信息技术在县级疾病预防控制机构档案管理中的应用研究

摘 要：县级疾病预防控制机构档案管理日趋规范化，逐渐形成档案收集、管理、利用一体化的管理模式。信息技术在档案管理工作中的应用，有助于提高档案管理质量、效率，为档案利用提供了支持。现阶段，县级疾病预防控制机构档案管理应将重点放在档案数字化建设和深化档案价值的利用，分类整合疾病预防相关业务档案资源，为县级疾病预防控制机构各项管理工作的开展和决策提供依据。

关键词：信息技术；疾病预防；档案管理；开发利用

现阶段，县级疾病预防控制机构档案管理工作内容越来越丰富，特别是后疫情时代，国家对于疾病预防工作更为重视，县级疾病预防控制机构在工作中更应该认清形势，对国家和上級主管部门关于档案管理的各项政策加以落实，按照《档案管理工作规范条例》，分类管理各种档案，并做好利用开发工作。但目前，在具体工作开展过程中，部分县级疾病预防控制机构对于档案管理重视程度不足，并没有围绕档案管理实际主动引进先进信息技术，也没有与其他单位开展密切合作，实现档案信息系统的相互衔接，在一定程度上影响了档案信息资源的共享共建，只是将档案管理工作作为常规工作来抓，没有突出档案管理的特点和重要性。新时期，应围绕县级疾病预防控制机构档案管理工作实际，将档案数字化、信息化建设作为主导方向，通过信息技术，提升档案管理整体水平。

一、县级疾病预防控制机构档案管理现状及特殊价值

县级疾病预防控制机构档案管理范围涵盖业务档案、财务档案、声像档案、人事档案等内容，除了基础档案管理以外，还包括对档案的检索与利用等。《仙游县2023年基本公共卫生服务项目实施方案》明确指出，要将基本公共服务与基本医疗有机结合，充分发挥县级疾病预防控制机构在基本公共服务项目开展中的指导责任和监督作用，充分发挥其在人员培训、效果评估等方面的优势。同时，做好档案管理工作，总结基本公共卫生服务项目相关经验，确保居民电子健康档案建档率达到75%以上。按照这一要求，县级疾病预防控制机构在档案管理工作中既要落实好上级部门关于公共卫生服务的相关要求，也要从内部入手认真梳理档案管理现状，按照疾病预防控制机构档案管理的相关要求形成相应的制度机制，为档案管理工作开展提供依据。目前，县级疾病预防控制机构的档案管理工作已经取得了阶段性成果，为支持公共卫生服务项目实施以及基本业务工作开展提供了扎实的档案依据，但也存在一些亟待解决的问题。

一是档案名目种类繁多，在归档过程中程序过于复杂。随着县级疾病预防控制机构业务越来越多，其涵盖档案内容也越来越丰富，除了常规的财务、人事、行政档案之外，与疫情相关的包含地方病、职业病、传染病等调查报告以及传染病预防措施、监控数据、实施方案等各种档案都需要统计。特别是近几年新冠肺炎疫情肆虐，形成的传染病档案种类繁多，这些档案对于疫情防控工作开展起着关键性作用，涉及相关内容的档案信息都需要收集归档，进一步增加了档案归档难度。二是档案管理设备设施陈旧。县级疾病预防控制机构在档案管理方面能够获得的政策支持和资金支持十分有限，档案管理条件相对较差。档案设备设施相对陈旧，在湿度控制、静电处理、温度控制等方面没有相应的配套设备设施，计算机管理系统也相对落后，现代化信息技术建设滞后，在一定程度上影响了档案管理工作正常开展。三是现存档案亟待数字化处理。当前，县级疾病预防控制机构还存在着大量的纸质档案，由于没有完善的硬件设备设施作为保障，容易受到虫蚀和受潮威胁。一旦这些宝贵的纸质档案发霉变质受到损害，不能得到及时抢救，势必会影响档案信息的完整性和真实性。

当前，县级疾病预防控制机构在档案管理方面虽然取得了阶段性成就，但也存在着具体问题。新时期，县级疾病预防控制机构理应从服务人民群众角度出发，从档案管理的现实诉求出发，从档案信息资源的利用开发角度出发，充分认识到档案管理信息化的价值和意义，主动引入先进信息技术，为机构档案管理提供全面的技术支撑，提升档案管理质量，更好地分享和利用档案信息资源。档案信息化管理的价值在于：一是实现疾病预防控制档案信息资源的共建共享。《档案法》第41条规定，要重视档案信息资源共享，推进数字档案信息资源跨部门、跨区域共享利用，通过搭建服务平台的方式，进一步提升档案信息资源的利用效果。而要想实现这个目标，就需要积极推进档案信息化建设，解决在档案信息共享过程中的技术壁垒和制度壁垒，实现档案信息共享目标，为疾病防控工作开展提供扎实的档案信息支持。县级疾病预防控制机构在档案管理中应主动向上级部门争取政策和资金支持，为单位档案信息化建设提供扎实的资金支持，实现横向与纵向的档案信息资源共享，进一步提升档案信息资源利用效率，更好地发挥档案在疾病预防控制工作方面的支持性作用；二是实现档案信息资源的科学管理和长久保存。从疾病预防工作角度看，县级疾病预防控制相关档案最早可追溯到20世纪50年代，这些纸质档案由于年代久远，已经出现纸张发黄发脆、字迹模糊等问题，还有一些光盘、磁盘档案也出现了被氧化和磁化问题，这些档案需要通过数字化的形式转换载体，实现档案信息资源的科学管理，延长档案的保存时效。

二、信息技术在县级疾病预防控制机构管理中的应用体现

县级疾病预防控制机构作为公共卫生服务的重要主体，在工作过程中产生了大量与人民群众生命健康息息相关的档案信息资源，通过对这些档案信息资源合理开发利用，有利于落实“健康中国”战略，有利于提升国民素质，有利于开展公共卫生活动。因此，在推动县级疾病预防控制机构档案管理工作的过程中，有必要将信息技术作为重要方面加以落实和应用。

1.建立档案资源数据库

信息技术作为档案管理的重要手段，国家针对档案管理信息化建设出台了宏观政策，并通过细化各项标准，为信息技术在档案管理的广泛应用提供了政策支持和技术标准。各实施单位围绕内部档案、业务档案开展档案资源数据库建设，形成了丰富的档案信息资源，这些都是信息技术在档案管理中具体的应用体现。目前，县级疾病预防控制机构在档案管理工作中，借助上级政策支持和本级档案管理部门的业务指导，形成了业务档案、文书档案、疾病预防等多种档案类型，通过分门别类的档案数据库建设，实现了县级疾病预防控制机构与医疗主管部门、各卫生院所的档案数据对接，为档案信息收集、档案科学化管理创造了有利条件。此外，随着档案资源数据库规模不断扩大，能够利用的档案信息资源也越来越丰富。特别是随着大数据、云计算等技术的运用，能够从海量的档案信息中整合出更有价值的档案数据。同时，在档案资源数据库建设过程中也将档案数据安全作为重要方面，通过与外网物理隔离方式确保重要的档案信息资源不被黑客攻击。在内部还建立档案管理客户端，设置相应权限，确保重要档案不会被删除、修改，还通过数据备份的方式，防止因数据库损坏造成数据丢失。

2.加强电子档案建设

电子档案建设是档案信息化建设的重要方面。目前，仙游县在电子档案建设过程中严格按照国家出台的《电子文件管理暂行办法》对档案生成、办理、传输、存储等环节制定了相应规范，明确了不同部门的管理责任，进一步提升了档案管理规范水平，确保了电子档案的真实性、可靠性。一是数字化档案管理。县级疾病预防控制机构通过数字化档案管理系统存储和检索大量疾病数据、患者信息和疫苗接种记录等。不仅减少了传统档案管理中的人力和纸张消耗，还提高了数据的安全性，降低了丢失或损坏的风险。二是实时数据更新与分析。信息技术使机构能够实时更新和分析数据，有助于快速响应疫情。县级疾病预防控制机构可以利用信息技术跟踪疾病传播趋势、监测疫苗接种覆盖率、分析流行病学数据等，以便及时制定干预措施。此外，信息技术还能够支持数据挖掘和机器学习，从而更好地总结疾病的传播规律和风险因素。

3.深化信息技术在档案管理中的应用

目前，县级疾病预防控制机构档案管理包含财务档案、人事档案，也包含疾病预防控制业务档案和声像档案。因此，信息技术在不同类型档案管理中的具体运用也呈现出不同特点。从财务档案和人事档案管理角度看，通过信息技术使财务档案管理和人力档案管理变得更为清晰明了，可以数字化处理财务信息和人事信息，形成便捷的财务档案管理系统和人事档案管理系统，提升了工作效率，实现了资金、人力、财力的合理利用；从疾病预防控制档案管理角度看，信息技术的运用大幅提升了对重要档案信息的利用效率，甚至可以通过疾控监测业务档案管理，利用可视化技术实现对疫情信息数据的实时收集，包括疾病病例、传播趋势和流行病学信息等。在线报告系统还能够提供数据可视化工具，使管理人员更容易理解和分析数据；从声像档案管理应用角度看，当前随着技术的不断发展，数码摄影、摄像已经成为记录人类社会发展的重要手段，对于与业务相关的声像档案要全面收集，无论是在档案管理手段，还是在档案管理制度方面也要与时俱进，利用更信息化、现代化的手段管理、利用声像档案，充分发挥声像档案立体性、形象性的优势和特点。

三、信息技术在县级疾病预防控制档案管理中的应用保障

在新形势下，县级疾病预防控制机构在档案管理中要想更好地发挥信息技术的优势和特点，一方面，需要主管领导的充分重视，给予档案管理工作更大的支持，积极推进档案信息化建设；另一方面，档案管理人员也要主动转变观念，解放思想，要有组织、有计划、有安排地数字化转型现有的纸质档案。同时，要积极向单位申请财政预算，为引进技术设备设施提供资金保障。通过夯实技术设施建设，积极推进档案数字化、自动化，实现信息技术与县级疾病预防控制档案管理深度融合。

1.夯实档案信息化的基础设施保障

基础越牢，承载能力就越强，在推进县级疾病控制中心档案信息化建设过程中，应将基础设施建设作为重要方面。在档案信息化建设过程中要充分考量网络设施、存储设施、空间设施、数据库系统、操作系统的不同作用。只有建立扎实的数据库系统和操作系统，才能够实现对各类档案信息的收集和整理；只有不断地完善安全系统、网络系统和存储系统，才能够确保档案信息安全。为此，在基础设施建设过程中，特别是在硬件建设方面不能追求“高、精、尖”，而应与县级疾病控制中心档案管理实际相符合，可以邀请专家学者对档案系统、档案信息化和档案数据化等相关问题开展科学论证，既要符合当前档案信息化建设现实诉求，也要留一定的升级空间。在基础设施建设方面，要重視与上级部门的沟通，重视与同级档案管理部门协调，争取得到更大支持和配合。通过一系列的基础设施建设，将有限的财力用在刀刃上，既能够避免资金浪费，也能够提升县级疾病预防控制机构档案管理质量。

2.以档案信息化推动档案管理自动化

信息技术的一大特点就是通过技术手段解放了档案管理人员的双手，进一步提升了档案管理的自动化水平。通过建立电子档案系统，可以实现自动化的数据录入、更新和备份，不仅降低了人为错误的风险，还提高了数据的准确性和完整性。同时，通过自动化的提醒和通知系统，可以及时更新疫苗接种记录、疾病报告等信息，确保数据的及时性和可信度。信息技术的应用还促进了档案管理的智能化发展。机器学习和数据挖掘技术可以分析档案数据中的模式和趋势，智能算法可以提供数据分析建议，为疾病预防和控制提供了更科学的支持。通过信息化推动了档案管理的自动化和智能化发展，不仅提高了管理效率，还加强了数据的安全性和可访问性，为公共卫生事业的发展作出了重要贡献。档案信息化还引入了智能搜索和检索功能，使用户能够快速、精确地找到需要的信息。通过信息技术，可以实现全文搜索、关键词标引、数据分类等高级搜索技术，从而加速了数据检索过程，对于疾病监测、流行病学研究和政策决策具有重要意义，能够迅速获取所需的数据和信息。

3.持续推进档案数字化技术更新

信息技术的不断发展，要求档案管理工作要与时俱进，不断更新数字化技术，持续为档案数字化建设提供技术支持。一是数据存储技术更新。随着存储技术的不断进步，云计算、大数据技术和分布式存储系统为档案数字化提供了更多可能性，包括高分辨率图像、音频和视频等，而不必担心存储空间的限制。同时，高性能计算和分布式处理技术可以加速数据的处理和分析，提高了档案数字化的效率。二是数据安全与隐私保护的技术创新。随着信息技术的发展，数据安全和隐私保护变得越来越重要。新兴的加密技术、身份验证方法和数据脱敏技术使得档案数字化更加安全可靠。这些技术可以确保敏感信息在传输和存储过程中不被恶意访问或泄露。同时，隐私法规和伦理准则的不断更新也推动了档案数字化技术的发展，以确保合规性和数据使用的合法性。三是人工智能和自动化技术更新。人工智能（AI）和自动化技术对档案数字化产生了深远的影响。机器学习算法和自然语言处理技术可以用于自动化数据分类、索引和标注。OCR（光学字符识别）技术可以将手写文件转化为可搜索的数字文本，自动化流程还包括自动数据清洗、校正和归档，使数字档案更加准确和可信。

档案管理工作是县级疾病预防控制机构重要的业务工作之一。目前，随着人民群众对于疾病预防关注度不断提升，要求县级疾病预防控制机构在档案管理工作过程中也要与时俱进，充分发挥在居民健康教育、公共卫生业务指导等方面的具体作用。信息化时代背景下，县级疾病预防控制机构档案管理工作也应该将信息化、智能化和自动化作为重要发展趋势，转变档案管理理念，增强互联网信息化意识，优化和完善现有的档案管理工作制度机制，进一步夯实档案信息化基础设施，与其他单位沟通互动，通过取长补短的方式，形成多元化档案管理思路，持续提升档案管理质量。

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（单位：仙游县疾病预防控制中心）

作者简介：林燕萍（1975—），女，汉族，福建仙游人，大专，馆员，研究方向：档案管理。