中小企业内部控制存在的问题及对策

仲芷悦 王宏

［摘 要］经济发展背景下，鼓励和引导中小企业健康快速发展是国家较为注重的任务。企业内部控制的好坏对其健康发展具有重大影响。中小企业作为市场上较为活跃的主体，往往因为规模小而忽略内部控制。文章通过分析黑龙江HZ生物能源有限公司内部控制存在的问题，提出相应的解决对策，以期为广大中小企业提供借鉴。

［关键词］中小企业；内部控制；组织架构

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.12.014

［中图分类号］F275［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2023）12-0044-03

1     中小企业内部控制概述

内部控制是指企业为了能够实现其利益最大化的战略目标，确保资产真实有效，保证会计信息能够为信息使用者提供正确的指导，确保经营决策方针以及企业内部各项规章制度能够有效贯彻执行，提高经营活动的效率，而在内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制等一系列方法和措施的总称。内部控制是一个不断发展、变化、完善的过程。

在激烈的市场竞争中，中小企业提高管理水平和经营效益的关键就是制定完善的内部控制制度，并使其有效贯彻落实。我国多数中小企业还没有意识到内部控制的重要性，内部控制整体框架体系还不够健全，导致企业出现许多经营问题和风险。因此，中小企业要充分认识到内部控制的重要性，不断完善内部控制体系。

2     黑龙江HZ生物能源有限公司概况

黑龙江HZ生物能源有限公司（以下简称“HZ公司”）位于黑龙江省佳木斯市桦南县经济开发区，成立于2018年11月，是由具有数十年酒精加工制造行业经验的专家团队执掌，按照上市公司模式打造的现代化企业。HZ公司主要经营范围为生产乙醇、变性燃料乙醇等各类乙醇产品以及玉米干酒糟及其可溶物（Distillers Dried Grains with Solubles，DDGS）高蛋白饲料加工、粮食收购、食品生产、道路危险货物运输等。公司的内部组织形式为直线制，即公司内部各级单位、下属员工只接受一个上級的指令。

3     黑龙江HZ生物能源有限公司内部控制存在的问题

3.1   内部组织架构不够完善

很多企业在内部管理时，缺乏对内部控制的正确认识，HZ公司也是如此。该公司内部控制与设立的内部组织架构没能足够契合，自上而下的人员任命结构过于简单，管理人员数量较少，尤其财务部门的会计与出纳人员都仅有一人，无法起到相互监督和相互制衡的作用，且该公司内部管理人员分管的区域不够清晰，导致各部门任务和职能混乱，员工对于各自所需承担的责任不够明确，办公氛围松散，工作效率低，而且互相推诿的问题严重。例如，项目在实施过程中，出现多位管理人员负责一个项目的现象，但在项目出现问题时无人承担责任，这不仅仅是责任问题，更严重的是企业内部人力资源浪费。最终导致的结果则是高层管理者难以把控日常运营状况，在一定程度上难以做到任务的有效上传下达和落实，工作完成效率低，经营状况没有得到有效改善［1］。

3.2   高层管理人员对内部控制的认识不足，执行力度不足

HZ公司高层管理人员没有深刻认识到企业内部控制的重要作用，对内部控制的执行不够重视，导致执行力度减小，公司治理水平随之降低。HZ公司内控执行力度小主要表现为以下两点：第一，虽然该公司不断制定相关制度，但是员工对于制度的执行效果没有得到很好的检验，问题出现后才发现原本的预防措施没有有效执行，对于问题的处理有很强的滞后性，这也会给公司带来一定的损失和隐患，导致公司的稳定性无法得到保障。第二，公司责任划分机制不明确。公司在经营发展时难免会有所疏漏，出现一些问题，但其对问题的处理经常是采取息事宁人式的模糊态度，没有深入了解事情的原委，没有追根溯源以及从源头解决问题，从而使员工逃避责任的态度更加

严重。

3.3   采购环节工作执行不到位

当前公司涉及的采购业务主要为粮食的采购、运输、验收以及入库等，但HZ公司主要以粮食为收购目标，而粮食在东北属于季节性较强的农作物，其收购计划季节性较强，缺少实时性。公司为应对其他时节的生产，需要囤积粮食以备后续使用，但对于后续保存措施没有做好相应的规划，粮食损耗严重，而且平时的采购多以口头传达为主，缺乏实际的采购票据，经常会产生账实不符的情况［2］。在采购过程中，公司通过预付账款账户进行采购时，采用形式简单的付款方法，一旦与供应商出现矛盾或采购纠纷，在采取法律手段解决问题时就无法提供足够的实证。

3.4   销售与收款业务问题较多

销售与收款业务是公司的重要业务，同时销售收入影响公司的最终利润。销售环节的控制与收款环节的核算对公司的发展而言是具有重要作用的。但公司销售与收款业务存在诸多问题。在发货过程中，公司采取销货单制度，销售的流程为销售部根据销货清单标明货物数量，通知运输部门准备车辆，管理员备好货物，准备发货，货物在发出时，仓库管理员准确填写库存量以及其他账簿等。但公司在此方面存在不少问题，主要表现在以下方面：①公司对销售流程的控制不到位，销售人员没有很好地对会计人员开出的票据进行严格执行核对程序，偶尔还有发错数量的情况，导致最后实地盘查时出现账实不符的问题，给企业带来不必要的麻烦。②公司关于运费申请的办理有一套极其复杂的程序，然而整个流程并未涉及运费金额的查验，以及运费垫付问题的报销。该流程工序繁多却并未有实际的用处，最终销售人员报销的金额是否与实际产生的运费相符，公司财务人员无处查验。③公司没有明确的售后标准，对于销售退回的货物没有严格的审核标准。退回的商品没有经过原因调查，仅仅为维护客户黏性而允诺退货。除此之外，公司对于拖欠货款的问题没有专门的预防以及解决措施，对于发生坏账率极高的款项没有相应的催债程序，这就容易造成公司收款困难，资金回转速度慢，对公司造成不利影响。

4     黑龍江HZ生物能源有限公司加强内部控制的对策

4.1   完善内部组织结构

HZ公司要想获得理想的内部控制效果，就需要完善公司内部组织结构，明确划分各部门职责范围、岗位职责，建立监督制衡机制。第一，公司要根据自身的发展情况，对照行业的发展形势，借鉴其他优秀企业的先进内部组织架构，取其精华应用于自身。例如，增加财务人员数量，使之起到一定的制衡与监督作用。第二，公司要加强对组织架构的完善，以动态化的方式来对内部组织结构进行调整，使组织架构能够与内部控制相适应，这样才能使公司各项工作有序落实。第三，公司要明确各岗位的职责任务，使员工找好自身定位、各司其职，承担起自己的责任，避免在工作中由于责任问题耽误工作进度［3］。

4.2   提升全体人员对内控的认识，强调全员参与

内部控制的效果直接影响企业的发展质量，可见内部控制对企业的重要性。内控的实际实施主体是人，公司管理人员和普通员工对内控认识水平的高低直接决定了内部控制工作的执行效果。公司管理层不仅要深刻认识到内部控制的重要性，而且要意识到全员参与的重要性，加强员工对内部控制的认识。首先，公司在提高管理人员内部控制意识的基础上，可以通过宣传、教育等方式来提升内部员工对内部控制的认识，还可以对员工进行专门的培训来提升其内控意识，必要时可以聘请专家对专门的内控人员进行培训指导，在不断加强内控认识中促进员工团结协作，为各部门有效开展内部控制工作提供支持和保证。其次，公司要提升员工的参与度以及满意度。例如，让员工积极参与相关工作制度的制定，听取他们的意见和建议，让员工意识到内部控制与自身切实相关。与此同时，要建立完善的反馈机制与明确的奖惩制度，并给予员工积极肯定和及时答复，为营造出良好的内控氛围奠定基础［4］。

4.3   完善采购和付款环节的工作方式

采购原材料与支付货款是企业至关重要的工作内容，原材料的质量直接影响产品的质量，而一个企业盈利的根本就在于产品质量，同时，付款环节对于很多细节的把控也有十分严格的要求［5］。针对HZ公司采购与付款环节存在的问题，笔者提出的改进措施分为以下几点。①采购单是由生产部门根据生产需求提出采购请求并签字提交至采购部的凭证，相关人员在编制采购单时，要做好采购单的编号，得到供给部和财务部批准后的采购单才是有效单据。这个步骤的最终目的在于：一是防止采购过量或者重复性采购，导致存货堆积；二是对市场价格有所了解，对采购物资的费用能够进行大致估算。另外，将采购单一式三份，一份自留备查，一份送至采购部，一份作为报销依据送至财务部。单据中要说明采购原材料的名称、规格、数量、质量、价格等要求。②在采购原材料时，要与供应商签订采购合同，并列出采购物资的名称、价格、数量以及付款方式等信息，一式两份，双方各一份，在双方明确合同内容并签订后再付款［6］。③在材料采购预支价款的过程增加财务部以及总经理签字步骤，同时增添报销一栏。采购人员在结束采购，并将采购发票提交给出纳人员后，出纳在付款单上登记报销金额及交回金额，最后交回会计人员记账。这样会计人员就可以通过单据了解所购买物资是否安全入库。④要及时对仓库内的库存货物进行清点并记录，同时会计人员定期去仓库进行实地盘查，将实际库存数与单据上的数据进行比对，保证库存材料的数量准确。

4.4   改进销售与收款方式

销售与收款是企业实现收益的重要环节，因此每个企业都要做好销售与收款工作，完善销售与收款方式也势在必行［7］。针对HZ公司在销售与收款方面存在的问题，笔者提出几点应对建议，具体如下。①公司应加强制定销售规划和流程，由市场部门组织人员对销售方案进行细化，根据各区域的订单数量对市场需求进行预测，同时针对预测结果制订相应的销售计划。市场需求是瞬息万变的，因此，公司也要时刻根据市场变化对销售计划进行调整，及时调整发展战略和销售目标，绝不可一成不变。②公司要对销售发票进行严格把关。货物的发出顺序与发票的编号要一一对应；发票上的数量必须以销售清单上的实际发货数为依据；要对发票内容进行严格的审核；要对发票金额进行定期的汇总查验，以便同应收账款和销售收入等进行核对。③公司应制定售后标准。货物退回需要有必要的原因，以及经过经理审核签字后方可退回，退回的货物入库前也要经仓库和质检部门进行审核，审核合格后方可入库。同时，仓库在接到退回货物时应及时标注退货的原因、名称、数量等必要信息，随后调整仓库保管员的单据。最后，要分析客户索赔的合理性，若合理则由经理签字审核后进行赔偿。④公司要对与之有业务往来的客户进行信用评估，通过评估等级的高低进行相应的分类管理。评估内容包括但不限于公司发展状况、支付能力等。信用等级的评定最终还需销售经理敲定签字。对于未按期收回的应收账款，根据客户的信用评估等级进行分析，及时进行坏账准备的计提。销售部要对应收账款的催收工作进行创新，采取更加有效的措施，必要情况下可以通过诉讼方式维权。同时，还可以采取折扣方式，如可以通过还款速度的快慢给予一定的优惠，同时及时更新客户的信用档案［8］。

5     结束语

一个企业的发展壮大，需要企业内部与外部共同发力，而内部控制又始终贯穿于企业发展全过程，因此加强内部控制是必然的。对中小企业而言，其要结合自身发展实际，从多方面完善内部控制制度，使其可以推动企业健康发展。本文主要分析了黑龙江HZ生物能源有限公司在发展过程中存在的内部控制问题，针对存在的问题提出相应的解决措施，以期为广大中小企业提供借鉴。

注：王宏，通信作者

主要参考文献

［1］徐艳娇.企业内部控制的问题与对策研究［J］.中国集体经济，2022（28）：52-54.

［2］谢野芳发.小企业内部控制现状及改进措施：以A公司为例［J］.商业会计，2022（18）：92-95.

［3］马雪园.企业内部控制问题的解决措施［J］.理财，2022

（10）：56-58.

［4］王明吉，李霞.基于公司治理视角的上市公司内部控制优化研究［J］.经营与管理，2020（9）：24-27.

［5］赵云婷.中小企业内部控制问题及对策研究［J］.企业改革与管理，2022（2）：36-38.

［6］曾婷婷.企业采购管理的重要性与强化措施分析［J］.现代商业，2022（15）：132-134.

［7］宋世坤.企业内部控制业务流程的控制点分析［J］.商场现代化，2022（19）：82-84.

［8］吴佳明.中小企业内部控制存在的问题及对策研究［J］.老字号品牌营销，2021（13）：137-139.