退役军人档案管理必要性及优化方法思考

摘 要：退役军人档案是记录退役军人服役期间的重要证明，事关做好退役军人服务保障、安全保密以及帮扶援助等具体工作，对全面了解退役军人档案管理工作的问题深刻认识做好退役军人档案管理工作具有重要意义。本文强调了做好退役军人档案管理的必要性，详细阐述了退役军人档案管理面临的主要问题，并针对这些问题，提出了具体的优化方案。

关键词：退役军人；档案管理；优化

在现代社会中，退役军人档案管理是对退役军人个人信息和入伍、服役、退役等期间情况的全面记录，是对军人服役经历、核定待遇和储备应急备战人才的重要依据。退役军人档案管理不仅涉及退役军人的权益保障，对于退役军人的安置、国防建设以及社会稳定等方面也具有重要的意义。

一、退役军人档案管理的必要性

1.保障退役军人的权益

退役军人是国家和军队的宝贵财富，退役军人档案是记录和反映退役军人在军队服役期间主要表现的重要文件，是评价和确认其军事职务、军衔和荣誉称号等信息的重要依据。通过对退役军人档案的管理，可以确保其权益得到充分保障，包括享受退休待遇、医疗保健和社会福利等。同时，退役军人档案管理也有助于及时发现和解决军人权益受损的问题，维护军人的尊严和荣誉。

2.是提供战时召回和储备力量的依据

在国家面临紧急情况或战争爆发时，往往需要动员和召回退役军人来增加国防力量。这就需要有一个完善的档案管理系统，能够准确记录和管理退役军人的信息，以便在需要时能够快速找到合适的人选并调动。退役军人档案中记录的军事背景和专业知识是评估其适合性和可用性的重要依据。通过分析档案中的信息，可以确定退役军人的军事技能、专长和经验以及在不同部队和岗位的表现。这些信息可以帮助军方在战时召回和调配人员时做出明智的决策，确保最佳的战斗力和战略配备。同时，退役军人档案管理也是国家对退役军人的关怀和尊重的体现，有利于提高军人的士气和战斗力。此外，在和平时期，退役军人档案还可以用于储备力量的管理和调度。

3.有利于社会稳定

退役军人是社会的重要组成部分，他们在军队服务期间积累了丰富经验和技能，通过对退役军人档案的管理，可以了解退役军人的专业技能和工作经验，为他们的再就业提供有力支持。及时了解退役军人的去向和动态，防止军人资源被滥用或泄露，可以更好地了解退役军人的需求和期望，促进他们顺利融入社会，实现自身价值，从而为他们提供更好的服务和支持，有助于维护社会的和谐和稳定。

二、退役军人档案管理的任务

退役军人档案管理的任务包括信息收集、档案整理、保密管理和信息利用等方面。首先，信息收集是退役军人档案管理的基础工作，包括个人基本信息、军事经历和奖惩记录等方面。其次，档案整理是分类整理、归档和保存收集到的信息，确保档案的完整、准确和可用性。保密管理是退役军人档案管理的重要环节，要确保档案信息的安全和保密，防止被泄露和滥用。最后，是将退役军人档案信息应用于相关领域，包括人才评价、退休福利和安置等方面，为退役军人提供更好的服务和支持。

三、退役军人档案管理存在的问题

1.档案数据管理不规范

在退役军人档案管理中，存在着数据管理不规范的问题，包括档案信息的录入、整理和存储等环节中可能存在错误、遗漏或混乱的情况，导致档案信息的准确性和完整性受到影响。档案在各部门交接过程中，可能出现档案损坏、混乱及缺失的现象。在一些地区或单位中，档案的存放环境可能较差，如湿度过高、温度不稳定、储存设备设施老化等，这可能导致档案的损坏或无法正常使用。

2.档案保密性不足

退役军人的档案涵盖了其身份信息、家庭背景和军事经历等重要信息。因此，需要高度保密，这些敏感信息一旦被泄露，不仅会给退役军人个人带来严重的损害，还可能影响国家安全和社会稳定。然而，目前在档案管理过程中，存在着信息被泄露和被篡改的风险，这将给退役军人的个人安全和社会稳定带来潜在的风险。

3.管理技术水平不先进

在大数据时代，许多基层军人安置档案管理仍未建立完整的电子档案管理系统，按一定要求開展传统档案的搜索查找、使用、分析和分享是极其困难的，不仅导致退役军人在处理相关问题时消耗大量时间和精力，还增加了档案管理的复杂度，容易出现各种错误。此外，由于缺乏有效的信息化管理工具，档案管理的效率和准确性难以得到保证。即使在开展电子档案管理时，也存在遗漏和丢失的情况，显示出档案管理的精细化程度不够，对档案分级和分项管理的意识不强，缺乏统一的管理理念。

4.退役军人档案数字化管理任务量大

构建人事档案数字档案馆工程需要处理的信息资源有两类，一是现有实物档案的数字化，二是现有信息资源的整合。实物档案的数字化是数字档案工程实施的关键环节，需要投入大量的人力和物力实施扫描、OCR识别和数据录入大量的纸质档案等操作。由于实物档案的形成和来源渠道复杂，所开展的数字化处理也千差万别。虽然有一些全文扫描可以通过使用OCR软件来实现，但由于人工干扰大，实际可行性不高。而且，更多类型的实体档案只能通过图形扫描的方式处理，并辅以人工添加关键字和重要文件的摘要，这一步也是数字档案馆系统建设中较耗时的环节。

5.档案管理人员业务能力不足

部分档案管理人员严重缺乏责任感，没有采取分类管理的方式，而是将所有与退役军人相关的档案信息资料存储在个人档案下。尽管档案信息管理系统可以通过退役军人的姓名检索其电子档案，但检索出的内容混乱，导致管理人员无法在短时间内完整提取所需的信息资料，从而降低了电子档案的管理效率，存在严重的不规范化管理问题。

四、退役军人档案管理工作的改进办法

1.队伍建设专业化

档案管理工作需要专业知识和技能的支持。相关人员应接受培训，了解档案管理的基本原则和操作规范，提高档案管理人员的业务素质和管理水平。对档案管理人员展开培训，提高其档案管理知识和技能，加强保密意识和法律法规意识，确保档案管理工作的规范化和科学化。首先，制订科学合理的培训计划是提高档案管理水平的前提。培训计划应明确培训的目标、内容、方式和时间，以确保培训有序开展。培训的目标应与组织的业务需求和档案管理的实际情况相结合，既要考虑到现有的档案管理水平，也要考虑到未来的发展需求。培训内容则应涵盖档案管理的各个方面，如档案的分类、存储、检索、利用等。培训方式可以根据实际情况选择课堂讲授、在线学习、实地操作等。

其次，提升管理人员的职业素养也是提高档案管理水平的重要途径。档案管理不仅需要专业的技能，还需要良好的职业素养，如责任心、细致、严谨等。根据实际需要定期核实核对人事档案，确保所有档案信息填报格式规范标准。

2.退役军人档案管理工作流程设计优化

为确保退役军人档案的准确性和完整性，避免因信息错误导致麻烦和纠纷，流程设计可以提高退役军人档案管理工作的效率，减少冗余和重复工作，提高工作质量和效果。

（1）档案收集

建立退役军人档案的收集渠道和机制，包括从军队、地方各级退役军人事务部以及退役军人服务中心等获取相关信息。传统的档案收集方式通常涉及大量的纸质文件和手工记录，容易导致信息丢失、重复收集以及工作时间的浪费。而采用数字化收集方式可以大大提高工作效率，减少人力资源的浪费，提高档案管理的准确性和实时性。此外，传统的纸质档案容易受到自然灾害、人为破坏或盗窃的威胁，而数字化收集方式可以通过加密和权限控制等技术手段，提高档案的安全性和保密性，避免信息被泄露的风险。同时，建立健全档案管理制度和流程，明确责任和权限，规范档案收集的流程和要求。

（2）档案整理

建立健全退役军人档案管理信息化系统是提高工作效率的关键。档案整理是保证档案质量的重要环节。档案整理包括对档案材料开展分类、归档、编目、鉴定和修整等工作。通过档案整理，可以使档案材料更加规范、完整以及准确，保证档案的可读性和可利用性，确保档案信息简洁明了，让相关人员能够在第一时间快速查找。通过建立统一的电子档案管理平台，实现档案的数字化存储和查询，可以大大减少人力和物力资源的浪费，提高档案整理的速度和准确性。

另外，加强档案整理的标准化和规范化也是优化工作的重要环节。制定统一的档案整理标准和流程，明确档案整理的要求和步骤，可以避免因为个人主观因素导致档案整理工作的混乱和低效。此外，还应加强对档案整理过程的监督和评估，及时发现和纠正问题，确保档案整理工作的质量和准确性。

（3）档案保管

档案保管包括档案室的建设、相关设备设施的配备、档案的存储和保护等方面。应当建立专门的智能化档案保管库，配备恒温恒湿等环境控制设施，确保档案的长期保存和防止损坏。同时，要加强对档案保管库的安全管理，采取必要的措施防止盗窃、火灾等意外事件的发生。确保档案的安全性、完整性和可用性，防止档案的遗失、损毁和被泄露，加强维护档案系统运行的安全性。

（4）档案利用

档案利用是管理体系的重要目标之一。退役军人档案不仅仅是一份记录，还是一份宝贵的历史遗产。档案利用包括利用档案开展科研、教育和宣传等工作以及为退役军人提供服务和帮助。通过档案利用，可以更好地发挥档案的价值和作用，推动军事历史学科的发展，为社会和退役军人提供更好的服务和支持。

3.退役军人档案的精细化管理办法

第一，严把退役军人接收的源头关，确保档案的安全性、可靠性和有效性。退役军人的个人档案承载了大量的敏感信息，包括个人隐私和国家安全等方面的内容。因此，在接收退役军人档案时，应确保操作人员经过严格的背景审查，并具备相应的资质和职业道德。只有确保了接收档案的人员具备可靠性和专业性，才能避免因操作人员的失误或不当行为导致档案信息被泄露或篡改。

第二，严把退役军人档案增量材料的鉴别关，是保证档案可靠性的重要环节。随着科技的不断进步，各类文书材料越来越易于伪造和篡改。为了确保人事档案的真实性和准确性，应采取科学有效的技术手段和审查措施，鉴别档案增量材料，包括电子文档的数字签名认证、文件完整性验证等方法。只有严格鉴别档案的增量材料，才能保证档案的完整性和可信度。另外，档案的价值在于其能够提供持久、可靠的信息。因此，需要设立专门的档案库，负责档案的保存和管理。同时，也需要定期更新档案，以反映退役军人的最新状况。

第三，严把退役军人档案转递手续的出口关，是有效防止档案信息被泄露的重要措施。在档案的转递过程中，往往存在着信息传递的风险。为了减少档案信息被非法获取或篡改的可能性，应建立起严密的转递手续和安全措施，包括严格的身份验证、加密传输通道以及监控和审计措施等。只有确保档案转递的出口关，才能有效保护档案信息的安全性和机密性。

第四，严把退役军人档案的借阅利用关是保护个人隐私和维护档案完整性的重要环节。在档案的借阅和利用过程中，应建立起严格的权限管理机制和审批流程。只有通过合法渠道和程序获得授权的人员才能实施档案的借阅和利用。此外，为了防止档案被滥用和损坏，可以采取监控、限制操作权限以及禁止外部网络接入，以及建立无线网络等措施。

4.档案管理数字化

通過数据库技术和网络技术，数字档案还可以在网络上实现申请、查询以及利用的一体化服务。从工作内容上看，人事档案数字化建设主要包括两个部分，一是通过数据扫描、数据压缩、数据库等多种技术，将传统档案转变为数字档案；二是将各种分散的档案转变为数字档案。传统的纸质档案管理方式存在着大量的手工操作和人力成本，而电子档案管理系统可以实现自动化和批量处理，大大提高了档案管理的效率。电子档案管理系统可以实现多部门、多地点之间的档案共享和协作，避免了传统纸质档案在传递和存储过程中可能出现的遗漏和损坏问题。退役军人档案可以在需要的时候快速共享给相关部门，提高了信息的及时性和准确性。电子档案管理系统可以通过权限设置和加密技术，确保档案的安全性和完整性。退役军人档案中包含着大量的敏感信息，如个人身份证号、军衔、奖惩情况及军事机密等，采用电子档案管理系统可以有效防止非法获取、滥用和篡改。

5.利用大数据分析技术，构建信息共享平台

首先，数字化处理退役军人档案，并存储在云空间，极大节省了空间和时间成本。同时，数字化档案还可以通过云端存储和共享，实现多部门之间的信息共享和协同工作，提高了工作效率。

其次，利用大数据分析技术可以实现对退役军人档案的全面分析。传统的档案管理方式只能提供有限的信息，无法开展深入分析和挖掘。通过大数据分析技术，可以全面分析退役军人档案中的各种数据，从中发现一些隐藏的规律和关联性。此外，利用大数据分析技术可以实现退役军人档案管理的智能化。传统的档案管理方式需要人工整理和归档，容易出现错误和遗漏，而通过大数据分析技术，可以实现对退役军人档案的智能化管理。

五、结语

总之，退役军人档案管理工作需要加强各部门协作和沟通，协同保障退役军人的权益，建立健全档案管理制度，确保信息准确记录和及时更新，采取一系列措施来提高档案管理水平，保障档案保密效果和提高档案管理人员的意识水平，只有这样，才能有效保障退役军人的权益，进一步提升退役军人事务管理的水平，促进社会稳定发展。

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[3]刘 瑞.退役军人人事档案规范化管理刍议[J].档案与建设，2023（06）：72-73.

（作者单位：济宁市军队离退休干部休养服务中心）

作者简介：杨苗（1976—），女，汉族，山东济宁人，本科，中级，研究方向：档案。