文书档案助力医院高质量发展探析

摘 要：对于医院工作来说，文书档案工作至关重要，不仅是医院信息管理的重要组成部分，也为医院的长期发展提供了不可或缺的数据支撑。本文针对三明市第二医院的文书档案管理相关问题展开分析，并提出相应的解决策略，希望对整个医院行业的文书档案管理工作提供帮助。

关键词：文书；档案；医院；发展

近些年，我国医院的管理模式逐渐完善，相关领域的管理方法也变得越来越科学。对于医院的文书档案管理来说，相较于过去也有了长足的进步。然而，有些医院在文书档案管理方面仍然存在各种各样的问题，如果这些问题得不到解决，很可能影响文书档案工作的管理效率，甚至有可能制约医院的长远发展。

一、医院文书档案保管和利用的现状分析

1.档案利用率低

医院档案的存储方式通常包括纸质档案和电子档案两种形式，但由于档案数量庞大，存储方式不合理，导致档案难以查找、调取和利用。例如，纸质档案可能会因为存储空间不足而被堆放在角落里，导致被遗忘或难以找到；电子档案存储方式可能不规范，导致档案丢失或被损坏。另外，医院档案管理制度应该是一个完整的体系，包括档案的编制、归档、保管、借阅和销毁等方面的环节，但是在实践中，由于管理制度不完善，导致档案利用率低。例如，医院可能缺乏档案管理人员，档案管理制度不完善，导致档案无法及时收集整理、归档、保管和借阅，从而影响档案的利用率。医院档案的利用率与医务人员的档案利用意识有很大关系。如果医务人员对档案的重要性认识不够，就会轻视档案的利用价值，导致档案利用率低下。

2.档案利用范围狭窄，作用十分有限

医院档案的编制需要遵照一定的规范，如按照病人姓名、住院号以及科室等展开分类编制，并且需要注明填写人和审核人员的姓名、日期等信息，在使用过程中，也是这些信息在发挥作用。然而，在三明市第二医院的文书档案实际使用过程中，这些档案信息的应用范围过于狭窄。一方面，由于调取档案的流程比较烦琐，一部分医务人员省略了这一步骤，没能充分发挥文书档案的对照作用。还有一部分医务人员过于重视医院档案的安全性和机密性，在使用过程中不愿意承担这一风险，造成文书档案使用不够充分；另一方面，医院档案利用范围狭窄、作用有限的问题还与医务人员的档案利用意识有关。由于医务人员忙于工作或者对档案的认识不够，导致档案的利用效果不佳。

3.重视程度不够，文书档案保管水平低下

醫院文书档案是医疗机构日常工作中的重要组成部分，包括医疗记录、检验报告、医嘱和手术记录等。然而，在实际运作中，医院对文书档案的重视程度不够，文书档案管理水平低下的问题比较突出，主要原因之一是缺乏专业的文书档案管理人员。首先，医院的文书档案管理人员需要具备专业知识和技能，但是在实际操作中，医院的文书档案管理人员缺乏专业培训和指导，导致文书档案管理水平低下。其次，文书档案管理流程不规范也是重要问题。文书档案的管理需要遵照一定的流程，如按照规定的分类编制、保管和销毁文书档案，但在实际操作中，医院的文书档案管理流程不规范，影响了文书档案的管理效果。另外，还有一个重要问题就是文书档案处理不及时。医院的文书档案需要及时处理和归档，但是在实际操作中，由于医务人员的繁忙和文书档案管理制度不完善，导致文书档案处理不及时，影响文书档案的利用效果。

二、制约医院文书档案管理的瓶颈分析

1.不具备科学管理理念

制约医院文书档案管理科学开展的问题众多，其中最主要的问题就是院方对于文书档案管理不够重视，这体现在相关人员不具备足够的科学管理理念，整体上科学管理的氛围不够浓厚。科学管理理念的缺失会造成缺乏管理的科学性。尤其文书档案中包含数量众多的隐私信息，这些信息一旦暴露，会对相关人员造成很多不利的影响，如果医院文书档案管理缺乏科学的方法和手段，不能够结合信息时代的各种管理技术，科学的统筹、规划数据，很有可能会导致文书档案管理效果不佳。另外，内部没有建立完善的信息系统也是三明市第二医院文书档案管理效果不够理想的主要问题，制约着整体管理效率的提升。医院文书档案管理中缺少完善的信息系统，无法全面、准确地管理和查询文书档案，也不便于文书档案的共享和利用。缺乏有效的评估和反馈机制对于医院文书档案管理的科学发展也是一种强有力的阻碍。医院文书档案管理缺乏有效的评估和反馈机制，无法及时发现和纠正问题，也无法为文书档案管理提供科学的依据和指导。

2.专业素质不高

医院文书档案管理是医院管理中不可或缺的一环，文书档案管理人员的专业素养对于医院文书档案管理工作的效率和质量有着至关重要的作用。然而，在实际运作中，文书档案管理人员专业素养不高成为制约档案管理工作发展的瓶颈，最突出的表现就是他们缺乏专业知识和技能，无法规范化、标准化管理文书档案，也无法有效地利用文书档案为医院的发展和改进提供支持。另外，相关人员缺少全面的管理思路也是制约文书档案管理工作推进的主要问题。医院文书档案管理人员缺乏全面的管理思路，只关注文书档案管理的表面问题，缺乏对管理工作的整体把握和规划，无法提高工作效率和质量。他们在专业素质方面的不足还体现在缺乏服务意识和沟通能力，无法与医院的其他部门和人员建立良好的协作关系，也无法向医院管理层提供科学的依据和建议。

3.管理机制不完善

管理机制不完善会影响医院文书档案管理工作的规范化和科学化，使得医院文书档案管理工作的效率和质量得不到有效保障。而机制上的不完善会影响文书档案工作的下一步发展，对于整个医院的工作也会形成制约。而医院管理机制又涉及法律法规，在这一方面的缺失会造成缺乏明确的法律规定和政策指导，导致医院文书档案管理缺乏法律依据和管理标准，从而影响了医院文书档案管理机制的完善程度。除了管理机制外，管理制度的疏漏也是重要问题。三明市第二医院在文书档案管理制度和流程上存在不足，导致文书档案管理工作缺乏有效的组织和管理，从而影响了文书档案管理工作的规范化和科学化。要想完善管理机制，必须有足够的投入，尤其是医院文书档案管理需要投入大量的人力、物力和财力等资源，但是该院缺乏足够的投入，导致医院文书档案管理机制不完善，影响了医院文书档案管理工作的效率和质量。

三、优化医院文书档案助力医院高质量发展的具体对策

1.加大投入，改善基础

首先，要解决医院文书档案管理工作中的现存问题，提升整体工作效率和质量，医院要采取更为科学的方法，提升文书档案的管理效率和质量，避免其中隐含的风险发展成问题。例如，可以加大投入和改善基础，引进先进的文书档案管理系统，结合各种信息化手段，提高档案数字化程度，尽量减少人工操作的环节，以减少档案管理人员的工作压力，从而提高文书档案管理的工作效率。其次，医院还可以投入更多资源来提高文书档案管理的质量。比如，院方可以完善医院的文书档案管理制度和流程，通过培训等方法加强文书档案管理人员的能力，提升他们的专业素养，使其认识到自身工作的重要性，自觉在工作中严格遵守流程，进而提高文书档案管理的质量。另外，结合相应的信息技术手段培训员工，建立健全信息化体系，实现文书档案管理与医院信息化管理的有机结合以及文书档案电子化管理，提高医院信息化建设的水平。最后，加强档案管理，防止文书档案管理过程中出现疏漏和错误，避免因管理不规范而导致医患关系紧张和矛盾。

2.提升档案管理人员的专业素质

管理人员的专业素质直接关系到医院文书档案管理水平的高低。为提高文书档案管理人员的专业素质，可以强化培训，提高其专业技能和素养，让他们掌握最新的文书档案管理理论和实践操作技能，做到业务熟练、技能娴熟。另外，医院还可以通过制度实行轮岗。定期组织文书档案管理人员轮换岗位，让他们互相了解、学习，掌握不同岗位的文书档案管理工作的流程和要求，提高其管理能力和协作能力。然后，医院需要定期组织经验交流，让管理人员将自己的经验分享出来，从整体上提升管理质量和效率。在定期交流中，档案管理人员可以相互学习、相互启发，提高文书档案管理技能和管理水平。医院还要建立一整套完善的制度，通过制度来约束医院文书档案管理工作，其中要明确文书档案管理人员的职责和权利，规范文书档案管理工作的流程和标准，以提高工作效率和工作质量。医院领导也要给予档案相关工作足够的关心，要关心文书档案管理人员的工作情况，及时解决他们遇到的问题和困难，提高文书档案管理人员的工作积极性和工作热情。

3.构建科学的管理机制

构建科学的管理机制可以提高医院文书档案管理的效率和质量。第一，医院需要建立规范的文书档案管理制度，明确文书档案管理的目标、职责、流程、标准和要求，使各个环节有章可循、有标准可依。第二，医院还要完善文书档案管理流程，包括文书的申请、审核、存放、借阅以及销毁等流程，确保文书档案管理的全过程能够规范化、标准化，让整个工作按照流程开展。第三，医院要明确责任制，明确文书档案管理的责任主体和责任范围，规范文书档案管理的职责和权限，从而确保文书档案管理责任落实到位。一旦出现相关问题，可以追责，这也是对全部管理人员的一种警醒。然后，医院还要充分利用信息技术，建立信息化管理平臺，将文书档案管理工作纳入信息化管理，实现文书档案管理的信息化、数字化及智能化，提高文书档案管理的效率和质量。除此之外，医院还要通过管理机制对人员开展定期培训，提升其业务水平和管理能力，建立绩效考核制度，激励文书档案管理人员创新工作，提高工作效率和质量。最后，建立切实有效的监督机制。建立文书档案管理的内部审计机制，及时发现和纠正文书档案管理中的问题，从而确保文书档案管理的规范化和有效性。

4.加强档案资源的开发利用

医院文书档案工作不能过时，不能落后，需要及时开发和利用，采用更为高效、科学的方法来提升文书档案管理工作的效率。比如医院可以积极尝试使用信息技术来构建完善的文书档案管理系统，数字化保存文书档案，这样不仅能够避免纸质文书档案使用过程中的磨损、损坏等问题，还能通过计算机调用来提高工作效率。除此之外，医院还可以积极参考其他医院对于文书档案管理采用的科学方法，结合本院的实际情况灵活调整，形成适合本院的科学方法。文书档案管理的开发工作要众人参与，医院领导还要广泛听取一线管理人员的意见和建议，优化现有的管理工作，在方法和制度上逐步完善，这也是开发工作的一部分。医院也要在文书档案管理方面适当加大投资，提升相关设备设施的使用效率，帮助改善文书档案管理工作。还可以借鉴国外医院在文书档案管理方面采取的方法和应用工具，结合本院的实际条件不断尝试，积极总结，发现新方法、新工具在应用过程中出现的问题，选择科学的方法加以解决，让整个文书档案管理流程更加完善、科学。

5.拓宽档案利用范围，提高其利用率

医院需要结合文书档案的实际管理情况，有针对性地开展工作。比如可以充分利用档案信息资源，帮助医院领导开展管理协作，制订相应的流程和计划，完善工作总结。还可以利用档案信息资源，为医院工作质量的评价提供帮助，因为文书档案中有大量的数据作为支撑，在开展相关工作时会变得更加轻松。

同时，还能利用档案信息资源为经济责任审计、自查、项目建设和医院财务部门债权债务检查等提供相应的档案资料。想要拓宽档案的利用率，就需要档案系统接入其他系统，并设置相应的权限，由其他系统人员在需要时调取，并加以利用。医院可以将档案使用较为频繁的工作环节展开必要的档案调取设置，让医务人员使用时通过权限验证，避免越权调取档案，这样既能保证文书档案的安全性和私密性，还能让相关信息在医务工作中发挥作用。

四、结束语

近些年，我国医院整体管理水平快速提升，不仅在医疗技术的应用上直逼国际先进水平，在信息管理方面也取得了长足的进步。对于医院来说，文书档案管理工作至关重要，由于很多档案包括患者的隐私信息，医院要给予足够的重视，才能在保证文书档案安全性的基础上充分发挥它们的作用。本文以三明市第二医院为例，分析了一些文书档案管理工作中的现存问题，并提出了相应的解决对策，希望业内人士能够积极参考，结合所在医院的实际情况，灵活调整方法加以应用，进一步提升医院文书档案管理工作的质量。

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（作者单位：三明市第二医院）

作者简介：刘婧（1985—），女，汉族，福建南平人，本科，馆员，研究方向：医院文书档案。