试析新形势下政府部门档案管理创新服务

摘 要：在当前经济社会持续发展的背景下，我国档案管理工作得到进一步的完善升级，在一定程度上推动了政府服务工作的改革创新。档案可详细记录工作详情、政府活动等，并对相关数据展开整合分析，为后续工作的有序实施提供保障。基于此，文章从政府部门档案管理工作走向与趋势入手、分析具體的工作原则、重点阐述新形势下政府部门档案管理服务工作的创新升级，以期在全新的发展形势下提升档案管理工作合理性、信息化、精细化和现代化，时刻顺应时代发展需要，提升政府部门的服务质量与水平。

关键词：政府部门；档案管理；创新服务

受社会发展形势的影响，我国档案管理工作正逐渐朝着信息化、数字化的方向发展，各类科学技术手段得到了有效升级，可对社会发展过程中的管理、文化、制度等方面的改革与创新工作提供有效参考。但从实际发展现状展开分析，我国政府部门当前仍存在基础业务能力不足、信息缺乏时效性和管理效率不高等问题，如何提升政府部门的经营能力、引进现代化高新技术、保证档案资料的时效性与完整性以及深挖档案资料潜在价值信息，应当是相关部门后续的工作重心。

一、政府部门档案管理工作走向与趋势

1.党全面领导档案工作的开展

现阶段，我国不断加强对档案管理工作的重视。档案管理主要作用是为党和国家的日常工作、满足群众实际需要提供有效参考，是国家意志的集中体现，只有加大档案管理工作力度，方可充分发挥档案的政治价值，体现其道德教化、历史保护、提升素质的重要作用，确立以党的领导为核心、以服务群众生活为目标的工作内涵。历史档案在一定程度上为我国提供了精神教育，明确了我国主要工作路线。由此，档案管理工作具有为党和国家服务的重要责任，是我国档案管理工作未来发展的主要原则，需要相关部门及人员提高对档案管理工作的重视。

2.档案管理工作走向“社会模式”

从现阶段的档案管理工作模式展开分析，近年来，我国整体改革环境及方向发生了翻天覆地的改变，社会模式逐渐渗透到档案管理工作中。第一，元治理理论的落实是实现档案管理工作向社会模式发展的基础，要求全体社会成员及单位机构共同参与社会治理，可为后续开展社会化档案管理工作提供科学的指导依据。第二，政事分离规范了社会化档案管理工作的进一步发展，各类政策制度的不断调整、落实使得我国档案管理部门的具体权责范围得到了进一步的细化、规范，部分管理权责下放，使得档案管理工作内容逐渐丰富，档案管理工作逐渐由国家式转为社会式，群众参与度不断提高。第三，社会力量为实现档案管理工作向社会模式发展提供动力，有效突破了以往封闭、保守的管理模式，使得广大社会群体与组织主动参与档案管理工作中，服务主体逐渐发生改变，充分体现了档案管理工作价值，有效推动档案管理工作的社会化发展进程。

二、政府部门开展档案管理的工作原则

第一，灵活性与规范性。政府部门需要严格依据相关工作标准开展档案管理工作，提升档案管理工作的规范化、标准化。同时，在工作落实期间，也需要综合参考相关政府部门的工作内容、业务性质等，灵活调整现有工作方案，保证其满足实际工作需要。第二，保障权益职责。相关主管部门需要明确不同岗位的具体工作范围、内容及责任，保证各项工作落实到位，避免出现相互推诿、权责不明等问题。第三，实现制定与执行工作的有效融合。档案管理工作制度、模式需要随着我国政府部门的实际改革需要不断优化创新，并保证其落实到位，可在实际工作中不断优化、完善、总结，有效提高我国档案管理工作质量。第四，落实动静结合的工作原则。政府部门在开展档案管理工作期间，需要注意随着时代的发展合理调整与转变人员素养、管理观念和工作模式，落实动静结合的工作理念，将其与先进技术、国际交流相结合，起到一定的完善、创新作用。

三、新形势下政府部门档案管理服务工作的创新升级

1.完善管理制度

开展档案管理的优化、创新工作需要科学、先进的档案管理制度支持，进而保证档案管理工作的规范性及标准性。一是需要规范现有的档案审核流程，调整审核管理工作机制，保障整体工作效率。二是做好相关部门的协调工作，形成以档案管理部门为核心、其他部门为主体的修档制度，定期开展档案资料的完善、归纳和整理，做好保密工作，创设完善的档案管理保密机制，提升资料信息的私密性，突出档案管理工作的价值。三是综合政府部门自身发展现状，有针对性地推行档案制度管理机制。四是完善并落实长期、高效的档案管理机制，积极引进双轨制工作模式，提升档案数据的实用性及精确性。同时，综合其他先进技术手段，满足数字化存储要求，使得档案管理工作朝着智能化、信息化、现代化的方向发展。

2.搭建管理系统

作为开展社会服务的主要机构，政府需要顺应全新社会发展形势，从以下几点整合现有档案管理工作。其一，创新文档一体化管理体系，保证各项政府公文、政策法规等第一时间对外公示，保证信息共享性、流通性。同时，在日常开展档案管理工作期间，应统一整合、归档重要文件、资料，提升重要文件私密性，并利用文档一体化系统实现档案信息化管理、政府电子政务等工作模块的融合发展，拓宽档案管理工作的覆盖范围；其二，政府应当从人性化、便捷性的角度出发，优化电子文件的归档、管理工作，提升广大群众的档案调阅精准性、便捷性和高效性。例如，可利用公众号、客户端等平台拓宽政务服务渠道，提升网络窗口覆盖率，并精简访问流程，使用户可直接利用终端设备查阅各项信息，充分展现系统价值，满足不同用户对于政府档案信息的需求。其三，相关单位需积极创立政府档案网站建设，实现网站平台功能及内容的多样性，提高信息更新速率，保证资料实时性，提升群众的使用满意度。政府部门应做好网站的细分工作，在完善其服务性能的同时，需要积极融合政府部门的信息公示需要，合理宣传档案要点新闻，加设公开网络窗口，提升公众的检索、调阅和下载便捷性。另外，相关管理负责人需要积极承担自身职责，主动更新网站信息，优化平台设计，保证其页面简约、美观，内容丰富、详尽，尽量聘请专业人士设计，并通过不断地研讨、试行、整改，确保网站平台可充分发挥其使用价值。

3.重视人才建设

为有效提升政府部门档案管理工作质量，需要积极引进、聘请、培养专业化人才。相关部门需要重视人才建设工作，保证其专业能力及职业素养能够满足后续的工作需要。首先，需要主动开展培训教育活动，以高素养、严要求、标准化和专业化为主要依据，培养能力过硬、作风优良、政治正确、道德高尚的档案管理人才团队，综合档案管理工作专业性高的要求，积极创新以老带新、以强带弱和以帮带促的工作方式，为政府档案管理工作源源不断地培养出专业化人才。其次，完善人员服务意识，相关人员需要认识到档案管理工作的公共性、服务性特点，明确作为社会服务人员的岗位职责，主动完善自身服务意识并创新服务方法，探究档案管理工作的新思路，提升群众满意度。最后，完善现有人才培养制度，依据行业及社会形式发展需要制定可行、高效的档案管理培训活动方案，保证其常态化、规范化开展。此外，还需提升培训工作的针对性、实效性，引导相关管理人员主动引进国内外的成功工作经验，依据自身发展特点合理调整并落实到实际工作中，做好档案总结工作，及时发现其不足，促进档案管理工作的进一步创新升级，为后续开展社会服务工作创造有利条件。

4.确保科学优化

从现阶段的日常服务工作来看，档案管理的主要工作内容就是将具体的音频、视频、图片和文字等资料做好分类、归纳，并按照预定的标准、格式合理调整、存储。第一，统一现有档案管理工作的标准，应注意在多元档案管理工作期间，依据不同的资料类型合理分类，并创立统一的工作标准及机制，保证数据的共享性、融合性。相关部门应主动完善并挖掘政府部门下发的各类规章制度，明确具体的工作规范及要求，保证各档案管理人员可主动承担自身职责。同时，需要综合不同部门对于文件的使用需要，统一文件的格式与数据的标准，保证内部档案资料的共享性，并为其档案管理工作主体创立通用的元数据标准，保证数据的集成性。第二，创新现有档案管理工作流程，从完善数字平台建设及规范资料内容形式等方面提升档案数据质量。保证档案管理工作的进一步强化、细化，需要相关人员合理审核、收集、整合及处理现有的档案数据，保证数据的精确性、完善性和参考性。第三，需要加大过程管理力度。在实际开展档案管理工作期间，需要深入贯彻落实数字化建设发展需要，仔细研究各工作细节，提升档案管理数据质量，重视对前端及过程的控制，创建科学、合理的监督评价机制，实现评价量化，进而有针对性、合理地开展各类应对措施，提升档案管理工作水平。

5.引进信息化技术

一方面，需要政府部门适当增加资金投入力度，保证档案的信息化、电子化和数据化，并以完善的设备设施作为主要支撑，加大对库房条件、硬件设备设施的投资力度，确保阅览室、库房等场所规划合理，实现档案管理工作的长效化、合理化，并积极引进高端硬件装置，为实现档案管理工作信息化发展提供基础保障；另一方面，需保证技术标准的统一性，相关部门除了做好硬件设备设施的安装建设工作，也需要应用统一的软件系统，及时迭代升级，确保档案信息数据采集工作的规范性及精确性。同时，统一采集标准及数据格式，明确制定录入标准以及纸质化资料转为数字化文件的技术规范，并严格落实对应的存储格式、序号编码和音图转换等工作原则。在引进信息化技术期间，若是政府部门主要以采购的方式外包升级整个档案管理信息化建设工作，需要相关部门做到严把质量关，从资深、专业、诚信的企业选择合适的合作对象，并管理监督整个建设过程，依据《档案信息管理规范》的相关规定政策，保障档案管理信息化建设工作有序推进。各基层政府可积极发挥小程序等软件优势，引导用户将个人信息作为登录认证条件，有效提升群众的档案查询效率，保证资料私密性的同时，出台各类电子档案备份处理规定，主动探究强化档案资料安全的方法，避免出现风险隐患问题，影响档案信息的私密性。

6.落实精细化管理

为保证档案管理工作的有效落实，相关管理人员需要积极提升自身的职责感、使命感，端正工作态度，关注档案管理信息化建设工作进展，及时判断其中隐含的各类风险隐患问题，做到第一时间反馈，并与相关责任人提出合理的应对方案及解决措施，有效提升档案管理工作效能，提升政府服务质量。由此，相关人员就需要加强对档案管理工作安全性、保密性的重视，灵活利用防火墙、数字证书和信息加密等手段，结合技术人员的能力特点对现有文件采取加密防护，创建完善的安全防护网，防止数据出现被篡改、泄露和丢失等问题，并利用相关的平台系统为广大群众提供高效、便捷的档案管理服务工作。另外，由于不同用户的社会地位、行业需要不同，对于档案文件的调阅类型也各有不同，需要相关档案管理人员对现有文件展开详细分类，明确不同类别档案的受众，落实最小权限原则，做好用户访问的审核工作，保证信息的安全性，并细化为具体的用户、任务、档案，精细化管理各项资料，做好长期、系统管理的准备，保证政府档案管理服务工作的优质化、精细化。

7.提高技术利用率

从实际情况展开分析，政府部门在开展档案管理工作期间应尽量凸显其自动性、互动性、数字化和电子化特征，将提升档案资料的实际利用效率作为主要原则，顺应各类技术的研发、使用趋势，引进先进技术手段，创立高效、完善的数字化档案库。一方面，需要相关人员主动利用扫描、加密、数据库和身份认证等数字应用技术，合理存储纸质资料转化为数字化档案，并完善、更新、补充和修改相应的信息资料，设立统一的数字平台，利用提取关键字、自动检索、筛选和管理等方式实现政府档案管理工作的自动化管理，并综合数码扫描识别、OCR识別和电子标签等方式收集相关档案数据，提升档案管理工作的科学性、精确性，为后续开展批量档案处理提供有力支撑。同时，积极利用互动管理模式，创新一对多联动工作方法，有效提升政府部门档案管理工作的现场工作能力，或灵活使用各类具有在线交互性能的软件，实现线上多人同时查阅档案，并就某一项内容展开交流，保证服务效率；另一方面，应提高对防虫、防火、防水、防潮和防雷等安全防护的重视，提高工作标准，选择适宜地点设计档案库房，引进各类高端设备设施，提高环境绿化率，进一步避免风沙、有毒有害气体对档案安全性的影响。同时，不同档案的存储载体需要使用不同的方式保存，如光盘、U盘等，对于外部环境要求较高的设备设施，需定期检测其温湿度及磁场强度。另外，也需要定期检修电脑、扫描仪、打印机和录音设备等器材，及时排除使用隐患，并做好后续的检修记录工作，提升信息存储安全性。例如，部分机密文件可利用纸质存储或专用设备设施等方式，有效延长资料存储时间，提升资料存储的稳定性。

四、结论

综上，在全新的时代发展背景下，政府部门在开展档案管理工作期间，需要充分发挥自身的主观创造性，积极吸收并落实先进的工作观念，综合自身发展需要，从完善管理制度、搭建管理系统、重视人才建设、确保科学优化、引进信息化技术、落实精细化管理和提高技术利用率等方面入手，遵循预定的档案管理工作开展规律，保证档案管理工作的先进性，及时解决各类风险隐患问题，为后续开展针对性优化调整提供有力支撑。

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（作者单位：中国烟台SOS儿童村）

作者简介：董琳（1985—），女，汉族，烟台莱阳人，本科，档案馆员，研究方向：档案管理及应用技术研究。