数字档案建设为实现“智慧医院”增速

俞萍

摘 要：智慧医院发展背景下，医院需要利用各种类型的海量数据为改革需求调查、优化策略分析提供必要支持，而后利用各类大数据技术和人工智能技术分析并选定合理的升级或改造决策。医院档案类型较多且在过去有较多的资源积累，医院在开展智慧化建设工作时，可以对这类档案进行数字化加工和处理，将其应用到未来决策分析和智能服务系统中，可有效加快“智慧医院”建设进度甚至提高医院各类新型服务的智慧化水平。对此，本文结合数字档案的特征，探讨了其在智慧医院建设中的具体定位和功能，提出以“智慧医院”建设为导向的数字档案开发与应用路径，以期为各类医院提供参考。

关键词：数字档案；智慧医院；标准化；数据挖掘；数据共享

国家卫生健康委于2020年5月印发《关于进一步完善预约诊疗制度加强智慧医院建设的通知》，要求各地和各医院在疫情常态化防控下，进一步建立完善预约诊疗制度，加强智慧医院建设，加快建立线上线下一体化的医疗服务新模式，不断增强人民就医获得感。进一步发挥互联网医疗服务在巩固疫情防控成果和改善医疗服务中的积极作用，持续推动预约诊疗、智慧医院、互联网诊疗和互联网医院快速健康发展。智慧医院建设是运用智能化技术对内部资源进行有效整合和科学分配，并以此为基础优化医院内部医疗服务环境，提高诊疗行为的规范化管理，同时为医护工作者、广大患者以及医院管理者提供帮助的过程。

“智慧医院”与传统医院的主要区别在于将智能化信息技术全面融入到医院内部管理和各类医疗服务当中，其中智慧化的体现主要有四个方面：一是将信息化管理系统覆盖医院内部管理和外部服务的所有领域，各个管理系统和模块之间实现高度互联和共享[1]；二是将智能设备部署到医院内部管理和服务的各个环节当中，使医护人员以及患者能够使用这些智能设备的功能或智能模块的服务，以此提高医护人员的工作效率，为患者提供更加人性化和高效的医疗服务；三是为患者提供全流程的医疗支撑服务，即通过智能化的分析和决策体系自动完成医疗服务各个环节间的衔接工作，为患者提供更合理的就诊建议或其他指导；四是保障医院管理和服务的安全性，由智能终端代替人完成风险监测和警示工作。

“智慧医院”本质上是建立在数字信息基础之上的，医院中的数字档案包括各类文书档案、财务档案、业务管理档案、人力资源档案、病历档案等大量丰富信息，对智慧医院核心技术或系统有十分重要的支撑作用。因此医院需要重视开发数字档案资源，为“智慧医院”建设打下良好基础。

1 医院数字档案的基本构成、形式与特点

1.1 医院数字档案的基本构成

数字档案本质上是电子文件为载体制作的档案，这类档案可以与实体档案并存，互相提供备份。医院档案资源以纸质档案为主，档案部门会根据医院领导和各部门管理者的需求，将其中部分档案转制为数字档案以供其使用。医院中也有部分档案资源，比如从医疗业务系统中直接导出的患者病历档案、线上挂号及评价系统中导出的潜在患者及总体患者评价信息等相关档案是先形成电子档案，然后定期制作为纸质档案后做长期保存。

1.2 医院数字档案的主要形式

医院的数字档案并不局限于一般的文本信息或数据表信息，还可能包括一些图像信息甚至视频信息，比如患者就医过程中产生的医学影像类信息会形成影音类档案，因此医院数字档案的类型较为丰富，且这类档案的利用难度偏高。

1.3 医院数字档案的特点

一是数字档案的采集和加工过程相对较短，无论是由信息系统自动操作还是人工操作，获取和整合其档案信息的效率是相对高的。二是数字档案中信息更容易形成可供关联和参考的数据摘要，可以快速地与其他类型的数字信息进行关联并合并为可视性更强或内容更加丰富的信息资源，从而为信息使用者提供更多的便利。三是数字档案可以被更快速地复制和保存，在档案丢失损毁后，能够快速恢复原始状态，从这个角度来看，其安全性优于传统纸质档案，但相对地，数字档案更有可能被窃取和篡改[2]。

2 数字档案在“智慧医院”中的定位与功能

2.1 数字档案在“智慧医院”中的定位

从“智慧医院”建设和运行的需求来看，数字档案资源是医院智慧化系统所需的信息资源之一，这类资源主要用作医院智慧化系统自动分析或制定决策的参考。档案资源也需要加入到医院信息共享体系当中，因此所有档案资源有必要被转制为数字档案并需要适时对其做进一步开发；数字档案可以作为智慧化系统中的备选方案，被智能化系统调用后推送给医护人员或患者；智慧化系统还可以直接采集档案信息对患者行为习惯进行判断，从而直接由系统向患者提供就诊相关的各类建议。

2.2 数字档案在“智慧医院”中的功能

在“智慧医院”建设中数字档案通常作为基础的数据资源出现，其主要服务于患者自助服务、现场诊疗服务，远程医疗服务和医院内部管理。智慧医院部分智慧化管理和服务功能设计时也需要应用到部分数字档案资源，只是不直接调用档案信息，而是由数字档案管理系统提前完成部分档案信息采集、整合、分类与挖掘工作，然后由智慧化管理系统调用数字档案管理系统提供的挖掘结果。在这种情况下，数字档案管理系统成为了智慧化管理系统的组成部分。医院为了设计智能化初诊判断服务，需要提前对大量患者诊疗相关的档案信息进行深度挖掘和分析，从而总结相应的诊断规律，为患者求诊或医生诊断提供参考意见。所以在智慧醫院建设中，数字档案既可以作为向智慧化管理系统常态化共享的数据资源，也可以是可深入挖掘的大数据资源。

3 “智慧医院”中数字档案建设的前期准备

3.1 做好数字档案标准化建设

3.1.1要确保各类型数字档案的格式高度统一。即确保档案中核心编码信息及档案内容摘要信息的格式与医院其他信息化管理系统使用的信息格式统一。从文书档案中提取政策编号和政策内容关键词并录入档案摘要，所有摘要关键信息的字段名称、数据类型需要与其他数据系统有一定关系，如政策内容关键字字段可以作为医保报销模块政策信息字段的外键，或采用一致数据类型，便于政策调整后业务人员迅速查阅政策文本。

3.1.2要对档案编码进行细化设计。结合档案摘要信息对档案编码格式进行重新设计，便于通过档案编码直接读取档案摘要信息，使跨系统的档案内容检索更加便捷。例如传统档案编码各位包含的信息主要为档案类型、生成日期等内容，不便于智能系统基于编码自动识别和采集信息，可对原档案编码位数进行扩充，增加档案信息类型、是否存在其他类型档案、是否有基于原档案开发的新信息资料、档案修改版本等识别信息，经此调整，智能系统能够更高效地处理自动信息化处理工作。

3.2 面向“智慧医院”应用需求做好档案信息预加工

对于“智慧医院”建设和运行的相关应用而言，数字档案中包含的信息属于典型的“长文本”数据而非结构化数据。一是直接将档案信息作为大数据，由大数据分析系统挖掘其中的关键信息或关联数据，这种应用很难实时获取信息，且不便于追溯原始档案；二是由档案管理部门对档案信息进行预加工，提取数字档案中的关键数据，以此降低数据挖掘难度，同时也方便终端用户快速定位原始档案文件。目前，“智慧医院”建设过程中普遍会引入大数据管理系统，但部分医院对档案信息预加工不够重视，建议档案管理部门扭转观念，提前做好档案信息预加工。

3.2.1将档案中的关键信息分别提取并录入系统，用于补充数据，同时应保留关键信息对应的档案编号等，便于回溯档案原件。录入公共数据库的档案信息表应记录原档案编码、提取日期、更新日期、调阅权限、调用和更改记录，智能系统可根据使用记录优化信息推送方案，也可在使用者错误操作后快速重复提取操作以恢复数据。

3.2.2在大数据系统内建立新数据表、数据集以及对应的数据关系，将档案信息整合为其他可供医院管理者、医护人员或患者使用的信息。智能系统提取患者档案信息后，可自动对比医生诊断报告中备选症状表现、备选用药方案等信息，为医生提供更多可选方案；也可以定期更新评估患者变化、治疗方案提醒近期患者情况变化，或提醒本科生医生关注稀有病症，方便科室开展相关研究。

4 数字档案在“智慧医院”中应用的路径

4.1 运用智能化技术提高档案管理水平

为了建设“智慧医院”，需要将所有可改进的管理和服务系统进行智能化改造，通过智能化技术提高数字档案采集和归档工作的效率。这类技术的应用重点在于利用智能化技术取代部分档案人工处理环节，或提高相关环节的效率。

4.1.1在数字档案日常管理中引入智能化技术。即在数字档案立档、转制、编码、保存与备份操作中应用智能化技术，有效提高数字档案管理效率。在实体档案入库前经过自动扫描和文字识别系统转化为数字档案，借助智能文本分析和语义分析工具提取档案关键信息，并自动生成档案编码及摘要，有效减少人工操作[3]。又比如在档案备份等管理中，由系统自动判断档案是否存在原始实体版本，或是否存在历史版本，系统可自行打印并提醒工作人员保存新纸质档案，或自动保存并记录修改后的档案版本，这能够避免管理人员在检查、核对档案版本信息时花费过多时间，有效提高档案管理效率。

4.1.2在档案信息预加工环节引入智能化技术。在医院智能化管理水平持续提升的情况下，一线科室和各行政部门使用的信息系统对数字档案信息的需求度也会持续增多，未来档案管理人员工作的重心可能从传统的归档工作转移到档案信息预加工方面。档案管理部门可针对这类需求提前引入智能化技术，缓解档案管理人员工作压力。当医生要查阅患者医疗影像档案资料时，需要使用部分预先对比并查找出问题的差异的图像，人工对比难度较大，而档案管理系统引入自动剪辑多次检查影像的对照图像、动态图像等技术，就可以替代人工，方便医生迅速判断患者病情发展和变化，提高诊疗效率。部分时间久远的业财融合分析报告未保存于业财融合管理系统，因此档案部门可能需要定期对业财分析报告等档案内容进行细分，录入数据库后供财务部门或主要院领导调阅，这种细分工作耗时较长，可引入智能化语义分析工具挖掘档案内容并对其分类，这能够大幅降低人工工作量，也能为档案资源使用者提供便利。

4.2 面向“智慧医院”其他应用创新档案服务

4.2.1运用智能技术优化数字档案共享和调用体系。虽然“智慧医院”背景下档案部门的工作重心会逐步调整，但档案部门依然会在基本基础档案管理工作中消耗大量时间和精力，不可能处理所有档案信息预加工工作。针对此类情况，医院信息技术部门应当对档案信息共享和调用机制进行优化，同时在各业务部门的信息化管理系统中增加智能化模块，为使用数字档案的部门提供便利。部分一线医生可能有调用同一病种多份病例报告并查找相关相似资料的需求，这类工作不宜由檔案部门代为完成，而大数据挖掘系统可能未挖掘出相关功能，信息技术部门可在医生使用的诊疗信息化系统中增加定向筛查和自动查找多份病例报告的功能，并自动总结报告共同点与差异，方便医生迅速定位患者病情况或选择诊疗方案。

4.2.2全面加强数字档案信息挖掘和分析。实际上在海量档案信息还隐含着部分有价值的信息，医院技术部门应当对档案数据进行深度挖掘，由此打造独立的智能化服务。由档案管理系统自动挖掘和分析各类文书档案，对当前医疗卫生政策和历往政策进行对比，分析未来趋势，为医院管理者提供决策意见参考；或挖掘患者病历档案信息，提供异常数据或未被关注的关联数据，帮助医生发现特殊问题，或为科研人员提供新的方向和可能。这类智慧化服务围绕数字档案本身进行设计，需要与其他智慧医疗服务模块加以区分。

结语

数字档案能够为医院管理提供必要的支持，现代化医院在“智慧化”建设当中应当将数字档案资源融入大数据当中，将开发后的数字档案资源用于各类医院智能化管理和服务，为医院内部管理、各科室专业工作优化、医学科研发展、患者服务创新等提供额外支持，为“智慧医院”发展增速。

参考文献

[1]刘中望，潘蓉.数字档案的物质性思考：技术媒介作为一种研究视角[J].档案学通讯，2022（06）：12-18.

[2]聂勇浩，郑俭.社会共建视角的重大突发事件数字档案资源建设[J].档案学研究，2021（01）：96-103.

[3]张晨，范丽微，张俊杰，郁鉴清，陈艳，汪伟，饶志涛，姜淼.基于现代医院管理制度的医院智慧档案管理模式探索[J].中国卫生事业管理，2023，40（01）：17-18.

（作者单位：济南市卫生健康人才交流服务中心）