浅析规范公路工程档案管理的思考

张甜冰

摘 要：公路修到哪，经济就发展到哪。改革开放后，我国大规模建设公路工程，为社会经济持续发展提供了强有力的支撑。公路工程档案记录和见证了公路工程建设的过程，其数量也在不断增加，且内容越来越繁杂。公路工程档案本身具有科研、宣教和借鉴等多种功能，做好其管理工作，能够促进我国从“交通大国”逐渐发展为“交通强国”。本文将对公路工程档案展开概述，探索其规范管理的重要意义，并根据管理现状，提出几点行之有效的改进对策，旨在为提高公路工程档案利用率奠定基础。

关键词：公路工程；档案资源；规范管理

公路工程档案管理与质量管理、经济管理、进度管理相同，均会在一定程度上影响工程质量和企业效益。如何有条不紊地开展档案管理工作，是档案管理部门必须深入研究和思考的重要课题。尤其近年来，我国公路工程建设规模逐渐扩大，档案资源日益丰富，储存形式越来越多样，除了文字档案外，还包括音频和视频等其他类型的档案，详细记录了公路工程策划、勘察、施工及竣工等环节的信息。只有保证档案资源完整、准确，才能够真实反映公路工程的质量以及我国交通运输发展历史。可以说，提高公路工程档案管理的重视程度，就是对工程建设本身的重视。所以，本文对档案管理现状及对策展开研究，无论对提高档案资源利用率，还是促进交通事业健康发展来说，都有十分显著的现实意义。

一、公路工程档案概述

1.概念

所谓公路工程档案，就是以文字、图像、图表和视频等多种形式，详细记录公路工程从策划到竣工所有环节相关信息的一种文件材料。其能够真实反映公路工程的建设过程和质量，既可以为工程后期养护检修提供主要依据，也能够为其他工程建设提供参考。

2.特点

（1）专业性和技术性

公路工程档案属于典型的科技档案，本身涉及大量科技知识，具有鲜明的专业性和技术性特点。这些档案资源的内容不尽相同，表达方式存在差异，在管理工作开展中需要根据实际特点展开整理。另外，公路工程档案有特定的工作对象和工作内容，其工作对象是公路工程本身的建设和管理，工作内容则是对各种资料和信息展开收集、整理、鉴定、储存以及利用等。并且，公路工程建设过程涉及机械、勘察、设计和养护等多种专业知识，需要由不同参建单位共同协调配合完成，进一步突出了其专业性和技术性特点。

（2）健全性和系统性

公路工程档案能够真实反映公路工程建设全过程，其本身具有系统性特点。并且，项目策划、勘察、设计、施工、竣工等环节必须相互衔接，只有保证档案资料完整、真实，才能够使各专业内容紧密联系在一起，形成一个有机整体。

（3）实用性和可借鉴性

公路工程档案包含大量科技信息，这些信息大多以文字和图像、声像等方式记录，既具备档案的普遍特性，也可以作为追根溯源的凭证，还可以转换为实际生产力，提高公路工程建设质量和效率，为企业创造最大化经济效益。另外，在公路工程后期养护、维修和改建等工作中，相关人员往往需要反复参考和借鑒公路工程档案，以此来提高工作水平。

（4）多样性和复杂性

公路工程建设需要由多家参建单位协调配合完成，建设周期较长、跨度较大，不同阶段、不同专业及不同项目均会产生大量文件资料，且储存形式不尽相同，这也突出了公路工程档案的多样性和复杂性特点，需要档案部门分门别类收集和整理。

二、公路工程档案规范管理的重要意义

档案资源本身是一种历史记录，正所谓“以史为鉴，可以知兴替”，做好档案资源管理工作，总结公路工程的成功建设经验，吸取失败教训，能够为其他工程建设提供有价值的参考依据，进而提高建设水平。另外，作为公路工程建设的见证者和记录者，档案资源还能够为工程质量鉴定、事故原因调查以及事故责任追究提供准确依据。所以，对公路工程档案开展规范管理具有十分显著的现实意义。

1.提高工程管理水平

在公路工程建设中，档案资源是各项管理活动开展过程直接或间接产生的原始记录，也是见证工程建设全过程的一手资料，对这些资料展开及时收集、整理和储存，能够帮助管理人员准确了解公路工程建设实际情况，为工程管理工作顺利开展奠定基础。另外，公路工程档案不仅可以作为反映工程建设状况的一面镜子，还能够在一定程度上代表工程管理水平，通常档案资源质量越高，意味着工程管理越规范。

2.为其他工程建设提供参考

公路工程档案详细记录了工程建设的全过程，包括成功经验和失败教训。虽然不同工程项目的建设要求、建设内容和建设区域不尽相同，但在实际操作中也存在诸多相似之处，调用已经完工的公路工程档案，一方面，能够为其他工程建设提供准确、可靠的基础性资料，另一方面，通过归纳设计、管理、施工及监督等信息，可以为相关部门制定标准、优化设计图纸和施工方案提供依据，进而节约投资，为工程建设活动顺利进行夯实基础。

3.发挥宣传教育作用

公路工程档案准确记录了公路建设各项活动的真实意义，能够表达工程建设的意图，并保留相关人员各种行为的痕迹，可以真实反映工作人员参与工程建设活动的实际情况，能够为公路史编写和大事记分析提供宝贵资料。并且，很多档案资源中还详细记录了参建单位获得的荣誉和成绩，包括奖品、锦旗等，能够为参建单位提升知名度，建立竞争优势奠定基础，并增强员工自豪感和荣誉感。此外，保存好公路建设有关企业的优秀做法和先进模范员工的信息资料，还能够为工程管理制度建设、机制完善提供保障，使档案资源能够升华为企业精神。

三、公路工程档案管理存在的问题

1.缺乏公路工程档案管理意识

现阶段，依然有很多公路工程建设单位存在档案管理意识不足问题，尤其随着我国公路工程建设规模逐渐扩大，“重建设，轻管理”的思想也日益严重，在工作开展中，部分单位习惯将重点放在质量、进度和经济等管理层面，没有及时收集工程相关资料，一直到工程竣工，才开始突击补充资料，以此来应付竣工验收，导致档案资源缺乏健全性、准确性和可靠性。即便有部分单位认识到了档案管理的重要性，记录和收集工程建设资料，但由于没有对资料分类，导致档案资源杂乱无章，需要后期投入大量人力、物力和财力重新整理，无法保证档案管理的质量。此外，由于公路工程建设具有周期长、跨度大等特点，很多资料容易遗漏和散失，如果档案部门没有及时追索这些资料，则会导致档案资源残缺、失真，进而影响档案价值，无法为公路工程建设和管理提供有效服务。

2.档案管理人员综合素质参差不齐

公路工程档案管理本身具有技术性、专业性特点，涉及机械、勘察、设计和养护等多种专业知识，在建设过程中需要管理人员随时收集工程文件资料，并分类归档文件资料，对管理人员的专业水平、工作能力提出较高要求，需要其熟练掌握工程建设知识和档案管理规范。但结合实际情况来看，由于档案管理部门在人才招聘方面缺乏明确要求，导致很多工作经验缺乏、专业能力较低的人员进入工作岗位，加上后期缺乏系统性培训教育，使得管理人员对档案管理流程和规范掌握不足，无法保证档案管理工作有序开展。甚至很多单位直接调用其他部门的工作人员临时担任档案管理人员，在无形中增加了该人员的工作强度，导致其在工程建设中时常存在应接不暇的现象，严重影响了档案管理质量。

3.档案管理难度较大

公路工程档案管理难度大主要体现在两个方面：第一，公路工程建设过程参建单位较多，施工周期较长，产生的各种文件资料分散于不同部门，包括技术部、管理部等，使得很多档案资源无法得到妥善保管，增加管理人员的收集难度；第二，公路工程档案具有内容复杂、形式多样的特点，且编制人员综合素质良莠不齐，导致档案质量不尽相同，有些档案为手写资料，部分汉字识别难度大，还有一些资料的复印件不清晰等，均为档案管理工作顺利开展增加了难度。

4.档案管理方法滞后

当前，很多档案管理部门仍然沿用传统人工管理模式开展公路工程档案管理工作，也就是通过人工方式收集、整理和鉴定档案资源，由于公路工程档案数量不断增加，内容日益丰富，加上形式越来越多样，导致传统人工管理存在的问题也逐渐突出，一旦某一环节出现失误，则会直接影响档案管理质量，不利于发挥档案资源的价值。

四、对公路工程档案进行规范管理的对策

1.增强公路工程档案管理意识

现阶段，我国立法部门在法律法规建设中多次提到公路工程档案管理相关内容，如《档案法》《公路法》《公路工程建设项目文件材料立卷归档管理办法》等，要求公路工程参建单位必须提高档案管理重视程度，并将其纳入本单位发展规划范围、制度建设和岗位分配等各个环节，以此来增强各单位档案管理意识。另外，公路工程建设主管单位还应针对档案管理工作设置专门的职能机构，配备专业的管理人员，将档案收集、整理和归档等工作详细分配给管理人员，切实增强管理人员的管理意识。同时，建设部门还要做好公路工程建设过程的信息记录、资料收集等工作，并将档案管理作为年度考核关键内容之一。

2.提高档案管理人员综合素质

档案管理人员作为公路工程档案管理的执行者，专业能力和道德素养能够直接影响档案管理水平，提高管理人员综合素质至关重要。第一，提高人才招聘门槛。在对档案管理岗位合理分析的基础上，明确管理人员招聘标准，并拓展招聘渠道，优先选拔爱岗敬业、工作经验丰富以及专业能力较强的专职人员；第二，对档案管理人员实行系统化培训，重点传授档案管理方法、技术、规范以及公路工程建设等知识，并加强思想政治教育，切实提高管理人员的道德素养和专业水平；第三，为档案管理人员创造学习条件，使其有更多机会参与高层次学习活动，促进档案管理人员逐渐向复合型人才转化。可以通过开展座谈会、交流会等方式，为档案管理人员沟通、观摩和学习提供平台，使其真正做到取他人之长，补自己之短；第四，对档案管理人员展开定期考核、客观评价，并将考核结果与岗位晋升、薪资待遇相挂钩，以此来调动档案人员主动学习的积极性，使其在不断进步中更好地适应公路工程档案管理工作。

3.完善檔案管理规章制度

首先，规范建档。档案管理人员要严格遵循健全性、准确性和严谨性基本原则建档，具体来说，就是在文件归档中，要保证文件的门类和项目齐全，以此来提高档案资源的归档效率。同时，还要严格把关档案质量，不符合档案管理标准的资料不能进入档案室，针对档案室中现有的不合格资料，需要按照规范标准重新整理、装订，并对不同门类、不同管理期限和不同储存方式的档案展开科学排列、统一编号，提升档案资源合格率。另外，档案管理部门还要针对档案资源的不同类别、不同要求、不同保存期限，制定相应的管理标准，促进公路工程档案管理工作向标准化、规范化趋势发展。

其次，科学管档。想要提高公路工程档案管理工作的科学性和有效性，就要建立行之有效的管理制度，确保管理人员工作开展有据可依、有章可循。同时，管理人员要定期排查档案资源，防止公路工程档案出现质变、丢失等问题。针对重点工程项目的档案资源，要遵循边建立、边管理基本原则，做好收集、统计和装订等工作，真正满足档案资源规范管理要求。针对工程涉及范围广、参建单位较多以及管理人员综合素质良莠不齐等情况，要从源头规避“等、要、靠”思想，确保档案管理工作和工程建设活动同步进行。在此基础上，档案管理部门还要建立档案登记制度，确保做到每路一表，其中详细记录工程监督检查全过程，切实满足公路工程档案全方位管理要求。此外，还要严格验收工程档案质量，管理人员在收集参建单位相关资料的基础上，逐一验收资料，合格资料可以出具验收报告，不合格资料需要责令相关单位整改，这也是提高档案管理质量和效率的关键所在。

4.创新档案管理方法

21世纪是信息化时代，信息化建设成为各行各业开展管理工作的重要支撑。在这一形势下，档案管理部门想要提高公路工程档案管理质量，也要积极引入信息化技术创新管理方式和方法，利用信息化系统代替传统人工管理模式，提高档案管理的自动化、智能化水平。这就需要档案管理部门提升硬件设备设施配置，购进计算机、打印机以及扫描机等。同时，大力开发软件系统，建立档案管理数据库和检索平台，使公路工程档案管理形成集约化水平较高的管理体系。在管理工作开展中，要尽可能使用云数据平台、数据压缩等先进手段，传递、共享和存储档案信息，以此来提高档案资源管理质量和综合利用率，充分发挥公路工程档案资源的价值。

五、结束语

综上所述，公路工程档案详细记录了工程建设的全过程信息，能够直接反映工程建设质量和管理水平。做好档案管理工作，既能够为工程后期维护管理提供便利，也可以为其他工程建设提供经验。所以，管理部门应提高档案管理重视程度，培养专业管理人才，不断创新管理方法，保证档案资源健全、准确，充分发挥其借鉴、科研等方面的价值。

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（作者单位：济宁市公路事业发展中心）