简述数字化档案管理在司法行政工作中的运用

唐瑞婷

摘 要：为探究数字化档案管理模式在司法行政工作中的应用方法，对司法行政档案数字化管理展开分析，总结数字化管理相较于人工管理的应用优势、应用要点及难点，最终以问题为导向，分析数字化档案管理在司法行政工作中的具体应用办法。只有开发完善的档案加密系统、自动审核系统和存储系统等，才能够充分发挥数字化管理在司法行政档案管理工作中的优势，提高档案管理工作的整体效率。

关键词：加密管理；档案编制；数字化系统；司法行政档案；数据库管理

现阶段人工档案管理工作面临着档案信息被泄露、档案审计不全以及档案资料遗失等问题，对于各个机关单位的正常运行造成一定威胁。为了有效降低档案管理工作对司法行政造成的影响，当前，司法行政部门需要采用数字化档案管理工作模式，代替人工档案管理开展档案归档、编制以及审查等工作，在提高档案管理工作效率的同时，优化档案管理各阶段及流程的协调性。

一、数字化档案管理在司法行政工作中的应用表现及优势分析

1.数字化系统助力筛选文件资料

某地区为推动档案管理工作实现信息化，有关部门打造数字化档案管理系统用于档案及案卷筛查，保障档案资料的完整性及归类准确。从该部门的档案管理动态信息中可以了解到，数字化管理方式大幅度提高了案卷筛查与调档的工作效率，如表1所示。相较于2021年档案管理工作中实施的人工管理工作办法，2022年采用的数字化档案管理效果更胜一筹，满足了司法案卷追踪的工作需求。从该地区数字化档案管理的实际表现来看，其主要做法是利用数据档案库存储司法行政档案资料及文件，利用数字化DDC控制系统实行文件资料的自动编制与审查分类。

表1 司法局档案管理效果动态对比

注：归档分类效率按照该地区《社区矫正工作档案管理办法（试行）》的标准展开评估，效率评分接近100则表示符合科学分类与档案管理的要求。

2.数字化存储延长档案生命周期

司法行政机关中纸质档案的使用通常容易面临档案遗失、资料报废等问题，对此，通过采用数字化管理系统开展档案管理工作，能够有效延长司法行政机关档案的生命周期。

首先，基于SAN等存储技术的数字化档案管理库功能，司法行政机关中的档案资料数据能够作为单项文件存储于机关磁盘中，并能通过多项备份用于防止档案资料出现遗失现象。据统计，依靠数字化档案管理进行档案资料存储，一般情况下出现数据遗失的可能性仅有不到0.3%，较长周期内，磁盘中的档案资料数据损坏程度普遍偏低，如SAN存储技术下的数字化档案库存能够将档案数据或资料的丢包率控制在每年0.006％以下，能够有效防止档案存储管理期间出现事故问题。

其次，司法行政机关通过配置档案资料存储机柜等设备，实现对本地数据的备份存储。典型的做法有：利用卷管理器LVM Mirror打造用于档案管理工作的存储阵列，而这样一种存储阵列能够通过数据镜像的方式备份本地档案数据，利用硬件中的虚拟数据库在最大程度上保障数据的完整性。其优势在于利用卷管理器下的虚拟存储能够使档案管理工作完全围绕数字化管理的方式展开，从而有效应对经费不足对档案管理效率造成的限制，实现司法行政机关档案资料异地以及长期保存。

二、档案管理实现数字化的难点

档案管理数字化发展至今，仍然存在一定的技术缺陷及管理方式上的限制。首先，是数字化档案管理下的管理安全问题。對于司法行政机关而言，统一管理的档案凭证、报表以及加密文件等的保密性是档案管理的工作核心，而数字化档案管理需要公共网络系统的参与，导致文件及档案在管理的过程中容易出现遗失与被泄露问题。据某司法行政机关统计，数字化档案管理下出现的档案信息被泄露事故件数高于人工档案管理约16.7%之多，可以看出，档案管理工作的数字化面临着较为严重的档案管理安全问题。其次，是档案管理数字化的技术水平明显不足，包括数字化档案管理系统的网络协议缺乏适配性、档案资料载入途径匮乏和数字化管理系统保密性较差等问题。在一系列问题隐患的影响下，司法行政机关对数字化档案管理模式的应用缺乏信心，造成数字化档案管理始终无法得到广泛普及。

三、司法行政机关开展档案数字化管理的建议与方法

1.OCR技术融入档案扫描作业

（1）OCR技术与数字化档案管理的关联

首先，OCR技术能够用于扫描司法行政机关的档案资料内容，将资料内容以数据的形式保存于计算机存储设备当中，以便于机关人员检索或调用。从OCR技术助推数字化档案管理效率的表现来看，OCR技术能够借助高速扫描仪等设备，将司法行政机关中的各类档案资料转化为多页的PDF文件，便于档案资料的分类与存储。其次，从OCR技术下的档案管理效率表现来看，OCR技术针对纸质档案中的印刷体识别率能够达到99％以上，针对纸质档案中的手写体识别率能够达到95％以上，针对纸质档案中的签名体字体识别率能够达到90％以上，针对纸质档案中的非中文字体识别率则能够达到85%以上，图像扫描的精度与准确率能够达到96％以上。从OCR技术扫描文档资料的速度来看，常规扫描仪器对A4规格的档案资料扫描速度能够达到50至60页/min，相较于常规的人工单字符输入方法，其文字及资料处理效率能够超出近十倍左右。因此，在司法行政机关档案管理数字化的道路中，选择OCR技术服务档案扫描与分析工作是一项可行的措施。

（2）OCR技术在数字化档案管理中的具体应用流程

首先，相关部门需要选择与司法行政机关档案管理适配性较强的扫描仪器及数字化扫描软件，如选择OCR 7.0能够有效处理行政机关中的数据类资料，识别精度能够得到保障。

其次，选择机关档案资料开展扫描试行作业，从中调整扫描仪器的DPI、RGB以及OCR扫描下的文件合并类型。此外，手动矫正OCR扫描中的文字图像倾斜角度，将其控制在15度至30度之间，避免文字识别过程中出现较大失真情况，在此基础上配合相应的扫描参数配置，则可以着手开展司法行政机关的档案扫描工作。例如，针对大号文字采用300及以下DPI参数展开扫描，针对小号文字采用500及以上DPI参数展开扫描，提高档案扫描与校正的精度。

2.打造基于PD算法的数字控制系统

PD算法控制能够用于数字化档案管理的系统研发当中，丰富档案管理系统的逻辑判断功能。首先，数字化档案管理系统中的PD控制算法需要采用增量型算法，以便于系统能够自动核算与审查记录系统的档案资料，要求系统PD控制器的算法能够做到规避采样时刻的累积误差值，其计算方法则可以参考式（1）做出有效调整。基于完整的档案数字化管理系统，司法行政机关可以针对不同的档案文件制定更为有效的管理措施。例如，某司法行政机关依靠数字化档案管理系统建立云数据管理层，云数据管理层能够同时支持PC、AN等端口的接入，只要具备充足的网络条件以及访问权限，司法行政机关人员可以实时调取与录入各级档案，并依靠有序的档案信息库资源开展管理。

u1=u（k-1）（1）

式（1）中，u1表示某时刻系统稳态工作的控制器输出；u（k）表示采样时刻。

3.打造基于Dbms加密系统的数字化档案管理库

（1）选用Dbms外层工具进行档案加密

司法行政机关的数字化档案管理需要着重关注档案资料的加密性、保密性，各级部门需在数字化档案管理的过程中运用计算机加密系统来提高档案资料的保密性。在此过程中，Dbms外层工具是提高档案资料保密效果的不二之选。

首先，基于Dbms外层工具的数字化档案系统的操作系统层安全能够得到保障，借助ADS等防火墙或保密层加密档案管理系统的操作系统层，进入数字档案库的人员必须具备相应的权限，才能够调取或管理档案资料。

其次，基于Dbms内核层的档案管理加密能够在档案存取前实现加密，利用司法行政机关独有的服务器端口开展管理控制，降低数据库加密管理对系统服务器造成的负载，并保障司法行政机关档案内容的安全。

（2）选择有效的Dbms加密算法

不同的加密算法适用于不同的档案数据库系统，司法行政机关应当酌情对加密算法展开分析与选择。首先，如果司法行政机关期望采用密钥系统保护司法行政机关金融数据安全，则Dbms加密工具中的算法可以采用DEA算法，该算法的原理为：假设管理司法行政单位金融数据及档案中共设有n个管理单元，有m种管理单元表示档案归档，S种管理单元表示调出档案数据，则DEA算法能够根据输入与输出的档案数据展开权向量分析，最终得出最佳的效率评价指数，保护档案数据的安全。其次，如果司法行政机关期望数字化档案管理能够规避暴力破解的威胁，则Dbms外层工具采用的加密算法可以参考Triple DEA加密算法，该算法将数据的加密模块分为三个层面，有效延长档案管理系统密钥的长度，最终用于避免外部攻击司法行政机关档案系统而造成档案泄露问题。除此之外，Aes加密算法、RC5分组密码算法等都能够应用到司法行政机关的档案管理中，提高数字化档案管理工作的安全系数。

（3）设置相应的档案加密单位

如果将司法行政机关的档案资料及文件视作为整体，档案加密则是通过加密算法对所有档案文件进行加密覆盖，使相关人员能够在解密后调用与修改所有数据库的档案内容。但这种加密方法面临的风险，如当档案数据库加密层被破解之后，所有档案文件及资料的保密性都将受到威胁。对此，现阶段司法行政机关的数字化档案管理应当选择合理的加密单位，对内部的档案及文件进行分类加密与保护。例如，某司法行政机关针对“行政单位财务凭证及报表”的档案资料实施加密保护，并以文件为单位进行磁盘加密。通过将文件中的TXT、PDF等归类，将所有的子文件合成一个集，每一个集对应一项专门的管理密钥。在档案数据库解密的过程中，相关人员需通过数据库接口模块展开档案文件检索，查找到相应的文件之后实施管理权限审核与解密，解密过程由系统的Dbms函数算法进行自动审查，解密算法中的密钥运行公式如式（2）所示。

Ki1=（T1，R1，Cj）（2）

式（2）中，Ki1表示数据密钥；T1表示表密钥；R1表示待加密的记录参数；Cj表示加密字段属性。

4.构建数字化档案管理中的网络协议

网络协议是保障数字化档案管理运营的关键，通过采用保密性强、传输效率高的网络协议进行司法行政机关档案管理，能够确保档案管理工作效果。现阶段司法行政机关在数字化档案管理中可选择的网络协议有FTP协议、NFS协议、SFTP协议、SMB及CIFS协议等，不同网络协议的应用优势存在一定差异。例如，FTP网络协议基于Client将需要保存或管理的档案文件传输至Server当中，且根据需要的不同，FTP网络协议下的档案传输可以采用ASCII传输以及二进制传输，在完成建立司法行政机关网络客户端端口的基础上，客户端的数据档案能够通过主动模式传输至档案管理系统中，且每一次传输都对应独立的网络状态码，不会因网络问题而出现传输故障与数据链接关闭的情况。在特定的工作情况下，司法行政机关的档案资料需要经过子系统存储至本地网络系统，其间需要采用FTP网络协议下的Tenex模式进行处理。通过将FTP网络协议完全融入数字化档案管理系统中，能够有效提高司法行政机关的档案管理工作效率。

5.选择合适的档案存储路径与方式

首先，数字化档案存储可以依靠存储区域网络以及高速光线通道等完成，用于提高司法行政机关档案存储与服务器管理速率，并借助网络的传输功能实现档案管理的实体连接。首先，在数字化档案管理存储区域网络的选择上，相关部门可以采用NAS网络存储的方式管理文件级操作，并利用软硬件实施对用户口令的保护及信息管理。据数据分析，NAS网络连接存储下的档案文件丢失率能够控制在0.08%以下，网络内部通过3层及以上的管理层监控用户口令，使存储档案资料的磁盘阵列不需要借助服务器便能实现安全化管理。其次，高速光纤存储网络的选择上可以参考SAN，在该光纤存储通道中，司法行政机关的管理人员能够依靠光纤通道的协议进行档案数据传输，将司法行政机关档案资料安全存储于专属的设备中，由主机统一负责服务与管理。从SAN光纤通道的应用优势来看，利用SAN处理档案文件来代替一般光纤网络的档案管理办法，有利于使文件的传输速率达到4Gbps及以上，传输速率相较以往提高近30%。

四、结语

总的来说，通过将数字化档案管理模式融入司法行政工作当中，能够有效解决人工管理对档案管理工作带来的不便及效率不足的问题，实现档案管理工作的保密化、高效化。因此，司法行政部门需要着手研究数字化档案管理工作计划及办法，加大开发数字化档案管理系统的工作力度，不断研发新型档案管理数据功能，以提升司法行政工作中的档案管理效益，营造良好的工作及服务环境。

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（作者单位：郓城县司法局）