信息化财务内控平台的建设与实践

陈昭 湖南省自然资源事务中心

引言

传统模式下财务核算通常只有简单的核算功能，难以满足财务精细化管理的要求，且在运行过程中，存在因尚未建立高效关联的内控业务流程和数据稽核体系、缺乏整合的信息系统而影响效率的问题。因而，为提升财务管理效率及管理水平，引进信息系统新型技术，建设以信息化系统为核心要义的财务内控平台，充分运用不相容岗位相互分离、内部授权审批控制、归口管理、预算控制、会计控制、单据控制等内部控制基本方法，对内控业务模块进行内在逻辑梳理和流程匹配，实现财务数据集成和信息化管理。

一、传统会计核算的局限性

事业单位内部财务控制体系分为预算、收支、采购、合同、资产和项目六大业务管理板块。相比企业而言，事业单位信息化程度普遍不高。其财务系统具体表现为：

（一）财务基础信息难以共享

缺乏统一的财务数据平台，必要的财务基础信息无法共享。现有会计软件仍以会计核算为主，预算管控主要集中在经费执行环节，未实现从事项决策源头进行精细化控制，不能从全面预算角度来进行财务管理，也不能有效实现全程追踪与控制。现有财务软件由财务人员使用，信息传递过程中存在信息不对称现象，各部门要想知道本部门的财务数据，如所在部门经费及项目经费的指标执行情况、职工备用金情况等，都只能通过财务进行查询，财务要通过查账及手工计算汇总才能生成各部门所需要的数据，影响工作效率。

（二）事前及事中控制难以实现

预算指标控制均采用手工控制。不能在同一平台上处理预算控制与预算执行，导致资金使用和指标控制等环节容易脱节，预算、核算等未形成完整的信息闭环，难以做到事前及事中控制。在实际工作中，手工填制事前审批单据往往就是形同虚设，如差旅费的事前审批通常是报销差旅费时一并签字，只是将落款日期手写前置，达不到事前审批的要求。

（三）内控及过程监督难以落实

现有内控各个系统间未完成对接，基础数据不能共享，在业务变动和业务关联性方面，各系统各自独立，不能互动和协作，整个内部控制流程的运行完整性较差，各个系统收集到的信息必须靠人力进行比对汇总才能完成对接。不能有效进行智能化内部控制执行、过程化监督管理。

（四）工作质量及时效难以提升

传统模式下靠人工来审核费用报销单据容易出错，流转时间过长。各省财政部门对于会议费、培训费、差旅费有着各自的报销标准，依靠人工来审核各项标准难免会有遗漏。每张报销单据流转通常需经过经办人、部门领导、财务、单位领导四个节点。传统的人工传递单据占用时间太长、沟通不到位，严重影响报账的时效性。

二、财务内部控制需解决的主要问题

财务内部控制是单位财务管理的基础，必须不断发现自身管理存在的缺陷和漏洞来提高内控水平，而现阶段财务内部控制中存在的问题主要有：

（一）财务内部控制制度不完善

某些单位在建立财务内控制度的过程中，由于各类因公、因私原因，导致内控制度流于形式、执行不力。特别是部分单位在实行经营责任制以后，一些法制观念不强的责任人往往会为了满足个人或者小团体的利益，在经营账目中上下其手，导致单位账目混乱、债权债务关系严重失实。

（二）费用管理不严

费用管理是财务内控的一个重要环节，一些单位在实施过程中，手段粗放、考核不严，出现了诸如乱挤乱摊、费用支出失控等问题，导致潜在亏损的隐患。特别是采购管理过程中，一些单位未能根据实际情况进行采购，造成物资积压浪费。除此之外，有的单位存在材料出入库手续不全，材料管理部门和财务管理部门缺乏沟通，长期不进行对账，造成账账不符、账实不符等现象。

（三）岗位职责划分不清

单位财务内部控制活动中最薄弱的环节就是激励不到位、考核奖惩机制不健全，在内控执行的过程中，往往无法有效发挥人力资源的作用。一些单位以精简人员为理由，使得工作中不相容岗位之间职责划分不清，导致工作中常常出现各种差错，严重违反了《会计法》的相关规定。

（四）人员素质未达到岗位要求

会计从业人员最基本的素养是诚实守信。然而现实中，部分从业人员在职业道德方面缺失严重，远远不能达到实施财务内控的基本要求，会计资料不实，伪造、变造原始凭证等现象时有发生。另外，会计从业人员的专业技能也十分重要。一些单位时常出现会计凭证填制不规范、相关凭证未能及时向对应岗位移交、当期支出和收入跨期入账等问题，这些都是相关人员在会计从业过程中素质不过硬的表现。

三、财务内控平台建设

财务内控平台建设是将信息系统作为核心要义进行定位，从提升财务管理效率的角度，引进信息系统新型技术，充分运用不相容岗位相互分离、内部授权审批控制、归口管理、预算控制、会计控制、单据控制等内部控制基本方法，对内控业务模块进行内在逻辑梳理和流程匹配，实现财务数据集成。主要建设内容包括：

（一）无缝对接单位内控制度

将拟建设的内控手册中的流程及制度固化至信息化平台，与实际业务结合，让制度流程与实际业务对接。在信息化使用过程中，可以对现有制度进行优化，使其更加符合单位实际。

（二）建立统一的平台体系

建立统一的事前审批、网上报销平台，将经济业务控制从名义上的事前，实际上的事后，真正落实到事前控制。以报销服务为核心、全员财务管控为灵魂，在实际工作中紧密结合预算指标、经费申请以及网上报销等环节，实时对单据填制的各个环节进行预算管控；利用各类信息化技术，在办公系统或消息平台中集成报销状态查询、待办事项提醒等功能，让单据审批可以在不同地点和环境下随时进行，提高报账效率；在财务系统中集成报销审批的功能，这样在流程结束的时候，系统可以自动生成相关财务凭证。总而言之，平台体系的建立应当围绕预算管控、经费申请、报销审批、资金兑付这四大环节进行，在满足“科学化”“统一化”“实时化”“精细化”四大管控要求的前提下，尽可能多地涵盖日常财务工作中的各类情况和环节，帮助单位高效管理和监控财务工作中的各类具体工作，实现财务内部管理水平的提升。

（三）财务内控平台对接现有办公系统

将财务内控平台与单位现有办公系统进行有效对接，PC 端与手机端面都可以和办公系统实行单点登陆，所有用户只需登录一次，可以完成两个系统的操作。

（四）实现费用报销标准化管理

财务内控平台预置各类报销标准，系统根据各级人员及不同事项预置了各类报销标准，报销人员填制申请单、报销单时，系统会自动带出对应的报销标准，严格控制了各种费用的报销标准。

（五）财务信息共享

财务内控平台可以实现必要的财务信息共享，数据自动推送至领导界面。以统一的财务内控平台为支撑，可以使财务数据实现相对应权限下的全单位共享。可以实现一键查询本部门日常经费及项目经费使用情况，如年初预算多少、本年追加多少、使用了多少、用到哪里去了、结余多少等，以及实时查询个人借款及费用报销等财务信息，实现全员财务目标，使财务部门对各部门的财务服务水平得到质的飞跃。系统设置单据提醒功能，系统会根据单据的审核状态自动推送到需要审核的领导界面，实现一键审核，系统也可以设置领导需要查看的财务数据，实现一键查询功能，方便领导对单位各项财务数据的及时掌握。

（六）建立电子会计档案库

财务内控平台建立了电子会计档案库，搭建了移动应用平台。电子附件扫描功能的实现，大大提高了报销效率，保证其真实性、准确性。报销人员在填制报销单据时及时将原始单据及电子发票作为电子附件扫描进系统，领导在审核报销单据时，可以一键点开电子附件进行审阅以及签章。既实现了事项审批、报销的全网上审核流程，也建立了原始单据电子附件库，可随时调出任何一笔费用单据进行电子附件查阅，大大减少了以往需要手工查找凭证的麻烦，降低会计信息的生产、传输和存储成本。在内控平台的基础上搭建移动应用系统，通过移动互联网为移动端（手机、平板等）提供安全、便捷的业务查询和审批操作。各级领导可以随时随地通过移动端在线进行经费申请单、报销单的审批，支持在手机上的手写审批，打破了时间和地点的限制，大大提高审批效率；各经办人员可以在移动端在线查询与自己相关的业务，如报销进度、所有报销统计等信息；各部门可以在移动端在线查询各部门的预算执行情况，随时掌握各预算的支出进度等。

（七）设置不同的操作界面

财务内控平台针对不同操作人员配置不同的界面。系统在一个平台上可以分为专业版和大众版，财务人员使用系统专业版，非财务人员使用系统大众版，系统大众版可以采用网页登录、向导式的输入方式，简化非财务人员的填写界面，在满足单位内控要求、会计核算要求的同时，降低了非财务人员的系统操作使用门槛，提高了工作效率。

（八）规范会计凭证管理

规范发票管理，满足管理要求。根据财政部和国家档案局《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号），凡各部门以电子发票报账的，需同时保存本月报账的该纸质件对应的电子会计凭证归档汇总。财务内控平台通过电子发票上传功能，将发票相关信息发送至服务器数据库，所有发票上传时系统自动检测发票号码，既能杜绝发票重复报账的问题，又能满足税务、财政、档案等有关部门对电子发票管理的相关要求。

四、对财务内控管理的设想

近年来，在上级部门和单位领导的高度重视下，秉承全面性、平衡性、权责对等、重要性、适应性、有效性等六大原则，按照分事行权、分岗设权、分级授权的要求，构建了单位财务内部控制管理的基本框架。有效防范了风险，保障了财务运行的规范性、合理性、有效性，但财务内控管理尚需在如下方面进一步加强。

（一）高度重视反馈问题

对内部控制评价报告反馈问题，单位需高度重视，组织相关部门举一反三，扎实开展整改工作，全面总结反思，进一步提高政治站位，强化规矩意识，完善管理制度，严格规范管理，形成长效机制，从根本上消除问题隐患。

（二）提高财务内控管理意识

组织业务骨干和专业人员，认真学习财务内控相关政策法规，进一步统一思想、提高认识，牢固树立“花钱必问效、无效必问责”的资金管理使用政策意识和财务内控管理意识。严格执行《行政事业单位内部控制报告管理制度（试行）》等有关规定，强化财务内控管理，依法开展财务内控管理工作，进一步提高财政资金使用效益。

（三）强化财务内控管理

有力加强财务内控管理，统筹推进项目实施和预算执行。严格落实项目工作月调度制和预算执行定期通报制，加强项目实施进度督导和预算执行分析，统筹推进资金使用进度，督促及时报账支付。要求各部门高度重视预算编制与执行管理工作，编实项目支出，优化经济科目，合理设置绩效目标，严格落实预算执行主体责任，提高预算编制的科学性、合理性和精准性，全面排查分析制约预算执行的关键环节和主要因素，研究提出改进措施，明确内部责任分工，共同推进项目实施和预算执行，从源头上解决预算和执行“两张皮”的问题，使项目实施进度、质量、预算执行率同步达标。

（四）不断完善财务内控平台

实现财务内控平台搭建与单位原有制度的高度契合，不是一蹴而就的，需要花费大量的人力、物力来不断完善平台建设，需要各级领导的支持和推广，需要单位各个部门的通力配合，需要将最新的财经纪律、行为规范等融入到平台中。出现问题的时候，各部门如能就事论事，减少责任推诿，通过优化制度流程去解决问题，那么内控和信息化必将逐渐完善。从财务部门来说，应不断完善内控管理、各类制度、信息化设计与实施。同时应根据财经法律法规及规范性文件要求，结合单位财务管理规定，参与业务部门的管理制度以及业务模块设计方案的设计讨论，实现业务工作与财务工作的有机融合。

（五）健全监督机制

适时开展制度建设“回头看”。根据相关法律法规、政策规定，以编制年度单位的内部控制评价报告为契机，坚持“当下改”和“长久立”相结合，对各项管理制度进行“回头看”，进一步健全制度规范，并将中心制度体系和内控体系进行集成，把管理流程、政策规定和定额标准等嵌入信息平台，强化数字赋能，优化运行机制，做到科学规范与便捷高效相统一，把“问题清单”转化为“成效清单”。

结合财务内控需要，明确纪检监督重点，加大纪检监督力度。定期或不定期进行抽查督查，对发现的问题坚决严格追责，形成常态化监督机制，并进一步查找廉政风险点，建立健全防控机制。

结语

行政事业单位的财务内控平台建设是一项由财务部门牵头，多部门协同的系统性工程。在平台建设的过程中，应当对现有信息系统的使用现状、整合深度等进行充分的调研，运用互联网+、云计算、大数据等现代信息技术，这样才能打造出以财务内控为核心，业财融合应用到内部控制各环节的信息化平台，推进行政事业单位内控建设、规范各类业务活动，监督和制约权力运行，有效促进提升单位内部治理水平。

本单位在财务内控平台上线运行后，成效较为显著。一是审核流转速度明显提升；二是各部门可通过内控平台随时查询报账进度，指标执行进度；三是标准的嵌入明显减少人工计算错误。在未来的工作，我们将进一步总结平台使用过程中的各种经验教训，建设出更加科学、高效的内控平台。