大数据背景下档案信息化工作提升方式研究

摘 要：以新一代信息技术为引领的科技革命，使档案信息化建设进入了全新的发展阶段。本文分析了新形式档案信息化出现的新特点和影响因素，认为大数据时代的信息化建设要在着力探索档案信息化新模式、推动档案信息化标准建设和档案科技创新、加强档案信息安全保障上下功夫，推动档案信息化向更高层次迈进。

关键词：大数据；档案信息化；提升方式

随着新一代信息技术的发展，档案事业进入大数据管理时代。以档案信息化建设为引领的档案管理模式，需要融入大数据管理的思维、技术，发挥大数据功能，以管理模式的更新推动档案治理效能的提升，推动档案管理提档升级、高质量发展。

1 大数据时代档案信息化的新特点

1.1 管理思维的现代化

大数据管理对档案工作最深刻的影响是档案思维的改变。大数据技术带来了海量的信息资源、便捷的传输方式和档案利用的互联互通，以查询、利用为重点的传统管理方式被以数据为核心的现代管理方式所取代。面对新的技术变革，以现代化、数据化和多元化为主要特征的大數据思维成为现代档案管理的必备。

1.2 管理模式的智能化

档案数据存储载体越来越丰富，除传统的文件、图片等，还有视频、影像等电子文件和数码影像，多种载体使得档案管理模式向智能化迈进。在新的管理模式下，将实现文档一体化，所有的档案信息都会被计算机自动接收，并按照设定的程序自动地进行分类归档[1]，档案管理的效率得到极大提升，为用户提供更为精准的档案服务。

1.3 档案管理的保密性

保密性是档案的基本属性。在传统的档案管理模式下，保密工作相对容易实现，但在大数据管理模式下，档案资料的开放性得到空前强化，对保密工作提出新的要求。从技术层面来看，大数据技术为档案安全建设提供更多智能方案，区块链技术使得档案信息追溯力增强，对原始数据的更改都会被记录下来，能够有效保障档案数据的真实性。密码技术和语音识别技术，为档案资源增加新的智能外衣，档案安全建设进入全新时代。

1.4 档案服务的精准化

大数据时代，档案服务的内容和方式从以我为主向以用户为主，逐步变被动服务为主动服务，变事后服务为事前服务，变封闭服务为开放服务，最终让群众享受到更加优质便民、精准有效的档案服务。这就要求档案部门对群众所需有精准的认知和把握，从档案资源建设、信息化服务方式等各环节都做到精准化，才能真正把“文件库”变为“百姓窗口”，把“死档案”变成“活信息”，更好地服务于中心大局和人民群众。

2 影响档案信息化提升的因素

2.1 档案信息化标准模式缺失，档案数据化管理系统各行其是

以区块链、互联网+为引领的新一代信息技术改变了档案信息化的技术和应用场景，但档案信息化的目标仍然是满足人民群众对档案利用和需求、使档案工作服务水平进一步提升。当前档案信息化建设缺乏统一的规划和追溯机制，导致了不同的系统内部以及不同的地区中存在的分割性。标准建设化建设的不足导致档案整合能力的滞后，加之档案数据结构和非数据结构不同，最终导致档案信息彼此独立，形成数据孤岛，无法进行有效地互联互通。

2.2 多种因素相互交织，档案信息安全成为亟需解决的课题

一是网络不可控因素增多。新一代信息技术在带来诸多便利的同时，黑客、病毒等攻击计算机网络的事件也随之增多。计算机中毒成为一大危害，而且很多新型病毒带着网络时代特有的特征。二是外包监管服务不到位。档案数字化工作一般外包给专业公司进行，有的档案管理部门没有对有关公司资质、人员等信息进行审查，当起了“甩手掌柜”。三是保密和管理意识不到位。档案数字化工作人员缺乏基本的保密意识和常识，档案管理部门认为外包公司具备保密资质且只是暂时参与相关工作，仅对原始档案资料进行扫描归档不会出保密问题，未按要求对相关人员进行保密教育和提醒[2]。

2.3 档案需求多样化趋势明显，档案服务模式无法适应时代要求

伴随数字中国、一次办好等政策的落地，数据档案用户越来越多，对档案信息的查询利用要求也越来越高，档案信息的需求、内容和效率呈现多样化趋势，过去单一的档案服务模式已不适应新时期档案利用的需要。只有紧跟信息化发展的大趋势，找准信息化建设与群众新需求之间的结合点，才能更好地改进建设方向和服务模式，最大限度地满足用户需求的变化。

3 大数据背景下档案信息化提升路径

3.1 以探索档案信息化新模式为基础，明确发展方向

信息化建设贯穿于档案工作的全过程，《“十四五”全国档案事业发展规划》提出了档案管理数字化、智能化的要求。档案部门要着眼于档案现代化治理要求，推动档案全面纳入国家大数据战略，积极探索档案信息化新模式。一是着力加强电子档案应用与接收。按照电子档案标准化建设要求，对各领域的电子档案加强归集和整合，强化业务电子档案的规范化和科学化。建立业务信息系统与电子档案管理系统一体化模式，实现两个系统的全过程管理与使用。建立电子档案元数据管理模式，把元数据打造成为电子档案主体，确保电子档案真实可靠。二是着力加强数字档案馆（室）建设。要以国家档案局《数字档案馆建设指南》为基本依据，综合应用物联网、云计算、移动互联网等新技术，开发对档案实体、档案内容、档案服务和档案管理等信息的感知、处置等功能，实现对档案信息资源和档案业务信息资源的智慧收集、智慧管理、智慧服务、智慧保护和智慧监督，为档案馆物与物、人与物、人与人的全面互联、互通、互动提供基础条件[3]。三是着力加强档案资源共享利用建设。要整合档案资源特别是利用率较高的档案，优先对其进行数字化共享研究，加大跨区域档案信息资源跨层级、跨部门共享利用，提高公共服务能力，最大限度满足社会各界查档需求，实现“让数据多跑路、百姓少跑腿”。推进数字档案馆室联动共享服务，推动档案异地查档向基层延伸，逐步实现档案利用全程网办、电子出证。

3.2 以档案信息化标准建设为重点，发挥引领作用

档案信息化建设的过程涉及基础管理、技術应用、业务操作等多个环节，建立档案信息化标准有助于各模块间的互联互通和不同部门的跨层级共享。一是梳理信息化标准。根据《国家标准化体系建设发展规划（2016—2020年）》和《档案信息化标准体系建设指南（研究报告）》等内容，系统梳理档案领域相关标准要求，将实践中档案信息化各项门类找到依据，做到标准与建设协调统一、上下贯通。二是做好结合文章。对于区域或行业来说，要参照国家标准，制定兼容性强、适用度高的自主档案标准化体系，以满足本地和群众查阅利用需求。上海有关部门就研究起草的档案信息化标准《文书类电子档案检测一般要求》，首次提出真实性、完整性、可用性和安全性检测的内容和方案，为全国各级档案部门开展电子文件归档提供了检测规范。同时，认真执行国家档案局8号令和《档案著录规则》《纸质档案数字化技术规范》《电子文件归档与管理规范》《CAD电子文件光盘存贮归档与档案管理要求》等一系列技术标准，确保数字档案资源格式统一、数据规范、便于转换，实现共享。三是强化实践应用。要在各项信息化建设过程中树立标准化思维，依据国家档案行业标准，在区域内使用统一的档案信息化标准规范体系。要加强标准化应用的服务，对有需求的信息化部门开展有针对性的指导，同时建立督导反馈机制，对实际应用情况看展调研摸底，推动标准化要求的贯彻执行，提升部门和工作人员的标准化思维。

3.3 以档案科技支撑为引擎，提升档案信息服务能力

《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，加快推进档案科技创新“完善档案科技创新和应用机制”等系列要求。一是加强档案科技创新。要找准方向和创新重点，以档案事业发展和信息化工作需要为出发点，组织开展具有战略性、前瞻性、实用性的项目研究[4]。发挥科技项目创新引领作用，引导有实力的企业和科研院所开展科技攻关，重点开展以大数据、区块链技术为引领的档案信息化创新研究，在关键技术和卡脖子问题上实现技术突破，打造安全性高、实用性强的新技术。加强科研成果的转化应用，要推动科研成果向标技术标准转化，以档案标准推动科研成果落地，提高档案现代化进程。进一步破除制约档案科技创新的因素，挖掘具有创新精神、科研能力强的档案科技领军人才，打造档案科技创新人才智库，从经费支持、平台建设、科研项目等方面给予充分支持，实现科技人才充分涌流，以良好的档案科技氛围激发创新创造活力。二是要精准把握用户新需求。档案信息化建设的就是为了更好服务于用户需求，要正确分析用户的需求，为开展多样化的信息服务奠定坚实基础。对查阅利用情况进行认真分析，对用户反馈的查询效率、结果等意见进行梳理，明确在技术端应强化的环节；要对利用内容进行大数据分析，比如利用率较高的民生档案、学籍档案、会计档案等，把握好用户对档案的新需求，对有关的内容进行优先数据改造。积极吸纳群众意见建议，在微信公众号、网站等平台，征求对信息化建设的意见，提高服务的针对性和有效性。三是创新服务手段。档案务方式直接影响着档案治理能力的效果，档案信息化实现了电子档案模式的转型，推动了服务方式的迭代升级，随着互联网技术的兴起，用户对档案服务的要求越来越高。手机App应用越来越成为终端服务主体，打破了时空限制，节约了人力物力成本。档案信息化服务要着眼于互联网+新技术，在保障档案信息安全的基础上，依托新媒体平台、客户端等开通线上服务新模式，使网络政务公开、线上查档成为主流模式，使查询利用更加便捷。 （下接47页）

（上接44页）在档案资源互联互通地基础上，逐步打通行业间壁垒，打造区域信息资源数据中心，以档案信息化转型新成效提升整体服务效能。

3.4 以档案信息安全建设为保障，提升抵御风险能力

一是加强档案信息安全法规和制度建设。对于地方政府而言，要根据新修订的《档案法》要求，制定本地档案信息化准则、条例，为单位信息化安全建设提供依据。对于单位来说，建立完善基于标准且适合操作的档案信息安全管理制度，主要包括设备管理、人员管理、数据管理、账户与权限管理、密码管理、应急处置等方面。在数字档案的收、管、存、用各环节工作中，严格落实各项安全管理制度。二是加强安全技术应用。要提高信息安全保障技术的含金量，瞄准行业发展前沿，实现档案信息应用技术和保障技术的有机统一、相辅相成。目前，较为成熟的安全保障技术有：防护墙技术、数据加密技术、身份验证技术、访问控制技术、信息内容监控技术、安全监控和审计技术等，部门要根据实际，既立足当下、又着眼长远，选择适合的信息保障技术。三是加强档案数字化外包服务管理。外包管理缺失造成信息安全泄露的事件呈高发态势，这与有关单位思想重视不够有密切关系。要进一步严格档案数字化外包安全管理，通过规范严格的招投标程序确定档案数字化外包服务公司，双方签订项目合同和保密协议，贯彻执行档案服务外包工作规范，避免发生档案泄密事件。对信息化有关存储介质加强保密管理，提升信息保密度。要常态化开展三级等级保护测评，对测评中发现的问题，及时整改解决，做好系统安全维护；加强信息安全设备的配备，如数据加密机、光盘库、CA锁、监控系统等备，保障档案系统运行环境安全和数据安全。四是加强异地异质备份工作。档案数据异地备份工作是档案安全体系建设的重要措施。要提早估算数据总量，及时补充采购足够容量的数据备份专用磁带；进一步调整备份方式，以全备份的方式对数字档案馆目录数据库和全文数据库进行有效备份，进一步提高档案数据防灾减灾能力，充分保障重要档案数据完整安全。

参考文献

[1]温丽春.试论档案管理的现代化趋向[J].中国新技术新产品，2012（05）：10.

[2]李宇斐.档案数字化工作要谨防失泄密[J].保密工作，2018（12）：05.

[3]杨来青.智慧档案馆建设关键技术研究与应用[J].中国档案，2016（07）：15.

[4]管先海，李兴利.档案科技成果的转化[J].档案管理，2022（09）：15.

作者简介：庞丽红（1977— ），大学学历，山东省临沂市河东区档案馆副研究馆员，研究方向：档案管理。