基于财务共享服务模式的高校财务核算管理优化策略研究

戴璐娜

（作者单位：上海海关学院）

最初，财务共享服务模式主要被运用于各类大型企业的核算管理工作，且在诸多国内外企业均发挥出不错的成效，但随着财务共享服务模式的不断发展与完善，其也慢慢成为高校核算管理改革的新方向。就高校的传统核算管理模式而言，其管理方式以分散网状为主，而这种滞后的核算管理模式显然已经不能满足新时期财务环境的新要求，急需高校对财务核算管理模式进行改革与优化，实现分散管理的集中化，对各类财务管理资源进行优化配置，在数据共享的前提下实现业务与财务的高效融合，充分发挥核算管理在财务管理中的核心作用，全面提升财务核算管理水平，减少财务风险，缩减费用成本，保障各项财务数据和信息的及时性、准确性、完整性。

一、财务共享服务模式在高校财务核算管理的运用

（一）在财务信息共享中的运用

随着现代高校的多校区、多元化发展，不同校区与职能部门间的信息共享不到位问题日益突显。比如，在财务核算管理系统中未实现信息的共享和集成，使得报销的审批签字十分困难，财务服务和监管的效率均非常低下。而运用财务共享服务模式就可以将各类财务信息与数据同时分享给不同的部门或是校区，实现信息的实时整合，让各项财务核算管理工作实现协同化，突破信息的壁垒，将业务源头作为辐射点，而处理结果作为终止点，对整个业务流程进行全面重组，以互联网作为信息处理的技术方式，构建全新的业务、流程处理模块，打破传统的直线型流程机制，构建多个部门同时审批的新型管理模式，这样不仅能够促进核算管理的规范化，还能促进相关资源的优化配置，让信息传递打破时间、空间限制，高效、快速地实现共享，促进各个管理部门或环节无障碍沟通与协作[1]。

（二）在财务业务流程优化中的运用

财务共享服务模式的核心正是业务流程。该模式不仅需要对高校核算管理的业务流程进行全面梳理与再造，还要求流程统一，确保整个流程规范。而就目前高校核算的业务流程来看，诸多环节都还不够完善，需要高校主动借鉴大型企业所使用的财务共享服务模式，结合自身情况，构建信息化的服务平台，让业务流程能够具备良好的运行与支撑条件，消除传统业务流程中存在的问题。该模式要求将每项业务流程均纳入信息化平台，突破以往按照职能部门或科室进行划分的局限，对整个业务流程进行规范化管理，确保每个流程的处理口径均处于一致状态。此外，高校还要实现对整个流程的规范把控，进一步完善审核控制计划，强化其风险管控能力，这不仅能够减少人工服务，还能够大幅提升业务处理效率。

（三）在财务管理服务中的运用

高校财务工作承担着监管与服务双重职能，需要审核人员严格依据规章制度执行自身的监管职能。但不同报销人员对科研或项目经费使用的理解也会有所不同，从而出现不同的报销口径，使得核算管理随意性较大，增加财务人员与师生的矛盾，让师生产生不好的报销服务体验。而将财务共享服务模式运用于高校核算管理，就可以对核算管理服务流程进行全方位优化，使其形成统一标准，而且智能化的运行还能促进业财深度融合，大幅度提升财务、核算等效率，并且可以减少各类主观因素引发的口径不一问题，消除财务管理和服务之间的矛盾，让师生得到更优质的财务报销服务，缩小其期望和现实差距，让管理和服务保持在相对平衡的状态。

（四）在财务管理模式转型中的运用

财务共享服务模式的运用实现了会计核算的重塑，进一步细分了其组织架构与人员职能，实现了精细化管理。同时从财务管理中直接剥离出核算管理这一模块，使得高校的财务人员慢慢转变为管理型人才，并使其高度关注财务管理可以创造的价值增值、风险管控及资源整合等多个核心领域，让高校财务管理快速实现模式转型，增强整合能力，从而具备更强的核心竞争力[2]。

（五）在财务工作效率优化中的运用

高校财务核算管理中运用财务共享服务模式，主要是将传统的财务管理信息化平台作为基础，引入财务共享服务模式，可以对平台进行模块划分，分别是前、中及后台。将财务共享平台作为中台，重新设置高校财务管理相关科室的职能，先于中台进行审核、支付的集中管理，实现降本增效的目标，然后慢慢扩展至其他各项业务。后台职能则是分析数据，为管理决策提供支持，实现管理层对业务流程的实时管控。在财务管理信息化平台成功构建后，实现业务流程、信息系统标准统一，从而让管理制度、数据口径等统一，在此基础上将相关财务数据集中存储，并实时传输，这样能够使财务工作的整体效率与水平得到提升[3]。

二、财务共享模式下高校财务核算管理优化策略

（一）构建财务核算标准化管理流程

传统的财务报销业务流程均是由人工操作完成，需要工作人员不断重复低效益的机械活动，这样不仅不够灵活，而且精准性不强。为了让管理和服务维持在一个平衡的状态，为师生提供更优质的服务，就需要对那些重复、复杂的财务核算业务进行模块化管理，对整个业务流程进行再造，全面细化各个工作环节，实现整个流程的标准化，构建出全新的业务管理流程。

一是构建核算制度的框架。制度是整个流程的起点，制度的构建可以让所有的核算环节均有据可依。因此，基于财务共享服务模式的高校核算管理优化，首要任务就是构建核算制度框架，以高校当前的管理制度为基准，进行分层、分级和分类，最终构建出新的制度框架，让制度覆盖每一项业务处理环节与管理层级，让根本制度更加稳定，基本制度更加完善，具体制度全面配套，最终构建出完善的核算制度框架，确保制度的有效性与完善性，并将制度框架嵌入财务共享服务平台，实现制度固化[4]。

二是构建核算流程体系。高校要根据财务管理的实际需求，对其组织架构进行重组，全面梳理业务流程后，构建统一的标准化核算业务流程体系。以核算管理的主要职能为依据，将核算管理相关业务作为核心，对财务工作进行模块划分，如会计核算、影像识别、资金管理、商旅管理及银校互联等不同模块。为了使财务核算管理服务平台能够稳定、高效及规范化运行，还需要在每个模块中设立更加详细的层级流程，尽量细化到最小的单位与最低级别的层级。报销流程可细化如下：

（1）由经办人收集整理原始的票据和附件，并对完整的附件进行拍摄后，上传到高校财务管理信息网站中的票据库，对发票进行实时查验；经办人在线进行报销单预约，准确选取支出项目，在票据库内选取符合其报销业务的原始票据，如实填写报销内容之后，提交报销单。（2）系统将报销单推送至项目的负责人处等待审批，负责人借助计算机或者手机等电子设备接收，并在线进行报销单、票据的检查与核对，线上完成审批，若需要职能部门或是学院进行审批的业务，则依据业务的性质分别推送至相关的职能部门或是学院，等待审批。（3）审批通过之后的报销单，传送至财务共享服务平台，再推送至不同业务明细核算组再次审核，若审核未通过，则退回相关流程进行补充和修改。（4）初审通过后，推送至复核组实施复审，复审通过后，提醒校区和纸质版票据职能组实施核对，确认无误后，导入至系统内生成完整的记账凭证，结束审核。（5）将财务系统与银校互联系统对接，以网银进行款项支付，并将电子银行回单上传至财务系统，让报销人进行核对。（6）电子、纸质版票据均统一归档，构建完整的会计档案，整个费用报销流程以规范化形式结束[5]。

（二）在财务核算管理中推进人力集约化

运用财务共享服务模式，促使高校对核算管理的科学化、精细化及智能化更加重视。全面运用信息化技术，使财务核算人员的工作重点发生了改变，一些比较基础且附加值较低的财务岗位会逐渐被取消，这在一定程度上减轻了会计核算的负担，从而将财务人员分配到附加值更高的工作岗位上，而且工作负担的减轻，也能够让财务人员有更多的精力细化工作，并逐步转型成为管理会计人员，避免不必要的人力资源浪费，更好地达到新的管理要求。为使人力资源实现集约化配置，高校可以将财务人员细分为管理型、业务型和服务型，全面优化各项服务响应机制，最大限度提升服务效率。而在配置不同岗位人员时，可以根据个人能力合理选择，负责人进行统筹安排，充分发挥工作人员的潜力，激发其工作的主动性、积极性。

管理型财务人员由高校原本的高层财务管理人员与财务共享服务管理中的核心技术人员共同构成，其主要职能是针对财务共享服务管理模式的未来发展战略进行整体决策，如研究更完善的核算制度，开发与维护服务系统，设计标准化的业务流程和质量管理体系等。

业务型的财务人员是高校当下就职的核算工作人员，依据财务共享服务下核算管理的新要求，以及会计核算不同模块中的再造流程，对工作人员的职能进行细分，如应收应付小组、费用核算小组、资金结算小组，然后是制单小组、复核小组和档案管理小组等。其中的费用核算组又需要依据业务流程的不同进行划分，如国内外差旅费、发放薪资、会议费以及日常业务等不同费用的报销小组。

服务型的财务人员则主要是外包的核算业务服务相关人员，可以说是业务型人员的一种补充，其通过专业的财务公司，为高校的核算管理工作提供更加专业、优质的服务，对高校的人力资源进行进一步优化，助力高校财务人员职能从会计型职能转变为管理型职能。

总之，进行管理型、业务型和服务型人员的细致划分，可以对人员分配进行优化，让财务人员更快速地实现职能转型，将人力资源的专业优势集合起来，最大限度地提升高校核算管理的效益与效率，从根本上减轻高校核算工作负担[6]。

（三）在财务核算管理中引入智能化技术

目前，高校根据政府的会计平行记账要求，设立了独立的报账、缴费和开票等多个子系统，但不同部门和财务系统还没有完全实现信息共享。因此，高校可以通过引入区块链技术，让财务系统和相关部门之间实现信息系统对接，实现数据的实时与同步，在此基础上对信息流进行全面整合，持续不断地传输数据，突破部门之间的壁垒，有效实现业财融合。而在经办人方面，可以借助影像识别技术，扫描纸质版票据之后，再将其以数据化形式输入区块链，由系统对票据的真实性、规范性和完整性进行智能化审核，从根源上杜绝虚构凭证、业务金额更改等伪造的业务事项。同时，借助机器人流程自动化（Robotic Process Automation，RPA）管理系统，让智能化机器人代替人工操作，确保每一项报销环节均能够在互联网上执行，使得核算流程更加简洁规范，实现核算标准的统一，让整个财务管理流程更加精细化。例如，由线上审批替代人工签字，从源头上杜绝造假签名、签字过度频繁及难以追寻负责人等问题，把报销流程中的事中、事后控制直接转为事前控制，强化财务监督的有效性。

总之，借助现代智能技术可以进一步优化高校核算管理的业务流程，最大限度地简化审批流程，确保信息始终对称，避免出现信息孤岛等问题。

（四）加强业财融合，提升工作效率

高校应该加强经济业务和财务核算管理的融合发展。这不仅是高校财务核算管理未来发展的必然趋势，也是全面推进财务共享服务模式的重要内容。为此，高校可以将资产管理、科研管理及财务系统强效对接，从根本上破除高校传统财务核算中的信息“孤岛化”问题，使财务核算管理系统和资产、科研等多个系统同时实现信息共享，构建业财一体化的新型服务模式，从而缩短报账时间，提升报账、核算的效率，并将财务核算管理信息与数据实时、准确地共享至各个部门。高校还可以将财务核算系统和固定资产管理系统进行对接，使固定资产的建账融入财务报销业务，以避免固定资产财务核算管理账实不符、账账不符等相关问题。并且，将科研管理系统与财务管理系统对接，全面整合两个系统的项目信息，还可以实现科研项目立项、预算数据等信息的共享，让项目负责人能够直接在科研系统中对项目信息与财务报销数据进行查询，做到一个平台就能开展多项工作。相关人员在这一平台上可以进行项目经费认领，并打印出到账通知单留存，无须再进入财务部门进行查询。这不仅能够减轻科研、财务等人员的负担，还能够提升业务效率，优化整个报账、核算流程，切实将业财一体化理念、财务共享服务模式充分运用到高校科研项目管理工作中[7]。

三、结语

信息化时代，高校传统的核算管理模式显然已经不能适应新的财务管理需求，需要高校对财务管理模式进行全面革新。而基于财务共享服务模式的核算管理正是一种新的尝试，运用该模式不仅能够实现核算管理业务的集中化，对相关资源进行优化配置，还能全面实现数据共享与业财融合，全面提升高校核算管理效率、质量及水平，从根本上减少财务风险，确保各项财务信息和数据准确、及时、完整，实现高校核算管理的全方位优化。