高职院校的人事档案管理的存在的问题与改进探析

张文娟

摘 要：为培养更多技术型人才，当下高职院校的数量逐渐增加，这就使得传统的高职院校的人事档案管理内容与流程已经不适用于现代社会发展的实际需求。文章从人事档案管理工作的四个不到位、分散管理、人力资源组成结构变化、制度化规范不足以及数字化信息手段滞后五个角度探讨了高职院校人事档案管理過程中所存在的问题，并提出了几点建议改进策略，希望能够为同行业工作者提供一些帮助。

关键词：高职院校；人事档案管理；问题探讨；改进策略

引言

作为当下高职院校人事工作的重要组成部分，档案管理工作的重要性毋庸置疑。同时，现代社会的发展对高职院校的人事档案管理提出了更多要求，需要各个高职院校与时俱进，将管理水平进一步提升，进而为高职院校的人事档案管理工作提供更多的便利条件。需将人事档案的作用与重要性充分发挥出来，全面提升队伍素质水平，保证人事档案工作的制度化、规范化与科学化发展。为此，有必要针对高职院校人事档案管理环节所存在的主要问题进行深入分析，全面落实相关的改进策略，从而将人力资源优势予以充分发挥。

1 高职院校人事档案管理特点、重要作用、问题阐释

1.1 高职院人事档案管理的特点

高职院校的人事档案由于其内容的特殊性，与教职工的社保、职称、组织关系以及工资等切身利益相关，表现出了较强的严肃性与政策性特征。尤其是现代高职院校，伴随人事档案资料内容的迅速扩充，更要求其管理人员明确档案管理工作的重要意义，联系高职院校的发展形式，针对所存在的管理问题进行深入分析，为后续全面落实档案管理改进策略奠定基础。

1.2 高职院人事档案管理在学校工作中的重要作用

单一的规模化发展俨然已经无法满足现阶段职业教育的实际需求，而在明确高职院人事档案管理规模化与质量化并行发展的方向后，高职院校的发展内涵将在新式高职院人事档案管理模式下进一步提升，使得人事档案管理工作被纳入重要的议事日程中，获得更多的发展机遇。因此，在实际的档案管理环节，要求管理人员革新传统思维，明确人事档案工作定位、注重顶层设计，以与时俱进的基本原则用于打开人事档案管理工作的新发展局面，充分发挥档案工作的重要作用。

1.3 高职院人事档案管理存在的主要问题

1.3.1四个不到位。第一是认识不到位。部分高职院校未能树立对人事档案管理工作重要性的意识，只关注眼前的经济利益，忽视人事档案管理工作所带来的长期效益及隐性贡献，导致人事档案管理工作长期处于边缘地位。第二是人员不到位。在教师队伍逐渐扩张以及对教师信息采集相关要求提高的背景下，伴随高职院校规模的逐步扩大，档案信息量迅速增加[1]。此种情况下，若依旧依靠原有的人事档案管理团队显然无法解决所存在的管理问题。再加上部分高职院校的人事档案管理人员知识基础不扎实，缺乏对于档案管理政策法规的相关认识，对于信息化手段应用的培训也迟迟无法展开，使得人事档案管理更难以达到预期的目的。第三是硬件不到位。基于对档案管理的相关要求的分析，对于高职院校的人事档案工作来说需要为其提供专用的档案室条件，不仅需要档案室满足“八防”要求，且需要在档案室内配备相应的专用档案整理设备以及储存柜[2]。而实际上，部分高职院校并没有建立独立、专用的人事档案室，很难保证档案的整理效率与质量，且存在着一定的使用安全隐患。第四是相关的工作协调不到位。高职院校的逐步发展使得部分部门的设置发生改变，对应的归档材料类别同样发生了一系列的变化[3]。而相关的档案资料收集以及全面审核，紧紧依靠人事档案管理团队难以达到预期的档案管理目的，需要高职院校全院联动并做好相关的整体协调工作。

1.3.2分散管理模式使得人事档案工作的复杂性进一步提高。从当下我国的多数高等职业教育管理体制的落实情况来看，针对高职院校的管理依然将行政化作为主导条件。例如部分高职院校属于副厅级，而另一部分的高职院校却属于处级建制，主管单位为院校所在地的政府教育部门。[4]副厅级高职院校，其自身拥有对教职工档案进行全面管理的权限。而对于处级建制的院校，其干部档案管理的权限归属于上级管理部门。教职工的档案管理情况则更为复杂，其中的部分由劳动部门进行统一管理，而另一部分则由学校承担管理责任。此种情况使得高职院校所展开的档案管理工作相对复杂，进而增大了管用分离矛盾产生的风险。

1.3.3当下的人力资源组成结构变化对人事档案管理工作提出了更多要求。现代高职院校为确保教育教学工作能够在短时间内步入正轨，对人力资源的组成结构进行了进一步的完善。教师团队中包含外聘教师、流动性的兼职教师、具有人事代理身份的教师以及在编教师等；高职院校的职工包含在编人员及临时人员[6]。若从一般情况来看，只需要对在编人员展开档案管理工作即可，但其他身具不同身份的教职工，此前的人事档案归宿以及到校后的社保记录、工作履历以及奖惩情况如何延续成为主要问题，且需要考虑到后续的职称如何晋升，以及如何在人事档案管理工作层面为其利益提供对应的保障条件等问题，进而将教职工的顾虑予以充分打消，进一步地调动其工作积极。这些问题均是现代高职院校发展过程中展开人事档案管理工作所需要明确的基本内容。

1.3.4制度化规范严重不足。部分现代高职院校所展开的人事档案管理工作依然选择使用传统的高职院校初期办学阶段所积累的经验和手段，对应的制度、机制长期处于缺乏状态，具体表现在以下几点：一是制度规范严重缺乏。在对档案进行查询、借阅、信息收集以及检查核对等方面的制度并不完善，系统性管理体系并未形成，且对应的台账登记记录落实不全面，所依照的统计制度往往流于形式，实际的工作展开较为随意[7]。二是档案内容规范化不足。无论是纸张大小还是文件格式均表现出了较强的随意性，且一系列的填写项目并不明确，在重点不突出的情况下使得部分重要项目可能会出现遗漏现象。三是实际展开的管理工作流程规范性不足[8]。例如借阅以及查阅期间未能对预先设定的基本程序予以严格履行，且档案的转递以及借调环节与设定的保密性要求不符，后续所使用的检查核对方法并不严格。

2 高职院校的人事档案管理改进策略

2.1 建立对人事档案管理工作的重要认识并加大相关投入

对于高职院校来说，需要从其内涵发展以及长远发展的角度分析人事档案管理工作的主要内容，建立对其重要性的正确认识，并需要将其纳入到学校的整体发展规划范围内，为管理工作的核心提供充足的人力与物力支持。一是经费。要求需要將人事档案管理工作需求的革新经费纳入高职院校的经费预算中，从而维持档案管理工作的正常运行状态并满足其现代化的发展需求。二是人力支持[9]。依据《干部人事档案工作条例》第一章第二条“干部人事档案需反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风”的相关要求，需要增加更多的人事档案管理工作人员，设定相应的专职人员，以提高档案管理效率与质量，并同时开展针对档案管理工作人员的综合培养。三是物力支持。需要确保人事档案管理工作场地的及时提供。将档案的查阅、库存以及办公予以区分。同时需配备要求的消防器材以及排石装备等基础的档案管理设施，从而保证人事档案存放的安全性与使用的便利性。同时，需要配备扫描仪、数码相机以及复印机等档案管理工作经常需要应用的器材，配合使用合适的信息化工具，为后续实现人事档案管理的信息化发展目标奠定基础。

2.2 对人事档案功能予以扩充

依照《干部人事档案工作条例》第五章“利用和审核”中的第三十条，需度创新档案利用工作服务理念，革新利用方式以提高利用效能。对于高职院校来说除去日常教学以外，同时需要根据实际要求开展企业实践以及科研等重要任务，只有确保相关信息收集的全面性与及时性，才能够将人事档案能够对教职工整体情况予以真实反映的优势予以充分发挥。近年来，各个级别的教育部门对于教职工信息采集要求的逐步提升，不仅要求采集的信息项目较多且覆盖面极为广泛，并需要对档案信息进行定期更新[10]。想要保证信息的准确性，需要由人事档案管理部门进行全面审核，若日常的材料收集工作不全面、不及时，则想要达到新的工作要求较为困难。因此将日常档案工作的主动性予以强化是有效推动学校教育教学工作进程的重要基础。

2.3 匹配新发展形势为教职工提供相应的服务条件

对于外聘专职教师来说，其在进入到新高职院校前的档案通常会既存在当地或外地的人才交流中心中，想要保障档案的实效性，就需要确保进入到高职院校工作情况全面且及时的记录，从而避免出现对其未来职称评定以及社保续缴等情况产生影响，保证教职工的自身利益；对于临时工来说，其多数在高职院校的后勤服务岗位任职，从整体情况来看其具有服务周期较短以及流动性较大等特点。依照《干部人事档案工作条例》第三章“内容和分类”中的相关信息，需进行相关材料的审核与查验。档案资料的建立不仅能够将其工作经历与工作表现予以证明，同时也是这些工作人员后续办理社会保险以及重新开展就业等诸多层面的关键依据。为此，高职院校的人事档案管理人员需要确保相关工作推进的及时性与有效性，只有给予上述人员足够的权益尊重才能够充分调动其工作积极性。

2.4 以制度化促进规范化

依照《干部人事档案工作条例》第二章“管理体制和职责”中的相关标准，制度化是人事档案管理工作质量的有效保证，而规范化则是管理工作的基本目标，标准化转换更是管理工作的科学管理要求。人事档案以及各类关联管理制度的进一步完善，能够起到明确工作人员职责的作用，需要将教职工的职责以及对应的管理制度上墙，为教职工对相关内容予以及时了解提供方便条件，同时更能够起到一定程度的监督作用。展开此工作的前提下，需要进行分类归档以及档案鉴别等诸多工作，相应的环节流程确定了档案管理的基本顺序，并需要有效控制各个环节的工作质量。以材料鉴别环节为例，首先需要明确应进行归档的文件资料，并要求对不符合规定的文件资料予以及时剔除，该环节的工作质量与档案管理人员的自身规范化意识密切相关。而在制度化与规范化流程予以明确后，最终的落实情况则决定于监督评价机制是否完善。为此，要求高职院校需要首先建立起对应机构，并为学校的相关部门赋予管理权力，确保其能够严格遵循管理监督评价的要求展开人事档案的监督工作，从而消除了形式化的管理工作隐患，进一步提高了档案管理工作效率与质量。

2.5 以信息化实现数据化

依照《干部人事档案工作条例》第四章第二十三条“干部人事数字档案应按照国家相关技术标准，利用扫描等技术手段将干部人事纸质档案转化形成数字图像和数字文本”的要求，需以信息化实现数据化。一是需要解决当下人事档案纸质材料易变质与易损坏的问题，这就要求档案管理部门需要基于电子信息化手段实现相关档案的数据化，在彰显其安全意义与备份意义的同时，将最大限度地将人事档案材料的原貌予以还原与维护。二是教职工资料的关联声像与图片等需要严格基于其原始格式进行保存，从而提供给管理人员更多的方便检索条件，并可建立与人事信息数据库之间的联系。三是为解决当下人事档案管理分散管理的问题，建议基于网络化技术全面实施分级管理模式，通过局域网对档案信息进行共享。

结语

综上所述，高职院校人事档案管理工作在面临多种现代化发展挑战的同时，同时获得了更多的发展机遇。因此在实际的档案管理过程中，管理人员要持续丰富自身的档案管理知识基础，并在严格遵循高职院校所发布的各项规定的基础上，将自身工作水平进一步提升，从而保证人事档案管理工作优势的充分发挥，进而为高职院校的现代化发展奠定坚实基础。

参考文献

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[10]段红宇.新经济形势下高职学院人事档案管理中存在的问题及对策[J].现代营销（信息版），2020（02）：212.

（作者单位：延安职业技术学院）