人才流动背景下人事档案管理探究 ?

摘 要：人才流动是社会主义市场经济条件下人才优化配备的现实表现。深化疾控中心人事制度改革，推动人才要素合理流动。新时期，在人才频繁流动的时代背景下，人事档案管理呈现出新情况新特点，突出表现为管理对象流动性、管理主体分散性和管理内容广泛性，使人事档案管理权限变得模糊、档案材料形式零散、内容质量亟待提升。为此，应从人事档案资料收集、流转和现代化管理方面，加强新时代疾控中心人事档案管理工作，为深化新时代疾病预防和控制事业发展提供必要人才支持和保障。

关键词：人才流动；人事档案；档案管理

引言

随着医疗卫生事业改革的深入以及对传染病疾病筛查精细化要求越来越高，疾控中心承担着巨大的社会责任重，且面临着人才流动频繁的现实挑战。人力资源是疾病预防控制事业发展的重要动力。山东省是全国的人口流入较大省份。山东省试行医疗卫生机构法人治理，强化医疗机构人事自主权，实行人员控制总量备案管理，在总量内自主用人、自主招聘。这一举措也有力推动和优化人力资源的合理配置，实现医疗卫生人才资源价值最大化。人才流动使得人事档案管理权限发生变化。为进一步做好流动人员的人事档案管理，2019年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于促进劳动力和人才社会性流动体制机制改革的意见》，明确提出要“以档案服务改革畅通职业转换”。2021年，中组部、人社部、财政部、国家邮政局、国家档案局联合发布《流动人员人事档案管理服务规定》，明确提出流动人员人事档案管理的内容、职责、接收、转递、服务利用等日常管理要求。针对当前疾控中心等医疗卫生事业领域人才流动较为频繁的现状，根据新规定新要求，积极探索适应新时代人才流动形势下的人事档案管理新方法新举措，加强人事档案管理，服务人员流动，对培养一批忠诚度高、实践经验丰富的疾控人员、提升疾控事业发展整体水平等，均具有重要现实意义。

1 人才流动背景下人事档案管理特点

1.1 管理对象的流动性

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，是记载人员身份、学历、资历等人生轨迹的重要依据，与工资待遇、社会保障、组织关系关联十分密切，具有法律效用和较强的证明力。在“档随人走”的人事管理制度设计中，医疗卫生人才频繁流动直接影响着人事档案管理对象的稳定性[1]。这也是人才流动背景下疾控中心人事档案管理的最显著特点。

1.2 管理主体的分散性

疾控中心人才引进后的管理类型有财政拨款事业编制人员、中心自聘人员、临时工、劳务派遣人员，有高级、副高级、中级等专业职称技术人员。以济南市疾控中心为例，财政拨款事业编制人员占比较大，人事档案由人事主管部门，即市人社局管理。自聘引进的人员或由中心档案部门或由属地人才服务中心代管，临时工或劳务派遣人员的人事档案则更为分散，或由人才服务中心或在原用人单位[2]。人才流动背景下疾控中心人事档案管理主体分散性，易引发人事档案资料遗失或档案资料补充不及时现象，存在人事档案不完整或丢失等安全隐患，增加了人事档案管理难度。

1.3 管理内容的广泛性

人才流動背景下疾控中心引进的人才更加多元化。根据疾病预防与控制工作的业务需要招聘不同专业、不同领域的人才。例如根据《济南市卫生健康委员会所属事业单位公开招聘卫生人才简章》，疾控中心要引进一批高学历、高职称优秀人才，充实到应急办、科研教育部等多个部门。不同部门在人才专业设置、学历要求、执业证书、工作经历等方面提出具体要求，在后期人才引进过程中，纳入到收集范围的人事档案资料具有较强的广泛性。除了需要收集身份信息、学历学位证书、工作简历等档案资料外，还需要收集专业领域的档案资料、解除聘用劳动合同档案、科研档案、职称评定档案等。

2 人才流动背景下人事档案管理困境

2.1 人事档案管理权限模糊

人才流动进一步加剧了人事档案中的“弃档”“死档”现象。究其根源，主要是人事档案管理权限模糊。尽管《流动人员人事档案管理服务规定》第五条规定“流动人员人事档案工作遵循‘集中统一、归口管理原则，主管部门为政府人力资源社会保障部门，接受同级党委组织部门、档案主管部门的指导和监督。”但从现实情况来看，流动人员档案有的由所在地人才服务中心管理，有的人员流动后档案继续由原用人单位管理，还有的自行在社会上联系专门机构进行管理。流动人员的人事档案管理权限归属不明，导致其处于较分散状态，缺乏有效监督[3]。

2.2 人事档案材料形式不一

人才流动背景下疾控中心引进人才更加的多元化，有的是通过地方事业单位主管部门的统一招录考试引进，有的是中心自行招聘引进，还有的是从第三方劳务公司临时签约引进，人才引进模式与引进人才渠道的不同，使其人事档案内容及格式差异较大。有的纸质人事档案资料书写不规范，存在用蓝墨水、圆珠笔等不耐久书写材料情况；还有的档案材料用纸不规范，纸张幅面不统一，没有用规范的纸质材料，影响人事档案长期保存。不同的用人单位对人事档案管理要求和重视程度不同，政府及其职能部门重视人事档案实体及内容，除了做好人事档案收集外，还注重人事档案审核[4]。有些企业或其他机构对人事档案管理要求较低，“三龄两历一身份”没有认真审核，存在信息记录前后不一致现象。

2.3 人事档案质量有待提升

人才频繁流动导致人事档案内容在流转过程中容易出现失真或未及时补充的情况。以工龄为例，刚毕业的大学生如果没有及时将人事档案转递至人才服务中心或其他政府专门档案保管部门，即使在私立医疗机构就业，若未及时购买社保，也没有其他相应工作证明，其工龄往往较现实工作年限偏短，损害了当事人的正当权益。

2.4 人事档案信息安全薄弱

人才流动背景下疾控中心人事档案信息安全隐患较大，主要表现在信息泄露和实体安全方面。前者，主要表现在大数据、信息技术的应用，人事档案在人才频繁流动过程中增加了信息泄露的风险[5]。大量电子人事档案与传统的纸质档案不同，病毒、黑客、恶意访问等，极易导致人事档案信息发生泄露。后者，主要表现在人事档案物质载体和数据内容方面的安全问题。人才流动过程中，新的用人单位审核人事档案资料，频繁的翻阅加剧纸质人事档案资料老化。存储人事档案数据信息的硬盘、光盘，以及专门的人事档案管理系统，因介质毁损导致系统无法登录、查阅。

3 人才流动背景下人事档案管理要求

3.1 收集渠道多样化

人才交流背景下做好疾控中心人事档案管理的前提和基础，是要确保完整、准确、全面地收集人事档案资料[6]。疾控中心人事档案收集的方式可以是定向收集、随时收集，也可以追踪收集。要围绕《干部人事档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》《流动人员人事档案管理服务规定》等相关规定，重点收集体现流动人员德、能、勤、绩、廉等方面具有保存价值的文件资料。档案资料收集要保证人事档案的完整性、真实性、及时性，把好人事档案管理“入口关”。

3.2 转递流程规范化

根据干部人事档案管理的相关规定，一旦人事档案管理权限发生变动的，要在规定的时间里完成转递，并要保证转递时人事档案真实准确、材料齐全完整。转递的途径必须要通过机要交通转递或者安排专人送取。转递应履行相应的手续。人才频繁流动背景下疾控中心人事档案转递要确保转递的规范性、时效性和安全性。其中，规范性就是要求人事档案转递要确保信息内容准确、材料齐全完整、转递手续完备。时效性是要求人事档案转递应该在人事档案管理权限发生变动2个月内完成转递。安全性则要求人事档案转递通过专门机要渠道或专人进行，严禁个人携带或其他渠道或方式转递。

3.3 管理工作数字化

随着信息技术的快速发展，人事档案管理的数字化水平越来越高，利用互联网技术、专门的人事档案管理软件，实现人才频繁流动背景下人事档案管理更加优质高效。“十四五”时期医疗卫生事业发展规划中明确提出要建设“智慧管理、智慧医疗、智慧服务”这种“三位一体”的智慧信息系统。人事档案管理数字化是智慧服务建设的重要组成部分，加快推进人才流动背景下人事档案数字化建设，是适应智慧服务建设、整合人事档案信息资源，实现信息共享，促进人才优化配置的必然要求。

4 人才流动背景下人事档案管理对策

4.1 严格档案资料收集

要严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》，做好人事档案资料收集工作。一要成立收集组织。疾控中心要成立专门的人事档案管理领导小组，同步推进人才引进与人事档案资料收集工作。领导小组由分管人事、分管档案工作的领导担任组长，业务科室、办公室负责人为成员。二是明确收集范围。根据《干部人事档案工作条例》规定，做好履历材料、奖惩材料、自传材料等10类材料的收集。三是掌握收集方法。根据人才流动的特殊性，收集人事档案资料要坚持及时性、全面性、完整性原则，做到随时收集与定期收集、全面收集与重点收集、被动收集与主动收集相结合的方法。四是严格收集方法。收集归档材料必须是办理完毕的正式材料，一般需要组织部门盖章，应由本人签字，纸张及其大小、材料装订方式、书写文字要求等应执行《干部人事档案材料收集归档规定》的具体规定。五是明确收集责任。要明确人事档案收集责任部门和责任人员，人事科、办公室要加强人事档案收集归档工作的监督检查，督促相关部门及人员严格按照收集范围及要求做好人事档案收集归档工作。

4.2 规范人事档案流转

人才流动需要及时将人事档案流转至有管理权限的档案部门。一要提升档案流转意识。要加强档案管理人员、人事档案所有人对《档案法》《干部人事档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》《流动人员人事档案管理服务规定》等法律法規的学习，提升对人事档案的重要性认识，凝聚做好人事档案流转工作的思想共识。二要完善档案流转制度。要详细规定人事档案流转所需的条件、流转的方式，以及禁止人事档案流转的情形，建立人事档案流转告知制度，使当事人明确流转的范围和要求。三要选择合适的流转方式。例如距离较近的，可选择专人送取；反之距离较远的，可选择机要通信或邮政特快专递，严禁个人自带档案。

4.3 深化档案综合水平

一要规范建档。根据《干部人事档案工作条例》等相关规定，统一人事档案管理标准，明确人事档案资料的收集范围、归档整理要求、电子档案规范标准。以归档范围为例，既要收集科研成果、学历学位、个人履历等，确保其完整性。也要做好人事档案审核工作，落实主体责任，重点审核其“三龄两历一身份”信息，确保其真实性、有效性。二要夯实基础。从硬件和软件两个方面不断夯实人事档案管理基础。硬件方面，要按照“八防”的标准和要求，规范建设人事档案管理库房，添置必要的恒温机、除湿机，密集架，计算机，扫描仪等。软件方面，要加快推进人事档案数字化信息采集，购买专门的人事档案管理软件，提升人事档案信息化、数字化水平。此外，还要完善人事档案归档、编目、借阅、利用、销毁等各项规章制度。三是顶层设计。积极推动人事制度改革，淡化编制身份限制，鼓励人才合理流动。还要优化人事档案制度改革，明确人事档案管理权限，提升管理质量。

4.4 提升档案管理素能

一要提高思想政治素质。加强新时代人事档案管理法规学习，开展“不忘初心、牢记使命”主题教育，大力弘扬社会主义核心价值观，坚定正确政治立场，增强工作责任感、使命感。二要增强综合业务能力。人事档案管理者既要加强档案学、人事管理等专业知识学习，也要积极做好计算机、信息技术的学习，增强综合业务能力。三要提升职业道德素质。要增强人事档案工作的主动性，根据疾控中心人事安排，及时跟进人才引进工作，主动做好人事档案收集、归档和转递等工作，转变传统“等”“靠”“要”的被动模式。还要做好人事档案编研工作，为人才引进提供决策参考。

结语

人才流动是优化人才使用的现实表现，也是为推动疾病预防控制事业发展提供高素质人才的重要保障。人才流动会导致其人事档案管理权限的变动，作为用人单位，要高度重视人事档案管理工作，将人事档案管理纳入人才管理范畴，做好统筹规划，以人事档案高质量管理服务疾控事业高质量发展。

参考文献

[1]杨瑞宏.人才流动背景下医院人事档案管理的完善对策[J].社会科学，2023（4）：34-37.

[2]李科利，邓晴.论人才流动多元化背景下人事档案的管理困境与区块链应对[J].四川行政学院学报，2021（4）：35-43.

[3]龚留庆.人才流动背景下医院人事档案管理路径探究[J].办公室业务，2022（1）：149-150.

[4]陈小樊.人才流动背景下医院人事档案管理的现状及对策分析[J].黑龙江人力资源和社会保障，2022（11）：76-78.

[5]吴宝明.人才流动背景下医院人事档案管理路径讨论[J].商情，2022（45）：79-81.

[6]杜玉兰.论人才流动给人事档案管理带来的新问题与对策[J].北京档案，2012（6）：36-37.

作者简介：郝伟（1975— ），大学学历，济南市疾病预防控制中心馆员，主要从事档案管理研究。