浅议事业单位档案数字化建设存在问题与实践策略

孙光辉

摘 要：信息化时代的到来引发了现代科技的新一轮变革，信息化发展已经成为国家可持续发展的必然要求和重要目标。在信息技术飞速发展的背景下，数字化技术的应用已经对社会各行各业产生了广泛而深刻的影响。在此背景下，各级事业单位要紧跟时代发展的步伐，实现数字化技术和单位长远发展的有机融合，尤其是档案管理工作，必须打破传统和粗放的管理模式，积极探索档案数字化管理的有效应用途径，从而提升事业单位档案管理工作的实效，促使事业单位的档案资源实现更高层级的共建共享。本文主要对事业单位档案数字化建设的价值意义展开阐释，在对目前事业单位档案数字化建设工作存在的不足和问题加以梳理分析的基础上，对档案数字化建设路径开展研究并提出对策。

关键词：事业单位；档案管理数字化；实践路径

事业单位档案管理工作是单位整体工作建设发展中的重要组成部分，档案数字化建设是推动档案管理工作更具科学性、全面性、系统性以及实践性的有效路径，尤其是在信息技术飞速发展的现代社会，将数字化和信息化技术引入事业单位档案管理工作中，能够有效提升单位档案管理工作的效率和质量，推动单位档案管理工作现代化建设。在数字化新技术的支持下，实现数字化技术在档案管理工作中的充分利用，从而推动档案管理朝着规范化、高效化、科学化和创新化的方向发展。

一、事业单位档案数字化建设的价值意义

大数据时代的到来，使事业单位传统档案管理工作面临新的挑战，也为事业单位档案数字化建设和发展带来了新的机遇，信息化和互联网技术所具有的便捷性、高效性和共享性等特征，成为事业单位档案管理工作优化转型提升的关键。事业单位推動和加强档案数字化建设工作，不仅有利于加强档案的保护和提升档案的利用效率，还有利于提升单位的管理水平和服务质量。

1.有利于加强档案的保护

档案管理数字化将传统的纸质档案转化为数字化档案，将有利于加强对档案的保护。传统纸质的档案管理工作对于存储环境、查询利用以及工作人员都有着极高的要求，不但要防止虫蛀、霉变、水火及盗窃等现实问题，而且不得不考虑在查询利用过程中对档案的损耗，这些都不利于档案资料的长期完整保存。而推动档案管理数字化建设将有助于解决这些问题，采用数字化录入、数字化存储和智能查询等功能，将显著提升档案信息资源的保护力度。

2.有利于提升档案的利用效率

事业单位针对纸质档案的传统管理方式已经不能满足事业单位现代化的发展需要，不但要耗费大量的时间、精力、人力和财力，而且存在易丢失、难保存等方面的问题。而档案数字化管理信息资源库和档案智慧管理软件的应用，有效弥补了传统纸质档案的不足，改变了原有档案的储存媒介和利用方式，有利于实现档案信息资源的长久保存，有利于提高档案资源的利用率和共享率。同时，也节省了大量的人力、物力和财力等资源，更能促使事业单位的有限资源得到合理配置和充分利用，促进事业单位整体的智能化水平和工作效率得到全面提高。

3.有利于提升单位的管理水平

档案数字化建设有助于推动档案管理事业的全面发展，有助于提升事业单位的管理水平。档案管理工作作为事业单位工作中的重要组成部分，推动档案数字化建设，有助于促进档案信息资源的充分利用，促进各部门、各单位之间实现档案信息资源的共建共享，从而不断提升事业单位内部的管理水平，促进事业单位内部管理更加顺畅，促进事业单位现代化建设和高质量发展。

4.有利于提升单位的服务质量

事业单位档案数字化建设是社会发展的必然要求，也是事业单位提升公共服务质量的必然趋势。档案数字化建设不仅能够促使档案资源得到更充分的保护和更有效的利用，还能促使事业单位各部门的工作更加规范，强化各部门之间的沟通和交流，能够促使各部门的工作效率和工作质量不断提升，缩短办事周期，提高办事效率，提升服务质量，使人们享受更多、更好、更便捷及更高效的服务，不断推进服务型事业单位的建设。此外，还能使单位工作人员将更多的时间和精力放在解决部门事务以及提升自身业务水平上，促使档案管理人员更加关注档案系统的更新以及信息服务水平的提升等，从根本上推动单位的办事效率和服务质量获得整体性提升。

二、事业单位档案数字化建设工作存在的问题

当前，我国部分事业单位在推进档案数字化建设工作过程中，存在基础设施不健全、机制体制不完善、专业人才缺乏、存在安全隐患以及系统构建不全面等问题，这些都严重制约档案数字化建设的发展。

1.档案数字化建设基础设备设施不健全

档案数字化基础设备设施是档案数字化建设的第一步，也是档案数字化建设的基础和保障。目前，部分事业单位对于数字化档案建设的资金投入不足，导致档案数字化建设所必需的数字化设备设施购置、维修、数字化管理软件开发与升级等基础设备设施投入不足，严重制约了档案数字化建设工作的开展。

2.档案数字化建设机制体制不完善

一方面，事业单位对于档案数字化建设工作的重视程度不足，导致有些地方未能跟随国家推进档案数字化建设的步伐，在实际的档案数字化建设工作推进中缺乏统筹规划。另一方面，由于档案数字化建设尚处于探索前进阶段，相关规章制度和体制机制不完善，可供借鉴和参考的案例不多，导致事业单位档案数字化建设工作中存在不规范、不统一等问题。这不仅影响着事业单位整体工作的进程，也不利于档案数字化建设的长远发展。

3.缺乏档案数字化建设专业人才

档案数字化建设专业人才，是促使数字化技术在档案管理工作中得到充分发挥的关键，也是开展档案数字化管理系统更新和完善的重要保障。只有具备数字素养、信息素养、档案素养和安全素养等综合素养的高水平管理人才，才能促使档案管理更具科学性和可行性，促使档案管理信息及时更新和上传，不断提升档案管理的利用率。然而，目前我国各事业单位档案管理人员的专业素养和专业技能尚不能满足档案数字化建设的要求，不能满足对数字化档案信息开展及时整理、存档以及查询和使用等工作，影响档案信息资源的配置和利用，不利于档案数字化建设工作顺利推进。

4.档案数字化建设存在安全隐患

档案数字化建设的前提是信息技术和互联网技术的应用，尤其是网络技术的应用带来了档案信息安全隐患，数字化、信息化技术在单位实际应用的过程中，很容易遭受黑客攻击和网络病毒等问题，由此造成系统破坏、信息丢失，甚至是信息泄密等安全问题。目前，事业单位在档案数字化建设过程中需要展开信息转化，在将纸质档案转化为电子档案的过程中需要借助数字化扫描等技术，扫描设备和录入设备对于档案信息转录是否完整、准确影响较大，很容易造成信息录入不全或者信息录入偏差等问题。目前，各事业单位对于档案数字化建设处于初期推进阶段，因此，对于档案管理工作人员来说，工作任务较重，工作难度较大，在录入的过程中如果未能及时对录入信息的完整性和准确性进行核对和检查，将会导致录入信息错误。这都是档案数字化建设过程中面臨的安全隐患。

5.档案数字化建设系统构建不全面

构建健康完善、运转高效的档案数字化信息管理系统，是档案数字化建设的系统保障，在此基础上才能开展数字化录入、数字化存储、智能检索和有效利用等工作。当前，存在部分单位重视程度不够、系统谋划规划缺失，以及人力、财力、档案工作人员数字化素养不足等问题。同时，在推行电子政务、无纸化办公过程中，对构建电子档案文件资源库空间、功能拓展准备不足，存在与档案数字化建设兼容不够、匹配不足的问题，导致档案数字化建设信息管理系统存在不全面、不完备和不实用等问题。

三、事业单位档案数字化建设的实践路径

事业单位应充分认识到档案数字化建设的重要性，依托数字化技术为档案管理提供更加便捷的操作方式，推动档案信息资源数字化管理，不断推进事业单位档案数字化建设发展。具体来说，要从健全基础设施、完善管理机制、配备专业人才、强化安全管理以及优化系统构建等方面实践推进。

1.健全档案数字化建设基础设备设施

首先，事业单位在推进档案数字化建设进程中，要通过加大资金投入来加强基础设备设施建设。一方面，要完善本单位设备设施的基础配置；另一方面，要增加档案管理系统、信息资源数字库以及安全信息系统等软件，为后续档案数字化建设工作的顺利开展奠定基础。其次，事业单位要不断提升档案管理工作人员的数字化素养，重视各部门对数字化技术的应用推广，促使各部门都能积极参与到档案数字化建设工作之中。同时，针对事业单位内部较为重要的财务等专业性较强的工作，事业单位也要为档案管理部门和业务部门构建学习、交流和互动的平台，从而为本单位档案数字化信息录入、存储的规范性、安全性和有效性做好保障。

2.完善档案数字化建设管理机制

事业单位推进档案数字化建设需要重视相关规章制度制定和管理机制建设，才能为后续各项工作的开展提供具体有效的实践指导，促使各部门以相应的规章制度为依据开展档案数字化建设的各项工作。通过成立专门的议事协调机构，统筹调度和协调推进档案数字化建设工作，做好各部门团结配合，促进各部门在信息录入、信息整理和信息保存等环节步调一致、有序推进。通过建立完善的规章制度，所有工作标准、工作流程及安全规范都有章可循、依规办事。通过对档案管理工作人员的数字化操作流程和注意事项进行严格、详细的规定，明确管理人员的工作职责、系统录入的格式以及信息资料的内容分类等，以此来确保信息录入的完整性，提升录入信息的有效性以及信息存储的安全性。

3.配备档案数字化建设专业人才

开展档案数字化建设工作离不开一批素质高、技术精的档案数字化专业人才。首先，必须注重吸纳和引进一批具备信息化、智能化、网络化和档案管理专业知识的复合型人才，为档案人才队伍不断注入新鲜血液，拓宽其眼界。其次，通过请进来、走出去多种形式加强教育培训，不断提升档案工作人员的专业技能和数字化素养，多邀请数字技术、信息化、互联网和档案管理等方面的专家开展全面培训，针对不同单位、不同部门、不同工作属性开展有针对性的重点培训，并注重培育档案工作人员的服务意识和综合素养，从而全面增强事业单位档案管理工作人员的综合能力，打造一支综合素质较高的团队。最后，事业单位要做好工作人员的考核考察和激励机制的建设，通过多维度、多形式的考核评估方式，针对工作人员在工作过程中的表现以及档案管理系统的整体运行情况等展开评估，以此来推动档案工作人员在考核评估指标的引导下，不断自我完善和自我发展，对考核考察反映出的问题，相关工作人员要开展自查自纠，在今后工作中有针对性地加强学习、练强技能，提升业务水平，促进单位档案数字化建设整体工作进一步开展。建立激励机制是事业单位提升档案管理人员积极工作的重要手段，根据工作人员的工作实绩和日常工作表现等，开展考核评定。此外，要优化评定结果运用，对考核优秀、表现良好的工作人员，不但要有相应的精神和物质上的奖励，而且，在今后提拔重用、晋职晋升等工作上优先考虑，从而不断激励工作人员在档案管理事业上添砖加瓦。

4.提高档案数字化建设安全系数

强化档案信息安全保护，提升档案信息的安全系数，是事业单位在档案数字化建设工作中的重中之重，也是确保档案信息实现安全存储、共建共享和有效利用的前提和保障。首先，要建立完善分类分等级的安全预警制度，将安全应急预案做足、做细，做好突发情况应急防护演练，一旦遇到突发紧急情况能够心中不慌、手中有法、有效应对。其次，要完善档案数字化建设安全管理责任制度，对于管理人员要定期召开档案信息安全教育和保密教育，提升档案管理人员的信息安全保护意识，要多学习掌握网络安全管理知识和技能，定期对信息管理系统和存储档案信息开展安全排查和病毒查杀，严格做好防黑客、防入侵、防盗窃等网络安全工作。最后，通过加强档案数字化建设相关管理软件和安全保护技术的研究，加强档案数字化管理系统安全管理，做好档案信息加密技术研究和加密级数提升等档案信息安全管理的维护工作，适时开发应用文件传输加密、安全等级授权、密钥加密解锁等安全防护功能，强化提升档案管理系统的安全系数。

5.优化档案数字化建设系统构建

事业单位推进档案数字化建设要着手优化构建档案数字化管理系统。要对单位各部门的档案资源开展全面摸排和详细梳理，做好重点领域、重要阶段档案的划分鉴定和收集整理工作，对档案资料不足甚至缺失的情况特殊处理。通过构建全流程一体化的数字化建设体系，对政务服务等领域的电子档案加以整理归档，对传统纸质档案开展数字化处理，积极拓展数字化档案的录入、移交和接收工作。积极推进事业单位档案数字化信息资源共享平台建设，实现数字化档案资源的共建共享和互联互通。建立数字化档案数据库，推动档案公开和查阅使用，构建不同类型的数据库子系统，实现数字化档案信息的有效分类和高效检索。在保护数字化档案信息安全的前提下，实现数字化档案信息资源的高效利用，不断拓宽各事业单位的服务范围，提升各事业单位的服务质量和服务水平。

综上所述，事业单位档案数字化建设工作进程的加快，不仅提升了事业单位内部的运转效率，促使其内部体系的建设更加完善，也提高了事业单位自身的公共服务质量，促使事业单位获得持续性、稳定性的发展。因此，我国各事业单位应根据自身的发展规划和发展前景，开展档案数字化建设工作的推进、探索与创新，在提升其安全性和实效性的同时，促进本单位档案管理事业获得长足的发展。

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（作者单位：山东省滨州市老干部活动中心）