大数据背景下事业单位人事档案管理创新

梁夕雯

一、前言

近年来，伴随信息化技术的不断发展，事业单位各项管理不断创新，网络信息化建设已引入事业单位。在各项管理工作，尤其是人力资源管理体系中，打破原有的固化思维模式，不断完善信息化体系构建。改善现有事业单位人力资源管理与创新体制不匹配的现象是事业单位创新发展亟待解决的问题。改革措施的实施，能够为事業单位人力资源发展注入新鲜活力，促进事业单位工作的高效开展以及质量提升[1]。事业单位档案管理一直都有“重管理、轻利用”的问题，并且部分事业单位档案管理信息化还处于较低水平，这样也会对事业单位的发展与科学管理带来负面影响与阻碍。因此，现阶段事业单位不断优化档案管理措施，积极推动服务效率的全面提升，这样才能创新档案管理方式，让事业单位档案管理服务工作更加多元化，从而推动整个事业单位的日常运营及可持续发展。

二、事业单位档案管理的价值

（一）档案是事业单位考察分析的原始凭据

档案通常记录了一段时间内的所有活动数据，是事业单位制定一系列活动的重要参考资料，也是事业单位了解一段时间内单位内部活动、人员变化等不同数据的重要窗口。另外，档案数据具有重要的参考价值，可辅助单位制定未来阶段的发展规划，提高事业单位发展方案的科学性及可信性[2]。通过对档案的合理分析与调查，可清晰地了解该单位的现阶段状况、运营活动数据、人员组织结构等众多关键信息数据。

（二）档案是事业单位经营参考的重要数据

生产活动产生的大量资料均可归类为档案数据，因此，事业单位在后续发展过程中，可通过对特定档案数据的分析及总结，提出对应的优化改进方案，并结合档案数据的分析资料进一步制定工作活动优化方案，以此提高事业单位的整体运营效率，使之对于事业单位的未来科学发展以及各项改革升级档案管理工作产生至关重要的促进作用。

（三）档案是事业单位信息化管理水平的重要体现

人事档案是事业单位人力资源管理的重要组成部分，做好人事档案管理，对于提升事业单位档案管理水平具有重要的意义和作用。人事档案属于人力资源管理部门，管辖内容不同于常规档案资料管理。新时期，伴随事业单位改革的不断深入推进，人事档案也面临着全面改革的新挑战。传统事业单位的人事档案管理依旧采用守旧滞后的管理模式，与当前的时代发展要求极不匹配。信息化时代要求事业单位全面改善原有的工作方式，牢牢把握当前契机，紧跟时代步伐，在深化改革的过程中不断优化人事档案管理体系，对人力资源管理工作进行优化与完善。在保证档案完整性与科学性的前提下，逐步提升档案管理水平，推进档案管理工作可持续稳定发展[3]。新时期，各项竞争已转为人才竞争，只有充分发挥事业单位人力资源管理优势，才能为社会的发展提供更优质的服务。因此，作为事业单位的人力资源管理部门，更应做好人事档案的信息化建设工作。

三、事业单位人事档案管理现状

（一）档案管理制度有待更新

当前，事业单位依旧采用相对传统守旧的纸质档案管理方式，很多单位还未能全面实现信息化管理，这与当前社会倡导的大数据体系构建极不匹配。信息化水平也从侧面反映了事业单位档案管理制度改革的实施现状。在人事档案信息化建设过程中，无法基于软硬件的核心转变，原有档案管理规程也不能体现信息化技术在档案管理中的基础性作用，未能依靠信息化平台促进档案管理制度的创新发展。个别事业单位还缺乏对档案管理工作制度的更新，很多档案体系的构建依旧沿用传统的管理方式，并未把国家倡导的信息化档案管理法规以及行业标准渗透到具体实践工作中，这就导致在很多工作中缺乏相应法规制度的约束。档案管理工作人员对日常的工作内容也不够重视，使得人事档案无法为整个事业单位的人力资源管理工作提供可靠的资料及参考内容。

（二）档案管理人员专业性较低

正是由于部分事业单位对人事档案管理工作的重要性缺乏科学合理的认知，档案管理工作人员的岗位职责及薪酬也形成了不合理配置。很多从事档案管理工作的人员文化水平较低，专业水平不足，在工作中依旧采用传统守旧的方式完成日常工作，不管是工作方法及工作理念，都不能与当前事业单位改革创新要求一致。此外，个别事业单位由于不能及时补给先进的科技人才，年轻后备队伍补给不充分，很多从事档案管理工作的岗位人员整体年龄偏高，在具体工作中缺乏积极性和创新性。人事档案管理工作不能服务于人力资源同时，代发展的要求，导致单位发展与时代相脱节[4]。而且，个别事业单位由于传统管理体制的遗留问题，从事档案的工作人员并非专业人力资源管理出身，对各类管理手段缺乏专业的认知。后期又未能及时进行相关的培训，人事档案管理工作依旧处于落后、粗劣的状态，经常出现档案丢失以及查询困难等实际问题。

（三）档案管理信息化建设滞后

在信息化技术的发展背景下，依然采用传统的人工档案管理工作模式，已经无法满足现代化发展需求。面对海量的档案信息内容，以及多元化的服务，事业单位的档案工作效率及管理水平亟待提升。现阶段，很多事业单位已经着手进行档案信息化管理平台建设，对信息化档案管理内容不断加强。但在具体实施过程中，由于软件或硬件设施方面的问题，更新速度仍不能满足时代发展需求。另外，相关管理工作人员对软件掌握不熟练，导致在具体工作中，档案的信息化和数据化内容无法满足日常运营工作要求，也不能充分挖掘人事档案信息化背后的价值，严重阻碍了事业单位人力资源的发展改革创新。这既是很多事业单位的实际困难，也是在未来发展过程中需要重点解决的问题。

四、事业单位人事档案管理创新的策略

（一）明确档案管理工作制度要求

档案管理科学化需要始终贯彻信息化档案管理思维内容，这也是档案管理信息化发展趋势的具体要求。应以信息化档案管理工作作为人力资源档案管理衡量标准，进一步贯彻和执行国家相应的法规政策。首先，要梳理好现有档案管理工作制度，明确档案管理工作基本职责，把握信息化技术平台建设要求，对现行档案管理体制进行优化改革。同时，对不完善的体系内容逐步进行修订，使之与信息化技术发展相吻合。其次，要强化档案管理工作的职责内容，明确档案管理工作人员的岗位意识，优化档案管理工作的建设。利用具体案例指引档案管理工作，强化档案管理人员的责任意识。再次，要加大对事业单位档案管理制度的修订力度，确定好档案管理制度修订周期。在具体工作中要征询各岗位人员的意见和建议，纳入到人力资源档案管理工作体系构建中，从档案管理工作入手，提升现行档案管理制度的可行性。

（二）加强档案管理者职能培养

档案管理工作始终要以人为核心，因此，积极强化档案管理人员的个体素质，方可切实提高档案管理的实际效率。在落实过程中，管理人员应着重审视档案管理人员的素质水平，根据管理需求积极开展档案管理人员的整体教育培训工作，以此提高管理人员应对复杂檔案管理工作的整体能力，进而提高整体管理素质，并以此为基础逐步构建一支高水平的档案管理团队[5]。首先，应采用周期性培训方案落实培训工作，具体内容应包括管理与基础知识教学。同时，提升人员的责任意识，并积极落实人员的综合素质培育工作，实现人员的全面发展。另外，管理人员应积极融入对应的考核制度体系，将周期性考核结果直接关联到职工绩效中，从而通过激励手段提高职工的主动工作意识。另外，信息化建设要求基层人员需具备信息化知识。因此，在培训阶段，应开展对应的计算机教学课程，要求管理人员必须重视自身信息技术的应用与提升，以此最大化发挥信息化管理系统的实际效用，逐步推进档案管理系统的高效化建设与信息化水平。不仅如此，事业单位应建立薪资累进制度，根据职工的周期性评价结果，制定对应的薪资标准，提高职工的工作主动性。借助薪资制度的优势，加大各类专业人员的引进力度，最终达到实现档案管理工作人员素质全面提升的目标。事业单位人事档案管理工作人员的职业素养，直接关系到整个档案管理工作开展实施的效果。要积极引入专业人才进行档案管理，提升事业单位人力资源管理水平。在人员选拔上，要针对岗位人员的责任心、专业技术水平以及实践操作能力进行综合考核，确保人力资源档案管理岗位人员能够满足当前工作发展需求，适应未来岗位发展创新的需求。作为人事档案管理的上级部门，应以地区为单位开展对不同行业人力资源管理档案工作者的培训，充分挖掘当前地区人事档案管理工作中的特点和不足。结合人力资源管理背景和发展需求，制定培训内容和培训计划，定期对从事人事档案管理的工作人员展开技术考核，将考核结果纳入绩效指标中。

（三）加强档案信息化建设，档案信息化管理手段不断优化

随着新技术的不断迭代发展，信息技术成为单位发展的根本，各行各业逐步推进技术改革工作。同时，在系统方面逐步开展软硬件升级工作，以期通过技术优势逐步形成市场优势。因此，事业单位也需重视信息化建设，借助自动化的系统实现档案管理的自主化与智能化，消除人工操作中的高误差率、质量低、效率低等问题，实现档案管理的高效化。在实际建设过程中，事业部门应积极建设对应的管理资金，针对信息化系统建设的实际需求投入对应资源，确保各个单元模块发挥应有效用。借助数字化系统优势，提高人员管理档案的整体管理效率，并借助系统优势，消除传统工作模式的诸多弊端，进一步增强档案管理的精度与效率。信息化档案系统的大面积应用将进一步降低人力资源成本，减少工作误差，深入挖掘档案信息的实际价值。需要注意的是，事业单位应注重系统的周期性升级工作，结合自身工作需求不断优化软件模块功能。并根据职工反馈，在现有系统中增加对应的单元，尽可能发挥系统的最大化工作效率。伴随信息化技术的不断发展，社会资源信息化已成为当前社会各个领域发展的必然需求，事业单位人事档案管理工作人员，要积极改善现有工作作风，打破原有的传统管理模式。事业单位要加强对人事档案管理工作的科学规划，根据自身实际情况及未来发展需求，制定出科学合理的管理模式，对各个工作的阶段目标要逐步细化，并纳入到事业单位年度考核及工作报告中，切实将人事档案管理工作的有效提升与企业发展紧密结合。同时，要做好事业单位人事档案管理网站、平台及相关信息体系构建工作，让人事档案管理逐步向电子化科学化的方向发展。通过网络数据库的建立，为群众提供快速的查档服务，满足人事档案新政策及新法规的要求。

（四）加强部门间信息交流

“信息孤岛”是影响档案管理效率的主要因素之一，因此，构建多部门协同合作的信息渠道极为必要。积极落实各部门间的信息数据沟通，可实现档案管理的一体化建设。通过统一交流渠道，完成档案数据信息的快速传递，对于档案数据的整理储存以及分析具有重要作用。在新时期背景下，档案管理工作必须落实多部门协同合作，通过多样化的信息手段消除信息“信息孤岛”，借助专用的信息渠道进一步加强数字化档案管理系统的工作效率。

五、结语

大数据时代背景下，事业单位人力资源管理工作应紧跟时代，以大数据、现代化技术为依托，优化档案管理体系，创新人力资源管理工作的标准与规范。领导干部应端正对档案管理的认知。在优化档案管理工作效率的过程中，相关部门领导应积极配合档案信息化系统建设工作，建立对应的信息化设备专项资金项目，积极落实基层档案管理人员的培训及教学工作。同时，在现有制度体系上，结合信息化档案管理系统的实际需求，积极构建对应的管理制度体系，从而进一步提高人事档案管理系统的工作效率。伴随事业单位的不断发展与完善，人力资源管理工作必将走上一个新的台阶，也必将符合时代发展的需求与创新需要，消除传统档案管理工作的诸多弊端，发挥其实际作用。

引用

[1]高磊.大数据背景下事业单位人事档案管理工作[J].陕西档案，2022（5）：38-39.

[2]徐艳.大数据背景下事业单位干部人事档案管理模式的优化[J].兰台内外，2022（12）：37-39.

[3]黄小玫.浅议大数据背景下事业单位人事档案管理工作[J].文化产业，2021（36）：145-147.

[4]王洋.大数据背景下机关事业单位档案管理的创新途径[J].黑龙江档案，2021（6）：86-87.

[5]邓华.大数据背景下事业单位档案管理工作创新路径探索[J].黑龙江档案，2021（6）：210-211.

作者单位：华北理工大学