艺术院校特色档案——艺术档案资源管理工作研究

李朝环

西安音乐学院 党政办综合档案室

高校档案资源作为记录学校发展与变革，记载学校从建立之初到蓬勃发展过程中各种教学、科研以及各类管理活动的真实、原始记录，不仅是学校发展历史的“见证者”，也是学校记忆的“书写者”。与各专业院校和综合性大学相比，艺术院校作为艺术教育、艺术研究以及艺术培养的大本营，除一般的党群、行政、教学、科研等文书档案外，还会形成独具学校特色的艺术档案资源。这些在艺术教学、艺术科学与研究、艺术创作以及演出中产生的艺术作品、影像资料等应该作为艺术院校的特色档案门类被统一收集和保管[1]，作为学校记忆的一部分予以保存。高校档案管理部门作为学校档案工作的职能管理部门，应该充分认识艺术档案的重要价值，做好学校艺术档案资源的管理和建设工作，发挥档案资政育人的作用，突显学校特色办学和专业优势，为学校档案资源的开发、利用和编研工作提供依据和支撑，为艺术院校培养专业性人才提供有力保障。

一、艺术档案资源的类型及特点

（一）艺术档案资源的类型

按照艺术档案资源的形成来源划分，艺术院校常见艺术档案资源的类型可以分为以下五个大类：

1.学校党群组织、行政机构在日常管理活动中形成的艺术档案。例如党委宣传统战部、校团委、学生工作部、教务处、研究生部等职能部门，在组织和开展各类文艺活动中产生的活动计划、活动总结、现场照片、音视频资料等艺术档案。

2.各艺术类专业形成的艺术档案。例如管弦系、舞蹈学系、民乐系、钢琴系等艺术专业在日常教学、科研、创作、演出、比赛等活动中产生的艺术档案，包括文件资料、剧目剧本、排演场记、宣传画报、新闻报道等文字材料；演员的定妆照、舞台照、舞美道具和场景设计等照片和声像资料；参赛获奖的证书、奖杯等实物档案等[2]。

3.非艺术类专业、院系参加艺术活动过程中形成的艺术档案。例如人文学院参加学校合唱比赛活动形成的曲谱、排练照、舞台照、宣传照等艺术档案，音乐教育学院师生为战疫谱写歌曲过程中形成的乐谱、词稿及修改稿、歌曲成品等艺术档案。

4.群众社团活动产生的艺术档案。例如工会、学生会等团体在准备春节文艺汇演过程中创作、排练、演出中形成的艺术档案。

5.教师或学生以个人名义参加演出、对外交流或大型比赛中形成的艺术档案等。包括原始文稿、译稿、笔记、日记、乐谱手稿、画、画稿、印章和奖状等。

（二）艺术档案资源的特点

与党群、行政类文书档案不同，艺术档案具有形成即时、记录手段多样、项目成套的特点，决定了艺术档案收集、保管和利用工作与一般文书档案相比有一定的特殊性。

1.形成即时

艺术档案的形成具有很强的即时性，一旦错过合适的收集时机，很难再去回溯进行档案收集的增补工作。普通文书类文件一般“产生即存在”，如果未在文件办结后及时整理归档，可以在一段时间内进行回溯，从而收集到与文件办理过程有关的全过程资料，办理环节如果有缺失甚至可以进行增补。而艺术档案尤其是像即兴演出、即兴创作等现场艺术产生的照片、音像视频等资料，一旦创作完成或活动结束，便没有办法再进行回溯或补录。

2.记录手段多样

艺术档案的记录手段具有多样性，主要以文字、图片、音视频材料以及实物等方式呈现。文字形式，如乐谱、曲谱、歌词本、图谱、效果图以及音乐家手稿等；图片形式，包括演员演出前定妆照、演出过程中的剧照、舞台照以及新闻宣传图片等；音视频形式，多以磁带、光盘等作为载体进行存储，如艺术院校学生毕业音乐会、中期汇报演出、外出展演或比赛视频、名师大家讲座录音录像等材料以及学校师生创作的不同主题的MV、动画等短视频、歌曲等；实物类型，包括在各种艺术比赛、邀请赛中获奖奖牌、奖杯、牌匾等，以及在艺术创作中形成的艺术作品，如绘画、雕塑、篆刻、设计等实物。

3.项目成套

与科研档案相似，艺术档案同样具有成套性。艺术档案记录着每一次比赛、演出、创作、交流从开始到结束的全过程，每一项的过程材料都构成了一个完整的整体，为了保证艺术档案内部各要素的有机联系，在艺术档案的收集、整理过程中，必须遵循艺术档案的成套性特征。

二、艺术档案资源管理工作存在的问题

（一）艺术档案工作制度不健全

为更好地做好学校档案管理工作，规范档案收集、整理流程，各艺术类院校都结合学校实际，制定了本校的档案管理办法、立卷归档办法、归档范围和保管期限表等制度办法，对于学校党群、行政、科研、教学类等文书档案的收集、管理和利用有了较为明确的规定，但各个学校关于艺术档案从收集、整理、保管到利用等各环节尚未建立起专门的制度和办法，对于艺术档案的收集和查阅利用流程也没有一个明确的规定。制度的缺失导致档案管理工作无法可依，进展缓慢。

（二）档案管理部门对艺术档案工作重视程度不够

一方面，很多艺术院校尚未树立起建立艺术档案专门门类的意识，仍然将学校档案工作的重点局限于党群、行政、教学、科研、基建、财会等《高等学校档案管理办法》中规定的十一个大门类上，认为做好党群、行政等文书类档案的收集管理和利用工作，就已经完成了档案管理部门的管理职能，对于艺术档案的归档意识不强且缺乏实践。另一方面，缺少负责艺术档案工作的专职档案员，多数是兼任其他类型档案工作、非专职从事艺术档案工作的档案人员，对于艺术档案的了解程度不高。由于艺术档案的特殊性，导致对艺术档案收集不全不及时，比如在收集毕业生音乐会过程资料时，缺少音乐会节目单或宣传页；收集外校专家来校讲座资料时，缺少对专家的简介材料以及音视频记录等，从影响艺术档案收集的数量和质量。

（三）艺术档案资料收集困难

一方面，除了参加学校举办的各项活动和演出，艺术院校师生经常受邀外出参加不同地域间、不同学校甚至是不同国家间的艺术交流、演出或比赛，产生的艺术档案往往由不同主体共同形成，档案资源的来源广泛、渠道多样。很多珍贵的艺术档案散落在各部门和个人手中，即使通过公开征集手段也很难有办法集中起来，只有极少部分由学校档案管理部门保管。另一方面，学校师生对艺术档案缺乏足够的认识，对他们在艺术实践中形成的艺术档案没有记录、留存的习惯和意识，导致艺术档案大量缺失并且无法增补。

（四）艺术档案保管条件较差

多数学校为党群、行政、教学等文书类档案都配备了符合档案保管要求的密集架、五节柜等专业保管设备，但未配置适合保管艺术档案的声像柜、密闭铁柜或防磁柜等设施，许多毕业音乐会光盘没有采取任何保护措施散落在密集架上，部分美术作品、设计图纸等堆积在档案库房中，造成载体损坏，光盘无法读取，纸质材料字迹不清或发生撕毁、霉变、虫蛀，导致数据的缺失。

三、艺术档案资源管理工作的优化途径

档案管理部门可以通过制度建设、人才队伍培养、艺术档案数据库建立以及特色艺术档案资源挖掘等多种方式优化艺术档案的管理和利用，丰富学校艺术档案资源，健全高校档案资源体系，为高校教学、科研以及施政决策提供“档案力量”。

（一）加强组织领导，完善艺术档案管理制度

强有力的组织领导、完备的制度建设，是高校档案资源收集、管理工作开展的基础和有力保障。一方面，应把档案工作纳入学校年度工作要点和学校发展规划中，并纳入岗位责任制进行考核，宏观保障艺术档案各项制度和办法执行有效。另一方面，要建立健全艺术档案资源管理制度体系，比照一般文书类档案，结合学校实际情况和专业特色，制定本校的艺术档案管理办法、艺术档案分类实施方案、艺术档案归档范围等制度，明确艺术档案资源从收集、整理、利用、开发到编研的各个环节的要求和具体流程，使艺术档案管理工作有法可依、有章可循。

（二）提升专业能力，打造艺术档案专职档案人员队伍

首先，档案管理部门包括档案工作者应提高艺术档案意识，将学校艺术档案工作放在与党群、行政类文书档案工作同等重要的位置，注重艺术档案的收集、管理和利用；其次，配备专职的艺术档案管理人员。专职的艺术档案管理人员应具备档案专业和艺术类学科的交叉背景，不仅熟悉和掌握档案专业知识，同时要了解学校艺术类专业的设置以及教学、科研的一般活动流程，对大型演出、大型比赛以及对外艺术交流等重大活动应收集的艺术档案的范围和要求熟练掌握；最后，应当定期举办档案管理人员培训会，鼓励档案工作人员参加每年度上级主管单位举办的档案继续教育，提升专兼职档案员艺术档案收集、整理以及立卷归档的能力，不断加强与兄弟院校艺术档案管理经验的交流，调整、创新学校艺术档案管理手段，提升学校档案管理水平，打造一支专业素质过硬，管理思想创新的艺术档案专职档案人员队伍。

（三）创新服务模式，搭建艺术档案专题数据库

在互联网+下的大背景下，档案管理部门对于艺术档案的管理绝不再是仅仅局限于实体档案的管理，而是要逐渐转变观念，将艺术档案的分类整理和提供利用以数字化的形态体现。例如，三十年前的以磁带为载体的声像资料现今已缺少常见的读取手段，需要利用专业手段修复并读取，通过数字化技术手段，将读取出来的乐曲或唱段以数字化的形态呈现并保存下来。大多数艺术院校对于学生毕业音乐会的影像资料仍以光盘形式保存，不仅需要极为严格的保管条件，而且载体极易损坏，光盘很容易坏道导致数据无法读取，因此将毕业音乐会光盘数据读取并导出，以电子形式进行存储和备份，不仅可以保障数据安全，还为档案库房节省了很大空间。在艺术档案资源数字化的基础上，建立艺术档案专题数据库，编制索引目录，面向全校师生提供专题查询服务，为学校的艺术实践教学和科研提供重要参考和借鉴。

（四）创新收集模式，深度挖掘艺术档案资源

一方面，做好“三纳入”“四参加”“四同步”工作。与一般文书档案可以定期归档、按期移交不同，艺术档案资源的形成具有即时性，大多数需要遵循边形成，边收集，边产生，边归档的原则。因此档案部门要提前介入重大演出、比赛或艺术活动，主动收集全过程材料；另一方面，学校在举办重大艺术活动时，建议主办部门及时与档案管理部门沟通，提前告知计划和活动日程，由档案管理部门安排专人根据活动类型和日程提前制定此次活动艺术档案的归档范围和归档方案，为活动的主办部门及兼职档案员提供业务指导，积极主动提供归档服务。同时根据学校的教学特色和专业特色，鉴别、提取、整合极具代表性的艺术档案资源，加强档案开发，形成专题档案，如陕北民歌专题档案、红色歌曲专题档案、优秀毕业生音乐会专题档案等，不仅可以为学校艺术实践教学提供参考，也有助于档案管理部门丰富馆藏内容、改善学校馆藏结构。

（五）做好档案宣传，提升师生档案意识

与一般文书档案不同，艺术档案的形成主体往往在于学校师生，因此提升全校师生的档案意识显得尤为重要。档案管理部门可以以6·9 国际档案日为契机，利用网站或展板进行宣传，通过举办名家讲座、专题培训和专题展览等形式，向全校师生宣传艺术档案所包含的内容、作用及价值。在每年毕业季举办毕业年级学生毕业音乐会展，每年校庆日举办校史、教学名师专题展等，让广大师生了解艺术档案，关注艺术档案，培养师生在艺术活动中养成随手记录、留存资料的习惯，提升师生档案意识。

四、结语

艺术档案作为艺术类院校独具特色的档案门类之一，是学校宝贵的历史记忆和档案资源。与一般的文书档案不同，艺术档案具有形成即时、记录手段多样、项目成套的特征。为了更好地做好艺术档案的管理工作，艺术院校的档案管理部门必须要完善艺术档案管理制度，改变收集和服务模式，深度挖掘学校艺术档案资源，建立起具有专业特色的艺术档案数据库，发挥档案资源资政育人的作用，让艺术档案为学校艺术实践教学和科学研究工作提供殷实的参考和依据，让档案资源真正动起来，活起来。