中学人事档案管理现状及对策

摘 要：人事档案是中学档案的重要组成部分，是中学人才管理的重要依据。本文首先从档案形成、内容及要求方面分析了中学人事档案管理的特点，进一步探讨了中学人事档案管理的现实价值和问题，针对存在的现实问题，有针对性地提出了解决对策，以期为新时代做好中学人事档案管理提供参考。

关键词：人事档案；档案管理；中学

人事档案是中学档案的重要组成部分，记载了中学教职工教育教学、成长经历、社会实践等信息，反映了每一名教职工教学业务、思想状况等，是中学在教职工考察、选拔、使用、转正、职称评定中的重要依据。因此，做好中学教职工人事档案管理工作意义重大，能够维护广大教职工切身权益，服务中学教育教学发展，助力中学教育事业改革。

1 中学人事档案管理特点

1.1 形成的长期性、累积性

中学教职工人事档案是其个人成长、工作的历史记录。个人成长、教育教学工作过程长达数十年，在此过程中需要归入到人事档案管理范畴的档案资料除了干部任免审批表、履历表外，还包括考核鉴定材料、学历学位、专业技术职称、学术评价、政审、入党类、表彰奖励类、任免类等。这些资料的形成是日积月累的长期性过程，且是不断累积、逐年增加的过程。如，完成继续教育获得新的学历证书，也应及时收集归档。职务职级调整变化，组织人事部门的任免文件，都属于归档范畴。这些都形成了中学教职工人事档案信息资料形成的长期、累积性特点。

1.2 信息的原始性、可靠性

中学教职工人事档案从其收集、整理和归档，均以原始资料为主，且未经组织人事部门认定不得随意更改。近年来，随着计算机信息技术的应用，中学教职工人事档案信息大都实现了信息化、数字化管理，利用专门的人事档案管理软件，将原始档案信息资料录入微机系统，极大地提升了人事档案管理效率。此外，根据《全国干部人事档案专项审核工作实施方案》等相关规定，惠州中学将全部教职工人事档案进行了专项审核，审核登记档案并形成《干部任免审批表》326卷，共计超17000件档案材料。其中对“出生时间”重新认定45卷，对“参加工作时间”重新认定67卷，对“入党时间”重新认定28卷，做到了全部教职工人事档案专审全覆盖，档案信息更加准确可靠。

1.3 要求的保密性、安全性

人事档案管理制度一直强调人事档案的保密性[1]。中学人事档案中的信息内容包括个人奖惩，考核鉴定材料等，涉及教职工个人隐私，此类信息仅限于内部使用，这就要求确保中学教职工人事档案信息始终处于知悉范围的可控性，未经组织人事部门批准任何机构或个人都严禁查阅、复印。随着计算机信息技术的应用，中学教职工人事档案信息化、数字化面临着恶意访问、木马病毒等非传统安全威胁，需要采取相应措施，确保档案安全。因此，做好新时代中学人事档案管理，既要注意严格保密，也要守牢安全底线。

2 中学人事档案管理价值

中学人事档案是中学档案重要組成部分，是教职工岗位调整、表彰奖励、职称评定等重要依据，也是维护自身权益的重要证明资料，全面记录了每一名教职工的工作全貌，是加强教职工管理的重要依据，做好中学人事档案管理具有重要现实意义[2]。

2.1 凭据证明的作用

中学教职工人事档案详细记录了个人基本信息、教育教学业务能力等信息，在教职工岗位调整、职务提拔、职称评审、工资定级、人员调动等方面发挥着重要的凭据功能。此外，在教职工权益主张或者利益受损时，例如教龄、工龄等确认，便可以通过查阅个人档案信息资料佐证，具有很强的证明力。

2.2 记录了解的功能

中学教职工人事档案是教职人员个人简历、求学经历、成长经历、师德师风的集中展示，是原始、真实、全面的历史记录，形成了教职工全景式“个人信息库”。信息库涵盖了从其高中至获取最新学历的所有求学阶段，也包括从走上教坛后获取的各种奖励、职称评定、提拔任用，甚至是惩处等全面的信息记录，是教职工原始数据信息集成，集中反映了教职工求学、成长、工作的全貌，有助于全面了解教职工的专业特点、教学专长。

2.3 科学管理的参考

中学教职工人事档案详细记录了每一名教职工教育教学及其特长，反映了工作态度、工作业绩，师德师风师貌，通过人事档案分析，将其作为教职工岗位调整、选拔任用的重要参考，实现人尽其才、才尽其用，为中学教育教学提供可靠人才支持[3]。此外，人事档案具有可靠性、权威性、累积性，是教职工个人能力成长进步的重要体现，在后期的成长过程中不断增添、充实新的档案内容，从这个角度看，人事档案管理的重要现实功能及其在个人成长进步中的重要作用，能够激励广大教职工重视其档案，从而提升其竞争意识，不断充实档案内容，有利于在日常教育教学管理中起到很好的正向引导作用。

3 中学人事档案管理现状

中学人事档案是中学档案的重要组成部分，在维护正常教学秩序，提升中学管理水平均具有重要作用。但从现实来看，中学人事档案管理还面临着诸多的现实短板，亟待解决。

3.1 管理理念

理念是行动的先导。中学人事档案管理步入了新时代，但中学档案工作人员在管理理念、思维方式、认知等方面还有待改进。突出表现在档案管理的主动性不强。中学人事档案的重要性毋庸置疑，但普遍存在着重管理轻利用的现象，主动做好人事档案编研，为中学高层次人才引进、人才优化配置流动做的还不够。档案资料收集的前沿指导不到位，没有深入教师、教学一线主动收集，以被动收集为主[4]。人事档案程序性审查较多，实体性审查较少，归档资料在形式上是否齐全，归档人事档案信息的真伪性风险管控有所欠缺。此外还表现在档案管理的方法不够丰富，利用现代档案管理理念、先进人事管理方法来管理中学人事档案工作做得还不够。随着单轨制逐步实行并成为主流趋势，依然还按照纸质人事档案与电子人事档案“双轨制”管理人事档案。

3.2 管理条件

中学人事档案管理离不开完善的软硬件作支撑。但现实中，中学面临着较大的升学压力，重教育轻档案的现象依然不同程度存在，人事档案管理条件与实际需求之间还存在一定差距。根据《档案法》及其实施细则中均明确提出“八防”要求，以及根据馆藏档案数量配备一定面积的档案库房。在现实中，中学人事档案收集后归档于教育主管部门或专门的档案管理机构，学校本身配备的库房面积及条件相对弱，难以达到规定要求。中学人事档案管理面临着较大的安全隐患。

3.3 管理方式

近年来，随着中学、教育主管部门以及国家均逐步重视人事档案管理工作，管理方式也取得了很大改进，但在管理方式与教职工和教学管理需求方面还存在一定差距。突出表现在人事档案管理的信息化水平不高，数字化录入不完整，教职工本人或学校查阅档案的程序较复杂、流程和手续较冗长，承担着较大的时间成本和人力成本。从人事档案管理的安全方面来看，由于专业人员缺乏、管理条件较差、管理方式落后等多种因素制约，在中学人事档案收集、整理、保管等环节依然存在一定的信息泄露、真实性审核等风险点。

3.4 管理人员

中学人事档案管理是一项专业性强、政策性强、要求高的工作，要具备过硬的中学人事档案管理综合素能[5]。但从实际情况来看，由于受编制限制、理念认识等因素影响，中学人事档案管理工作中普遍存在人员数量配备少，工作人员综合素能有待进一步提升。缺少档案专业教育人员从事人事档案管理工作的现象较为普遍，有些人员是从办公室或学科岗位兼任，专门从事人事档案管理人员数量偏少，且档案、人事管理、计算机信息技术等综合业务素能与新时代中学人事档案管理需要不相符。

4 中学人事档案管理对策

4.1转变档案管理理念

中学人事档案管理在中学教育教学、教职工引进培养等方面发挥着重要作用，对提升中学档案事业乃至中学发展都具有重要意义。因此，要切实转变档案管理理念。首先，中学管理者要高度重视人事档案管理工作，提升对人事档案管理重要性的认识。把人事档案管理与教育教学工作摆在同等重要位置，同部署、同落实、同检查、同考核。为中学人事档案管理所需的人财物提供有力支持和保障。其次，中学档案工作者要切实转变传统人事档案管理理念。把人事档案管理摆在事关中学教育教学能否取得预期成果的角度，认真、细致、耐心、严谨的做好人事档案管理工作，切实增强人事档案管理工作的职业使命感、荣誉感和责任感。要切实转变人事档案管理理念，拓宽视野，综合运用档案、人事管理、计算机等信息技术，不断提升人事档案管理的信息化、数字化水平[6]。切实增强人事档案管理工作的主动性，主动深入教育一线，做好人事档案收集、整理、归档标准和要求的业务辅导，提升工作的主动性、前瞻性。此外，还要利用馆藏人事档案资源，认真做好编研工作，为中学管理者优化人才资源配备，引进教职工和培养选拔提供重要参考。再次，中学教职工要高度重视人事档案工作。要本着对自己负责、对组织负责、对学校负责的态度，认真填写履历表、经历等，把获取的重要奖项、科研成果等，及时移交，守好人事档案第一关，确保人事档案资料齐全、内容真实。

4.2 改善档案管理条件

人事档案管理需要良好的软硬件条件做支撑和保障。首先是软环境方面。要根据《档案法》《干部人事档案工作条例》《全国干部人事档案专项审核工作实施方案》等法律法规和要求，结合中学实际，制定具体的中学人事档案归档办法、借阅、销毁制度和保密守则等，健全人事档案管理制度体系[7]。其次是硬件方面。一方面，要根据中学人事档案管理的数量和规模，配备一定面积的档案库房，要做到库房与办公室、阅档室分离。另一方面，要根据人事档案管理“八防”的标准和要求，配备除湿机、恒温机、计算机、扫描仪、防霉药物、防光物品，以及必要的密集架、档案柜等，确保人事档案管理设备齐全[8]。此外，还要高度重视人事档案管理的安全，传统的纸质档案要做好防霉、防潮，库房要安装密码锁、防盗门、灭火器等，电子人事档案要做好数据备份，电子密钥、身份认证及正版软件等，严格执行人事档案管理保密规定，确保人事档案数据信息不会丢失，安全管理。

4.3 丰富档案管理方式

管理方式是中学人事档案管理中的重要一环。在信息化、数字化快速发展的时代，中学人事档案管理要改变传统单一的人工管理模式，要不断丰富档案管理方式，学会利用最新的信息技术，加快推进中学人事档案数字化管理进程。“十四五”时期档案事业发展规划，明确提出要加快档案数字化建设[9]。因此，中学人事档案管理既要做好存量人事纸质档案数字化，也要做好增量人事电子档案数字化，与中学办公室、教研室等加强联系，及时做好档案资料的数据收集，将人事档案管理数据信息录入档案管理系统，打通信息壁垒。有条件的中学，还要积极打造智慧库房，实现恒温恒湿防火防盗的自动化，智能密集架可显示等。此外，还要紧跟时代发展步伐，以人事档案管理现代化助推中学档案事业发展现代化。

4.4 提升档案管理素能

人事档案管理离不开一支高素质的人才队伍，直接影响着人事档案管理效率，体现着中学人事档案管理水平。新时代中学人事档案管理面临着新形势新任务，责任重大、使命光荣，因此，要把锻造一支高素质复合型人才队伍作为重要抓手。首先是政治素质。要把政治素质摆在人事档案管理队伍建设的首位，始终坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，坚持党对档案工作的绝对领导，切实增强做好中学人事档案管理的使命感、责任感[10]。其次是业务素质。既要做好现有从业人员的业务知识培训，通过请进来走出去等多种方式，邀请专家授课、到先进中学参观学习，举办业务知识竞赛等；还要注重计算机信息技术的业务培训学习，不断提升中学人事档案工作的综合业务素能。再次是清廉底线。中学人事档案中涉及教职工个人隐私，许多也属于秘密，要始终坚持为国守史、为党管档、为民服务，坚守职业操守，守住清廉底线，严格按照人事档案管理的各项规章制度、保密要求管理好人事档案，不逾矩、不违规。

参考文献

[1]李广都.浅析高校教职工的人事档案信息管理[J].中国高校师资研究，2011（1）：44-47.

[2]戴慧琴.刍议如何优化中学人事档案管理工作[J].办公室业务，2018（19）：142-143.

[3]陈小芳.中学人事档案管理中有关问题的思考[J].现代中小学教育，2011（7）：67-69.

[4]林凤英.中学教職工人事档案管理工作困境与优化建议[J].兰台内外，2022（36）：71-72，42.

[5]许世英.中学教职工人事档案信息管理探讨[J].人力资源管理，2016（7）：314-315.

[6]梁蓓兰.中学人事档案信息化管理问题及对策[J].山东青年，2019（12）：64-65.

[7]于洪鑫.人力资源管理中人事档案管理的作用[J].黑龙江科学，2017（11）：10-11.

[8]刘后毅.浅谈新时期如何开展人事档案管理工作[J].办公室业务，2023（6）：161-163.

[9]贺敏.信息化背景下人事档案智能化管理策略探析[J].兰台内外，2023（3）：59-61.

[10]程晓侠.事业单位干部人事档案管理效率的提升对策[J].兰台内外，2023（3）：67-69.

作者简介：简淑珍（1994— ），大学学历，惠州中学助理馆员，主要从事高中学校档案管理研究。