信息技术视角下机关事业单位档案管理工作的实施对策

摘 要：由于机关事业单位档案数量越来越大，以传统模式为主的资源统计已难以适应现代档案管理的需要。在机关事业单位的档案管理工作中引进信息技术，对进一步完善单位档案管理工作，提高工作效率具有重要意义。信息技术强大的信息采集与集成功能，能够实现对档案资源的最大化利用。基于此，本文对信息技术视角下机关事业单位档案管理工作的实施对策展开探讨，以供参考。

关键词：信息技术；机关事业单位；档案管理；实施对策

在网络技术迅猛发展的背景下，机关事业单位的档案管理工作离不开数据的支撑，仅凭人工开展档案管理工作是远远不够的，必须引入和发展信息化技术。在档案管理工作中运用信息技术，促进机关事业单位智能化发展和整合，使档案管理工作变得更有效率和精度，提高信息的应用效率，为机关事业单位的发展提供了更多的数据保障。

一、信息技术在机关事业单位档案管理中的优势和价值

1.有利于节约资源

将纸质文件转换成电子版文件后，可以将其归类并存放在对应的网络空间。需要查询信息的人员可以在任何时候查询、调阅所需要的档案资料。这样一种以电子化方式为基础的管理方式，代替以往的纸质文件模式，在降低资源消耗的同时，还提高了其使用效率，与当前国家所倡导的节能、环保发展方针相一致。

2.有利于提升管理效率

档案管理信息化方便了各项工作的开展。信息技术能够按照不同使用群体的具体要求，设置适当的程序，实现对数据的归类与整理。终端设备设施能够依据使用者的查询要求，迅速将有关资料锁定，并将其推送给有需要的人员。将网络技术应用到事业单位的档案管理中，能够提升资源共享的有效性，及时获得更多的信息，从而提高工作效率，缩短工作时间，为使用者提供更高质量的服务。

3.有利于提升档案的安全性

以往機关事业单位的档案都是存放在一个相对固定的空间，工作人员要时刻注意档案存放环境的改变。在存放过程中，要一直将档案放在阴凉和干燥的地方，要做好相关的防虫防霉工作，以免造成档案的损坏。另外，在单位搬迁的时候，如果档案没有得到妥善管理，也会出现档案资料被泄露、遗失等情况。而将信息技术运用于档案管理工作中，可以很好地解决以上问题，实现以电子存档代替传统纸质归档的方式。通过使用一定的储存空间可以实现档案的备份，从而保证档案的完整与安全。对档案资源的查询与调取，已不存在时空上的局限，只要有关人员取得一定授权，就能精确地找到并下载到各类档案资料，不仅保证了档案信息的安全，还能够提高机关事业单位的档案管理能力。

4.有利于优化机关事业单位结构

随着信息技术在档案管理工作中的发展与运用，机关事业单位的结构模式也在进一步优化。在档案的搜集、分类和整合方面，利用信息技术开展档案管理的工作效率远比人工操作要高得多，不仅不需要耗费太多的时间，还减轻了单位的人力成本，使机关事业单位的组织架构更为完善，人事编制更为科学，为单位的发展提供了强有力的支持。

二、机关事业单位档案管理工作存在的问题

当前，我国的机关事业单位在开展档案管理工作时，暴露出了一些迫切需要解决的问题。

1.思想认识不足

在机关事业单位的日常工作中，更加注重的是采取什么样的方法来提高工作效率，以及怎样提高其经济效益和社会效益，而往往忽略了对档案开展有效的管理。即使有些机关事业单位开展了，也仅限于档案资料的搜集、整理和保存等表面工作，很少研究档案管理信息化建设、有价值档案资料的利用等方面。这些问题不仅使机关事业单位档案管理工作水平下降，还会给单位的建设和发展造成很大阻碍。

2.制度不够健全

只有建立和完善规章制度，才能使档案工作更加科学和规范。但是，从现实情况来看，机关事业单位的档案管理工作制度仍然存在着一些缺陷。特别是在实施档案管理信息化之后，许多工作都有了很大的变化。此时，若继续依照原有的制度开展有关工作，将会出现不适应的情况。另外，因为有不完善的安全管理制度，信息技术也无法得到充分利用，所以，机关事业单位必须结合实际情况，优化和改进相关制度机制。

3.信息化程度较低

在科学技术持续发展的大背景下，信息技术在档案管理领域中的应用也越来越普遍，很多机关事业单位为了跟上时代发展的脚步而不断做出改变，构建档案管理信息化平台。但是，由于缺少经费和技术的支持，该平台的功能并不完善，不适合机关事业单位档案管理工作的实际需要。所以，目前的机关事业单位档案管理还处于相对落后的状态，这对提高单位内部的档案管理层次和质量都有很大的影响。

4.档案利用欠缺

首先，在开展档案管理工作时，重点是挖掘并使用有价值的数据和信息，这样才能为档案管理工作的平稳发展作出贡献。其次，是借助大数据和互联网等一些先进的信息技术，构建一个较为完善的档案数据库，更好地支持单位开展的相关管理工作。就目前的实际状况而言，机关事业单位档案资料的开发与利用还有很多不足之处。比如，单位内部各部门间的沟通联系仍然不顺畅，档案资料的服务质量不高等。最后，要想彻底扭转这种局面，必须进一步加强对档案资料的挖掘与利用。

5.档案管理人员素质偏低

推行档案信息化管理，必须提高档案工作人员的业务水平。但目前单位内部档案工作队伍的整体素质和业务水平与档案信息化发展的水平存在较大差距。所以，必须与现实相联系，采取行之有效的措施来改进这一现状。

三、信息技术视角下机关事业单位档案管理工作的实施对策

1.转变思想观念

思想驱动行为，因此，机关事业单位必须从思想上对应用信息技术的重要性有一个清晰的认知，并将其付诸实践。

（1）强化教育引导。首先，可以组织相关的科室及员工召开档案工作管理研讨会，并在会议中讨论加快单位档案管理工作改革的有效途径，以及高效应用信息技术的必要性，为档案管理工作信息化打下坚实的意识形态基础；其次，要充分利用现代信息网络技术，在单位中广泛宣传档案信息化管理的重要性，让机关事业单位的工作人员能够对其产生足够的关注，从而在实践中为其提供更多的帮助。

（2）加强组织领导。单位应尽快组建领导小组，专门负责单位的各项档案信息化管理工作，并明确小组内成员的各项职责和任务，达到对管理工作的统一领导与协调，并从总体上推动信息化管理的发展，监督落实。

（3）做好顶层设计。提升每个部门及工作人员在档案信息化管理方面的思想认识，使其能够将信息技术合理应用于档案管理工作中。同时，还要注意顶层设计，建立信息管理平台，创新工作机制，培养一支专业队伍，为单位档案信息化工作的顺利开展，确保工作效果。

2.健全各项工作制度

在档案管理工作实施过程中，唯有构建完善的工作制度，才能确保该项工作达到科学化和规范化开展。特别是在实现档案信息化管理之后，实际工作将会有很大的变化，如果还坚持使用以前的工作制度，那就不能适应现在的工作需求。要根据具体情况，对其实施进一步的优化，使其更加科学化和规范化。

（1）创新工作机制。档案信息化管理落实后，单位要更加依赖于信息化的网络平台来开展工作。简化工作中所涉及的过程和环节，并对相关的工作规定做出调整，从而使档案管理工作更好地满足信息技术的要求，使其工作更加科学化和规范化。

（2）融入责任考核制度。在机关事业单位的档案信息化管理工作中，把责任及考核等系统整合起来，可以使现行的工作制度更为健全。而且，相关管理部门和工作人员在责任和考核制度的指引下，会对自己的工作内容和所要承担的责任有一个更清晰的了解，所开展的各项管理工作也能很好地执行。

（3）建立安全管理制度。为了更好地保护档案数据，在开展档案信息化管理的时候，必须充分关注网络安全工作。在具体的工作过程中，除了要构建好档案管理的安全体系之外，还需要针对一些常见的网络安全问题，采取实名认证、病毒查杀等方式来解决，防止发生丢失、窃取档案资料等问题。

3.构建信息化档案管理系统

（1）档案信息采集模块设计。实现机关事业单位的档案管理信息化，能够将全部的档案信息都实现信息化管理，让用户可以在电脑中查找有关的档案资料。但是，有些文件有一定的保密性，需要对其设定相应的访问权限，只有具备访问权限的人员才能查询和调阅。在收集档案信息时，要转化旧系统中的数据，再用特殊的方法存档。在权限设定上，档案管理人员拥有对全部档案的查询和使用权，从而保障管理人员的工作效率，也可以提升计算机网络的使用效率和档案数据的安全。管理人员可以通过设置信息采集模块，细化不同用户的权限，从而确保档案数据的安全性和使用效果。

（2）数据录入模块设计。在输入全部档案数据时，应具备完整的编辑功能。当输入某些项目与合同文件时，就可以对这些文件设置编号。信息化档案管理系统能够为数据编辑发出指令，从而使档案管理员能够根据需要合理添加、删除和修改。在档案数据录入以后，还可以查询。由管理员根据相应的指示，开展文件的拷贝、输出等工作。此外，在输入档案数据时，必须确保档案的正确性和独一性，而该系统可以自动检查文件，如后缀名、日期等，从而确保档案的正确性。当文档录入之后，发现有问题，可以修改档案，再使用归档指令，迅速替代原有的档案，并在后台备份新的文件。档案管理人员拥有查询全部档案的权利，可以直接查阅新存入的档案及相关记录，便于管理人员开展维护资料。信息化档案数据以电子文档的方式保存，应根据档案的重要程度授权。档案数据的输入模块拥有查询功能，为档案人员的查询提供了方便，从而提高了档案录入的效率。将所有的档案录入后，要将它们分类存档，并建立相应的存档数据，从而能够满足其他部门的查询需要。因此，档案管理人员对计算机硬件和软件的基本维护知识必须有一定的了解，才能在工作中及时发现问题，并能迅速对其维护，从而确保档案系统的稳定运行。

（3）数据的上传和下载。任何档案资料的下载、上传都必须由专人负责，在没有经过审核通过的情况下，不允许随意上传和下载。当用户想要下载档案时，可以利用“快速搜索”功能来查找已下载的档案，并获得相应的授权。当档案文件被上传和存储时，将会被自动生成备份文档，避免在管理过程中发生意外，导致档案资料被破坏或遗失。在全部档案的上传和下载过程中，都具备基本的维护和加密模块。

4.打造信息平台

通过对信息技术的科学应用，帮助单位构建一个能开展档案管理工作的信息化平台，这对于改变机关事业单位的工作方式起到了积极的作用，并能够有效促进工作效率的提高。

（1）加大投入力度。档案管理工作人员应对当前工作有一个细致而又全面的认识，从而使信息技术的功能得到有效发挥，并针对本单位档案的具体需求增加资金投资。只有这样才能完善各种软硬件设备设施，从而为档案信息化管理工作奠定坚实的基础。

（2）完善平台功能。可以通过已经建成的平台来开展有关的档案工作，根据单位的具体情况，开展相应的业务模块设计和建设，并利用信息化和网络化技术来减少每一个工作环节之间的沟通和连接壁垒，以期实现整合档案的目的，提高该项管理工作的效率。

（3）简化工作流程。单位的档案将开展信息化管理，那么在档案收集、整理和归类方面就不需要有更多的人力和物力投入，一切档案管理工作均由信息化平台开展，无须再遵循原有制度开展。这表明，在实施档案信息化管理以后，要注重对每一个工作流程的重新整理和精简，从而提高其工作效率和质量。

5.加强档案利用

利用与发展档案是档案管理工作中一个重要环节。特别是那些极具价值的档案资料，通过对这些数据的充分发掘和利用，能够使机关事业单位的决策变得更具科学性和合理性。同时，还能最大限度地保证各项事务工作的质量，促进机关事业单位在新时期实现更好、更高效的发展。

（1）构建档案数据库。要想全面发掘与利用单位档案中有价值的资料，就需要分类、整理和归档相关的档案资料。而在这个过程中对信息技术的有效应用，可以加速单位档案数据库的高效建设，并为今后的档案资源开发与利用打下坚实的基础。

（2）打破沟通联系桎梏。为实现对机关事业单位档案资源的有效利用，必须打破各部门之间相互沟通、相互制约的桎梏。在运作的时候，也可以利用互联网等先进技术，让各个部门之间的沟通和联系更加密切。同时，在强化数据传输和数据共享方面，为促进各单位工作向科学化、高效率和高质量方向发展提供有力保障。

（3）打造管理服务平台。基于档案数据库及其信息化管理平台，为各个单位及各部门工作人员在网络上展开档案资料的检索和利用，同时，亦可增进各单位之间的交流与配合，从而更好地发挥档案资料的价值。

四、结束语

总之，在机关事业单位的发展过程中，对过去的档案资料展开管理和利用是十分关键的，而将现代信息技术运用于机关事业单位档案管理工作已成为一种必然趋势。唯有充分认识档案管理工作中应用信息技术的重要性，并采用相应的方法，利用信息技术来促进整个档案管理工作的有效开展，才可以更好地促进机关事业单位档案管理工作的优化升级。

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（作者单位：鄄城县机关事业单位绩效测评中心）

作者简介：苏曦（1989—），男，汉族，山东鄄城人，硕士研究生，档案管理馆员，研究方向：机关事业单位档案管理。