基于商旅平台的业财融合策略

赵钟楠 国能联合动力技术（保定）有限公司

引言

业财融合不仅体现着企业财务管理的先进性，也是强化企业财务管控能力的有效措施。因此，商旅平台经营者应该紧跟时代潮流，积极推动业务和财务的有效融合，加强财务管控能力，推动业务活动的有序发展，为广大旅客提供更加方便、周到的服务。基于这一目标，对商旅平台的业务融合困境进行深入细致的研究分析，并提出一系列行之有效的改善措施，有助于推动商旅平台的业财融合进程，具有重要的理论意义和实践价值。

一、商旅平台的概念及优势

（一）商旅平台的概念

商旅平台是一个囊括了交通、住宿的一站式商旅服务平台。

差旅费作为企业降本增效，提升管理效能的重点领域，越来越受到企业的重点关注。为实现企业发展战略，数字化转型，加强差旅管控，构建和应用商旅平台是各大型企业、集团公司、上市公司的差旅管理发展趋势。运用“互联网+”技术建设商旅平台，一方面，通过整合如机票、酒店、火车票等差旅产品和商旅管理公司（TMC）资源。另一方面，依托财务、HR、费控、资金、预算等内部系统，向商旅平台使用者提供差旅申请、审批、预订、结算、对账、分析等服务和相关业务运营管理功能，构建全新的差旅管控模式，实现差旅管理的规范化、集中化和数字化，有效管控合规风险，最终实现商旅业务财务的一体化联动，全面支撑企业精益高效差旅管理。

（二）商旅平台的优势

1.降成本提质效，差旅费用闭环管理

商旅平台可以接口HR、预算、资金等多系统，管控商旅业务各流程节点，实现预算、预订、结算、支付的全链条在线处理，采用业务管控端、用户移动端、服务运营端三端合一模式，实施差旅费闭环管理。

2.互联网+集中服务模式有效提升组织效率

商旅平台通过依托大数据分析、机器人流程自动化（RPA）、光伏字符识别（OCR）等技术，可以整合优化差旅业务信息和流程，提升管理效率，为商旅平台使用者提供高效便捷的商旅服务。

3.理流程优制度，全流程费用管控

将企业的商旅制度通过智能算法内嵌于商旅平台中，实现业财准则前移、校验规范内置，对差旅费用事前审批、事中管控、事后考核全流程管控。

4.“平台 + 服务”模式，坚持集约高效

商旅平台采用“平台+服务”运营模式。构建一站式商旅平台和组建专业化运营团队，通过集中采购，选择优质商旅资源，实现规模效益，提供统一费控、统一预订、统一客服、统一结算、统一分析的“五统一”管理服务。

二、业财融合的内涵及目标

（一）业财融合的内涵

业财融合是业务财务一体化的简称，需要以企业充分的信息化建设和人才培养为前提，重塑财务流程，对业务全程进行财务管理，并在合理有效的绩效考核下对业财人员进行监督和激励，为管理层提供决策支持。从业务部门角度分析，业务负责人必须拥有良好的经营理念和风险理念，尽可能为企业创造更大的经济利润，有效规避风险，减少不必要的风险损失。从财务部门角度分析，财务工作要深度贴合业务活动，将财务管理移动到业务前端，对财务信息进行全面的统计分析，并进行精准的研究预测，提交给业务部门或者管理层，为业务发展、决策拟定提供完善系统的财务数据支撑。除此之外，财务部门应该精准把控业务流程的关键节点和潜在风险点，开展科学合理的改善措施，有效降低业务风险的发生概率，帮助企业获得更好的发展。

（二）业财融合的目标

1.推动财务转型，提升财务管理水平

在互联网+人工智能化的带领下，企业正经历着产业结构转型升级，财务人员也必将面临经济结构调整带来的财务转型问题，从传统事后核算的财务会计向具备预测、决策、分析、风险控制能力的管理会计转型。管理会计的本质就是业财融合，业务驱动财务，财务推动业务。财务参与过程控制，参与管理，做到事前参谋、事中控制、事后评价，充分发挥财务的预测、分析、决策、风控职能，促进整体财务管理水平的提升。

2.标准重构，提升风险防范能力

业财融合模式下，财务可以收集了解到大量业务数据信息。财务通过参与到企业采购、生产、经营、销售的各个方面，实时掌握企业现状，了解业务薄弱环节，优化业务流程，重构业务标准，加强对业务各环节流程的有效管控，发挥财务预警机制，提升企业的风险防范能力。

3.创造价值，提升经营效益

企业经营的最终目的就是创造价值与利润。业财融合模式中，财务部门与业务部门通过信息化技术和手段实现业务流、资金流、信息流等数据源及时共享，基于价值目标共同作出规划、决策，控制和评价等管理活动，开展相关价值分析，用数据的形式展现整个业务的执行过程和最终结果，及时提供合理化建议，提升业务决策的科学性和合理性，实现财务价值，助力企业获得更加可观的经济效益。

三、基于传统差旅费管理中的业财融合困境分析

（一）规范管理难、成本压降难

差旅过程中发生的机票、酒店、火车票等由员工自行购买，需要员工垫付，且购买渠道分散，议价能力弱，出差后自行报销，规范化管理程度低，预算及标准管控难以落实到位。

（二）无效工作量大、费时费力

传统差旅费核算过程，需要业务人员填写完整的行程数据，具体包括交通方式、住宿标准、差旅补助等，财务人员逐项审核差旅报销单据并重新计算核对报销金额、判定差标，需要耗费大量时间，重复性工作量大，投入人员多。如出现票据信息不准、票据丢失等问题，还会产生额外的沟通工作。业务人员不能查询报销进度和资金到账情况，只能咨询财务获取信息，财务人员的时间和精力被大量会计核算和无效沟通消耗。

（三）差旅信息收集难、风险管控难

差旅费的信息透明度不高，没有与HR、财务等系统对接，财务人员需要查证差旅的必要性与费用的真实性。业务人员对出行路线和交通方式的选择有很大的随意性，虚报、错报差旅费用的情况也偶有发生。财务管理工作只能等到出行方式、票价数据确定之后才能进行，只能通过事后管控，要想实现业财融合就变得非常困难。

四、基于商旅平台构建及应用的业财融合路径分析

商旅平台的构建和应用能够将复杂、冗余的差旅数据整合到一起。商旅平台应该积极打造“一个平台，一个入口”，其中“一个平台”指的是将火车、飞机、酒店等消费场景融合到一起，形成一个一站式消费平台；“一个入口”指的是差旅预算管理、多供集采比价、发票账单管理、一键结算付款都可通过一个端口完成，大大降低了差旅费核算工作量，将财务人员从繁忙的工作中解脱出来，真正实现业财融合。在商旅平台的基础上，通过对接预算系统、费控系统、资金系统等还可以优化完善预算管控、差规管理、自动记账等功能，将财务管控延伸到商旅消费的各个环节。

（一）预算实时管控

商旅平台对接预算模块可以优化预算管控效果，由事后报销时管控变为事前预订时管控。通过将住宿费、交通费、差旅补助等明细预算额度按照项目、部门等维度分解，业务人员在商旅平台发生订票业务实时占用预算，有预算的情况下可以直接出票成功，没有预算则提示预算不足出票失败。待实际报销差旅费时再将预算状态由占用转为实际发生。业务人员、财务人员均可通过商旅平台实时查询住宿费、火车费、机票费用等预算项目的使用情况。财务人员可以根据业务的最新动态，及时跟踪反馈业务部门并进行合理性、必要性的判断，根据业务实际情况调整预算金额。

（二）梳理标准，规避超标

商旅平台接口HR 系统，根据HR 系统中对企业人员职级的划分，对照差旅制度配置不同的差标。高职级人员可以预订低差标票务，低职级人员不可越级预订高差标票务。在超越自身职级预订票务时提示超标，不予预定。HR 系统中人员任免、职级调整等事项实时推送至商旅平台，实现HR 系统与商旅平台中人员职级的一致性。

根据差旅报销制度，在商旅平台中对各城市按月份设置不同的差标，出差月份不同则适用不同的差标，预订价格如超过出差月份适用差标时提示超标，不予预定。

（三）多渠道丰富商旅资源

商旅平台除了直接融合外部第三方资源，还可以积极与航空公司、集团酒店等商旅产品的直接提供方对接，及时丰富商旅平台资源，为业务人员的便利出行提供资源保障。对频出差区域、高入住率的商旅资源进行有针对性的重点开发，集中签署大客户协议，将协议价格收录到商旅平台中，有效降低企业差旅成本。

（四）提供最佳优选方案

通过大数据、云计算等技术的应用，商旅平台可以提供出行的最佳优选方案。如城市间交通方式，商旅平台可以通过整合机票、火车票等不同交通方式的票价、通行时间，提供最优出行方式。住宿方面，商旅平台可以通过丰富的住宿资源，结合出差信息、员工职级、住宿评价等标准推送最优酒店。

（五）报销单据自动填写

出差申请在商旅平台提交，出差申请审批完毕才可以在商旅平台预订票务。如中途发生出差申请的变更，需要再次审批通过后才可预订后续票务，避免未申请已出行情况的发生。审批通过的出差申请及预订票务等商旅平台信息会自动传输至费用报销单据。如出发地、出发日期、交通工具、到达地、到达时间等信息会根据员工编号自动推送到该员工的差旅费报销单中，业务人员只需要填写差旅补助信息。既避免了业务人员的重复无效填单工作，也避免了因单据填写不规范而影响财务人员审单效率。

（六）平台对账、提升效率

企业可以根据业务需求确定与商旅平台的结算周期和对账日。如采用按月结算，设定每个月25 日为对账日，则可以于每个月的25 日对自上个月25 日至本月24 日间的商旅业务进行往来账目的核对，核对无误后商旅平台开具发票。员工报销费用时不用大量粘贴票据，财务人员也不再用复核大量票据，提升了业务人员和财务人员的工作效率。同时因为是企业与商旅平台间的按期结算对账，避免了之前因长期出差未归、发票不规范换票等造成差旅费较长时间不能挂账结算现象的发生。

（七）凭证自动生成

业务人员提交费用报销单据后，单据会根据业务人员的部门、出差目的等自动生成借方费用科目，同时生成贷方的预订商旅产品往来科目和支付给员工补助的银行存款科目。待单据审核完毕后，凭证自动推送至财务系统。

（八）应用光学字符识别、应用机器人流程自动化等技术

1.应用光学字符识别（OCR）技术

业务人员于出差过程中发生的如过路过桥费、地铁费、网约车等发票均可拍照上传，通过光学字符识别（OCR）技术，全字段识别发票信息中的发票代码、发票号码、名称、税号、税额、合计金额、开票日期等信息，对虚假发票、重复发票、错误发票作出提示，减轻了业务人员、财务人员判定发票真伪、合规与否的工作量，降低了涉税风险。

2.应用机器人流程自动化（RPA）技术

传统财务人员每天要进行大量重复性、耗时长、低价值的数据处理，随着企业发展业务量增加，亟须提高数据处理时效性和正确率。应用机器人流程自动化（RPA）技术，用机器人代替人工实现对费用报销的自动化、规范化处理，降低人力成本，使财务有时间精力投入到高价值业务。

（九）一键资金支付

费用报销单据审核完生成凭证后，单据信息会自动推送到资金系统，资金系统与各银行签订直连协议，出纳可以根据推送到资金系统中的付款信息直接支付，不需要再次录入收款方的银行账号信息，既简化了出纳的工作量，又提升了支付的准确性。

（十）会计档案自动归档

商旅平台通过与资金系统、发票系统对接，可以将付款回单、发票信息回传到业务单据中。业务人员和财务人员均可通过报销单据查询、下载、打印回单、票据等会计档案，便于原始票据凭证的归档，实现票据的集约化管理、便捷化共享。

（十一）信息提示，查询便捷

在商旅平台预订票务后，通过身份证件就可以实现一证入住、出行。在商旅平台的票务预、改、退订等操作均可实现企业邮箱、企业微信、短信等方式提示，便于员工查询，极大地提升了员工的获得感。

结语

业财的深度融合是财务转型的坚固基石，助力企业价值创造，提升企业的核心竞争力。商旅平台将分散的员工出行行为整合到一个平台，对差旅费用实行统一规范化管理，让业财融合更加便捷。商旅平台集合了差旅业务集中化、一体化管理、集中规模采购等优势，打破了财务、HR、资金等系统间的壁垒，运用先进的信息技术和手段，不断完善财务数智体系。但是商旅平台要想持续助力企业智能化转变、提升员工获得感，就必须不断优化先进信息技术、丰富商旅资源、提升服务意识和效果，充分发挥技术引擎、资源燃料、服务根基的三大保障作用。本文以商旅平台为基础提出了促进业财融合的一系列举措，为企业提质增效、提升管理水平、数智化转型提供经验借鉴。