大数据视阈下提升事业单位档案管理效率的策略分析

赵爱英

摘 要：随着信息技术的普及和信息数量爆炸式增长，对信息处理的效率要求越来越高，大数据技术作为一种应对大规模数据处理的方法，在生产、研究、管理等方面得到越来越广泛的应用。档案管理是各种机构、企业和事业单位必须开展的一项工作，大量的档案数据需要进行整理、保管、挖掘和利用。因此，大数据技术在档案管理领域的应用已成为一个值得研究的热门话题。近些年，越来越多的事业单位开始利用大数据技术提升档案管理效率。本文针对山东省鄄城县房产服务中心的档案管理情况，分析了大数据技术在提升档案管理效率中的应用现状和存在的问题，提出了一些解决方案和建议，以期为鄄城县房产服务中心和其他事业单位提供借鉴和参考。

关键词：大数据；事业单位；档案管理；效率；鄄城县房产服务中心

随着经济的不断发展，各种事业单位如雨后春笋般涌现，其档案管理工作的规模也越来越大。然而，传统档案管理方式已经难以胜任这一庞大的工作量。此时，大数据技术应运而生，为事业单位的档案管理提供了契机和路径。鄄城县房产服务中心作为一个典型的事业单位，其档案管理向来备受关注。本文将以鄄城县房产服务中心的档案管理作为研究对象，分析大数据技术在提升档案管理效率方面的应用现状和存在的问题，并提出一些解决方案和建议，以期为其他事业单位提供借鉴和参考。

一、大数据技术在事业单位档案管理中的应用现状

1.档案数字化

将纸质档案转化为电子档案是提高档案管理效率的前提条件。借助大数据技术，事业单位可以快速扫描、识别和整理，将纸质档案数字化，大大提高了档案管理的效率和精度。

在鄄城县房产服务中心的档案管理中，数字化已经得到广泛应用。传统档案管理方式主要通过手工录入和高精度扫描的方式来采集档案信息，效率低下且易出现错误。通过大数据技术，可以将各个部门的档案信息利用网络互连起来，形成一个大型的档案信息系统，利用大数据技术展开分类、整合、分析和预测，可以更加精准地管理档案信息，提高其可用性，避免出现信息遗漏或错误的情况。该服务中心投入了大量人力和物力，建立了数字化档案管理系统，实现了纸质档案与电子档案的快速转换，大幅提高了服务中心的工作效率，降低了人力成本和管理成本。

2.档案检索

随着档案规模不断扩大，档案检索成为事业单位档案管理中的一个难点。通过大数据技术对档案信息展开数据挖掘和分析，可以快速发现管理中的问题。通过深入分析各个部门的档案信息，可以找到不同部门之间档案信息的差异及其原因，进而制定针对性的策略。例如，可以分析档案是否齐全，档案调取率如何等问题，从而找到有效解决问题的措施。借助大数据技术，事业单位可以采用基于全文检索的档案检索方式，将档案检索时间从原来的几天缩短到几分钟或几秒钟。在鄄城县房产服务中心的档案管理中，全文检索已经得到广泛应用，服务中心的数字化档案管理系统具备了强大的检索功能，用户只需要输入关键字即可快速定位到所需档案，不仅提高了工作效率，还增强了用户的满意度。

3.档案分析及其管理

事业单位中的大部分档案具有随时间变化的属性特征，通过大数据技术实现档案分析，可以有效挖掘档案中的关键信息，为事业单位的发展决策提供支持。在鄄城县房产服务中心的档案管理中，基于大数据技术的档案分析应用还处于起步阶段。该服务中心在数字化基础上，逐步建立了面向业务的数据分析平台，通过数据分析挖掘档案中的关键信息，为部门的发展规划提供支持。大数据技术可以通过自动化和规范化管理，实现事业单位档案管理的多维度控制。通过对档案流程管理的可视化和自动化，可以更好地实现档案管理的追踪和控制。通过自动化掌握档案的变更信息，如调整、归档以及借阅信息等，可以提高档案流程的规范性，减少管理误差。

二、大数据技术在事业单位档案管理中存在的问题

大数据技术具有数据处理速度快、数据存储量大和数据可视化等优势，应用于档案管理中也取得了一定成果。通过大数据技术能够实现档案管理自动化，提高数据处理效率和数据质量，减少信息冗余等。通过大数据技术还可以对档案资料展开分析，发现潜在的问题，为决策提供重要的支持和依据。尽管大数据技术已经被广泛应用于事业单位档案管理中，但在实际应用中，还存在一些问题。

1.隐私保护问题

在大数据技术的应用过程中，由于数据量庞大，很容易引起档案混乱和错误归档，进而影响档案数据的完整性和准确性。随着数字化档案的普及，用户信息安全和隐私保护问题越来越严峻。大数据技术的应用面临的一个重要问题就是安全保障。在事业单位档案管理中，档案中包含了大量重要的个人信息和机构敏感信息，如果不加以保护，就很容易造成数据泄露，为机构和个人带来巨大的损失。如果档案管理单位没有足够的技术和管理能力，就很难保证用户的隐私。在鄄城县房产服务中心的档案管理中，隐私保护问题也是一个亟待解决的问题。该服务中心通过加强用户信息保护能力，建立了完善的用户隐私保护机制，尽力保障用户的隐私安全。

数据技术在事业单位档案管理中的隐私保护问题主要集中在以下几个方面：

（1）数据泄露。对于档案管理中涉及个人隐私的数据，一旦被泄露可能会影响到档案主人的利益和声誉，也可能引发一些不必要的纠纷和法律问题。因此，在使用数据技术管理档案的过程中，必须保持高度警惕，严格控制访问权限和管理措施，确保数据的安全和保密。

（2）数据滥用。档案管理中收集的大量数据，如果被非法利用，可能会带来负面影响。例如，档案中包含很多敏感信息，包括姓名、身份证号码、电话号码以及照片等，如果被黑客窃取或恶意利用，就可能影响个人隐私和安全。因此，在数据的收集、存储以及分析等过程中，必须严格遵守相关法律法规，确保数据不被滥用。

（3）數据处理不当。在运用数据技术处理档案的过程中，如果处理不当，可能会导致数据的完整性和准确性失衡，从而给后续的数据分析和管理带来问题。因此，在开展数据处理时，必须严格遵守数据相关的规定和流程，确保数据的准确性和完整性。为处理好数据技术在事业单位档案管理中的隐私保护问题，需要建设完善的管理制度，以严格控制数据的访问和管理。同时，还要加强个人数据保护的意识和监管，指导和督促事业单位采取相应的隐私保护措施，加强数据的安全和保密，保障个人数据权益。

2.数据质量问题

事业单位档案管理中存在很多人工操作和流程，这些过程中涉及的信息和数据需要通过多个渠道获取，而大数据技术的应用常常会受到信息获取的限制与困难，导致数据来源不可靠性和数据质量下降。大数据技术的应用需要大量的高质量数据，而事业单位档案管理中的数据质量问题一直是难点。如果档案管理单位不能保证数据的质量和准确性，就难以达到预期的效果。在鄄城县房产服务中心的档案管理中，数据质量问题也受到一定的影响。大数据技术需要应用到数据量足够的数据集中，如果数据集中存在重复、错误或不完整的数据，将会影响数据挖掘和分析的精度以及准确性。该服务中心通过加强数据采集和审查的质量管理，不断提升数据的准确性和完整性。

数据技术在事业单位档案管理中存在以下数据质量问题：

（1）数据的完整性。由于不同的部门和工作人员对数据的处理方式和标准不同，导致档案中的数据可能存在缺失或错误的情况，这会对数据的完整性造成负面影响。

（2）数据的准确性。在数据的录入和整理过程中，存在着人为因素或技术因素等造成数据错误的情况，这些错误可能导致档案中的数据不准确，进而影响后续的决策分析。

（3）数据的时效性。由于时间的推移，档案中的数据也会随之变化，旧数据的使用会导致分析不准确，影响管理决策。

（4）数据的可信性。一些恶意攻击和数据篡改行为可能会导致档案数据的不可信，从而降低数据对决策分析的贡献度。

（5）数据的一致性。在数据整理和变更过程中，不同人员可能对数据展开不同的操作，从而导致数据不一致的情况发生。

3.风险隐患问题

大数据技术涉及大量的数据存储、传输和处理，如果未能很好地掌控数据安全风险，可能会给档案管理工作带来一定隐患。

（1）数据被泄露风险。大数据技术需要处理大量的数据，包含许多涉及个人隐私的敏感数据，如姓名、身份证号码等。如果未能采取适当的数据保护措施，如加密、备份等手段，可能会导致数据被泄露，給相关人员带来损失。

（2）数据安全漏洞风险。大数据技术使用的数据存储、传输和处理系统可能存在安全漏洞，如未经授权的访问、数据篡改等问题，将会影响档案管理数据的完整性和准确性。

（3）数据处置风险。一旦数据处理不当，可能会造成损失，如数据丢失、数据破坏等，将会影响档案管理的信誉和声誉，同时，也会影响相关人员的利益和权益。

（4）技术人员能力风险。大数据技术在实际应用中需要专业的技术人员操作和维护，如果技术人员能力不足，可能会导致系统故障、数据被泄露等风险问题。因此，在使用大数据技术开展档案管理时，需要采取适当的数据保护措施，确保数据的安全、完整性和可靠性。同时，还需要建立完善的风险管理机制，及时发现和处理风险，避免风险转化为实际损失。

4.技术门槛较高问题

数据技术涉及技术领域的专业知识，需要一定的技能和经验方可掌握。问题主要表现在以下几个方面：

（1）技术要求高。大数据技术要求从技术层面进行理解和掌握。通常需要更深入地理解和应用计算机技术、网络技术以及数据库技术等方面的专业知识，而这些技术相对较为高级，需要相关人员具备较为深入的技能和知识，这对于一些事业单位的档案管理人员来说比较困难。

（2）技术更新换代快。大数据技术发展非常迅速，技术的更新换代也非常快，某些技术需要不断更新维护，需要员工不断学习新知识，以适应新技术的使用。

（3）软硬件环境要求高。大数据技术对硬件和软件的配置要求较高，对于很多的事业单位的档案管理而言，相关设备设施和环境的升级以及改造可能涉及一定费用的投入，制约了技术的普及和使用。

三、大数据视阈下提高事业单位档案管理效率的策略分析

1.利用云计算技术整理和管理档案数据

通过云计算技术可以将档案数据进行整合和存储，使档案管理工作可以从实体磁盘和文件夹的管理方式，变为在云端的数据库和存储空间开展管理，化解了档案数量庞大的问题。针对档案归档问题，事业单位可以通过建立完善的档案归档管理制度，建立清晰的归档分类标准，并严格执行，实现档案数据的整理、标注、入库和归档等全过程管理。同时，云计算技术较高的可拓展性，可以很好地解决档案数据规模扩大、读取速度变慢等问题，提高档案数据的应用效率。在档案管理过程中，可能存在一些知识产权的问题，会给事业单位带来一定的法律风险。因此，需要提高知识产权保护的水平，建立相关的知识产权保护制度和管理机制，做好档案资料的保密工作。

2.利用人工智能技术对档案数据分类和精准检索

人工智能技术可以自动识别、提取、分析和推断大量数据，分类、分析档案数据，实现快速、精准检索。而通过结合深度神经网络技术和档案管理系统，人工智能可以实现对档案信息特征的提取和模式识别，从而更好地提升档案管理的效率和精确度。建立智能化的档案管理系统，实现档案电子化、网络化，将档案资料建立在云端，提升档案管理效率。同时，增加档案管理系统的信息安全性，保护档案资料安全。事业单位应加强对数据源的监控和有效的途径，整合多种信息源，建设完整的信息资源库，确保获取信息的及时性和准确性，从而提高信息的质量和可靠性。

3.利用大数据分析技术建立档案数据挖掘平台

大数据分析技术可以通过对档案数据的深层次挖掘，帮助管理人员了解数据中隐藏的信息和规律，为事业单位的发展提供信息支持。建议加强数据质量的监督管理和风险控制，建立数据审查和验证机制，提高数据的时效性和准确性，聘请专业数据分析师和信息技术人才，增强数据处理和分析的专业性，从而保证数据的一致性、完整性、准确性、可靠性和时效性。同时，利用数据挖掘平台，可以提高档案管理人员对档案数据的理解程度，发现不同属性之间的关系，提高档案的利用价值和管理效率。

四、总结

综上所述，本文从大数据的视角出发，探讨了如何在事业单位利用大数据技术提高档案管理效率的策略分析。大数据技术可以为事业单位档案管理提供更加精细、高效的管理手段，实现档案信息化和数字化管理，提高档案管理的效率和可靠性。在具体实践中，还需要不断总结和分析，不断提高档案管理的质量和效率。

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（作者单位：山东省鄄城县房产服务中心）