.5 维修停用阶段

设备维修停用阶段，务必做好标识和相关记录，谨防误用。同时，按照仪器设备使用说明，做好维修停用阶段的断电、断气等要求。

3 信息更新

仪器设备的基本信息一旦确定一般就不轻易变动。但是，计量溯源（如计量标准、校准资质、校准项目、校准时间等）、使用维护（如使用记录、期间核查记录等）、维修停用等活动处于实时变化中，需要在电子台账上及时变更。

同时，需要通过仪器培训、业务学习、学术交流等活动不断更新仪器工作原理和使用方法的知识以及现行有效的检测技术和观念，不断更新完善校准方案，实施计量溯源活动。

4 信息反馈

通过信息收集，可以对仪器设备的使用情况和实验室运行状况有大致了解，有助于仪器设备方面的决策。比如：通过统计仪器设备资产信息，可以大概了解实验室固定资产折旧情况，便于计算实验室年度盈余；通过统计历年仪器设备的检定校准和期间核查情况，可以判断仪器设备使用情况和是否需要更替；通过统计历年仪器设备的维修记录，可以粗略估计仪器设备的品牌优劣，有助于往后的仪器采购。

5 结 语

随着科技发展，设备管理趋向信息化、智能化。实验室运行中为了兼顾业务开展和机构发展，设备的使用和管理，需要保持在一种良性平衡之中。在现有基础上，完善实验室仪器设备的信息化管理，不仅有助于核验实验室质量控制是否有效运行，更能提高大型仪器设备共享、科技平台建设、质量评审、实验室智能化信息化转型升级等实验室相关活动的工作效率。

参考文献

[1]高凤新，卢士香.高校实验室仪器设备管理和使用的信息化建设[J].实验室研究与探索， 2014（5）：272-274，282.

[2]检测和校准实验室能力认可准则：CNAS-CL01-2018[S].

[3]刘丽萍.检测實验室仪器设备的计量管理工作探索[J].中国标准化，2020（6）：159-161.

作者简介

柳倩，硕士研究生，工程师，研究方向为机床产品及金属材料检验检测与实验室质量管理。

（责任编辑：袁文静）