人力资源管理中人事档案信息的应用

2023-09-27李海婴中海石油中国有限公司曹妃甸作业公司

消费导刊 2023年13期

李海婴中海石油（中国）有限公司曹妃甸作业公司

通俗所说的人事档案信息的管理，主要是将个人档案的收集、整理、存储、评估和统计有效地结合起来的活动。在新的市场发展背景下，企业管理内容和要求发生了明显变化，导致人事档案信息在功能应用上发生了变化。为了更好地发挥人事档案信息在人力资源决策中的重要参考作用，本文阐述了人力资源管理中，人事档案信息的应用，内容如下。

一、研究背景分析

人事档案信息作为人力资源管理的基础，指员工个人在学习和工作中形成的个人信息资料，能够更全面地反映个人的经历、实际工作能力和绩效。现阶段，我国大部分企业在人事档案管理方面还存在法律法规水平低、技术资源相对落后等诸多问题。这些问题的存在，在一定程度上影响了人事档案信息在人力资源管理决策中的使用。因此，做好人事档案信息管理工作就显得尤为重要。

二、人事档案信息的重要作用

（一）为人才招聘提供良好参考

结合人事档案信息的实际利用情况可以看出，人事档案可以有效跟踪录入候选人信息，在企业的人力资源招聘工作中起到了重要的参考作用。对于公司内部相关员工，科学地整理、统计和分析人事档案信息，可以快速更新招聘标准和岗位角色，不断提高人才招聘的规范性和可靠性，充分提高现有人才资源配置上的合理性。

（二）提高人力资源配置的合理性

一般来说，人事档案的内容包含员工的学历、过往工作经历、专业能力与素质测评、工作绩效、政治面貌等一系列内容，能够有效反映员工的实际情况。在人才招聘过程中，人力资源从业人员可以根据人事档案中的信息结合员工以往的工作情况和员工的综合素质，科学分配和分工，充分发挥人事信息档案在人才配置中的重要职能作用。对于刚进入公司的新员工，人力资源从业人员要结合人事档案的信息内容，制订新员工可接受的培训计划，更好地提升员工的实际工作能力，保证人才在公司的有序运用，真正提高人才的素质。

（三）为企业决策提供重要参考

人事档案信息详细记录了公司员工的既往工作经历和业绩表现等一系列信息，是评价和比较不同员工工作绩效的主要依据，与公司薪酬内容密切相关。人事档案信息可以为岗位调整和员工薪酬调整提供决策依据，包括福利、奖励和惩罚。对于一个公司的人力资源部门来说，要充分认识做好人事档案信息整理、统计工作，确保信息更加准确、可信，以此为岗位配置和员工薪酬激励提供公平依据，从而不断提高公司员工的凝聚力。

三、人事档案信息与大数据结合的应用

（一）大数据对人事档案信息的影响

人事档案信息记录了员工的个人经历和社会实践活动，对人才选拔具有重要参考价值。同时，人事档案中的信息一定程度能够反映员工的思想品德、业务能力和个人绩效。人事档案信息化管理旨在充分发挥员工档案的作用，实现电子档案管理系统的发展。在大数据环境下，各种信息处理技术和手段，大大扩展了人事信息档案服务的范畴，各种便捷的信息处理软件，实现了自动化的信息处理过程，具有这类功能的应用软件，如：星空软件、智德软件、Yidu Documentation等。这些软件中可以内置企业特定人才的需求，通过可搜索功能准确定位所需求的人才和相关信息。另外，在信息化建设的发展中，办公OA系统日趋完善，大大减少了传统人事档案管理获取信息烦琐，难以集成化的弊端。人事档案信息大数据化可高效处理各类人事档案中的信息和资料，经专业档案管理人员审核后把档案资料转换为电子文档和信息，极大地提升了管理效率。

（二）强化“大数据”管理理念，多渠道全面采集个人档案数据

个人档案信息可以全面记录员工的基本信息、工作情况、社会经历等，是单位人力资源管理中最基础的部分。因此，在大数据环境下，人力资源管理者必须认识到人事档案信息管理的重要性正在日益提高，强化“大数据”和“云计算”的管理理念，运用现代科技手段，多渠道收集个人信息，全面归档数据。此外，企业要建立高度的档案管理意识，在实现资源合理配置的基础上，实现人事档案信息合理分类归档，将人事信息大数据与人力资源管理有机结合，提高工作效率。一方面，企业可以通过人事信息档案管理系统、利用采集终端等数据接口自动获取员工工资、考核、工作经历等方面的信息。在过去的人事档案管理过程中，人事信息管理还以纸质档案为主，信息收集、整理和统计难度大，耗时长，劳动密集性高。企业借助人事信息档案管理系统、采集终端、数据接口等手段，可以将所有人事档案信息统一采集，汇总整理、科学统计。另一方面，对于外部数据环境，企业通过个人档案信息管理系统与互联网的数据接口，可以收集员工的其他信息，如社会关系、爱好、社交等，作为正式档案信息的补充，还原人才的真实状态。这些数据可以汇总统称为“人才大数据”，其能够全面、立体地反映员工能力和综合素质，为人力资源决策提供坚实的数据基础，推动人力资源管理更加量化、科学化。此外，人事档案管理系统通过与人事信息管理系统无缝集成，可以实现个人信息查询，人事报表打印、人事数据统计分析、数据接收等功能的应用，同时提供接收、借阅档案等管理服务。并且企业可以通过两个系统的整合，使档案材料和个人信息系统的内容保持一致，可以提高人力资源管理人员的数据化水平和工作效率。

四、人事档案信息的具体应用

（一）重视人事信息档案制度建设

众所周知，管理制度是各项管理工作顺利开展的重要基础，如果管理制度存在缺陷，将影响各类管理工作的正常有序地开展。企业人力资源从业人员还必须切实完善现有的人事档案管理制度，只有合法合规且清晰的管理制度，才能保证组织内部的人事档案信息成为资源被有效利用。在个人档案信息管理中，企业应要求相关人力资源从业人员切实遵守现有管理机制，依法依规科学管理，杜绝弄虚作假、违法违规等问题。

公司员工的个人发展对公司的整体发展有着很大的影响。在开展相关档案信息管理工作的过程中，相关人员可以从制度层面入手，加大完善力度，使信息档案的作用在组织管理中落到实处。在人事档案信息的制度建设方面，员工可进一步阐述对人力资源管理的真实要求，并通过改革现有的管理制度，进一步完善人事档案采集、查询和录入的模式。例如，在使用注册系统和传输系统查询个人档案的过程中，企业应允许员工动态更新个人档案中的信息，提交专业档案管理人员进行审核。在人事档案信息的日常管理工作中，企业可以通过不断提高档案信息的个人透明度来提高人力资源管理的效率和质量。

（二）提高人事档案的完整性和真实性

人事档案信息是员工个人经历和工作业绩的直观反映，具有很强的权威性，因此持续提高个人档案的可靠性、真实性和完整性显得尤为重要。例如，在人才招聘方面，企业可以通过有效提高人事档案信息的真实性来取得更好的效果。如果应聘者伪造证件或编造工作经历来欺骗公司，将会影响公司的整体人才素质。为提高人才招聘的效率和规范性，人力资源管理者必须严格核实人事档案信息的真实性。

此外，人事档案的完整性主要体现在是否能够完整记录员工的学习经历和胜任能力上。企业人力资源管理者科学地审阅和管理各种档案信息，能够更加合理配置企业资源，可以更好发挥人力资源的决策效能。完整完善的人事档案信息，可以真实有效记录企业员工的具体工资、岗位变动等情况，从另一个侧面反映企业人才利用的情况和业务发展的轨迹。

（三）打造先进的人事档案信息管理模式

企业可以通过构建稳定的电子信息服务平台，确保人事档案信息更加安全且用得其所。近年来，由于我国市场经济的快速发展，现代技术的应用范围不断扩大。在现代科技的强大支持下，人事档案的管理难度不断降低。现有的人事档案信息管理逐渐向信息化管理模式转变，这对企业人力资源管理者提出了新的要求。除此之外，在互联网技术的全面支持下，原本封闭的人事档案信息管理模式可以与互联网技术有效结合，构建满足企业特定发展需求的动态人力资源管理系统。在企业内部招聘过程中，电子信息服务平台可有效提前审阅应聘人员的学历、职业资格证书等材料，实行电子测评信息系统，确保效率，人力资源管理的质量倍增。同时，还可以有效整合企业内部的人力资源，为企业合理配置内部人才资源打下良好的数据基础。正确使用人事档案中的信息，可以帮助公司人力资源从业人员在最短的时间内筛选出到符合公司岗位需要的专业人才，也可以更好地了解公司现有员工的能力素质变化，实现人才的高效流动。

（四）提高人事档案信息传递效率

公司内部领导要充分认识加强人事档案信息管理的重要性，合理分配资源，为档案信息的传递打通渠道，从而确保人事信息档案工作各有序开展，切实发挥人事档案信息在人才应用和决策中的重要参考作用。

人才招聘是企业人力资源管理的顺利开展的前端，人事档案可以为这项工作提供良好的信息基础。在人才招聘过程中，企业需要提前获取应聘人员的档案信息，对档案材料和内容进行严格的审核和有效的分析，以确保档案材料的真实性，保证聘用人员的综合素质能够满足岗位需求。在人才配置过程中，企业人力资源部门可将人事档案信息统计分析的结果传递给规划部门，结合档案信息的数据基础公司可制定更为合理的人力资源规划并对人才需求进行有效预测。

为有效提高档案信息管理效率，企业需要加强各部门人员之间加强沟通，迅速发现档案信息中存在的问题，并采取有效的控制对策，确保档案信息真实性和时效性。例如，如果用人部门发现员工的职位信息与档案填写的信息不符，应及时反馈给人力资源部门，人力资源管理部门需要迅速介入，核实情况，及时核准档案信息，提高信息的准确性。

结合企业人才管理的发展要求，我们可以看到，通过对现有人事档案信息管理模式的整合，可以显著减少人力资源的浪费，为企业的持续健康发展打下良好的基础。

（五）注意事项

1.人事档案信息的电子化和数据化

在计算机技术的全面支持下，企业可以实现人事档案信息的快速记录和存储，提高人事档案管理的效率和质量。在人力资源管理中，相关人员可以通过电子信息技术的使用，实现对各种信息的快速检索，例如在查阅人事档案的过程中，管理人员可以更直接地了解人员的相关信息，不断提高管理水平。

同时，积极应用计算机技术可以使人事档案信息更加详尽、全面地记录员工的工作历程。在日常管理中，从业人员在确保档案信息的完整性的基础上，通过计算机系统对人事档案信息进行有效的汇总和分析，形成人力资源“大数据”，进一步提高人事档案信息的实用性。结合企业管理实际，针对人事信息档案的具体内容进行综合分析，积极运用现代人事档案管理手段，才能确保人力资源管理的数字化水平更上一层楼。

2.积极创新人事档案管理理念

人事档案作为人才信息资源的主要载体之一，致力于为社会组织提供服务，不断提升其价值。在人事档案中，大部分信息和资料多由个人填写和签名，这些信息是公开的信息来源，需要向公众索取和使用。但是，为了进一步加强人事档案信息的保密性，现行的人事档案管理法规明确规定，严禁任意人员随意查阅与人事档案有关的个人信息，因此，人事档案长期以来一直比较神秘。虽然每个人都可以参与个人人事档案的创建，但是大多数人对人事档案的价值还没有足够的认识。

3.人事档案信息的实际运用意义

人力资源管理的正常发展首要任务是在提高员工综合素质水平。人事档案信息是公司内部组织中人力资源管理的基础数据来源，能够为公司人力资源管理工作的顺利开展提供重要支持和参考。企业在员工任期内，可以通过人事档案信息进行记录和跟踪，既可全面考察员工的实际业务能力，又能够合理规划企业的人才发展路径。通过人事档案信息一系列的有效利用，企业可以进一步挖掘员工的个体优势，确保组织内部资源的利用的合理性得到显著提高，减少资源浪费的发生。同时，企业在开展内部组织工作时，需要调整现有的人才结构时，要将现有的人事档案信息作为重要依据，充分了解员工的工作经验和岗位技能，确保人力资源基础信息得到充分利用。

由于社会的全面发展进步，现代社会对人事档案信息的应用需求也逐渐增加。企业人力资源管理者要树立真正的服务意识，建立有效的管控制度，把握对人事档案适度开放的规模和依法依规的保密性，确保人事档案信息流通得到适当改善，充分发挥人事档案的重要价值。

4.提高人事档案管理人员的专业素质

人事档案管理专业性强，对管理人员的业务素质要求高。企业必须建设一支高素质的人力资源管理队伍，加大思想修养力度，提高从业人员信息档案管理技能水平。近年来，由于互联网技术的普遍发展和普及，计算机和网络技术的应用范围不断扩大，人事信息档案管理模式也越来越先进，良好的计算机技能是档案从业人员的必备素质。此外，人事信息档案从业人员要不断强化服务意识，充分认识到人事档案管理的重要性，进而确保人事档案信息在人力资源管理中的重要作用得到有效发挥。对于大公司来说，有必要对档案员进行专业培训，不断提高从业人员的法律法规知识水平和业务技能等综合素质。企业应招聘懂数据，能够进行系统开发设计的人才，促进档案管理人员的数据化水平的不断提高。同时，企业应对现有人事档案管理人员进行专业培训，不断提高其专业技能，从而显著提高其业务水平，进而加快人事信息档案工作的专业化和现代化进程。