高校图书馆专利信息服务现状及对策——基于第二批37 所高校国家知识产权信息服务中心的调查

完颜邓邓 刘辰宇

(湘潭大学公共管理学院,湖南湘潭 411105)

1 引言

2021 年9 月,中共中央、国务院印发《知识产权强国建设纲要(2021-2035 年)》,指出“到2025 年,知识产权强国建设取得明显成效;到2035 年,我国知识产权综合竞争力跻身世界前列,知识产权制度系统完备,中国特色、世界水平的知识产权强国基本建成。”[1]高校图书馆在文献信息资源、人才、技术、服务等方面占有巨大优势,在推动知识产权强国建设中发挥着重要作用。 《国家教育事业发展“十三五”规划》《“十四五”国家知识产权保护和运用规划》《知识产权强国建设纲要和“十四五”规划实施年度推进计划》均提出了建立、发展高校国家知识产权信息服务中心。 截止2023 年5 月,国家知识产权局、教育部共遴选了103 所高校知识产权信息中心(首批23 所,第二批37 所,第三批20 所,第四批23 所),均挂靠在高校图书馆或者科技处。

知识产权包括专利权、著作权和商标权。 专利信息服务属于知识产权信息服务的一个类别。 高校图书馆开展专利信息服务不仅能推动我国知识产权事业发展,也有助于图书馆服务转型升级。 通过文献调研发现,当前对高校图书馆专利信息服务的研究大多是将“双一流”高校或者首批的23 所高校作为研究对象,很少有关于第二批公布的37 所高校图书馆开展专利信息服务情况的研究。 比如,在对42所“双一流”高校图书馆专利信息服务的研究中,马慧萍从组织结构、服务栏目、服务方式和服务内容四个方面展开调研[2];徐春等人从专利素养教育、专利咨询服务、专利检索服务等六个方面进行调查分析[3];刘敏等人从服务名称、栏目设置、服务内容等七个方面开展研究[4]。 廖思琴等人对首批23 所高校国家知识产权信息服务中心专利信息服务开展和服务平台建设情况进行调查[5]。 基于此,本文对第二批37所高校知识产权信息服务中心开展的专利信息服务进行调研,分析高校图书馆专利信息服务现状,发现问题并提出对策,以期为高校图书馆改进专利信息服务提供参考。

2 37 所高校国家知识产权信息服务中心专利信息服务现状调查

采用网络调查法,于2022 年9 月22 日—2022年11 月20 日登录37 所高校知识产权信息服务中心网站,从网站与栏目、服务内容、服务流程、服务团队等方面对其专利信息服务现状展开调查。

2.1 网站建设和栏目设置

如表1所示,网站建设方面,有10 所(占比27.03%)高校建立了校级知识产权信息服务中心的独立网站。

表1 网站建设和服务栏目设置情况

栏目设置方面,有20 所(占比54.05%)将专利信息服务设置为二级栏目,一级为服务、读者服务或者科研服务,比如华东理工大学图书馆设置为“服务——知识产权信息服务”、武汉大学设置为“科研支持——知识产权信息服务”、青岛大学设置为“研究支持——知识产权信息服务”。 有4 所(占比10.81%)高校图书馆将专利信息服务栏目设置为三级,比如华南农业大学为“服务——科研服务——知识产权信息服务”、东南大学“科研支持——研究服务——知识产权服务”。 还有9 所(占比24.32%)高校在图书馆网站首页设置“知识产权信息服务”的相关服务链接,比如山东大学、山东科技大学,这样的设置能够方便读者查找和使用。 但是有4 所(占比10.81%)高校并没有在图书馆网页中设置知识产权信息服务栏目和相关链接,而是依靠学校“科技处”或者“查新站”开展专利信息服务:南京农业大学只在学校查新站中提到了专利申请,却没有设立独立的栏目进行介绍;北京中医药大学、江苏科技大学和云南大学三所高校在学校的“科技处”网站中提及专利信息服务的相关内容。

栏目名称方面,大多数高校设置的栏目名称为“知识产权信息服务”,其服务内容主要是与专利相关的服务;少数几所高校将栏目名称设置为“专利分析”“专利服务”或者“专利信息服务”。

2.2 专利信息服务内容

经调查整理,37 所高校图书馆所开展的专利信息服务内容如表2 所示。

表2 37 所高校专利信息服务内容开展情况

2.2.1 基础服务

①专利检索。 专利检索包含专利信息检索、专利法律状态检索、专利稳定性检索、专利侵权检索等。 有34 所(占比91.89%)高校开展了该项服务,整体开展率较高,但开展水平存在差异。 比如南京大学、山东大学、武汉理工大学等高校提供的专利检索报告内容均包括特定技术专利检索、相似专利检索、专利法律状态检索、同族专利信息检索、专利引用信息检索,所涵盖的专利检索内容和种类比较齐全;而复旦大学、湖南大学等部分高校只在“专利检索”一栏中进行简要介绍,并未列出具体的检索内容。

②专利查新。 有28 所(占比75. 68%)高校开展了专利查新服务。 比如中国矿业大学所开展的专利查新服务的服务内容包括项目查新点分析提炼、文献信息检索、相关文献筛选、新颖性对比分析、报告撰写、报告审核等过程,最后向委托人提供专利查新报告;山东科技大学的专利查新服务主要通过分析相关技术的专利申请、特定技术领域的专利现状、技术发展路线、核心技术、技术空白点,了解相关技术的国内外现状,明确研发方向和重点,避免重复研究。

③专利素养教育。 有35 所(占比94. 59%)高校开展了专利素养教育服务。 高校图书馆开展专利素养教育主要分为线上和线下两种形式;线上形式主要为开设专利课程,比如山东大学和四川大学都设立了知识产权系列微课,燕山大学提供了知识产权的相关网络课程推荐。 线下形式主要包括开展专利专题讲座,比如福州大学开展了“创新创业之知识产权”沙龙活动,在沙龙活动中融入培训讲座,面向全校师生、创新创业团队开展知识产权信息素养教育。

④专利咨询。 专利咨询主要分为基础知识咨询和专利资源检索咨询两种,前者包括对知识产权和专利等相关知识的一般性咨询、知识产权相关的申请流程、资料检索、文件撰写和相关法律问题方面的咨询;后者主要是对专利资源检索技巧和专利数据库的使用方法等方面的咨询。 有25 所(占比67.57%)高校开展了专利咨询服务,其中武汉大学的专利咨询服务涉及领域较多,既提供了专利基础知识的一般性咨询,还提供有关专利数据库检索技巧和操作方法等方面的咨询,而且能够对科技重大专项课题组、科研院所、大型企业、个人等不同服务对象提供专利文献资源利用的专项咨询服务。

⑤专利资源导航。 有30 所(占比81. 08%)高校设立了专利资源导航服务板块,但只有少数几个高校提供了专利分析工具参考,大部分仅展现各自购买的数据库。 比如,北京理工大学在“工具与资源”的栏目下设“专利数据库资源”“国内专利数据库”“国外专利数据库”“其他数据库”和“专利分析工具”五个板块[6],不仅详细地介绍了涵盖国内外、各个学科、各个领域的专利数据库,而且提供分析工具的选择。 而山东大学的“专利资源导航”一栏下仅有“图书馆购买资源”和“开放获取资源”两个类目,并没有提供专利分析工具。

2.2.2 高级服务

①专利预警。 有16 所(占比43. 24%)高校设立了专利预警服务,比如北京理工大学开展的专利预警服务包括新增专利的预警、专利法律状态的预警和专利强度变化的预警等服务;华南农业大学提供专利预警咨询服务、建立专利应急和预警机制。有者提供专利保障,确保竞争优势。 在37 所高校中,有12 所(占比32.43%)高校设立了专利布局服务。 比如,江苏科技大学在专利成果保护阶段提供专利布局图谱服务,促进学校科技成果转化;浙江大学在科研项目的研究阶段进行专利挖掘与布局分析,从而避免重复研究,降低侵权风险。

③专利分析。 专利分析主要包括专利竞争力分析、特定技术领域专利分析、定题分析、国家科技重大专项专利分析、高价值专利分析和核心技术分析等。 在37 所高校中,有28 所(占比75.68%)高校设立了专利分析服务,但各个高校开展服务类型不尽相同。 比如,华南农业大学对涉农知识产权的竞争态势进行分析;北京化工大学对专利成果情况进行整理和分析,挖掘和培育高价值专利,针对科研项目开展知识产权风险评估和全流程管理服务;华北电力大学开展了专利技术分析服务、专利机构竞争力分析服务、发明人定题专利分析服务、国家科技重大专项专利服务四类分析服务。

④专利运营。 专利运营主要包括专利转让、专利许可和专利技术转移或者维权等。 在37 所高校中,只有东南大学、江苏科技大学和华北电力大学3所高校开展了专利运营服务。

⑤专利个性化定制。 开展个性化定制需要高校具备较高的专利信息服务水平和丰富的经验,37 所高校中,只有福州大学和南京大学两所大学设有专利个性化定制服务。

2.3 服务流程

37 所高校中,有19 所(占比51.35%)呈现了专利信息服务的规范化流程,大部分是对专利分析的流程进行说明,其中一部分高校将流程分为委托、受理、实施、完成几个环节,比如北京化工大学、河南大学;个别几所高校对专利服务的流程进行了比较详细的划分,比如华北电力大学对专利检索和专利分析的流程分别进行介绍;贵州医科大学将知识产权信息服务中心工作流程划分为项目咨询、项目委托、项目受理、项目实施、审核员/学科专家审核、项目完成以及填写《专利信息服务反馈调查表》共七个环节[7];一部分高校以流程图的形式对专利服务进行说明,比如山东大学、南昌大学;还有一部分高校只提供专利信息服务委托书下载,并没有呈现具体的服务流程说明,比如燕山大学、华南农业大学。

2.4 服务团队

37 所高校中,仅有11 所(占比29.73%)对专利信息服务的服务团队组成进行介绍,其中几所高校为“中心”配备了具有专利代理人资格、专利信息服务经验或者知识产权服务资质的人才队伍。 比如燕山大学在“中心概况”中提到“中心”具备专业人员24 人,其中高级技术职称15 人,4 人具有专利代理人资格,2 人拥有高校知识产权专员资格证[8];江南大学知识产权信息服务中心共有16 人,其中正高6人,博导2 人,硕导2 人,江苏省知识产权领军人才2 人,江苏省知识产权骨干人才1 人,国家专利代理师2 人,具有教育部科技查新和审核资质人员10人[9]。 部分高校没有公开服务团队人员构成情况,仅在“中心概况”对团队建设概况略有提及,比如,太原理工大学多次外派人员参加国家知识产权局、教育部、山西省知识产权局举办的知识产权信息服务的相关培训和学习,取得了相关资格证书[10]。

3 高校专利信息服务存在的问题

由调研结果可知,高校专利信息服务虽已取得一定进展,但仍处于起步阶段,存在一些亟待解决的问题。

3.1 多数高校未建立独立网站,栏目设置不合理

建立校级知识产权信息服务中心网站不仅能够体现高校对知识产权信息服务的重视,而且能体现高校知识产权信息服务的建设和发展水平,还能增强服务的显示度,便于用户查找。 但在37 所高校中,仅有10 所高校的知识产权信息服务中心建立了独立网站,大多数高校只是将知识产权信息服务作为图书馆网站的栏目之一,栏目设置多为二级或三级,以及在图书馆网站首页设置相关链接。 在栏目名称的设置方面,各个高校的栏目名称各不相同,如知识产权服务、知识产权信息服务、专利服务、知识服务、专利信息服务等。 大多数高校选择将栏目名称定为知识产权信息服务,没有设置二级栏目,知识产权信息服务栏目包含的内容主要是与专利相关的服务,未涉及对著作权、商标权的服务。 此外,在对37 所高校图书馆进行网络调研的过程中发现,有不少高校只在中心介绍里对所开展的知识产权信息服务进行简要的说明,并没有设置专门的板块或者栏目详细介绍服务内容,或者是设立了栏目,但还没有填充内容,说明高校还需要进一步加强网站建设。

3.2 以基础服务为主,高级服务开展不充分

大部分高校提供的专利信息服务以基础服务为主,在五项基础服务中,大多数高校全部开展,少数几所高校缺少开展一项或两项。 对高级服务的调查结果显示,超过四分之三的高校都开展了专利分析服务,但是专利分析服务涵盖的项目比较多,开展最多的是对竞争力和特定技术领域的专利分析,其他类型的专利分析服务较少。 除此之外,专利预警和专利布局服务也有较多高校开展,专利运营和专利的个性化定制服务鲜有高校关注到,仅有个位数的高校开展。

3.3 服务流程的规范化程度不高

规范的服务流程能够为高校有序开展专利信息服务提供指南,也有助于用户了解服务情况。 整体来看,高校目前已经开展的专利信息服务项目有很多,但大多数高校都只是在“工作流程”栏目中把服务流程概括为委托、受理、实施、完成几个环节,但是服务项目不同,流程也不同,比如,专利分析在前期需要进行数据的采集,但专利检索却并不需要;专利检索需要在前期明确检索范围、确定技术方案,但专利分析不需要。 因此,高校还需要进一步提高专利服务流程的规范化程度,针对不同的服务内容制定不同的标准化、规范化的操作流程。

3.4 人才队伍的专业性不强

高校图书馆开展专利信息服务离不开提供智力支撑的专业人才队伍。 但在37 所高校中,仅有11所(占比29.73%)高校为“中心”配备了具有专利代理人资格、专利服务经验或者知识产权服务资质的人才队伍,占比不到三分之一,对“中心”服务队伍建设情况和人才引进以及培育进程进行介绍的高校也仅有个位数,不同高校的人才队伍服务能力和水平存在差异。 整体来看,大部分高校没有对专业的专利服务人才给予足够重视。 其原因之一可能是我国在2019 年才启动首批高校国家知识产权信息服务中心的遴选,大多数高校还未及时配备专业的服务人才队伍。

4 改进高校专利信息服务的对策

基于以上问题,为了改进专利信息服务现状,提高专利信息服务水平,高校国家知识产权信息服务中心还需从以下方面着手:

4.1 建立独立网站,规范栏目设置

首先,要鼓励更多高校建立校级知识产权信息服务中心网站,完善栏目设置,细化服务分类,方便用户查找使用,可以借鉴其他高校图书馆的建设经验,比如北京理工大学在“中心”网站设立了包含“中心概况”“新闻中心”“专利信息服务”“工具与资源”等在内的八个栏目,不仅对“中心”的服务和资源进行了详细的分类,而且还对学校开展的知识产权相关活动和行业动态进行新闻报道,使用户能够直观地了解学校的服务开展情况。 其次,高校应当在图书馆网站将知识产权信息服务设置为二级栏目,或者在图书馆网页的主页设置醒目的“知识产权信息服务”的相关链接,下设中心概况、服务内容、资源导航、教育培训、政策法规等模块,尤其要在“服务内容”板块对不同专利服务项目的服务目的、服务对象、服务要求等方面进行详尽的介绍。 最后,还要统一栏目名称,由于知识产权涵盖了专利权、商标权、著作权,因此将名称统一为“知识产权信息服务”更加合适,能够增强栏目的专指性和规范性。

4.2 完善高级服务,丰富服务类型

由调查可知,高校提供的高级服务在专利运营、专利个性化定制、专利分析三个方面比较薄弱,需要进一步完善。 鼓励更多高校增设专利运营服务,加强校企合作,将科研成果推向市场,提高专利成果的转化率。 开展专利个性化定制服务,对政府、企业、科研人员等不同专利服务对象制定和提供不同的服务,既能体现高校处理和应对不同专利信息需求时的灵活性,又能集中反映高校专利信息服务的整体水平。 促进专利分析服务的全方位开展。 专利分析服务包括专利定题分析、国家科技重大专项专利分析、高价值专利分析、核心技术分析、专利挖掘等众多服务种类,但当前对上述服务开展较全面的高校数量非常少。 高校应拓宽专利分析服务项目,全面覆盖各项服务,并加强与其他高校之间的沟通与交流,相互借鉴成功经验,提升专利分析服务能力。 此外,还应大力推广高价值专利,在高校图书馆的网站主页或微信公众平台设立专栏进行宣传,使更多人了解学校的专利成果,体现学校的知识创新水平。

4.3 制定服务标准,规范服务流程

高校应对专利信息服务制定统一标准,将服务流程纳入其中,明确专利信息服务不同项目的流程和服务步骤,提高规范化水平。 由于大部分高校都将专利信息服务分为委托、受理、实施和完成四个阶段,因而可以从这四个阶段分别入手,实现专利服务流程的精细化。 在委托阶段,确定统一的委托书模板,在网站设立明显的文件下载链接,并且要注明受理人的联系方式;在受理阶段,可以标明具体的预期受理完成时间,并且注明受理完成的反馈方式,确定是以电话通知还是邮件回复的形式;在实施阶段,根据服务项目的不同,制定不同的服务流程,可以以流程图的形式呈现,并且要根据服务项目的不同,规定不同的报告完成日期;在完成阶段,不仅要及时向委托人提交专利报告及其资料,还要对这些文件进行备份和存档,保证资料的完整性和安全性。 可以专门设立“服务流程”栏目,对不同服务项目的流程进行说明,也可以在不同的服务内容栏目下呈现各自的服务流程。

4.4 引进和培训并举,提高人才队伍的专业化水平

高校图书馆应重视专利人才队伍建设,引进和培训并举,建立一支专业化水平高、服务能力强的人才队伍。 增设知识产权部门,并配备具有专利代理人资格、专利服务经验或者知识产权服务资质的人才,实现专利服务的职业化、精细化。 在团队内部,各岗位工作人员要分工明确,强调团队协作。 高校图书馆所应具备的专利服务人才必定是集专利分析能力、专利报告撰写能力、专利检索能力等为一身的高质量人才,建立一支这样的人才队伍可以从以下两方面入手:一方面,高校应确立人才引进和人才招聘政策,提供合理的薪资和待遇,吸引更多具备专利知识或者知识产权专业学位的人才。 另一方面,对于现有员工,高校应定期统一组织员工参加知识产权专题培训活动和讲座,鼓励员工积极参与专利检索比赛和专利从业资格考试,努力提高自身专利信息服务能力,并且在网页中公布“中心”人员的学习和培训情况,体现高校对专利信息服务人才队伍建设的重视;除此之外,要对人才队伍设立相应的绩效考核标准,评价服务人员的业务素质和服务质量,根据考核结果激励服务人员不断改进业务能力和服务水平。