网络时代事业单位文书档案管理信息化研究

姜红霞

摘 要：市政公用发展服务中心（以下简称为“事业单位” ）做好档案管理方面的工作至关重要，可对前期工作分析、总结，并对后续工作计划和方案的制定提供有效参考。其中，文书档案保存、利用价值较高，需对其中的文书档案管理工作加以强化。在网络时代背景下，对事业单位文书档案管理工作提出了越来越高的要求，事业单位需要革新传统管理理念，注重文书档案管理信息化建设工作的开展。因此，本文以网络时代事业单位文书档案管理信息化工作开展的意义为切入点，结合事业单位文书档案管理的工作现状，提出信息化工作策略，旨在全面提升事业单位文书档案管理工作的质量水平。

关键词：网络时代；文书档案管理；信息化建设；工作策略

近些年，我国各地区市政服务事业呈现出较为快速的发展态势。市政工作内容较多，以市政公用发展服务中心为例，为确保各项工作顺利、有效地开展，有必要做好各项管理工作。其中，文書档案管理是一项非常重要的工作，做好事业单位的文书档案管理，能够使各项工作有章可循、有据可依。但需注意的是，从现状来看，事业单位文书档案管理工作尚且存在一些问题，如文书档案管理信息化制度不完善、文书档案管理信息化建设落后、档案管理工作人员素质水平不高等。为解决这些问题，事业单位文书档案管理工作需要顺应网络时代信息化发展的趋势，并努力促进文书档案管理工作质量水平的提高。

一、网络时代事业单位文书档案管理信息化工作开展的意义

文书档案是由事业单位行政管理事务活动产生的，由通用文书转化而来的一部分档案，如命令、指示、决定、布告和请示等。由此可见，事业单位文书档案管理是一项系统化的工作。在网络时代背景下，为做好此项工作，需对传统的纸质档案管理思想进行革新，注重档案管理信息化建设。从实践工作层面分析，做好事业单位文书档案管理信息化工作具有重要意义。

1.有助于文书档案管理工作效率的提高

在传统工作模式下，事业单位文书档案以纸质档案管理为主，随着事业单位文书档案资料的增多，会加大档案管理人员收集、分析整合及存储管理文书档案资料的工作负荷及难度，使文书档案管理工作效率难以得到有效提高。在网络时代，通过做好事业单位文书档案管理信息化建设工作，由传统单一化的纸质档案管理模式逐步转向电子化、信息化管理，在计算机技术和信息技术的融合应用下，有助于减轻档案管理人员工作的压力，提高档案收集、归档管理工作的效率，并能保证归档文书档案资料的准确性及完整性。

2.有助于保证文书档案资源的安全性

事业单位涉及一些保密性要求较高的文书档案资料，尤其是市政基础设施管理工作产生的相关文书档案资料，为遵循管理方的要求，有必要做好相关文书档案资料的保密管理，若采取传统纸质档案管理，则在文书档案资料传递、交接等工作环节易出现遗失、缺损和被盗窃等安全问题。在网络时代，针对保密要求高的档案资料开展电子化、信息化管理，能够最大限度地预防遗失、缺损和被盗窃等安全问题的发生，进一步保证文书档案资源的安全性，满足管理方的文书档案资源的管理要求，提高了管理方对档案管理服务的满意程度。

3.有助于提升文书档案资源的共享利用价值

事业单位文书档案管理的利用价值较低，一般在单位内部利用，很难将其共享利用价值充分发挥出来。而在网络时代，加强事业单位文书档案管理信息化建设，在档案管理信息系统的构建及应用下，可实现文书档案管理对内、对外的共享利用，通过共享利用权限的设置，既能够提升文书档案资源共享利用的价值，又能够保证文书档案资源利用的安全性。

二、事业单位文书档案管理的工作现状

根据网络时代背景下事业单位文书档案管理信息化工作开展的意义来看，文书档案管理工作在事业单位的长足发展中起到关键的作用。对此，事业单位必须对这一工作予以高度重视，同时采取多种措施确保文书档案管理工作能够顺利开展下去，进而全面有效地提高事业单位文书档案管理工作效率。但从现状来看，在此项管理工作开展期间，仍存在一些问题。

1.文书档案管理信息化制度不完善

要想做好事业单位文书档案管理工作，需要有制度作为保障。但从现状来看，一些事业单位在文书档案管理信息化制度方面还不完善。比如，延续使用传统纸质档案管理制度，对于电子档案在归档制度方面不够明确，易出现归档的电子档案资料信息不够完整、真实性有待考究等现实问题，进而难以提高文书档案信息资源的利用价值。又比如，未能针对文书档案管理工作人员制定合理、科学的绩效制度、奖惩制度，难以规范约束档案管理人员的工作行为，管理人员信息化管理意识薄弱，很难做好事业单位文书档案管理信息化工作，使此项工作流于形式，缺乏实效性。此外，文书档案管理安全制度缺失，难以保证文书档案资料的安全性，档案资料未能实行电子备份、安全加密，易出现电子档案遗失、被恶意篡改等风险问题，不利于提升文书档案资料管理工作整体的安全性。

2.文书档案管理工作不规范

为提升事业单位文书档案管理工作的标准化、科学化水平，有必要对其工作加以规范。但从目前来看，一些事业单位在文书档案管理工作方面还不规范。一方面，事业单位文书档案管理存在直接将纸质档案转化成电子档案的情况，对档案管理的延续性、创新性有所忽视，虽然树立了档案电子、信息化管理思维理念，但档案电子化、信息化管理缺乏规范，使档案电子化、信息化管理流于形式，实效性不高。另一方面，部分档案管理工作人员未能树立规范化档案管理意识，在文书档案收集整理方面积极性不高，未能加深与其他部门之间的联系，如市政服务部门、业务部门等，导致难以收集到完整、真实、全面的文书档案资料，且易出现文书档案归档不及时的情况，使事业单位文书档案管理工作质量水平难以得到有效提升。

3.文书档案管理信息化建设落后

在网络时代背景下，事业单位文书档案管理需重视信息化建设，但目前一些事业单位在文书档案管理信息化建设方面比较落后，究其原因，主要表现为：一方面，部分事业单位文书档案管理信息化建设存在形式主义，资金投入不足，难以满足其信息化建设所需的软硬件设备设施，如档案管理软件、计算机软件、扫描软件、图像处理软件及文字识别软件等；又如，计算机电脑设备、档案柜、除湿机、空调设备、扫描仪和数码摄像机等。在缺乏软硬件设备设施支持的情况下，难以满足事业单位文书档案信息化建设的基础要求。另一方面，在事业单位文书档案管理信息化建设过程中，还需要一些现代化科学技术的充分支持，如文书档案管理信息化系统所需的信息技术、大数据分析技术、安全密钥技术等，若这些技术难以及时引进并应用，则难以保证系统运行的可靠性及安全性，容易导致文书档案资料受到病毒感染、黑客攻击。

4.档案管理工作人员综合素质不高

部分档案管理工作人员的素质水平有待提升。一方面，部分档案管理工作人员自主学习意识不强，未能与时俱进地学习文书档案管理工作所需的信息技术，对档案管理信息化系统应用掌握不足。在此情况下，档案管理人员便难以胜任单位的文书档案管理岗位，难以提高档案管理服务能力水平。另一方面，单位未能对在岗档案管理工作人员开展定期培训教育，难以提升档案管理工作人员的管理专业能力水平。

三、做好网络时代事业单位文书档案管理信息化工作的具体策略

从上述事业单位文书档案管理工作存在的问题来看，事业单位要对出现问题的主要原因展开深入分析。为解决事业单位文书档案管理工作的问题，有必要结合网络时代的特点，树立信息化建设思想理念，采取具有针对性的措施，进而使事业单位文书档案管理信息工作能够更好地符合网络时代的发展步伐，为妥善保护文书档案做出努力。

1.健全文书档案管理信息化制度

從事业单位文书档案管理信息化工作质量水平提升角度考虑，需健全文书档案管理信息化制度。一方面，完善电子档案归档制度，文书档案管理工作人员要严格按照电子档案归档制度的要求，做好电子文档、图像、音频、视频和文本等档案资料的收集整理，保证收集的文书档案资料的完整性、真实性，及时归档处理，以此提升文书档案资料的时效价值。另一方面，完善档案管理人员管理制度，在对单位档案管理人员开展管理的过程中，落实奖惩机制、岗位责任制，规范、约束档案管理人员的工作行为，明确责任，提升其对自身岗位的责任意识，针对档案管理工作积极、认真、负责的工作人员给予精神层面或物质层面的奖励，针对工作怠慢、存在失误的工作人员给予一定惩罚等。此外，还要完善文书档案安全管理制度，针对电子档案做好备份处理，并通过应用安全密钥技术，避免出现电子档案失窃、被恶意篡改内容等风险问题，进而有效保证文书电子档案资料的完整性、真实性及安全性。

2.加强部门协作，提升文书档案管理工作的规范程度

在网络时代，为提升事业单位文书档案管理工作的规范程度，还有必要加强部门协作，单位档案管理部门需加深与单位业务部门之间的联系，使业务部门在开展服务业务过程中，能够明确文件材料形成的时间，并按照先后顺序排列，将废稿、重稿清除，并规范筛选，以此减轻档案管理人员分析、整理文书档案资料的负荷及难度。同时，档案管理部门还需加深与市政服务部门之间的联系，根据市政服务部门工作内容、性质，明确文书档案类型，以宗卷为单位，对零散文件展开分类立卷处理，并做好私密档案的保密处理，若文件破损，需及时修复等。总之，需通过部门协作，保证文书档案资料的完整性、真实性及安全性，进而提升单位文书档案管理工作的规范程度。

3.引进技术，加快文书档案管理信息化建设

事业单位文书档案管理是一项系统化的工作，尤其是在信息化建设过程中，更需要投入充足的建设资金，引进信息化建设所需人力资源、物力资源。重视文书档案管理信息化建设所需软硬件设备设施的引进。当然，在文书档案管理信息化系统建设过程中，还应重视安全密钥技术、防火墙技术及各类杀毒软件的应用，确保系统运行的可靠性及安全性，避免黑客入侵、病毒感染，保证文书档案资料在系统中存储的安全性。此外，还需重视档案权限管理，根据用户的权限等级，提供相关的档案服务，以此在保证文书档案信息资料安全性的基础上，使其共享利用价值得到有效提高。

4.通过培训教育活动，提升档案管理工作人员的综合素质水平

事业单位文书档案管理信息化工作的开展，少不了档案管理工作人员职能作用的发挥。事业单位必须对档案管理工作人员开展系统培训，提升档案管理工作人员的理想信念，能够在今后的相关工作中严谨、认真、负责。因此，有必要采取有效策略，提升档案管理工作人员的综合素质水平。

（1）加强自主学习

发挥单位领导者的职能作用，引导单位档案管理工作人员加强自主学习，学习档案管理信息化所需的相关技术，如计算机应用技术、信息技术、大数据分析技术等，并通过学习有关信息化方面的专业知识，提升管理人员的档案管理信息化能力，引导其重视文书档案管理工作，使其按照规范要求做好档案电子化、信息化管理工作。

（2）加强培训教育

事业单位需要针对在岗的档案管理工作人员加强培训教育，在培训教育活动开展期间，侧重对档案管理工作人员实行信息化技术、文书档案管理信息系统应用方法技巧等方面的培训，使档案管理工作人员能够通过培训，提升自身的信息化素养，并能做好事业单位文书档案管理信息化建设工作。

（3）加深与兄弟单位、优质高校之间的合作

事业单位需要加深与兄弟单位、优质高校之间的合作，根据单位对档案管理现代化人才的需求，从优质高校引进懂技术、懂管理的档案管理专业人才，满足事业单位文书档案管理信息化建设的人才需求。同时，加深与兄弟单位之间的沟通协作，事业单位档案管理工作人员要定期开展研讨会，围绕单位文书档案管理信息化建设工作的不足，共同分析探讨，提出相关改进、优化建议，达到持续提高事业单位文书档案管理信息化建设工作质量的目的。

四、结语

综上所述，网络时代给事业单位文书档案管理工作带来了一定机遇与挑战，事业单位需要革新文书档案管理思想理念与方法，需要优化管理制度、注重信息化建设、提高工作人员素质水平等。因此，事业单位需结合机遇与挑战，明确工作问题，健全文书档案管理信息化制度，加强部门协作，引进大数据技术、信息技术等，并通过培训教育活动，提高档案管理工作人员的综合素质水平，进一步提高事业单位文书档案管理工作的规范化水平，保证文书档案资料的安全性，全面提高事业单位整体管理服务水平。

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（作者单位：滨州市市政公用发展服务中心）