信息技术应用视角下人事档案精细化管理分析

摘 要：新修订的《档案法》专门将“档案信息化建设”作为单独一个章节，详细规定了档案信息化建设各项要求。精细化管理是一种理念、一种文化，信息技术背景下，要熟练应用现代信息技术，助力人事档案精细化管理目标的实现。本文以信息技术为视角，首先分析了影响人事档案精细化管理的主要因素，提出了信息技术在医院人事档案精细化管理中的主要内涵，以及做好信息技术下医院人事档案精细化管理应采取的具体措施。

关键词：信息技术；人事档案；精细化管理；应用

精细化管理理念诞生于企业管理实践，并逐步拓展至教育、经济、文化、档案管理等领域。精细化管理是一种理念，一种文化[1]，是建立在常规管理基础之上的一种以最少资源占用、最低成本实现管理目标的一种管理方式。人事档案是在干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映其政治品质、道德品行、思想認识、学习工作经历、廉洁自律和社会关系等情况的历史记录材料。根据《干部人事工作条例》相关规定，人事档案应坚持真实准确、完整规范；方便利用、安全保密等原则，并将人事档案“信息化”纳入日常管理工作之中。新修订的《档案法》专门将“档案信息化建设”作为单独一个章节，详细规定了档案信息化建设的主体责任内容，明确电子档案效力以及“四性”要求。近年来，随着信息技术的发展及其在人事档案管理中的应用，有力推动了以信息化为支撑的精细化管理[2]，为医院医护人员梯队建设、选拔任用人才、评先评优、职称晋升等工作提供重要参考与依据，提升人事档案管理的精细化水平。

1 人事档案精细化管理影响因素

1.1 人员素能因素

精细化管理十分重视品质。品质即质量，精细化管理是由具体的执行者来完成，可见，影响品质的重要因素是人的因素。具体到医院人事档案精细化管理领域，人员综合业务素能，尤其是信息素能是影响人事档案管理品质的重要因素。其信息化理念、认识，以及信息技术应用的素能等，都会直接影响着认识档案精细化管理品质。例如，人事档案工作较为枯燥，内容及分类繁杂，重复性高，在长期工作中容易产生职业倦怠，降低自我效能感和身份认同感[3]，导致档案人员职业观念弱化，动力不足，最终影响人事档案品质。近年来，随着计算机信息技术以及人事档案管理软件的辅助应用，单一的档案专业知识难以适应新时期人事档案工作需要，信息素养制约人事档案精细化品质。

1.2 制度机制因素

精细化管理需要完善的制度机制做保障。精细化管理突出强调人事档案管理流程的标准化、操作的规范化和落实的精准化，而要实现这些目标则依赖于人事档案各项规章制度的保障。制度机制是否健全、合理会直接影响人事档案精细化管理效率。近年来，档案领域陆续颁布了一系列法律法规、规范性文件，也陆续出台了一系列国家标准、行业标准，其中《电子文件归档与电子档案管理规范》《电子档案移交操作规程》等，尤其是《电子档案单套管理一般要求》（DA/T92-2022）的颁布和实施，为电子人事档案“单套制”管理提供了可靠依据，也深刻改变了人事档案管理模式，因此，需要根据医院人事档案管理实际，制定具体的信息化管理细则和实施规范，畅通人事档案信息化收集、鉴定、整理、归档、检索、利用操作规程及执行规范。

1.3 信息技术因素

精细化管理离不开信息技术的支持和保障，信息技术是精细化管理的重要手段，信息技术直接影响档案精细化管理的水平。随着人事档案信息量持续增加，单套制模式的实施，传统的纸质人事档案逐渐朝着档案数字化方向发展，计算机信息技术的应用，人事档案管理系统对人事档案数据信息进行统一规范和有效管理，有力提升了人事档案信息化、网络化、智能化水平。可见，如果离开信息技术应用谈人事档案精细化管理、缺乏信息技术支持的精细化管理势必是低水平、低层次、低效率的管理。

1.4 需求实现因素

精细化管理要求聚焦被服务者需求的满足上，以获得更高效率、更大效益的服务产品。需求实现程度反映了人事档案精细化管理效果，也是影响人事档案精细化管理的重要因素。因此，医院人事档案精细化管理的出发点和落脚点应是“满足广大医护人员需求、助力医院高质量发展”，始终坚持服务需求为导向，重视现代信息技术应用，使医院人事档案精细化管理更有方向、更具针对性，也更能体现人事档案价值。为做好医院人事档案精细化管理，要积极利用信息技术、大数据技术，确保人事档案信息收集齐全、门类齐全，拓宽人事档案信息查询渠道，提升人事档案查询检索利用效率。

2 人事档案精细化管理内涵

2.1 队伍复合型

管理的目的在于使用有限的资源发挥最大效能[4]。医院人事档案精细化管理需要一支复合型人才队伍，其业务素能直接影响到人事档案精细化管理品质。因此，要打造一支政治立场坚定、业务素能过硬的复合型人才队伍——能熟练应用各种信息技术，包括运用信息技术快速收集、检索人事档案信息，掌握磁盘、光盘等专门介质存储人事档案，还要学会利用密钥、双备份技术等技能，确保人事档案信息安全。为此，首先要选配具有复合专业知识技能人员加入到人事档案管理岗位；其次要做好从业人员业务培训，尤其是信息技术知识培训；再次是要加强岗位实践锻炼，将各种人事档案管理应用软件直接应用到人事档案管理领域，实现人事档案管理专业化、信息化，达到精细化管理预期目标。

2.2 理念现代化

信息技术应用背景下医院人事档案精细化管理是一项系统化、现代化工作，既要从事人事档案管理人员具有系统意识，也需要人事档案管理人员加强学习，具备现代化管理理念、严谨的管理方法。首先要加强信息意识教育。档案管理人员在收集、整理、统计等档案管理过程中向广大医护人员强调人事档案现代化必要性、重要性，通过医院的门户网站、宣传栏、宣传册等途径加强人事档案现代化知识宣传普及，让现代化档案意识根植全体医护人员。其次要加强档案管理者责任心培育，打造一支又红又专、责任心强的现代档案管理队伍，养成利用现代信息技术严谨细致把关人事档案资料的行为习惯。再次是要注重现代化管理理念教育，加强KPI、PDCA、6S等现代管理理念教育，培育人事档案管理人员现代化管理素能。

2.3 过程规范化

实现精细化管理的最直接方法与路径便是管理规范化，具体到医院人事档案管理领域，就要求加强人事档案过程管理和特殊情况管理，确保规范。首先是操作流程规范化。信息技术应用，医院人事档案管理借助专门的人事档案管理软件，已经实现操作流程的统一。为确保操作流程规范，还需要进一步加强制度建设，科学设计信息化背景下人事档案管理信息化业务操作流程，进一步实现各业务流程的精细化。其次是人事档案形成规范化。要高度重视人事档案细节管理，认真填写个人履历表，严把“三龄两历一身份”信息质量关。再次是人事档案转移过程规范化。人事档案形成要做好密封，移交要有登记，收到人事档案要有回执。人事档案转递应通过EMS、专人转递或机要形式，严禁私自转递人事档案。此外，近年来随着医院人才引进的多元化，既有社招、校招，还有高层次人才直接引进，要及时做好新增人员人事档案资料收集，及时录入信息系统。

2.4 管理信息化

随着信息技术的应用，《档案法》《干部人事工作条例》中均要求加强人事档案信息化建设。在信息时代，加强医院人事档案管理模式创新，结合各种信息技术对档案管理工作进行创新是必要过程[5]。具体来说要实现医院人事档案精细化管理，首要实现的就是要做到管理信息化。首先是要加强人事档案信息化基础设施建设。基础设施建设主要指档案信息网络系统和档案数字化设备[6]。要建立一套适合医院人事档案管理的信息网络应用系统，满足多种硬件平台、多种操作系统运行，具备与其他数据库系统连接、交换数据能力[7]。其次是人事档案管理信息化标准规范建设。档案管理标准化规范化建设是对档案信息化建设具有实质作用的保障措施[8]。通过各项标准、规范建设统一医院人事档案数据信息标准，利用信息技术应用，实现人事档案信息采集、加工、保存及信息共享。再次是人事档案管理应用系统建设。医院人事档案管理应按照“相对统一、标准通用”符合规范的档案管理软件原则要求，推广较高版本的档案管理软件，为信息交换、共享创造条件[9]。此外，还要注重网络档案信息资源建设。信息技术背景下医院人事档案精细化管理的核心是档案资源。加强医院人事档案资源建设，既要做好馆藏人事档案资源目录数据库建设，也要加强电子人事文件归档与电子人事档案管理，积极推进人事档案全文数据库建设进程，实现医院人事档案全文信息网络查询。

3 人事档案精细化管理对策

所谓精细化管理就是说坚持以“精、准、细、严”为基本原则，高度重视管理制度化、标准化、流程化[10]。鉴于信息技术应用背景下医院人事档案精细化管理影响因素，应从人员信息素养培育、信息管理制度机制、信息技术应用，以及需求满足等为导向，切实提升医院人事档案精细化管理能力和水平。

3.1 提升人事档案精细化管理人员素养

信息技术视角下医院人事档案精细化管理的核心在于档案管理人员的信息素养，其信息理念和信息技术水平决定了人事档案管理品质，也决定了人事档案精细化工作水平。因此，要切实提升人事档案精细化管理人员素养，尤其是信息素养。首先要树立正确的人事档案价值观。正确认识人事档案管理中信息技术应用利弊，既要学会利用信息技术提升人事档案管理水平，也要规避信息技术应用的安全风险，做到趋利避害。其次要牢固树立精细化管理意识。要从规范细化、服务优化、技术深化等角度，切实树牢人事档案精细化管理意识。再次是要切实掌握信息技术应用。紧跟时代发展步伐，尤其是信息技术更新迭代。最后是要掌握信息技术进行人事档案管理考核，确保考核过程精细化、考核结果精準化。

3.2 健全人事档案精细化管理制度保障

执行效率是医院人事档案精细化管理能否取得预期成效的关键因素，通过建立健全人事档案精细化管理规章制度、规范标准，使信息技术应用有依据。具体来说，就是要依据《档案法》《干部人事档案管理条例》等，既要制定医院人事档案管理办法，作为统领医院人事档案管理的根本依据，也要制定医院人事档案信息化管理实施细则，从精、准、细、严等方面全面筑牢人事档案业务精细化制度保障。此外，还要制定信息技术应用背景下医院人事档案利用规定，注重利用技术应用做好人事档案管理，发挥信息技术在人事档案检索、查询、统计等方面的价值功能。

3.3 提高人事档案精细化管理技术水平

数据化是精细化管理的重要特征之一。信息技术应用于人事档案精细化管理其实就是利用信息技术优质高效地处理庞大的人事档案信息数据，通过技术支持、数据支撑和效果保证体现人事档案精细化管理水平。为此，首先要积极做好医院人事档案数字化工作。既要做好“存量”人事档案信息数字化，也要做好“增量”人事档案信息数字化，将履历表、荣誉、学历学位、科研成果、职级晋升等进行全面的数字化采集，使其成为可存储的计算机数据。其次是要立足医院人事档案管理特点，因地制宜地开发专门的人事档案管理信息系统，将人事管理过程中产生的信息数据及时收录。再次是注重信息共享。通过身份认证、密码登录等，来打通医院人事、档案、业务等部门之间人事档案信息共享通道，发挥技术优势。

3.4 推进人事档案精细化管理精准服务

精准服务，满足需求是医院人事档案精细化管理的努力方向和目标。因此，要根据医院发展需要，努力挖掘人事档案管理价值，多渠道为需求者提供高品质人事档案信息。抓好源头，注重细节。按照完整性、真实性、规范性原则，做好人事档案信息收录，为人事档案需求提供高品质档案。改进服务，提升价值。及时跟进职级晋升、岗位调整、人员提拔、表彰奖励等，提供精细化档案信息，增强人事工作的科学性、客观公正性，为医院发展人才资源保障提供可靠保证。

参考文献

[1]陈炳新.城市轨道交通工程档案精细化管控研究——以广州地铁为例[J].城建档案，2019（8）：48-50.

[2]谢林森，吕克琦.以信息化建设推动医院人事档案精细化管理[J].江苏卫生事业管理，2019（1）：82-83，87.

[3][10]陈清钦.高校档案精细化管理的影响因素和对策[J].通化师范学院学报，2018（4）：133-137.

[4]蒋茁，赵桢.高校党员档案精细化管理探索[J].山西档案，2016（4）：90-92.

[5]黄新金.采用信息化手段实现医院人事档案的精细化管理与控制[J].科技资讯，2017（7）：125-126.

[6]李爱华.近20年我国高校档案信息化内容建设研究综述[J].档案管理，2020（3）：86-87.

[7]樊丽君，田佳妤.高校档案信息化建设初探[J].兰台世界：上旬，2007（2）：19-20.

[8]夏露.信息化时代的高校档案建设[J].山西档案，2009（7）：79-80.

[9]魏德壮.高校档案信息化建设初探[J].兰台世界，2007（10）：34-35.

作者简介：贾晓囡（1987— ），大学学历，济南市中医医院馆员，主要从事人事档案、文书档案管理研究。