西部高校基建工程档案管理工作创新

龚立兵　尹继蕊　雷昌玲

摘 要：信息技术发展较快，高校基建档案对信息化技术的要求也越来越高，基建档案管理人才稀缺，工作模式有待优化。本文结合西部高校基建档案管理工作实际，分析了西部高校基建档案管理困境，提出了适合西部高校基建档案管理的创新路径。

关键词：基建档案管理；西部高校；创新

国家“十四五”规划和2035年远景目标纲要强调，要建设高质量教育体系，高等教育入学率要提高到60%，稳步扩大西部地区高校招生规模。优化区域高等教育资源布局，推进中西部地区高等教育振兴。教育事业的快速发展，不仅促进了西部高校数量的增长、规模的扩张，与之配套的教学楼、实验楼，学生宿舍楼等基建项目有序开展，也为西部高校基建档案管理工作提出了更高的挑战，西部高校基建档案管理模式变革和档案工作转型升级迫在眉睫。

1 高校基建档案管理的重要作用

1.1 高校基建档案管理的含义

高校基建档案是在高校实施基建工程建设过程中，基建工程的前期规划、立项决策、招标到项目施工建造、装饰装修、监理、竣工验收、交付、使用等全生命周期过程中，产生的、应归档保存具有参考价值和利用价值的全套文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料[1]。

1.2 高校基建档案管理的重要作用

高校基建档案是高校档案的重要组成部分，范围涵盖了项目的投资决策、工程设计、采购与施工、交付使用等多个阶段的多个流程，是对基建项目地真实、全面地反映。第一，基建档案管理是提高项目管理效率的重要手段。系统、完整的档案材料有助于规范高校基建项目建设过程，了解基建项目的实施情况。对项目阶段的实施过程进行监管，严格把控项目实施的成本和进度，及时发现偏差并调整，确保项目质量、成本符合项目要求，并按时竣工。第二，高校基建档案材料的真实性、完整性能确保项目审计的顺利开展。审计监察机构以基建档案为依据，对项目的文件记录、管理的方法和程序、财产情况、预算和费用支出情况以及项目工作的完成情况等项目管理工作进行全面检查，对项目活动的合法性、合理性和一致性进行科学的审核检查。第三，高校基建档案材料为高校管理工作提供借鉴。高校基建档案材料为高校开展后续修缮工作提供启发，为后续建设同类型工程提供参考性资料，促进基建管理水平的提高。

2 西部高校基建档案管理的困境

2.1 高校基建档案收集难度大

第一，高校基建档案产生于项目的启动到项目收尾整个项目周期的多个阶段的多个流程，涉及建设、承建、监理、监管等多个利益相关单位，形成了文字、图纸、图表、计算材料、声像材料等多种不同载体的档案材料。致使档案的收集时间跨度长、种类繁多、主体多元化、载体多样化，需要档案管理人员对项目材料进行甄别，形成系统、完整、真实的档案材料，档案收集工作多，难度大。第二，档案归档过程中需要频繁调用。由于基建项目具有连续性、复杂性，阶段性的项目档案材料对后续的项目建设具有较大的借鉴意义，导致档案管理的继承性较强，施工过程中产生的开工报告、各环节监督材料、付款材料、监督参与、设备管线等采购招标协调、社会代表参与、监管部门监督等档案材料需要频繁调用，审计审查过程中项目规划、设计、施工、竣工、决算等档案材料也需要频繁调用[2]，在调用过程中容易造成档案材料的损坏，遗失，加大了档案收集归档的难度。

2.2 基建档案管理模式滞后

西部高校对传统的基建档案管理模式依赖性更高，然而传统的基建档案管理模式已无法适应现代档案管理要求。第一，基建档案管理理念滞后。西部高校将档案管理定义为简单的工作材料的存档，重教学、科研，对档案管理重视程度不足。尤其在基建类项目的档案管理方面，高校普遍存在“重工程建设，轻档案管理”的思想，重视工程进度，忽视档案管理的跟进，基建类档案管理未得到应有的重视[3]。第二，基建项目档案管理制度不健全。近几年，国家对高等教育的重视程度逐步提高，随着高校规模的扩张，高校基建工程项目逐步增加，部分高校仍将基建项目档案与普通档案的管理相提并论，未制定有关基建档案管理制度和质量标准，没有明确的基建项目档案材料归档目录，导致基建项目档案材料缺失或无意义归档。

2.3 档案信息化程度及利用效率低

传统的手工档案管理模式严重制约了档案管理效率和利用率。第一，基建档案管理信息化水平低。据调查，东部地区、中部地区高校档案管理模式已经历了传统手工作业的纸质档案管理、档案信息化管理、档案数字化与共享服务三个阶段[4]。部分西部高校仍停留在传统手工作业的档案管理阶段，采用传统的周期性（1年）基建档案收集管理模式无法适应基建项目管理要求。导致基建檔案管理效率低，大量的纸质档案较大占用了档案存储空间，档案收集不及时、材料丢失事件时有发生。第二，在大数据的加持下，档案管理已进入共享的时代。基建档案材料的充分利用，不仅有助于工程后续的修缮和维护，对其他基建项目的开发也有很大的借鉴意义。但部分西部高校信息化程度低，未形成系统、完整的基建档案数据，一方面数据可靠性差，另一方面缺少对基建项目数据的深度挖掘，再加上档案资料对外开放程度低，查询程序复杂，导致基建类档案利用效率不高。

2.4 高校基建档案建设和管理人才严重不足

高校档案馆一直是学校不受重视的部门，管理人员一般都是在校内进行调配，被调配的人员通常没有受过专业的档案管理学习和培训，本身对档案管理不熟悉。专业的基建档案管理人才更是缺失。据调查，西部高校档案管理部门中专业的档案管理人员极少，绝大部分都是从其他岗位调整过来的，仅仅参加过一些短期的学习培训，具有基建档案管理经验的专业人才严重不足。档案管理人员只能全盘接收基建部门移交过来的基建档案，缺少对建档案完整性、有效性和真实性的甄别。另外西部高校现有档案管理人员年龄普遍偏大、计算机水平不是很高、专业性不强、特别是基建专业知识欠缺、档案管理人员配备不足、职称偏低。

3 西部高校基建档案管理的路径优化

基于基建档案产生的周期长，且材料繁杂，在收集过程中要进行多元化管理。基建档案资料调用比较频繁，使用率高，基建档案还要进行信息化管理，不管是收集还是使用，工作人员要具有信息化管理的理念，并且加强信息化的宣传，西部高校要加大信息化建设的投入力度，构建信息化的管理环境。

3.1 构建多元管理模式

基于档案学领域的“文件连续体理论”，多元管理模式可以理解为在基建展开过程中，多主体、多部门以各项基建工作文本连续性、工程连续性、责任连续性等为纽带，对基建项目全寿命周期原始档案（含电子档案）采用协同管理的新模式。与高校教学、科研或学生档案管理相比，基建项目需立项批准单位、建设单位、承建单位、监理等多个利益相关方参与，管理更加复杂。如何保障基建档案收集整理的科学性、完整性、准确性、真实性成为基建档案管理的难点。《中华人民共和国档案行业标准——建设项目档案管理规范》指出，“建设单位档案管理机构参加项目建设的重要会议、重大活动、阶段性检查验收、竣工验收。” [5] 国家档案局、原国家计委印发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）的第三条明确：“各级基本建设主管部门、档案行政管理部门要负责监督、检查和指导本部门、本地区建设项目的档案资料工作。档案行政管理部门应参加重点建设项目档案资料的检查验收。”[6]

基于基建档案法律法规，高校基建档案工作应做好以下几点：第一，档案馆领导和基建档案管理员参与基建部门的重要会议、重大活动，熟悉基建项目流程，参与基建项目的验收工作并对基建项目进行监督和管理。第二，档案馆明确基建档案归档范围，成立基建档案管理小组。小组成员由档案馆基建档案管理员和基建部门兼职档案管理员组成，制定基建档案管理制度，召开小组会议，检查基建档案管理情况。第三，定期对基建档案管理小组成员进行专业培训，规范开展基建档案管理工作。

3.2 提高基建档案管理信息化水平

建设高效、开放的档案信息化管理系统是实施多元管理模式，提高基建档案管理效率的必备条件。首先，做好硬件建设工作。档案馆部分基建档案纸质存档，基建图纸占比也比较大，需配备高清扫描仪，叠图机等硬件设备。其次，做好软件建设。打造互联互通的沟通渠道。信息化档案管理系统应连通基建项目各利益相关单位，档案管理系统应打通各部门之间的壁垒，形成网状互联互通的沟通渠道，实现各部门之间无障碍沟通，提高沟通效率。构建高效的信息化档案管理系统，智能收集各部门产生的档案材料，甄别档案材料的有效性，对档案材料进行分类并归档，形成基建工程的电子档案，提高档案收集效率。最后，提高服务能力和档案利用效率。高校档案管理人员可根据部门职能设置不同的基建档案查阅权限，为各职能部门分类推送其所需档案资源。提高基建档案利用效率，精简档案借阅流程。同时，系统需实现档案材料的深度挖掘，实现基建档案数字化和档案资源的共享，辅助高校进行智能决策。

加强信息化档案管理建设，这对基建档案管理人员提出更高的要求。管理人员需要具备创新意识，改变传统的档案管理模式，学习专业的计算机应用知识，掌握现代信息化技术，熟练各种信息设备的使用、维护。这就要求档案管理人员必须参加信息化管理培训和专业设备的使用培训，并在档案管理过程中不断实践，学习，再实践。工作人员参加有针对性的培训能更好的胜任基建档案管理工作。

3.3 构建基建档案质量评估体系

3.3.1制定基建档案材料清单。学校档案管理部门和基建部门连同监理单位、承建单位等相关单位（部门）根据基建工程类型和建设周期阶段，在基建工程开展前，联合制定详细的档案材料清单，确定项目各阶段需归档的档案材料明细。基建项目档案管理人员要根据项目阶段实时跟踪项目进程并搜集档案。

3.3.2制定基建档案材料移交时间节点清单。基建档案材料移交的时间节点同样也是档案质量管理非常重要的一部分，学校档案管理部门应该根据基建项目本身性质，结合基建实际情况和相关单位（部门）的要求，确定每个基建档案材料移交的时间节点，这样更有利于材料的收集和把握。

3.3.3构建多层级基建档案质量评估体系[7]。组建基建档案质量评估专家组，对基建项目档案管理情况进行调研，构建各层级基建档案质量评估指标，科学赋权，评估基建档案在规范性、科学性、档案材料的准确性和完整性，将档案管理质量划分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。根据专家打分情况综合评价基建项目档案管理质量等级。

3.4 西部高校基建档案管理人才的引进和培养

加强基建管理人才队伍建设，实现档案管理信息化、专业化，就必须大力引进人才，面向社会公开招聘综合素质较高，专业对口的复合型人才。第一，学校领导要高度重视基建档案工作。在人员配备，设备购置，人才培养培训等方面要给予大力支持。把档案管理工作纳入学校的整体规划。第二，要加强基建档案人才管理制度的建设。建立完善科学的人才管理制度，并严格按照制度执行，这也是做好基建档案人才工作的重要保障。第三，高校人事处应该做好档案管理人才的人才交流工作。建议每年轮流派出档案管理人员到学校基建处或者基建公司相关部门进行挂职锻炼，熟悉基建流程和基建管理事务，3—5年内完成部门管理人员的轮流挂职工作。同时应该在基建管理部门安排专门的工作人员到档案馆进行挂职交流，熟悉档案管理的各项要求，有利于提高基建管理人员在基建档案收集和管理方面的能力。第四，提高管理人员的综合素质。把提高档案管理人员的素质放在重要位置，如果管理人员档案管理意识淡薄，没有爱岗敬业的精神和良好的服務态度也是做不好档案管理工作的。所以要加强档案管理人员的综合素质的训练。档案管理人员也应该主动提高自身的自觉性和责任心，基建材料的收集，专业性要求很高。由于基建管理工作具有专业、系统、复杂等特点，故对基建档案管理人员提出的要求也很高，基建档案管理员需要掌握基建专业的相关知识，熟悉基建工程的具体流程，这样才能较好地收集并甄别基建档案，还需要掌握档案管理知识，清楚基建材料的归档范围，二者缺一不可，才能对现有的材料进行整理归档。

参考文献

[1]朱仙林.多元管理模式下的基建档案工作创新[J].城建档案，2021（11）：110-111.

[2]陈旭阳.完善高校基建档案管理工作 实现其信息资源价值[J].宿州学院学报，2015，30（06）：40-43

[3]周文彬.新时代学校基建档案管理存在的问题及对策[J].兰台内外，2021（33）：68-69.

[4]龚立兵，尹继蕊，张瑞瑞，雷昌玲.试论西部民族地区高校档案管理创新——以北部湾大学为例[J].兰台内外，2022（15）：27-29.

[5]DA/T 28-2018《建设项目档案管理规范》.

[6]国家档案局、国家计委关于印发《基本建设项目档案资料管理暂行规定》的通知.

[7]彭瑜琳.面向质量管控下构建基建档案评估模式的研究[J].城建档案，2021（12）：132-133.