新时代背景下党校档案信息化建设问题的若干思考

摘 要：党校的管理中，教学档案管理是至关重要的一个环节，也是党校学习中的重点。随着信息化技术的不断提高，互联网技术的应用范围也越来越广，因此，在党校教学档案管理中，应提升对于档案信息化管理的重视程度，在落实技术管理的同时，制定完善的规章制度，建立完整的信息化管理体系。本文根据党校学习中档案管理的信息化技术应用现状，阐述党校档案管理信息化的重要性，并浅析加快促成党校档案工作信息化的具体措施。

关键词：党校档案；信息化；档案管理

引言

随着信息化技术的飞速发展，各行业都受到了互联网的影响，党校作为党的干部教育培训基地，也应跟上时代的脚步，在日常工作和学习中广泛应用信息化技术手段。在此环境下，传统的档案管理与之信息化的管理对比，存在诸多弊端，已经不足以满足当前的工作需求，因此，党校应注重对于党校教学档案管理的改革，对于新时代的党校档案管理工作提出新的建设性问题和指导性建议，在不断探索的过程中结合自身的特點，形成一套完善的管理体系。

1 加强党校教学档案管理信息化的重要性

1.1 有利于提高党校档案管理部门的工作效率

将传统的党校档案管理方式转向信息化的方式，可以有效减轻档案管理人员的工作负担，信息化技术可以替代部分人工工作内容，信息化档案可以实现一次录入，云端存档，长久保存。可以实现岗位人员的工作转换，将之前的档案管理人员的岗位转化为档案信息收集整理人员，从而提升档案的利用率，在降低人员成本的同时提升档案管理部分工作人员的工作效率。

1.2 查找便捷，规避档案损坏的风险

在传统的党校档案管理方式中，若想查阅某个档案需要耗费大量的人力、精力和时间去人工寻找。但若应用信息化的档案管理方式，可以有效缩减调阅档案的时间成本。在信息化档案管理中，若想调阅某一档案，可以直接在档案管理系统的检索栏搜索相关关键字，即可快速找到需要的档案资料。将党校档案信息化管理，可以有效规避一些不可抗力的风险，例如火灾、丢失或时间过久导致纸质文字不清晰等，一定程度上保证了档案的安全。

1.3 跟随时代发展，打破空间壁垒

随着时代的发展，党校内部的学习和管理方式都发生了变化。因此，党校的信息传输和存储也随之进行重大变革。随着信息化技术的提升和互联网的普及，党校的教学档案管理也迎来了全新的挑战。将党校的档案管理信息化可以有效减少时间成本上的浪费，并且打破了空间上的壁垒，从而提升档案管理的效率。

2 党校档案工作信息化进程中亟待解决的问题

2.1 档案管理工作人员缺乏信息化技术能力和档案专业知识

在实际档案管理工作中，需要档案管理人员拥有较强的专业知识基础，但在实际党校档案管理工作中，档案管理人员大多数是由普通教职工担任，或者存在一个档案管理人员兼职数个党校的情况。因此，当前党校档案管理工作中存在较为普遍的现象是档案管理人员的专业能力不足、专业知识储备量较少等。在此背景下，面对专业性较强且繁杂的档案管理工作时，不专业的档案管理人员难以提升档案管理工作的工作效率，甚至无法保证分类、归档等工作的正确完成，给后期档案检查工作留下隐患。同时，随着社会经济的发展和信息化技术的提升，人们对于互联网的应用程度逐渐提升。但在当前的党校档案管理工作中，大部分档案管理人员缺乏信息化意识和信息化相关知识，在面对日新月异的互联网社会时，仍沿用传统的档案管理方式，传统档案管理的方法较为单一，且工序繁琐，对于档案管理人员的专业能力要求不高。在大数据背景下，人类社会对于信息化技术应用广泛，同时，档案也赋予更多不同载体之上，为数字化永久档案存储创造便利条件。将信息化技术应用于党校档案管理工作中可以有效提升档案管理工作的工作效率，但需要档案管理工作人员在拥有较强专业知识的同时，能够熟练掌握信息化技术，同时具备运用互联网的能力。因此，专业信息化档案管理人员的缺失给档案管理工作造成了一定阻碍。

2.2 档案工作重视程度低

纵观我国当前党校档案管理工作，大部分党校中档案管理人员对于自身工作较为重视，并且积极响应和落实国家对于档案管理工作的规章制度，但在实际工作中，仍不乏得过且过的现象存在，从而影响档案管理工作质量。在档案管理工作的开展中，除需加强档案管理人员对于自身职责的重视程度外，还需注重对于档案管理工作的资金支持。在对部分党校的走访调研和查阅相关文献中得知，部分党校由于资金短缺，在档案管理的硬件设备上缺失严重，在此信息化背景下没有完善的信息化硬件工具，甚至没有设立单独的档案室，仍依赖传统纸质的档案管理，但纸张会随着年限增长而发生物理变化，加重档案管理工作难度。即使部分党校配备了现代化的信息技术硬件设备，但在档案管理软件、档案管理平台的选择和建设上仍存在诸多问题。随着信息化技术的提升，现代化科学已经普遍应用于各个行业中。例如，在对档案实体管理中应用光学扫描复制、压缩文字图像、远程传输等，说明档案管理工作已经逐渐趋于信息化。另外，在构建信息化档案管理平台时，大部分党员会选择专业的软件开发团队结合自身党校性质构建独有的信息化平台，但由于资金的匮乏和研发周期的不稳定，对于此项工作造成一定阻碍。若党校选择由档案管理部门进行自主研发，虽然能保证档案的保密性和平台开发的主动性，但对于档案管理团队的专业要求过高，大部分党校难以独立完成。

2.3 档案管理人员缺乏创新意识

若想实现党校档案管理工作由传统化向信息化的有效转型，需要加速档案管理人员新旧管理理念的有机融合，构建全新的档案管理模式。但是纵观当前我国党校的档案管理工作中，老龄化现象较为严重，虽然拥有多年的工作经验，但自身容易受到固化思维的限制，难以实现新的突破。表现在具体的实际工作中，则是对于档案管理创新工作不积极，甚至存在抵触心理，接受信息化档案转型速度较慢，一定程度上限制了档案管理信息化的发展。同时，部分档案管理人员没有参与过专业的信息化技术学习，缺乏科学的管理意识，导致档案管理工作人员在实际工作中缺乏创新思维，只能操作简单的纸质档案管理工作。因此，提升党校档案管理人员的创新意识和信息化专业能力，是加速党校管理工作信息化建设的主要方式。

2.4 档案工作信息化体系不完善

随着时代发展，党校的培训工作和行政工作逐渐增多，其产生的档案管理工作量也随之加重，传统的档案管理工作难以适应当前繁杂的档案记录和管理要求。通过调查发现，部分党校在档案管理工作中缺乏档案的分类方式和归档时间等重要方式。由于我国党校档案管理工作的信息化发展起步较晚，对于电子档案的数字化转化、如何建档、如何调取等工作没有建立统一标准，导致在实际信息化档案建设中工作开展难度较大，对于档案管理工作人员也没有设定相应的岗位职责和义务。若想提升党校档案管理工作的信息化转型，需要改善传统档案管理方式滞后性与信息化档案管理方式间的差异，提升档案的利用率，完善档案管理人员职责，并且建立科学、合理的档案管理工作监管体系。

3 加快促成党校档案工作信息化的具体措施

3.1 组织信息化知识培训，提升档案管理人员技术水平

随着信息化技术的提升，党校的档案管理也已经趋于信息化，若想信息化档案管理在党校得以快速实施应用，需要对党校相关管理人员进行信息化系统的培训。档案管理的学习活动应做到全方面和多层次两个要求。全方位的意思是需要从信息化技术的起源开始培训，使相关人员对信息化技术了解透彻，从信息化技术的起源开始，包括落实电子档案的各项要求、具体落实方法和实施策略，直到信息化档案管理中的责任划分，最重要的是需要相关人员对信息化档案的特点和优势有深刻的理解，以保证信息化档案工作的顺利开展。多层次则是指在信息化技术应用的工作上做到因材施教，在学习中也应按照不同水平的人员进行不同层次的培训，保证无论是信息化技术人才还是传统的基层工作者都可以在培训中学有所得，真正做到有效培训，而不是流于表面，可以加快党校档案管理信息化的落实。档案管理部门的工作人员也应该在学习信息化知识的同时，需要在工作中进行不断提升自身实践工作能力，顺应时代的发展，做好自身本职工作的同时用更专业的态度服务社会，处理好工作中的大小事务。除此之外，党校管理人员应注重选择适当的学习方式，例如在恰当的时机聘请相关专家进行讲座，或利用信息化技术搜集相关培训资料，跟随时代发展趋势，使党校档案管理人员的专业水平得到有效提升，从而推进党校档案信息化管理的工作落实。

3.2 加大资金投入，筛选优质信息化平台

加强党校档案管理重要性的宣传工作，可以有效推进党校档案管理信息化的落实，同时加深党校管理人员对于档案管理工作的认知，将档案管理工作作为党校内部管理中的重点，从资金、设备、人力等方面大力扶持，例如配备专业的扫描仪、计算机等。其中，选择合适的信息化平台是推进党校档案管理信息化工作中的重点。优质的电子档案系统应具备扫描输入、档案录入、上传云端、标签管理、根据标签和代码检索数据、根据模糊信息检索数据、根据用户要求绘制图表等基本功能。基于党校党委的公务性，因此，电子档案系统应具备多级权限管理，实现不同部门、不同职位对于档案信息的查阅权限不同，也可以便于档案管理人员和不同人员的不同需求进行档案查阅。另外，考虑到党校的特殊性，对于党校档案的安全性也需重点关注，在档案信息的备份问题上，可以选择方便可靠的系统，并进行加密服务，以保证档案可以在安全的环境下完成存儲、备份和自动删除过期数据。因此，若想加快推进党校档案管理信息化，需优先配备与信息化相关的软硬件设备。

3.3 进行合理人才搭配，扫清固有思维障碍

优秀的人才安置在合理的位置往往可以达到事半功倍的效果，因此，党校在选拔档案工作管理人员时，应着重注意将拥有丰富工作经验的档案管理人才与信息化水平较高的人才相搭配，合理的人才搭配可以避免在工作中出现问题无人能解决的情况发生。（下接37页）

（上接34页）并且人才的搭配工作可以为传统的档案管理团队带来新的能量，打破传统管理思维的壁垒，为实现党校管理信息化储备更多专业型人才，在时代愈发趋于信息化的形势下为党校的信息化发展打下夯实基础，全面推进档案管理信息化工作。

3.4 完善档案工作体系，制定电子档案管理规范

2017年3月国家档案局发布的《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）中对于机关单位相关电子档案的管理方式、归档范围和处置方法等有详细介绍，对党校落实档案管理信息化给予了明确的指导方案。因信息化行业发展速度过快，相关政策措施可能存在不匹配的现象，因此，党校管理者应在参考此文件的基础上，应结合本单位的实际情况和时代发展现状，制定更符合时代发展和贴合本单位的电子档案管理规范。在管理规范中，应将各个环节的工作细化责任到个人，跟上时代的脚步，培养档案管理人员的风险意识，使档案管理工作在明确的标准细则中开展，对于能力突出的档案管理团队或个人及时嘉奖和鼓励，全面推进党校档案管理信息化的进程。

结论

党校档案管理信息化的建设工作并非一朝一夕可以完成，需要管理者长期投入精力和时间协同档案管理人员完成工作。在档案信息化的建设过程中，应专注对于信息化建设的系统、技术、管理人才等方面的研究，从而推进档案管理信息化的有序进行，并且结合信息化建设过程中出现的实际问题进行深入分析和探究，清晰的认知党校当前建设信息化电子档案平台的重难点，并进行逐一突破，从而有效加快推进全面化档案管理信息化的进度。

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作者简介：郭长亮，大学学历，中共白山市委党校助理馆员，从事档案管理工作，研究党校档案信息化建设。