城建档案管理的现状及对策研究

赵向英

摘 要：城市建设步伐随着经济的不断发展随之加快，在此形势下，城市建设项目数量逐年递增。然而，在城市建设项目发展中还存在较多问题，如城市建设档案管理力度不高，对城市建设项目的运行和扩建产生了不利影响。在此背景下，本文以城建档案管理为研究核心，探究城建档案管理发展现状，并提出完善建议，供各部门参考。

关键词：城建档案；现状分析；对策

城建档案管理属于带有社会公益特点的项目，人们越来越关注档案管理工作。据调查，在城建档案管理中，档案管理人员技能不足、引进的档案设备设施相对陈旧、档案管理制度不完善等问题，都影响了城建档案管理的效率，因此，加大管理力度，实现档案管理的创新发展刻不容缓。

一、城建档案管理意义

1.推进城市规划建设

城市规划是在原有城市风貌基础上的新建和改造工程，因实施的工程项目过程不可逆，所以，在建设和规划中要以城建档案数据和信息为参照，提升规划方案的完整性和科学性，在保证市民正常生产生活的基础上进行针对性的建设。城建档案管理对工程项目起着指导和借鉴作用，不但可以推进城市规划的建设发展，对降低工程造价、缩短施工周期都有实际意义。

2.为科学研究提供数据支撑

新时期，人们更加关注外部因素对建筑结构性能的影响，因此，在项目建设发展中，除了关注人身的安全，也要坚持以人为本的原则，为居民提供舒适宜人的居住环境，还要考虑项目工程周期的经济成本。项目建设会对周边环境产生污染，也会产生噪声污染，引发空气粉尘，对人类的生存居住环境产生了破坏。因此，各部门应响应国家号召，大力推广和应用绿色施工技术，探究经济型和环境型绿色建筑。做好城建档案管理工作，可以参照建筑结构性能结合档案数据信息，为建设部门提供数据参照，也能保障科研成果的有效性，为推进建筑行业的稳定发展奠定基础。

3.为项目修缮提供依据

很多早期的建筑已变成了老旧房屋，这些建筑经時间的流逝，内部结构构件开始老化破损，无法发挥原有功能，不但影响居民的人身安全，也不利于社会城市化的稳定发展。我国在此形势下开展房屋的改造工程，构筑管理平台，在改造老旧房屋的同时，为房屋的适用性和耐久性提供数据支撑。同时，在城建档案管理期间能记录真实有效的建筑信息，了解建筑物的结构类型和应用年限，以此制定针对性的改造方案，如可以采取加固防塌等对策维护建筑后期的使用。

二、城建档案管理工作发展现状

传统的纸质档案随着社会经济的发展和信息技术的完善，已经无法满足城市发展的需求。新时期，电子档案的出现可对传统纸质档案管理的弊端加以改善，但是纸质档案并不会被完全取代，档案管理部门要实现二者的融合，发挥彼此优势，实现相互依存和取长补短。

1.纸质档案管理

纸质档案能对外提供精准直观的建筑项目信息，方便人员查阅，此种性质的档案管理具备唯一性，需要的审批流程和签字环节较多，可以保障文件的真实性。纸质档案管理虽具有较多优势，但是在大数据时代，也存在较多问题，建筑项目会涉及大量的数据和信息，给纸质档案管理带来了难度。城建档案资料和数据日益增多，加大了人工作业量，传统的人工管理在工程量不断增多的形势下，容易发生漏页和错录等现象。再加上纸质档案管理对存储空间和环境要求较高，需要防火防虫，对空间规模有较大的需求，给人员查阅带来了不便。城建工程档案种类多元，工作人员面对海量的信息无法清晰分类和存档，一些档案彼此交叉，内容容易混淆，降低了工作效率，也影响档案分类管理工作的进行。

2.电子档案管理

随着信息技术的不断发展，各行各业开始将目光聚焦在互联网平台的建设上，城建部门也不例外，电子档案管理对比传统的纸质档案管理来说，具备较多优势，不仅录入、管理和查询信息效率较高，还能节省档案数据存储的空间，对提升档案管理效率有实际意义。同时，在互联网平台展开档案备份，能实现跨区域档案信息的存储，能够避免出现数据遗漏和档案丢失等问题，不但保障了档案数据信息的完整，也提高了电子档案管理的力度。在互联网信息平台，可以实时发布城建信息内容，做好宣传和推广工作，在为建设项目提供数据支持的同时，更好地服务大众。国家发布的文件中也特别强调要发挥大数据技术优势，借助电子档案管理，构筑开放的城建档案管理平台，为公众提供实时查阅数据的机会，以实现共享档案信息的目的。但电子档案管理属于一把双刃剑，在提升管理效率的同时，也存在不少问题，如容易受到病毒和黑客的入侵，对电子档案信息的安全性和保密性产生威胁，影响档案信息的唯一性。再加上电子档案管理对信息技术和电子设备具备较强的依赖性，一旦设备受损，会导致电子档案数据的丢失。

三、城建档案管理存在的问题分析

目前，我国城建档案管理工作取得了不小的成就，但受到各种因素的影响，导致城建档案管理工作依旧存在不少问题，如各个地区发展差异大，档案管理发展不平衡，地区差异明显，一些经济更为发达的地区在城建档案管理工作上效率也更高。同时，各地区发展呈现多样性特点，构筑的发展路径、发展模式以及发展思路均有所不同，未设立统一的标准。

1.城建档案管理意识相对薄弱

近些年，各地区开始将关注重心集中到城建档案管理工作上，但依旧有一些基层单位在城建档案管理上存在意识薄弱等问题，关注项目建设，忽略档案管理，很多人认为，城建档案管理涉及海量的数据信息，管理起来相对麻烦，不但无法带来政绩，还会为企业带来较高的成本，在思想和行为上未认识到城建档案管理的重要性，在工作中缺少责任感。在施工期间，参建单位因施工流程和任务繁杂，未重视城建档案管理工作，会将建设重心集中在施工质量和资金控制上，等到工程快要竣工验收之时，才会安排人力、物力突击收集整理档案资料，应付各部门的检验。此种管理模式无法保障城建档案工作的准确性和真实性，因数据缺乏成套性，也影响日后工程档案的管理和应用。与此同时，城建部门构筑的管理机制不够完善，未能结合大数据和信息技术搭建成熟的管理网络系统，在梳理部门人员权责和义务上力度不够，各部门缺少沟通和交流，信息传递具备滞后性，影响了档案数据的完整性。

2.工作人员技能不足，档案设备设施不够完善

专业的档案管理人员是保障档案管理工作顺利进行的基础，据调查，我国缺少专业的档案管理人员，甚至一些人员在上岗之前未受到过专业的培训，掌握的理论知识不足，在面对突发事件时无法发挥应变能力及时解决问题，因技能的不足容易造成归档不齐全，案卷不规范等问题，个别地方的城建档案管理工作出现了空心化的现象。因城建单位未充分认识到档案管理的重要性，所以招收的档案人员综合素质参差不齐，人员招收门槛不高，无法培养出社会需要的创新型和复合型人才。

同时，引进的档案管理设备设施相对落后。因档案管理意识薄弱，各部门在基础设备设施上投放的资金不多，设备简陋，未能引进现代化的管理设备，无法辅助档案工作人员完成工作。虽然城建单位会针对档案管理制定制度和标准，但缺少执行力度，影响档案管理工作的规范性。还有个别单位在归档文件上随意性较强，未能严格按照规范和标准来整理卷宗，导致业务容易出现问题。

3.数字化档案平台建设缓慢

城建档案管理工作中还存在技术力量薄弱，经费不多，基础设备设施落后等问题，因技术规范和标准不统一，也影响了城建档案信息化建设的效率。同时，在城建档案管理工作中，管理系统平台建设和软件研发力度不够。在新时期，城建单位应借着技术发展的东风，发挥大数据技术优势，建设数字化档案平台，提升管理效率，但受到经费较少和信息化人才匮乏的影响，我国城建单位在数字化档案平台建设上相对缓慢，影响城建档案管理的有效性。

尽管现阶段的城建档案管理工作已经与计算机技术有效的融合，但是还经常会因为相互衔接不到位而导致数字档案平台建设呈现十分缓慢的现象。如果不能从根本上改变以往数字化档案建设管理的方式，档案管理本身的信息转化也就难以顺应社会的发展，严重的会直接阻碍我国城建档案管理工作效能以及优势的提升。

四、城建档案管理存在问题的对策研究

1.革新管理思想、完善管理制度

城建单位的管理层要革新传统的管理理念，了解城建档案管理的重要性，在内部向员工宣传档案管理的内容和价值，让每一位员工能认识到城建档案管理的作用。管理层应鼓励工作人员引导他们在档案管理中融入创新思维，同时，管理层要尽可能地争取资金扶持，为城建档案管理争取更多的人力和物力。此外，管理层要正确认识档案管理存在的问题，借鉴其他地区的档案管理经验，总结本地区管理经验特点，在此基础上解决城建档案管理问题。

同时，要完善城建管理制度。传统的档案管理需要經过各部门的审批，耗费的人力和物力较多，在发展中还会面临信息被泄露的风险，对此，建立完善的管理制度至关重要，要科学分类工程资料，保留主要文件的审批流程，精简非主要文件的审批流程，定期对档案管理工作展开检查和监督，避免出现信息泄密和丢失现象，管理层要提升工作人员的保密工作意识，在档案管理期间严格落实保密工作第一负责人制度，并定期开展保密自查工作。

不同区域范围内加强对城建档案工作机构的分析，并配置专门的工作人员，这样就能够保证城乡规划以及档案建设工作的合理开展。通过对以往城市档案管理思想的了解，也应该创新并升级城建档案管理制度，进而更好地在网络环境的应用背景下，为电子档案的接受与收集提供支撑，促进我国城市档案建设管理工作的长久以及稳定性发展。

2.加强人才建设和定期更新设备设施

据调查，部分档案管理人员专业素养较低，掌握的知识不够，一些工作人员缺少培训机会，导致理论和实践能力不足，再加上各部门人员交流不多，业务在发展中存在信息滞后，流程衔接受阻等问题。传统的管理人员在新时期已无法满足当前的工作需求。城建档案管理工作会涉及计算机、管理和工程等领域，作为管理人员要树立终身学习意识，在生活和工作中主动了解城建档案业务，合理衔接各专业工作。管理人员也要提升招收档案工作人员的门槛，定期培训员工，引导员工树立创新意识，为培育出复合型档案人员保驾护航。城建单位可以采购现代化的软硬件设备设施，采用先进智能的档案管理技术，进一步培养员工的实践技能。

城建单位要关注数字化设备设施的更新，对内引进专业的软件及设备设施，保障其能够兼容城建档案系统的数据库，并要顺应城建档案电子化管理的需求。城建单位要实现城建档案工作的电子化发展，应按照重点分批和逐步逐层的原则来实施各项工作，在档案原文电子化发展基础上，科学、合理地展开异地数据备份工作，将城建档案管理的作用充分发挥出来，为社会各界和城市项目规划提供精准的服务。

3.构建城建档案信息化管理平台

第一，扩大城建档案管理信息化应用的范畴。互联网技术随着社会的不断发展，应用的范围越来越广泛，为人们的生产生活提供了便捷。因此，城建部门要顺应时代发展步伐，将档案技术和数据资料以电子文件的形式在网络平台发布，为外界提供远程查阅和检索功能，并构建数字化和影视化的档案管理平台。

第二，加大档案信息化建设的资金投入。政府财政投入是现阶段城建档案管理资金的主要渠道，因此，档案部门管理人员可以争取上级领导的支持，争取多方资金投入，实现信息化基础设备设施的建设和管理。同时，部门人员在采购设备设施时要参照实际情况选择主流产品，选择的技术和设备设施要适用城建档案管理实际情况，避免片面追求最新的技术和设备，以免浪费资金，通过此种方式为资源共享提供保障。

第三，发挥信息技术优势，信息管理传统途径随着互联网技术的发展越来越广，信息传播速度也越来越快。借助现代技术，以互联网平台为基础，推进电子档案管理的信息化发展。城建档案管理涉及数据众多，在传统的管理中，存在分类材料不详细和资料文件不全等问题，管理人员应发挥先进技术的作用，及时鉴定档案数据，方便查缺补漏，对提升档案数据的质量也有现实意义。工作人员要善用信息技术的优势，创新服务模式，为施工单位和工程设计部门提供电子档案库中存储的设计构图以及技术信息，便于工程和施工部门参考。工作人员要注意，在应用信息技术的过程中，要在不改变传统纸质管理模式情况下，对文件的查阅权限进行规定，监督网络沟通软件的应用情况，合理应用涉密文件，保障电子数据资料的准确和安全，发挥纸质管理和电子化档案管理的优势。同时，实现信息化管理也能全周期开展档案工作，从前期的接收鉴定资料到整理和入库，再到后期的数据查询和应用，都能在信息平台上完成，保障档案管理工作得以顺利进行。

五、结论

城建档案管理工作在城市建设发展中起着助推作用，也是保障社会秩序良好发展的基础，更是做好合理城市规划的依据。本文分析了城建档案管理的重要性，探究了新时期城建档案管理的发展现状，介绍了纸质档案管理和电子档案管理的模式和优劣势，分析城建档案管理存在的问题，并在完善管理制度、提升管理人员专业素养和实现电子档案信息化管理等方面提出了措施，结合了传统纸质管理和电子档案管理的模式，对管理流程加以规范，发挥信息技术优势，尽可能地提升城建档案管理水准。同时，构筑智能化档案管理平台，在为各部门提供便捷，助推城市化的建设和发展。

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（作者单位：泰安市城市建设档案馆）