高校年鉴高质量发展的探索与经验

赵财霞 姚红

摘 要：高校年鉴发挥着存史、资政、育人、对外交流的作用，高校年鉴的高质量发展关系着高校的高质量发展。然而，高校年鉴由于编纂流程繁杂、参与人员众多、周期性时效性强的特点，很难保证内容质量和编纂效率。为保障高校年鉴的高质量发展，需要采取以下举措：提供规范，保证内容风格统一；建立约束和激励机制，保障交稿质量和时效性；建立稳定的编辑队伍，强化系统培训，提高核心队伍素质；善于总结问题和易错点，有的放矢提高编辑质量；做好各环节的沟通，形成合力共同促进高校年鉴质量提升；做好编纂出版流程控制，保障高校年鉴出版的时效性；适当创新，是高校年鉴高质量发展的灵魂。

关键词：高校年鉴；高质量发展；质量；效率

高校年鉴是全面、系统、翔实地反映高校在过去一年中的基本状况、发展变化以及教学、科研、管理、对外交流等各方面工作情况的工具书。随着我国高等教育事业的快速发展，越来越多的高校都加入了年鉴编纂的行列。据统计，目前有300多所高校都开展了年鉴编纂，其中211院校102所，普通高校93所，专科院校10所以上；截至 2021年 9 月，高校年鉴中正式出版的有59 种，还有很多高校不公开出版年鉴，仅作为内部交流使用[1]。

1 高校年鉴高质量发展的重要性

高校年鉴是高校档案资料的编研成果之一，和档案一样发挥着“存史、资政、育人”的作用，还是学校对外交流的重要窗口[2]。

1.1 高校年鉴是编写高校校志、校史的基础

高校年鉴是以一年为周期记录学校各个方面发展的资料性工具书，而高校校志、校史则是以五年、十年甚至更长的周期记录学校阶段性发展变化的史书。高校年鉴可以为高校校志、校史的编写提供直接、翔实的资料数据，大大减轻编写校志、校史的难度和工作量。

1.2 高校年鉴是高校制定政策和决策的依据

高校年鉴既包含学校各个方面的真实记录，又包含学校各个方面的成果、经验和总结。同时还收编学校每年的重要文件制度，是学校一年以来各方面宝贵经验的总结，是辅助学校各方面管理的宝贵的信息资料库，可以为高校制定政策提供直接的资料和依据，便于学校行政决策。

1.3 高校年鉴是高校育人和文化传承的重要载体

高校年鉴是师生和公众了解高校校情的重要窗口，含有宝贵的教育资源，其中的典型事例、优秀成果、模范表彰等，可以对师生起到很好的教育作用，发挥育人功能；高校年鉴呈现的一所高校的校风、校训、学风等精神文化资源，是高校文化建设的重要组成部分，因此高校年鉴也是高校文化传承的重要载体。

1.4 高校年鉴是展示校情、对外交流的重要窗口

高校年鉴内容丰富，记录了最新的校情校况，而且装帧精美，经常作为校际交流纪念品互相赠送。这样，高校年鉴也承担起展示校情、对外交流的重要作用。

2 高校年鉴编纂的特点

2.1 编纂流程繁杂

高校年鉴的编纂出版大致可分为组稿、编辑和出版三个阶段。组稿阶段的步骤一般是：编委会或主编拟定提纲、规范和模板，学校各部门、各学院撰稿并交稿，或者是编辑部人员自行搜集材料组稿。编辑阶段即年鉴编辑部处理年鉴稿件的阶段，具体可分为各编辑编写各部分初稿，编辑内部进行交叉互校、疑问处理，主编汇总并审核定稿等。这个阶段是年鉴编纂的核心阶段。出版阶段则大致包括三审三校，疑问处理，下厂印刷等。由此可看出，高校年鑒编纂的流程极其繁杂，整个周期需要耗费时间较长。

2.2 参与人员众多

高校年鉴作为全校性的资料性工具书，其内容大多来源于各部门、各学院撰稿，而高校的部门、学院少则几十个、多则上百个，这就意味着年鉴撰稿人也有几十个、上百个。高校年鉴编辑队伍通常有七八人，多则可达十几人；出版社的编校人员至少也有五六人。年鉴编纂牵涉到的人员众多。

在高校年鉴编纂的人员角色方面，大致可以做出以下区分：年鉴编委会或主编是指导，学校各部门、各学院撰稿人是基础，编辑部人员是核心，出版社编校人员是辅助。把握好不同人员的角色和作用，改进年鉴质量可有的放矢。

2.3 周期性时效性强

年鉴是以一年为周期、连续出版的资料性工具书。高校年鉴通常最晚要在次年年底完成上一年度的年鉴出版。一方面，编纂出版周期超时，就无法及时展示最新的数据、资料和信息；另一方面，编纂周期过长会导致资料查找困难，难以保证年鉴内容的准确性。因此，必须控制好编纂周期，保证高校年鉴的时效性。

3 高校年鉴高质量发展的重要举措

由高校年鉴编纂的特点可以看出，高质量的高校年鉴，既要有较高的内容质量，又要保证较快的出版效率。质量和效率，两者缺一不可，不可偏废，看似矛盾，实则对立统一。“一方面，要保证年鉴质量，就必须保障一定的编校出版时间，为速度牺牲质量是不可取的。但另一方面，年鉴需要处理的信息量日益庞杂，编纂时程愈久，删繁就简、去伪存真的难度愈大，倘若长期延宕，更可能积重难返。”

3.1 提供规范，保证内容风格统一

从校年鉴内容的重要来源之一是高校各部门、各学院撰稿。撰稿人分散于高校各个部门，人员众多、素质和能力参差不齐，年鉴“众手成书”的特点，很容易导致年鉴内容风格不统一，影响年鉴内容质量。因此，编委会或主编在发文收集年鉴原稿时，要提供相应的规范或模板以供参考，必要时可采取“填空式”的模板。例如，学院部分模板一般分为概况、教学工作、科研工作、学生工作、对外交流与合作等条目。对大部分学院来说，教学工作和科研工作都是重点条目；但对体音美学院而言，一般要弱化科研工作条目，强化“学生工作”条目里的学生参赛及获奖等。此外，还要专设“亮点或特色工作”条目，让各单位将一年中的重大、重要、特色工作写进去。这样才能做到普遍性与特殊性、共性与个性的兼顾。

3.2 建立约束和激励机制，保障交稿质量和时效性

高校年鉴撰稿人都是兼职，年鉴只是他们众多工作中的一项。在这样的情况下，为保障年鉴交稿质量和时效性，一定要建立约束和激励机制。一是建立由各学院、各部门主要负责人对撰稿内容负责的机制。年鉴交稿时需经本单位主要负责人审核签字。二是建立奖惩机制。把年鉴撰稿质量作为全校考核的一个打分要素，每年评比出年鉴贡献奖单位和个人并进行表彰。三是建立适当的通报制度。适时在学校发文系统、工作群等通报各单位年鉴交稿情况，促使各部门、各学院按时交稿。这样，才能加强各部门、各学院对年鉴撰稿的重视程度，提高年鉴交稿质量，保证年鉴交稿时效。

3.3 建立稳定的编辑队伍，强化系统培训，提高核心队伍素质

年鉴编辑部人员是年鉴编纂的核心，稳定、高质量的编辑队伍是高校年鉴高质量发展的关键。高校年鉴的编辑队伍来源一般有三种：一是由学校党办、校办或宣传部等行政部门人员兼任；二是从学校各个部门抽调人员组成校史研究部门充当；三是由学校档案馆（校史馆）工作人员承担。将年鉴编辑部设在档案馆（校史馆）有诸多优势：一是档案馆（校史馆）人员可以接触一手档案资料，遇到疑问时便于查找资料、核对差错；二是档案馆（校史馆）工作相对单纯，能够将年鉴编纂作为一项中心工作；三是随着高校招聘门槛的提高，档案馆（校史馆）的人员队伍一般都有硕士研究生学历，自身素质、写作能力均较强；四是档案馆（校史馆）人员作为专业技术人员有相应的职称上升通道，队伍较为稳定。有鉴于此，越来越多的高校都将高校年鉴编辑部设在档案馆（校史馆）。

此外，年鉴编纂属于一项专业性较强的工作，但年鉴编辑队伍通常并非专业出身，因此要对年鉴编辑队伍进行年鉴编纂理论和实务、出版理论与实务等较为系统的培训[4]，提高编辑队伍的专业性。争取让编辑参加一年一度的全国高校年鉴论坛，全国性的史志编修培训班等。此外，还要加强校际横向交流，利用到外地参会或到其他高校调研的机会，与对方高校互赠年鉴，交流经验，互相学习。

3.4 善于总结问题和易错点，有的放矢提高编辑质量

高校年鉴编辑中有很多共性问题和易错点，编辑队伍要对这些问题和易错点做到心中有数，在进行编辑加工时才能有的放矢。（1）要保证年鉴前后内容的统一。高校年鉴中一般会刊载高校年度工作总结，而在各个专题部分还会对学校各项工作做更为深入、详细的介绍。一定要保证这两项内容不矛盾、不冲突。若因为统计时间节点而导致数据不一致，要进行必要的说明。（2）要保证年鉴表文内容的统一。表格具有清楚明了、信息量大的优势，在高校年鉴中常作为文字的辅助资料出现，或作为附录内容单独出现。要确保表格内的信息和数据与相应文字描述的信息和数据一致。（3）要保证数据分项和数据总数的统一。年鉴中常出现数据分项相加与数据总数不符的情况，这种错误会使年鉴的内容质量大打折扣，一定要极力避免。（4）要保证条目内容的逻辑性。例如学院工作中的条目，有科研工作、教学工作、学生工作、对外交流等，不能把学工工作（即学生管理）的内容写到教学工作下，也不能把教学工作和科研工作混为一谈。

3.5 做好各环节的沟通，形成合力共同促进高校年鉴质量提升

高校年鉴编纂牵涉到的人员众多，一定要以编辑部人员为核心，做好各方面的沟通工作。一是要保持编辑部人员和撰稿人的积极沟通，遇到疑问尤其是数据等问题不可擅自更改，要与撰稿人核实后再做修改。积极沟通也便于撰稿人发现自己稿件中问题，以便今后改进撰稿质量。二是要做好编辑部人员之间的相互沟通。高校年鉴编辑通常实行“各编辑编写各部分初稿，编辑内部进行交叉互校、疑问处理，主编汇总并审核定稿”等步骤，宜实行初稿编辑责任制，初稿编辑对自己的部分全面负责；在进行交叉互校以及后续发现疑问时，均向初稿编辑反馈，由初稿编辑负责处理。三是主编要保持与出版社编校人员的沟通，向出版社交稿时做好相应的说明，在编校人员有疑问时积极配合处理疑问。

3.6 做好编纂出版流程控制，保障高校年鉴出版的时效性

高校年鉴编纂出版流程繁杂，一定要做好整个流程的时间节点控制，保证年鉴的时效性。各部门、各学院交稿时间节点，编辑部定稿时间节点，出版社下厂印刷时间节点，一个都不能拖沓。要制定紧凑、可控的年鉴编纂流程。通常可在每年3月发布全校收档通知时同步发布年鉴组稿通知，4—5月集中催交，收稿的同时编辑部即着手各部分初稿编辑工作，之后3—4个月的时間编辑部集中力量完成各部分初稿编辑、两次交叉互校、全稿汇总和审核定稿，8—9月向出版社交稿，这样在当年年底或次年年初就能够完成年鉴的出版。

保障各部门、各学院交稿时间节点，需要建立适时通报的约束机制，即可在适当的时间节点通过学校发文系统、工作QQ群等发布已交稿和未交稿单位名单，必要时还可采取点对点电话催交，以促进各单位按时交稿。保障编辑部定稿时间节点，一定要考虑到高校寒暑假及平时节假日的工作节奏，进行合理的工作进度安排，必要时要组织编辑部人员利用寒暑假加班加点完成工作[5]。保障出版社下厂印刷时间节点，也需要了解出版社的工作节奏，错开出版高峰。如很多高校出版社在寒暑假开学前2个月会集中力量出版教材，其他稿件会被搁置，那么向出版社交年鉴稿件时则要尽力避开这个高峰。

3.7 适当创新，是高校年鉴高质量发展的灵魂

随着时代的发展以及新技术的涌现，图书出版行业也发生了很多新变化。高校年鉴也要适时创新，才能保持持久的生命力。

3.7.1图文并茂，丰富高校年鉴内容。高校年鉴大多是以文字为主，图片较少，且多集中在开头的几页彩图中。而图片多具有形象、生动、直观性强、富有感染力的特点，在今后高校年鉴编纂中，可考虑适当加大图片的比例，必要时采取“随文附图”的形式，增加高校年鉴的生动性和形象性。

3.7.2数字化出版，便捷高校年鉴利用。高校年鉴通常篇幅较长，成书较为厚重，携带不便，检索效率也不高。很多高校年鉴已经在走数字化出版道路，在出版纸质年鉴的同时，随书附带光盘包含电子版年鉴，既便于携带又便于检索，提高高校年鉴的使用效率。

3.7.3嵌入新的信息形式，给高校年鉴注入活力。随着科学技术的不断发展，各类信息的展现不再局限于图片和文字，新的信息展现形式如二维码、小程序等，可包含的信息量非常大，内容极其丰富。若在年鉴适当的部分加以使用，可大大增加年鉴内容的丰富性和趣味性。例如，遇到校庆年，可在校庆专题部分附上二维码，扫码即可观赏校庆文艺晚会或其他相关活动等。

上述突破传统的创新形式，将会给高校年鉴注入无限的活力，为年鉴的高质量发展提供更多的思路和视角。

参考文献

[1][6]王春玲.校史文化传承视域下档案编研成果之高校年鉴高质量发展探究[J].黑龙江档案，2022（4）：37-38.

[2]姚红.关于高校年鉴编纂思考[J].史志学刊，2018（3）：72-74.

[3]刘鹏，孙启明，徐聪颖.高校年鉴编纂质量与效率提升的探索——以《北京大学年鉴》为例[J].史志学刊，2022（2）：62-65.

[4]罗应梅，姚红.浅谈高校年鉴的编写——以《贵州大学年鉴》为例[J].中国年鉴研究，2019（3）：61-68.

[5]李娟.高校年鉴编纂实践要务[J].浙江档案，2018（7）：65.

作者简介：赵财霞，贵州大学档案馆馆员，《贵州大学年鉴》执行编辑，研究方向为年鉴编纂、档案管理和编研。姚红，贵州大学档案馆副研究馆员，《贵州大学年鉴》主编，研究方向为年鉴编纂、档案管理和编研。