强化医院档案管理，构建现代医院档案服务新发展

2023-11-02劳依敏

兰台内外 2023年28期

摘要：医疗卫生服务是社会最基本和最重要的服务，在我国医疗事业和信息科技发展的驱动下，医院档案信息化管理已经成为医院现代化建设发展的关键内容。进入信息化时代，医院作为提供社会医疗保障服务的重要机构，在日常诊疗与运营管理中产生了诸多数据信息，海量病历信息和运营资料数据对医院今后的高质量发展具有重要的参考意义。因此，结合互联网、大数据技术和云计算等先进技术的医院档案信息化管理系统应运而生，为医院档案信息价值开发、档案服务创新提供了条件。各医院应当关注国家卫生医疗政策与档案数据管理新技术，提升档案管理、档案服务与档案安全意识，完善医院档案管理与开发机制，提升档案管理效率，促进各科室之间的协调沟通，提高医疗服务水平。本文将论述现代医院档案管理的目的，分析当前医院在档案管理中存在的问题，并提出档案管理与服务创新的策略。

关键词：医院管理；档案管理；档案服务；创新策略

医院档案内容包括医务、科教、人事、设备以及后勤等日常运营管理资料和病历档案资料，记录了医院医疗服务与运营管理的过程。通过对医院档案资料的有效收集、管理与开发，医院不同科室之间的档案资料能够自由流转，简化不同科室调取档案的流程，提高临床治疗效率和职能办事效率。信息时代给人们带来现代化信息技术，改变人们生活的同时，也挖掘和赋予了信息更多价值。因此，医院档案信息收集与分析能力得到了极大提升。医院收集的海量档案信息内含极大的应用价值，这就要求医院工作人员改变传统的档案管理模式与方法，融合大数据技术、信息技术等构建信息化档案管理系统，实现医院档案信息的实时收集与归档处理，更快速地提取其中有价值的信息，供决策者参考。

一、强化医院档案管理的意义与目标

1.提升档案信息检索的速度

首先，与传统人工收集、归档和查询档案信息的模式相比，信息化管理系统可多项目、自动化运行，在极短的时间内同时处理多个数据，响应不同的信息处理需求，实现实时存储、自动归档和关键词查询，能够缩短工作人员档案管理的时间，加快数据信息处理的速度，避免人为失误的发生，提升档案信息的可靠性与完整性。其次，高效的档案管理系统可以将日常运营服务中产生的信息以电子档案形式存储，并通过关键字词分类管理，工作人员只需要根据关键词或信息类别搜索即可获取相关档案信息，缩短了信息检索所需的时间，提高了医院档案信息管理的效率。传统的档案信息管理工作大多由人工负责，在信息存储以及信息查询过程中遇到许多困难。在信息技术支持下的数字化档案管理系统能够实现快速的信息查找与管理，同时，还能够扩大信息共享的范围，纳入更多信息开发的主体，满足不同科室工作人员对档案信息的需求，体现出极大的便捷性特征。随着数字技术的发展，如今的档案管理可通过云计算技术实现云部署，进一步扩张档案信息存储的容量，更加符合现代化档案开发与管理的需求，实现个性化档案服务，提升医院檔案管理的服务水平，并改善了档案管理的便捷度与实用性。

2.档案信息下载形式更丰富

原始的医院档案管理工作只能够提供传统的存储与查看形式，如纸质文件、照片等，形式单一、表现力差，一些年代久远的重要档案材料出现老化、模糊的现象，这也是导致档案数据失真、丢失的主要原因。但是，在信息科技支持下的现代化档案管理系统能够提供更加丰富的下载形式，改变信息存储的载体，完整保管音频、视频、数据文件以及图片等各门类档案，并能够利用硬盘、光盘和云盘等新数据存储技术实现长时间存储。以上多元化档案管理与存储载体可扩大和延伸档案管理的边界，开发医院各门类档案的应用价值。

3.促进不同科室交流

在信息化时代背景下，数字化档案管理将带来相对开放的档案环境，这就意味着档案管理的主体范围将逐渐扩大，体现出使用主体广泛性的特征。医院档案管理的开放性将随着数字化管理技术以及信息安全管理技术的发展而不断提升，医院人事、纪检、医务、科教、设备设施、财务以及后勤等部门都将成为档案使用的主体。在此基础上，档案信息共享主体之间的信息交流关系将会更加密切。

同时，还能够提升档案服务的互动性，构建良好的档案交流与服务环境。在档案数字化发展环境中，档案服务与使用的主体将会更加广泛，体现强烈的个性化特征与需求，需要技术人员提升档案管理服务的针对性，满足不同主体的应用需求。

4.提升档案管理效率

现代化档案管理与开发系统能够实现医疗服务信息、运营管理信息的全面收集与整理，自动构建完善的档案信息数据库，为医院工作人员提供快捷、个性化的档案服务。无论是医院管理部门还是业务科室，工作人员均可根据自己的需求查询相关档案信息，为工作决策提供支持。与传统的档案管理模式相比，现代化医院档案管理模式更加符合医院的发展要求，体现出信息高度集成化、档案形式多样化等特征，能够快速响应医院工作人员多种档案服务需求，有效提高医院档案管理工作效率，助力医院现代化建设。

二、当前医院档案管理与服务工作存在的问题

1.档案管理意识不足

医院档案管理并不是一项新的工作，而是各医院建立运营以来就在开展的工作，但受到档案管理、数据分析等技术的限制，传统的医院档案管理方法并不能够挖掘更多的信息价值，导致很多医院管理人员并不重视档案管理与开发工作。即使进入信息化与科技化时代，很多医院依旧缺乏档案管理意识，不够重视档案收集与归档管理工作，在档案管理方面投入较少，档案管理工作效率落后。医院管理层的态度亦会影响各科室人员的工作态度。部分科室工作人员对业务档案缺乏重视，导致应归档的文件资料缺失。这不只是文件资料不全的小问题，还为今后其他科室人员调用和查询相关档案材料带来诸多困难。

2.档案管理技术落后

进入信息化时代，传统的档案管理也应当顺应时代的发展，从纸质档案转化为电子档案，这样不仅能够保障档案的完整，还能够减轻管理人员的工作量，提高档案整理、查询的效率。但很多医院并不重视信息化建设，甚至存在将档案管理剔除在医院信息化建设范畴之外的情况，即便是有档案管理模块，但操作性差、档案信息提取困难，归根结底是管理层对档案信息化建设工作不重视，加剧了档案管理的混乱问题。在信息化档案管理背景下，档案管理不仅对管理人员的专业能力有要求，还对其信息素养提出更高的要求。但目前，很多医院并不重视档案管理工作，在人才引进与任用时存在随意性问题，有的还存在业务部门、管理部门人员直接转岗的情况，让不具备档案管理能力的人开展工作，影响了档案管理工作的质量和效率。

3.信息安全管理不足

现代化档案管理离不开信息技术与互联网技术，网络对任何行业都是一把双刃剑。一方面，能够提供更多信息传递、共享和分析渠道，为医院诊疗与经营管理提供方便；另一方面，也因网络技术出现诸多档案信息安全问题，如信息被泄露、信息丢失和信息被篡改等，均会对医院与患者造成困扰，严重的还会引发犯罪事件。在医院档案信息管理系统中存储着病历档案、医保信息、药品信息以及财务信息等，如果系统安全管理功能不足则会导致以上各种信息被泄露，轻则影响网络环境安全，造成医院网络瘫痪，重則出现信息盗用，导致患者与医院的经济损失。因此，医院在开展档案现代化管理建设工作时应关注网络安全问题，避免发生信息被泄露事件，预防各类医疗安全事故。

三、现代医院档案管理与服务创新发展的策略

1.提升档案管理意识

现代化档案管理意识是医院开展档案管理与服务创新工作的重要指导，医院应上下一心，贯彻档案管理改革理念，重视档案现代化管理建设，在相关领域给予充分的支持和理解。（1）医院管理层与基层员工均应明确档案信息化管理与档案资源开发在医院发展、资源配置等方面的重要意义，主动参与宣传工作，让工作人员主动了解档案管理的意义，提升各科室工作人员的档案留存和整理意识。（2）在医院内部召开专业讲座，给不同科室、管理部门人员普及手中的资料如何分类保管及建立台账的知识，将档案意识融入日常工作，落实最终资料的归档保管。（3）组织参观和学习其他医院档案管理的优秀成果，结合本医院档案管理问题，汲取优秀经验，形成档案管理与创新服务的理念，明确档案管理对医院运营的意义，进一步提升重视程度，推进档案管理信息化建设，给予更多资金与资源支持，为档案管理工作提供技术保障。

2.构建信息化管理系统

构建信息化管理系统是现代化医院档案管理发展的必经道路，具体可从以下几方面着手：（1）建立数字化档案管理平台。数字化档案管理平台可实现医院档案信息的数字化管理，并通过数字平台提供档案服务，利用数字化平台实现医疗卫生系统的联网管理，直接验证患者独立身份信息，在医保卡系统中记录患者就诊信息与时间，为医院查询患者医保、病历信息提供方便，大幅提升医疗服务的效率。（2）建立专门的人事档案系统，为每位员工建立人事档案，内容包括职业信誉、职业能力和绩效考核成果等，使用系统算法汇总与统计各项资料，供各科室、职能部门以及院领导查询，并将其作为人事变动、绩效考核和薪酬调整的主要依据。医院在建立人事档案系统、购置相关硬软件的同时，还要积极引进高端技术人才与档案管理人才，提升自身档案管理水平。根据人事管理工作的需求，信息化档案管理系统还能够自动生成多种表格，为决策者提供更多层次的信息，构建多层次决策指标，进一步提升管理决策的科学性与有效性。（3）着眼于医院档案信息范围的扩张，推进医院档案服务创新发展。指导各科室开展立卷整理工作，实现日常医疗信息数据的实时录入，定期跟踪整理医院重点项目，保存重要数据信息。实现多种资源的收集与整合，如医院财务数据、电子病案、健康档案以及医学影像数据库等，根据各档案资料的类别设置不同的系统权限，不仅能够实现档案资料的高效管理与共享，还能够保障数据信息的安全性。（4）强化档案信息管理平台的查询功能，实现远程、网络查询，将实物档案室转变为虚拟档案室，提高查询效率，节省空间资源。医院的声像档案也加入医院虚拟档案室中，规范声像信息的存储工作，建立统一的存储标准，使用同一种数字化技术展开声像档案的处理与存储，不断丰富医院声像档案库，实现不同科室之间声像档案资料的共享，支持在网络架构下的远程查询与管理，能够为医疗服务提供准确的依据，缩短医疗决策的时间，延长声像档案的使用寿命。

3.完善档案管理制度

医院在日常管理与医疗服务过程中不断产生数据信息，若缺乏完善、可行和科学的工作制度，就容易出现信息遗漏或错乱的问题。档案管理制度应随着医院诊疗机制的变化而变化，因此，档案管理部门应时常反思和调整，主动配合医院业务工作以及信息化管理系统建设工作，提高档案管理机制与医院真实发展情况的适配度，开发医院各门类档案的价值。档案管理机制与规范可约束和监督工作人员开展档案记录、收集、管理以及查询等行为，有效提高了档案服务水平。

4.加强档案信息安全管理

一是应重视系统软件防护管理。杀毒软件不仅需要日常检查与消杀，还要参与信息系统功能开发与建设的全过程中，查杀并检测系统中的所有文件，及时清除安全风险，将病毒扼杀在萌芽时期。二是重视档案信息系统数据安全管理工作。根据自身实际工作情况制定完善的信息安全管理制度，总结和分析在日常管理中出现的安全问题，并将针对性策略纳入安全管理条例，最终形成有章可依的信息安全管理机制，保障医院信息化管理系统安全运行。三是关注网络安全防护工作，明确责任，将网络安全防护职责落实到人，激励技术人员与业务人员的工作责任心，提升个人数据安全防护意识，保障档案数据信息的安全。四是应关注信息化管理系统的后期更新与维护工作，合理制订管理维护计划，为档案信息管理系统的稳定运行提供保障。

四、结束语

综上，医院应加强档案管理宣传，强化业务人员档案管理意识，将档案管理纳入医院信息化建设工作体系中，实现档案信息开发、共享与互动，提高临床救治率和职能办事效率，提升管理决策的科学性与有效性，促进医院的现代化发展。

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（作者单位：江门市人民医院）