社保业务档案数字化应用研究

张忠奎

摘 要：为了提高社保业务服务水平，解决社保业务档案管理不规范、频繁使用造成档案损毁等问题，本文以某市社保工作实际为例，对社保业务纸质档案数字化方案展开研究，优化数字化成果的管理和使用，为社保业务经办提供档案数字信息服务，提高工作效率。

关键词：社保；业务档案；数字化

社保业务档案主要包括社会保险经办机构在养老保险、工伤保险、失业保险过程中产生的缴费记录、发放记录、人员信息变动记录、人员转移及在业务办理过程中产生的业务档案材料，是作为参保人享受参保待遇的重要凭据，也是社保经办机构在办理社保业务时的主要依据。在新时期数字化时代的背景下，社保事业在国家的高度重视下，社保业务经办系统的核心平台（金保工程）已经发展到了第三代，而社保业务档案的管理却相对落后，目前还没有相对统一的管理模式和管理平台。社保业务档案的管理应该紧跟时代步伐，与时俱进，创造性地开展工作，摆脱管理落后的局面，与当前数字化时代的管理相适应。因此，社保业务档案数字化工作应作为社保档案工作者当前的首选任务。

一、社保业务档案管理出现的问题

由于我国社保事业的蓬勃发展，新技术的突飞猛进，社保业务档案也经历了若干发展阶段。从开始的业务科室无序管理到建章立制的规范管理，从手工誊写到现在的业务档案数字一体化，从兼职人员经办到形成专业科室和专业人员规范化管理的转变等。时间跨度长，社保政策变化多，无疑增加了社保档案的管理难度。

1.原始纸质档案质量一般

我国的社保业务最早始于20世纪80年代，由于当时计算机技术没有普及，业务档案绝大多数是以纸张的形式存在，且大都是手写体。许多使用了复写纸、圆珠笔或者纯蓝墨水等书写，不宜长期保存，再加上时代久远导致某些档案字迹模糊，难以辨认。

2.档案整理不规范

社保业务开展初期，由于当时对档案的管理重视程度或管理要求偏低，管理制度和管理人员不到位，造成很多档案整理不规范，各种类型的档案只是根据企业名称放在一个盒子里。因为参保企业规模不同，造成一些大型企业需要好几个盒子，也有多个企业的档案放在一个盒子里面，造成查找不便，管理混乱。虽然档案管理后期经过了分类整理，但整理不规范、不深入，与目前的管理规范相比差距较大。

3.档案使用频繁造成部分损毁

社会保险参保缴费始于20世纪末期，当时的参保登记、征缴费用、待遇发放等都是手写的纸质档案，没有专门的库房和档案管理人员，所有业务档案都存放在各个业务科室的橱柜中。由于社保业务档案主要是存储早期参保人员的缴费记录、经办记录等内容，当时计算机技术没有普及，缺少计算机数据，而目前退休人员待遇的计算、退休金的发放等社保经办业务都是用计算机自动计算生成的，因此，需要补齐相关记录。其中，缴费记录是参保人员退休领取待遇的主要参考依据，需要经常翻阅早期纸质的缴费一览表，造成纸张破损、字迹模糊、页面丢失的现象比较普遍。

二、档案的整理与数字化

社保业务档案的整理应遵循国家有关规定和要求，在充分尊重原有档案整理的基础上，对档案重新分类规范。并且，档案编号和著录应尽量遵循现行规则，以达到快速融入社保业务档案信息管理系统的要求。

1.按照规范整理业务档案

社保业务档案的整理应遵循《社会保险业务档案管理规范》（GB/T 31599-2015）的有关要求，业务档案根据情况按年度组卷，原则上不能跨年组卷（单位比较小，档案存量年度不多的情况，可根据业务量的大小灵活处理）。业务档案以办结日期确定形成日期，原则上不突破以“件”为单位的档案，除非出现一件中包含多种业务档案类别的，就要重新拆分，档案页面重新编号。档案的著录工作，按照现行规范展开整理，建立新的机读目录和纸质目录，在机读目录中的著录项目应包括经办机构代码、档案全宗号、全宗名称、经办年度、保管期限、保管期限代码、档案类别、档案类别代码、案卷提名、案卷类别代码、案卷号、立卷部门、立卷人、检查日期、业务档案件数、业务档案页数、档案存放位置代码及备注等。

在整理档案的过程中，对出现破损的档案应开展装裱修复，尽量恢复历史原貌。对于实在不能修复的，可以联系参保企业，尋找其留存档案，并扫描复印，整理后替换入档。对于褶皱的档案，应采取压平处理，以适应后期的扫描工作。

2.档案扫描加工

由于社保业务档案数量巨大，种类繁多，一般采用第三方公司开展档案的数字化加工。按照有关规定，采用网上招投标的方式进行，尽量选用有档案业务保密资质且有多次档案数字化经验的队伍。社保业务档案扫描工作主要遵循山东省《纸质档案数字化工作指南》（鲁档办〔2015〕25号）和国家规范《纸质档案数字化规范》（DA/T 31—2017），还要制定详细的工作流程，配备足够的专业人员，建立科学、规范、完整的工作制度，按照合同要求的标准，使用合适的工作设备设施和专业加工软件，以保证加工质量。加工过程中要注意保护原始档案，不得出现破裂损毁的情况，历史久远或者残破的档案，应在修复后达到加工要求的条件再扫描，特殊情况的档案，为了保护原始档案，可以采用照相机等完成。同时，注意档案的移交、转接手续，避免档案混乱或者丢失。

（1）档案扫描设备的选择

社保业务档案扫描首选平板扫描仪，主要原因是早期的缴费记录都是A3尺寸的手写档案，且大多都是用复写纸完成（社保经办部门一般留存第一页），效果一般，经常出现誊写不规范、文字难以辨认、数字模糊的情况。平板扫描仪的好处是精度高，成像效果好，能更好地保证档案图像的清晰度，但缺点是生成的文件较大，占有大量的存储空间，生产加工效率较低，加长了施工进度。采用印刷模式的后期缴费记录和其他档案，可以采用高拍仪或者高速扫描仪等设备，提高施工速度，但也要保证扫描图像的质量。

（2）档案扫描的质量要求

为了尽量保持档案的历史原貌，扫描色彩模式采用24位真彩色，扫描分辨率采用300dpi以上，扫描的图像文件采用jpg格式存储，A4纸张大小档案扫描的原始图像文件和修图后的图像文件，采取适当比例压缩，满幅图像文件容量大小控制在400KB以上，A3纸张大小的图像文件控制在800KB以上。压缩后的图像文件应清晰、完整，颜色无异常，放大一倍比例时图像无毛边、无锯齿点，纠偏处理出现偏斜的图像应以达到视觉上基本不感觉偏斜为准，旋转还原方向不正确的图像，以符合阅读习惯，对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应实行去污处理。此外，处理过程中应遵循在不影响可读性的前提下，展现档案原貌的原则。

（3）数据挂接的要求

加工的数据应实施检查，对于符合要求的数据，开展数字加工，使之符合社保业务档案一体化系统的规范要求。操作系统对PDF格式的档案的大小有限制，对较大的PDF格式的档案要分割后再上传（限制PDF大小的目的，主要是在档案阅读速度和检索速度上取得平衡，我们采用的是30M字节）。挂接时，相应分配操作人员权限，分开挂接数据的人员和复核人员，以便更好保证档案数据的质量。

三、数字化成果的管理和利用

由于国家对社会保险事业的高度重视，社保经办事业快速进入数字化时代，社保业务经办系统（“社保工程”）经历了三代建设，已经比较成熟和先进，运用了网上缴费、社会化发放等新技术，完全抛弃了现金业务，实现了全网络化经办流程，不仅确保了基金安全，也大大提高了工作效率。依托现有的金保工程和政府云大数据平台，建设现代化的社保档案信息管理平台和社保档案资源信息数据库，以辅助社保经办为目的，推进社保档案信息化、标准化、规范化，提高档案管理质量，增大档案利用率，为社保经办提供精准服务才是最终目标，只有将数字化成果融入业务经办系统当中，才能最大限度地发挥利用效率。同时，要通过密钥、数字签证、权限划分等技术手段，加强档案的安全管理，既要保障档案信息的数据安全，也要保障档案数据信息的隐私安全。

1.利用现有资源建设业务档案信息系统

建设社保业务档案管理系统要充分运用已有的网络资源，向政府云平台申请更多的存储空间，以便于存储大量的图像信息。同时，建设档案管理系统要开辟独立的存储空间，以免与业务资料相混淆。档案系统应建立档案的关系型数据库，存储著录的档案元数据信息，或者在原有的业务系统的数据库中建立单独的数据库实例，以利于提高档案信息检索的效率。

档案数据的存储有两种类型的数据库完成，由Oracle、My SQL 等关系型数据库存储著录的档案元数据信息，由MongoDB等非关系型数据库存储影像信息。关系型数据库负责信息的检索，图像存储数据库根据档案元数据信息存储图像，根据检索的信息提供相应的图像。这样做的好处是既能保证更快地检索数据，也能更加保证图像档案的安全。此外，业务档案一体化的系统中应严格区分档案和业务经办的权限，业务经办系统不能修改档案系统的数据信息。

2.运用先进的计算机技术强化数字成果

新技术的应用是当前档案管理工作的重点和难点，也是迅速提高档案管理水平的重要突破手段。将先进的新技术、新手段运用到档案管理工作中，也是开展档案管理工作的必然趋势。

（1）运用OCR识别技术提取纸质档案数字信息

在扫描纸质档案过程中，要同时著录机读目录和档案元数据信息，要结合社保业务档案的特点，摘录社保档案的关键信息，尤其是社会保障号码、参保人姓名、参保单位编号、经办业务名称、经办时间、业务流程编号等。著录时要运用OCR等智能识别技术（这里推荐ABBYY FineReader），批量提取社保档案元数据信息以备挂接数据使用。有些原始档案需要重新整理才能扫描，重新整理的档案需要重新编码，也可以使用图像水印技术软件，批量对电子档案图像打码，提高工作效率，并能增加美观度。

（2）运用大数据技术优化数据

对于提取的社会保障号码和姓名等关键信息，要使用社保经办大数据对电子档案数据开展对比矫正，通过数据比对和人工纠错等手段，使错误信息或偏差信息关联到当前社保平台的正确信息上，务必使关键数据精准化、精细化。运用数据库技术和大数据分析等手段，对其他档案元数据信息进行逻辑条件比对，对发现明显逻辑不符的档案元素信息开展人工核实后更正，确保电子档案信息的真实可靠，以提高利用效率。

（3）运用全文检索技术建立智慧搜索引擎

社保档案中有一些非结构化的档案数据，使用OCR识别技术提取文本信息，建立全文检索数据库。在电子档案系统中建设智慧搜索引擎，提供对档案文本信息开展全文检索的查询服务，使电子档案的使用率达到最大化。全文检索数据要根据社保档案的特点优化数据算法，以提高使用体验。

随着人工智能技术的迅速发展，对存量档案开展数据转化是未来数字档案的发展方向。新技术的利用可以使用在档案的数据化上，如OCR识别技术。数据的分类和控制，如区块链技术在档案数据管理的应用以及档案图像的修复着色、档案数据的智能安防等方面。档案信息数据化、档案查询智能化是我们未来发展的方向。

3.扁平化档案数据，支撑业务经办

社保业务档案数字化的最终目的是为参保人经办业务提供数据支持，实现社保业务系统和社保档案系统一体化才是最优解决方案。两套系统最好能一起协同开发，如果系统开发商不同，也可以通过数据接口的方式开展数据交互。

在社保业务档案數字化过程中，根据社保业务的特点，尽量最大程度细化档案元数据信息，将提取的电子档案元数据信息进行扁平化和碎片化，有序存放在关系型数据库中。在档案系统接收到业务系统调取数据时，根据交换数据的参数信息，将查询结果碎片化，形成档案信息数据流推送回社保业务信息系统。业务经办人员根据档案系统推送的档案信息条目，有选择性地查阅相关信息，完成经办任务。

应用场景主要表现在两个方面：一是档案数据支撑社保经办业务，参保人在市直经办机构或区县经办机构办理业务时，不用提供相应的参保材料等信息，经办人员经过业务系统的接口插件调用和参阅档案系统的信息，直接办理有关业务，不用参保人提供相关证明，省去了参保人来回跑腿，大大提高了办事效率，也节省了大量人力、物力；二是通过社保电子档案系统，能准确提供参保人早期参保缴费记录，为参保人在办理退休待遇时提供数据支撑。为实现“退休一件事”快速办理承诺业务，我们推出了退休人员预退休审批办法，在退休人员退休前的一年内，利用社保业务档案数字化信息，自动维护好参保人的缴费记录，并在退休前一个月提前通知退休人员办理退休事项，大大提高工作效率，也为参保人提供了更优质的服务。

四、结语

社保档案数字化工作完成后，大大提高了档案查询效率，档案管理工作服务质量和服务水平也有较大的提高。但是由于工期紧、业务量大、技术水平低以及档案质量相对较差等客观因素，造成一些错误在所难免。因此，在后期的使用过程中，要根据工作实际，发现问题，解决问题，使社保业务档案系统更加完善。未来将继续优化查询算法，提高查询效率和精准度，更好地为参保人服务。

参考文献：

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[2]陈 奕.新时代推进社保档案工作的几点思考──以镇江市社保档案为例[J].档案与建设，2019（12）：51-52+85.

[3]赵生辉.“档案数据化”底层逻辑的解析与启示[J].档案学通讯，2021（04）：22-29.

（作者单位：淄博市社会保险事业中心）