事业单位电子档案管理探析

2023-11-02李根

兰台内外 2023年28期

摘要：社会不断发展进步推动技术创新，也促进信息时代的到来，网络是信息时代发展的重要产物也是信息时代的重要标志。其以灵活、快捷和方便的优势与人们的生产生活联系在一起，并推动社会发展。然而，网络信息在给人们带来便利的同时，也带来了一些安全隐患。事业单位电子档案管理是依托于网络信息为基础，探究电子档案管理对于保障事业单位电子档案的安全有着重要价值和意义。

关键词：事业单位；档案管理；电子档案；智能化

档案關系着人们的工作和生活，以往的档案管理会在真实性方面出现偏差，且其完整性和规范性也会受到人为干扰。推动传统档案管理向现代化电子档案管理方式转变，直接关系到事业单位公共服务的质量和效率。因此，事业单位需要重视电子档案管理工作。事业单位在开展电子档案管理工作期间要确保电子档案的安全性，这样才能提高电子档案管理工作的质量和效率，充分体现电子档案信息的价值和作用，满足相关人员的需求，提高事业单位的公共服务质量，促进其健康稳定发展。

一、事业单位电子档案管理的基本特点

1.电子档案的信息采集更加智能化

事业单位传统的档案主要是以纸质版档案为主，档案的采集也是依靠人工来完成的，开展档案管理工作效率和质量水平并不高。而随着网络信息时代的发展，档案管理和互联网+充分结合，不仅改变了传统纸质版档案管理模式，还对原来纸质档案重新整理，将其整理成数字化的电子文档，并对其统一管理。电子档案的形态主要包括电子版的视频、音频和文档等，通过电子档案管理系统的应用更好地搜集和挖掘各种信息数据，同时，对档案信息开展深度分析和处理，进一步提高了电子档案信息采集的智能化水平。

2.电子档案的管理更加智能化

事业单位电子档案管理模式的实施和发展主要是以电子档案管理平台为基础，这种方式的优势体现在信息采集方面，可以利用电子平台对所有的电子档案信息搜集、整理分析、录入系统、盘点分析和统计处理。另外，查阅档案时可以结合该档案在平台中的类别展开快速搜寻和查阅，提高了档案管理人员的工作效率。还可以对各个电子档案信息充分分析挖掘，提高档案的利用率，并通过电子档案平台对这些档案长久保存。

3.电子档案的管理服务更加智能化

电子档案管理工作的开展是以互联网信息技术为基础的，为档案管理工作提供很大的便利性，也使得档案管理服务效率和质量更高，在实现信息化的同时，也实现了智能化服务。例如，电子档案管理模式使得档案的内容更加丰富，并且在档案对接共享时更加方便地满足客户高效沟通交流的需求。另外，电子档案管理也可以最大限度地实现档案信息服务的反馈功能，可以对新的档案信息及时搜集整理，在发生档案需求时更好地开展相关服务，让电子档案管理服务更加智能化。

二、事业单位电子档案管理工作开展的重要意义

1.提高事业单位行政运转效率

事业单位电子档案管理工作打破传统纸质档案管理的局限，将互联网信息技术、大数据技术、云计算技术和档案管理结合，创新运营和管理的思维模式，提高事业单位档案管理的效率和质量，也为事业单位的正常运转提供完善的技术支撑，降低了运转投入和成本。另外，通过电子档案管理模式，最大限度地将各项公共资源合理分配使用，提升了公共资源的利用率，各项信息数据资源在处理上更加快捷方便，全面性和精准性更高，减少了人工管理操作中的失误，也使得社会资源的流转性更快，人力资源得到大幅节约。

2.提高事业单位信息共享水平

在以往的纸质档案管理中最大的问题就是传输不方便，导致事业单位的档案信息利用率不充分。而电子档案管理的运用，可以实现档案信息实时、远程和无障碍地流通、传输与共享，并且也能避免传统纸质档案在共享中丢失和运输不便等问题。电子档案管理中的档案信息传输和共享是以先进科学技术为基础的，电子档案管理的智能化水平也得到提升。比如，电子档案可以多次使用，还可以同时传递给多人，满足了多人共同阅览的需求。此外，电子档案管理也可以实现多档案信息合并，提升社会资源利用率和质量，为档案信息的全面共享提供技术支撑，使得一些信息实现公开，有利于事业单位树立更好的服务形象，对事业单位的长远发展起到很好的促进作用。

3.有利于事业单位档案信息的存储

电子档案最为明显的一个特点就是避免传统人工档案管理中低效和易错的问题。按照我国相关部门制定颁布实施的管理制度和要求对电子档案管理，将信息技术的作用充分发挥出来，并通过软件系统的应用管理和控制电子档案，使电子档案中的信息存储更加方便。同时，还能提高档案信息的存储量，丰富档案管理内容，让更多的档案更全面地呈现在有需求的人员面前。另外，通过不同形式的电子档案，如图片、文字和音频等形式，使工作更加形象直观地体现出来，便于事业单位日常工作的开展。

三、事业单位电子档案管理现存问题

1.缺乏档案管理专业人才

事业单位电子档案管理对于专业人才的需求量比较大，对其专业要求也比较高，但是，一些电子档案管理人员长期采用传统管理模式，思想观念仍是传统管理观念，现有管理部门中高素质人才和复合型人才欠缺，导致一些管理人员在处理档案信息时专业性和创新性不足，严重影响电子档案管理的科学性和准确性。还有一些档案管理人员是从其他部门借调过来的兼职人员，他们不具备相关的档案管理知识和专业技能，相关的职业培训也不足。

2.电子档案管理方法落后，缺乏创新性

目前，很多事业单位已经引入电子档案管理体系，并在整个事业单位档案管理中实现了全面性运用，相关的软硬件设备设施也在逐渐完善。然而，形式化、固定化和单一化的问题仍然存在，如没有关注管理方式的选择，也未曾关注管理方式的创新，管理人员在技能培养方面存在欠缺，没能合理应用档案管理新系统，导致电子档案管理系统利用率不足。另外，在电子档案管理过程中，档案管理人员常常会采用纸质档案管理的模式来管理电子档案，这样不仅发挥不出电子档案的优势和价值，对电子档案管理效率和质量也无法保障。档案管理人员对新系统的管理方式学习不足，电子档案工作开展中人员和新系统没有得到高效利用。此外，综合性的电子档案管理平台及信息库建设还不完善。

3.管理制度缺乏灵活性

事业单位的管理规章制度是按照国家相关要求制定，并结合事业单位自身的发展情况适当调整。单一的管理方式是无法适用每一个发展的事业单位，尤其在档案管理工作开展中更是如此，这就需要事业单位在电子档案管理制度方面结合自身的情况优化，寻找更为科学、完善的管理制度和规范要求，确保电子档案管理工作顺利开展。然而，在实际工作开展中，事业单位更加关注社会功能，却忽视了电子档案管理系统的重要性，相关制度缺乏完善性和灵活性。在不完善的电子档案管理系统和制度之下，会出现数据收集不完善、管理制度不健全和信息记录不完整的情况，这些问题对事业单位电子档案管理顺利开展产生了很大影响，无法保障电子档案管理的质量。

4.电子档案管理设备设施应用不足

随着我国科学技术水平的不断提升，各种先进技术得到了应用和普及，电子档案管理工作模式也在事业单位中应用，相关设备设施的应用率逐渐提高。但是，很多部门中现代化设备设施的运用仍然不足，相关先进设备和技术的渗透性不足，管理配套设施也存在滞后性，无法将电子档案管理的优势和价值发挥出来。

四、事业单位电子档案管理完善路径和方法

1.提高事业单位电子档案管理人员的专业素养和水平

事业单位电子档案管理仍然离不开人，必须提高事业单位电子档案管理人员的专业素养和水平。同时，还要培养电子档案管理人员的职业精神，提升专业管理水平以及对电子档案平台的维护能力，确保档案管理中收集、归档等一系列工作的开展。另外，电子档案管理人员还要调整自己的心态和情绪，在日常工作开展中，要以谦卑的态度学习更多创新性的管理理念和方法，掌握新的管理技能和知识，通过不断丰富自身的知识体系，提升自身电子档案专业管理能力和水平，并在工作中保持积极向上的心态和进取意识，实现自身发展。此外，事业单位还需要加强对电子档案管理人员的培训指导，可以通过定期或不定期的学习培训，提高管理人員的专业素养，提高其综合素质。

2.创新事业单位电子档案管理方式和方法

事业单位电子档案管理和传统档案管理工作方式和方法有着非常大的区别，在选择电子档案管理方法和方式的过程中，需要区别于传统纸质版的电子档案管理方式，还要重视提升电子档案管理质量和水平。事业单位电子档案管理工作人员要以新的电子档案管理方法理念为主导，规范电子档案管理。另外，在电子档案管理工作中，可能会出现一些档案被更改或者丢失的问题，要特别注意原始档案的真实性，如果同时存有纸质版的档案和电子档案，可以采用双轨制的档案管理方式，将原始的纸质版档案存档，确保电子档案的原始参考依据，提高其安全性。

3.完善事业单位电子档案管理制度

首先，事业单位领导层人员要以国家制定的事业单位管理制度和政策要求为基础，结合事业单位自身的发展情况，重视完善档案管理的信息化建设，此过程要关注电子档案搜集整理的真实性、完整性和安全性，将电子档案管理工作室设置在安全系数比较高的位置，以此来避免出现档案被窃取的风险。同时，事业单位还要加大对电子档案管理人员身份和权限的监督管理力度，要对每一名档案管理人员的身份核实登记，并详细记录管理人员的工作岗位和工作时间等，实施岗位责任制，采取“谁在岗，谁负责”的管理制度，利用这种方式来保障电子档案管理的安全性。其次，事业单位在制定电子档案管理制度和规范要求时，要避免生搬硬套和固化模式，要选择灵活可变通的规章制度，以指导事业单位电子档案管理工作高效开展。

4.制定科学、完善的电子档案管理标准

在事业单位开展电子档案管理工作中，还要制定完善的档案管理标准以及完善各项设备设施。首先，事业单位需要完善电子档案管理工作开展的依托技术，组建信息化管理设备设施，形成完善的信息化管理标准系统。同时，还要完善电子档案的采集和整理工作等，并形成统一的管理格式和标准。其次，调查了解事业单位实际电子档案管理的情况，发现问题和分析问题，并找出解决办法。同时依托电子档案数字化管理平台开展档案的录入、调取、完善和使用，保证电子档案管理服务的流畅性和安全性。另外，事业单位要适当增加电子档案管理相关设备设施的资金投入，在确保事业单位各个部门正常运行的基础上，增加电子档案管理先进设备设施的购买，确保电子档案管理工作能够高效开展。

5.强化事业单位电子档案文件管理

首先，事业单位在开展电子档案管理工作中要将“四性”检测落到实处。四性主要是指电子文件要保障可用性、真实性、完整性和安全性。四性的实现需要利用元数据来实现，元数据指的是对电子文件的内容、背景、结构以及管理中形成的各项数据的统称，在元数据技术的支撑下，电子文件的管理工作更加方便和快捷。目前，我国对元数据技术的应用标准主要参考《照片类电子档案元数据方案》《文书类电子文件元数据方案》和《录音像类电子档案元数据方案》等。在这些文件的指导下，事业单位还需要结合自身电子档案文件的特点，明确分类不同的元数据，以提高元数据管理的效率和质量。

其次，提升管理技术水平。对电子档案前期的电子文件管理，主要是依托于各种先进的科学技术，如元数据技术、互联网技术、物联网技术、加密技术以及电子签名技术等。在电子档案管理工作中，可以将这些技术引入管理中，开发出更高的系统软件，以此流转和审批电子文件，提高线上管理的效率和质量。同时，也可以减少档案管理人员的工作内容，减轻其工作负担。

五、结语

在互联网、物联网、大数据和云计算等各种先进技术的发展和应用普及下，事业单位档案管理工作也实现了信息化、电子化，并成为未来事业单位档案管理的主要方向。在此环境下，电子档案管理模式的出现，在确保了事业单位档案管理水平的基础上提高了档案利用率，将档案的价值和作用充分地发挥出来。当前，事业单位要利用各种先进的信息化技术，推动电子档案管理工作高效开展，立足本单位的实际情况，结合国家相关政策、规范和标准等来实施管理，以更好地实现事业单位的健康、稳定发展。

参考文献：

[1]李田田.加强事业单位电子档案管理的分析与思考[J].档案记忆，2022（12）：56-57.

[2]丁洁.浅析事业单位档案管理中的电子档案管理[J].文化产业，2022（29）：19-21.

[3]薛蕾.建设项目全过程电子档案管理研究与实践[J].办公室业务，2022（19）：149-151.

[4]林静颖.行政事业单位会计档案电子化管理探究[J].交通财会，2022（09）：63-68.

[5]石良亮.事业单位干部人事档案数字化管理探析[J].办公室业务，2022（15）：160-162.

[6]马生坤，乔勇，余冠霖，孙平.电网企业智慧档案管理平台建设构想[J].中国档案，2022（05）：58-59.

[7]张敏.谈机关事业单位档案管理的优化措施[J].黑龙江档案，2022（2）：198-200.

[8]吴英.事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略[J].中小企业管理与科技，2021（27）：4-6.

[9]郑慧丽.新形势下事业单位文书档案管理工作内容浅析[J].兰台内外，2021（19）：34-36.

[10]武晋梅.机关事业单位档案管理工作的难点及解决对策[J].文化产业，2021（14）：145-146.

[11]王秀葵.信息化时代机关事业单位档案管理创新策略[J].城建档案，2021（8）：77-78.