新环境下，人力资源和社会保障局档案管理策略研究

2023-08-29赵泓棣

兰台内外 2023年19期

摘要：人力资源和社会保障局档案管理主要是收集、整理以及保存部门档案，并对这些档案进行管理，以保障能顺利开展各项工作，有效提升工作质量和效率。本研究主要分析了新环境下人力资源和社会保障局档案管理工作的重要性，结合当前管理现状，提出了优化管理策略，以期通過各项建设工作的不断完善，达到提升服务绩效的目的。

关键词：新环境；人力资源和社会保障局；档案管理；管理现状；策略

档案是人们在各项社会活动中形成的形式不同并具有保存价值的原始记录，涉及政治、经济、文化和教育等方面的活动，档案不仅是对个人有关活动的记录，还与国家机构和社会组织息息相关。人力资源和社会保障局档案管理主要是收集与整理并保存各部门有价值的资料。当前，许多地区档案管理工作在硬件设备设施、管理人员、制度和模式等方面均存在不足之处，对档案管理工作的开展造成制约。在新时期发展形势下，相关部门应该认识自身管理的问题，积极探索改进策略，促进各项工作正常运转。

一、人力资源和社会保障局档案管理工作的重要性

自我国颁布《中华人民共和国档案法》以来，为档案管理工作提供了法律保障。我国档案管理事业得到快速发展，档案管理各项工作也如火如荼地开展，并形成严格的管理系统。劳动保障档案管理工作有重要意义，从宏观方面来讲，我国各项治理工作均以档案管理工作为基础，是国家开展各种事业强大的人力资源后盾，它既和民生发展有直接关系，还较大程度影响着社会的稳定团结；从微观方面来讲，档案管理工作记录着公民就业和晋升等成长历程，是对其合法权益的保障。

随着国家经济的快速发展，各行业都在不断优化和改进人事管理制度，对档案管理工作的要求也越来越高。另外，因为新环境下档案管理的现代化和多样化发展，也要求管理人员具有较高的专业水平。因此，为了使档案管理工作能经受住新环境的考验，必须综合考虑当前管理中存在的问题，使档案管理工作向着现代化、高效化和信息化的方向不断前进。

二、人力资源和社会保障局档案管理现状

1.缺乏健全完善的档案管理制度

人力资源和社会保障局档案管理工作涉及的档案类型和基数均较大，需要根据不同的类型由相关部门分类管理。但在档案工作中多部门参与管理导致缺乏统一规划，进而影响档案的利用效率，这种管理模式和新环境下信息化档案管理需求达不到一致，而且这种相对滞后的管理模式，缺乏完善的安全管理机制，导致各部门之间无法实现信息互通，尽管各部门也能重点开展针对档案的管理工作，但因为各自为政，沟通不良，导致档案管理工作一直处于停滞不前的状态。而且，档案管理工作者也会因缺乏完善的制度而无法实现统一指导，导致档案管理工作量和成本进一步增加，还可能因为安全管理投入不足而给档案管理带来安全隐患，减弱人力资源和社会保障局的调控职能。

2.档案管理工作基础硬件设备设施配备不足

人力资源和社会保障局管理着大量的档案资料，受许多因素影响，档案无法统一在一个区域内实施管理，档案管理库房布局比较分散，因此，需要设置许多库房，配备相应的电脑和办公桌等基础硬件设备设施，这种布局会大大增加管理成本和难度。而且，缺乏统一的规划，还容易导致出现重复管理和建设的问题，使得档案管理远达不到预期成效。

3.档案管理者综合素养相对较低

当前，人力资源以及社会保障局档案管理工作人员的综合素养相对较低，部分工作人员专业能力较差，分析原因主要是，部门在聘用工作人员时选入标准较低，且聘用流程缺乏科学性和严格性，导致档案管理人员水平不一。而且，许多部门在对档案管理者特别是新入职的管理者培训时，仍然延续老带新的传统模式，和组织员工系统化培训相比，老带新的培训模式效果不明显，尤其是在当前培训体系不够完善的情况下，许多档案管理者的业务水平和专业素养已经和新环境下档案管理需求格格不入。加上有些档案管理人员在日常工作中不重视提升自我，许多人都把在事业单位工作当成高枕无忧的“铁饭碗”，大多缺乏提升自我的积极性。出现这种状况的原因是人力资源和社会保障局考核体系不够完善，部门监管不到位，导致档案管理工作者对自身工作不重视，逐渐形成懒散的工作态度，也是档案管理效能得不到提升的重要因素。

4.档案管理模式过于陈旧传统

尽管在新环境下，人力资源和社会保障局比较重视信息化建设，且相继构建了信息化管理系统，但在处理档案业务、收集档案信息、档案统计和编研等方面仍然存在着严重不足，在相关业务中对信息化的应用仍然达不到实际需求，部门缺乏完善的信息化系统功能，导致系统得不到有效利用。另外，部分以卷宗模式管理的档案资源存在较大的安全隐患，也对资源的利用造成影响。随着当前社会经济的快速增长，人口持续发展，也给人力资源和社会保障局档案管理工作带来较大压力，其需要管理的资料越来越多，如果管理过程中仍然延续传统陈旧的模式，不仅会降低档案资源利用率，还会对公众建立档案的意识产生影响，不利于档案管理工作健康可持续开展。

三、新环境下人力资源和社会保障局档案管理策略

1.建立健全档案管理制度

人力资源和社会保障局想要使档案管理水平和成效得到进一步提升，必须要有完善的档案管理制度做支撑，只有在严格的规章制度管理和监督下，各项工作才能得到稳步提升。因此，在完善和改革档案管理制度的过程中，应该从以下方面入手：（1）对于初步评估和统计档案工作制定相应的操作管理制度，确保每位档案管理者的个人行为均能严格遵循管理制度，提高其行为的规范性；（2）充分重视档案管理质量，建立完善的职责管理制度，保障档案所有内容均准确和完整，并严格落实每位负责人的职责，针对某项发生问题的档案工作可迅速查询落实到个人，及时采取整改措施，以此监督档案管理人员时刻提高警惕，促使档案管理质量和效率不断提升；（3）建立完善的档案监管制度，并严格落实，避免制度成为一种形式，在落实过程中能及时发现并改进不足之处，始终保障相关制度的时效性和规范性；（4）制定完善的严格执行档案审查制度，定时审查档案管理工作，对于不规范归档和丢失档案等问题及时由专门管理部门追究个人责任，避免因原则性问题而影响档案管理质量和水平。

2.在基础硬件设备设施方面增加投入

随着社会经济快速发展和人们生活质量的不断提升，档案的数量呈现出不断增加的趋势，大大增加了档案资源的利用率。档案管理部门只有增加软硬件设备设施的投入，不断优化和提升档案管理服务及水平，才能适应新时期社会发展的需求。例如，许多地区人力资源和社会保障局在基础设备设施方面加大了建设力度，针对接待区域、档案库房和办公区域做了清晰划分，更加科学、合理地布置了档案室，便于其对相关资料可以统一管理。而且，还建立了标准的档案库房，专门配置了档案密集架和办公所需的硬件设备设施，如电脑、办公桌、扫描仪、灭火器和中央空调等，以此提升档案资料查询和利用效率，达到最大程度发挥档案管理效用的目的。

3.提高档案管理者的综合素养

当前的人力资源和社会保障局人才流失严重，存在人才严重缺乏的问题。在建设档案管理人才队伍时表现出明显的不足，许多管理人员的管理理念比较落后，业务水平较差，在当前信息化快速发展的时期，其掌握的相关知识和技能水平已经远远跟不上新时期的管理需求。而且，受传统观念制约，当前管理队伍中还有部分工作人员抱着“得过且过”的工作心态，缺乏较强的提升自我的意识，导致其管理理念和专业知识逐渐被淘汰。因此，应高度重视组建专业化人才队伍，以保障档案管理质量和效率。首先，应该制定严格的聘用管理人员标准，并严格落实，提高入职要求，选取那些具有较强业务能力和高素质人才充实人才队伍，对于“托关系、走后门”的情况，一经发现严厉打击；其次，构建科学的人才培养体系。优化和改进人才培养体系，定期组织工作人员学习和了解档案管理工作章程和法律法规，增强其法律意识和综合素质。另外，在开展人才培养时要在档案管理内容中融入信息化相关内容，根据当前形势发展和对档案管理的要求等，对管理者开展针对性的业务培训，使其树立应用信息技术的意识，并能熟练掌握相关技术，为其专业能力和综合素质的提升奠定基础。为保证人才培训质量，还要把档案管理人员的成绩和绩效挂钩，以此激励其提高学习的主观能动性，积极学习和了解新形势下档案管理新内容，保障档案管理各项工作与当前形势发展相契合。另外，相关部门要健全完善人才考核机制，对于那些工作能力较差或出现过失误的工作人员重点考核和监督，设定考核周期（3～5个月），严格按照规定落实考核任务，激励其对相关知识和技能的学习引起重视，并能主动采用不同形式改变自身不足。还要针对全体档案管理者建立考核激励机制，定期考核工作人员，并和奖金分配挂钩，以提高其工作的积极性。最后，相关部门要重视人才储备，随着社会经济的快速发展，档案管理资源和工作量也不断增加，在人员流动交接时，极易导致员工面对较大的交接任务量而盲目行事或存在缺少充足人员配合的情况，因此，要提前做好人才储备工作，充足的人才是高效有序开展档案管理工作的基础。

4.强化档案管理工作信息化建设

当前，人力资源和社会保障局已经构建起档案管理信息化模式，但在信息化资源利用方面存在严重的利用率较低问题，需要根据当前档案管理需求努力提升信息化管理水平。可专门建立电子档案管理系统，根据档案信息和类型建立数据库，通过逐步优化和升级系统，以此建立不同形式（集中式、分级式）的管理模式。档案管理者可在具体管理过程中查询关键条件或搜索关键词，准确找到相关信息。另外，要通过完善电子档案管理系统功能，使信息检索不受部门和平台限制，并严格管理操控权限，达到提高档案资源安全性和高效率的目的。相关部门在完善档案管理系统的过程中应该从以下方面考虑：（1）健全完善收集档案信息的功能。在档案管理前期和中期收集功能发挥着重要作用，该功能可把各类档案文件信息快速而准确地归纳到档案库，从而自动形成更加标准、规范的电子文件和档案条目，为档案管理者收集和校对资料、经办业务及归纳等提供便利；（2）完善档案业务管理功能。该功能在档案信息化管理中发挥着重要作用，也是组成档案管理工作不可或缺的部分。档案业务管理功能可详细划分档案资料类型，通过构建可以分级管理的树状管理结构，以提高工作人员录入、修改和更新档案数据的速度和质量；（3）健全和完善档案统计和编研功能。档案统计功能可实时统计系统内所有的档案资源，便于管理人员及时了解相关数据及其利用情况，还可根据录入年份或差异化分类情况快速统计各类数据，可把统计结果及时通过网络发送至档案馆，为档案资料校对，提供真实、完整的统计数据提供方便。档案编研工作是一项对科学性和严谨性都有较高要求的工作，系统编研功能可帮助编研人员深入挖掘分析及高效加工处理档案数据信息和档案文件，为后期档案检索、应用和编研等工作提供更加完善的数据信息参考；（4）完善档案利用和权限管理功能。在相关人员通过审批借阅档案后，会在系统中自动产生关联记载借阅人相关信息，如包含件号、文号、借阅期限、目的、地点和单位等内容的借阅登记表，并实时管理和监控，利用其弹窗功能对已经到达约定期限或接近归还日期的发送催还资料提醒。另外，该功能还可以根据不同的档案类型形成不同的管理模块，用户想要查询相关资料就必须要获得对应权限，系统可以实时监控用户浏览和查阅内容，为档案管理提供安全保障。

四、结语

随着当前社会各项事业的逐步推进，社会各界人士也开始关注档案的重要性。人力资源和社会保障局作为落实国家各项政策和保障人民利益的关键部门，在档案管理工作中要紧跟社会发展形势，针对当前档案管理工作的相关问题，严格遵循“一案一卷、分类保管”的原则，积极探索优化和创新檔案管理模式，不断提高服务质量和效率，采取科学有效的解决对策，为各部门顺利开展各项工作扫清障碍。领导层面也应该对其加强关注，从人力、物力和财力等方面提供支持，强化信息化建设，为外部社会企业和个人提供更加便捷的服务，促使档案管理工作在新环境下能够健康、稳步前行。

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