行政审批改革背景下工程档案高质量管理路径分析

摘 要：在行政审批改革背景下，对项目审批实效的提升和审批流程的优化提出了更高的要求。作为工程档案管理部门，面对改革带来的冲击，要紧跟时代潮流，把握关键机遇，创新工作流程，适时调整工作方式，确保工程档案及时归档，切实革除过去行政审批制度的弊病，真正达到简政放权的改革目的。本文从工程档案实现高质量发展的意义、面临问题、优化路径三个方面展开分析，对工程档案规范化管理体系构建内容、具体实施提出有益探索，为相关部门未来解决问题、完善管理模式提出相应的对策和解决思路。

关键字：行政审批改革；工程档案；高质量管理

前言

党的二十大报告提出“高质量发展是全面建设社会主义现代化国家的首要任务”“深化简政放权、放管结合、优化服务改革”“营造市场化、法治化、国际化一流营商环境”，这些重要论述为做好行政审批服务工作明确了方向、坚定了决心[1]。在此背景下，随着信息技术的快速发展和各行各业工作模式的迅速转变，工程档案的行政审批改革向纵深推进，由传统人工管理逐渐转变为电子化、数据化的系统平台在线管理模式，为实现信息资源高质量管理提供更加广阔的思路和更加多维的手段，同时也为工程档案管理事业提出更高的要求。面临着新的机遇和挑战，这就需要工程档案管理部门领导和工作人员取长补短，发挥优势，注重培养创新思维，探索新思路新方法新举措，不断开创工程档案管理工作新局面。

1 行政审批改革背景下工程档案高质量管理重要意义

1.1 顺应时代要求

党的十八大以来，行政审批改革进入新阶段，政府多次提出要简政放权、放管结合、优化服务，坚定不移推进改革开放。把“放管服”改革、优化营商环境，作为促进“六稳”的重要举措，更大激发市场主体活力、增强竞争力、释放国内市场巨大潜力，保持经济平稳运行，促进高质量发展[2]。实现工程档案管理高质量发展，可促进各单位在工程建设过程中依法行政，约束和规范行政权力，增强行政审批的透明度，为各级政府在行政审批过程中的理念设立、主体实施、制度机制、流程审批和监督管理等环节进行重大改革创提供真实准确的信息支撑[3]。在行政审批改革的背景下，工程档案突破传统管理模式的束缚，利用新兴技术的优势将庞大的信息数据收集、储存、使用等工作进行精细化管理，进一步压减行政审批项目数量，再造行政审批流程，精简审批环节，促进形成规范化、信息化、科学化、标准化管理体系。

1.2 为社会各项工程顺利开展提供便利

工程档案是指从工程项目提出、立项、审批，到施工、监理、验收等全部过程形成并应归档保存的文字、表格、声像，图纸等各种载体材料，是基本建设项目管理工作的重要组成部分，在相关部门行使职权过程中的信息价值较高[4]。在行政审批改革背景下实现其高质量管理，在重要环节可提供全面详细的理论保障，推动相关部门单位对纷繁复杂的工程项目进行科学有效管理，从而拓展工程管理实效性。与此同时，“互联网+政务”模式的进一步推广，使得大量的纸质档案转化为以电子文件为主的数据信息，在查询过程中不仅避免了检索过程中造成的文件损坏，更为各部门提供了便捷、多元的审批路径，极大提高了各项工程事件的审批速率，使其以最快的速度开展建设工作，无形中提高了工程档案管理水平。

1.3 提高档案资源整合效率和安全性

随着行政审批部门档案管理平台的不断优化，相关功能的应用水平不断提升，无纸化办公在工程开展过程中逐渐普及。现有系统的安全功能也随之得到进一步升级完善，对于庞大的数据可进行集中统一的安全管理，建立的防御机制可有效抵御黑客的攻击、病毒侵害与不法分子的恶意访问，有效保证工程档案信息不泄露、不丢失。同时，功能强大的系统平台可促进信息获取效率的提高，保证工程在开展过程中能够将不同种类的相关信息实时收集，并分门别类将不同等级的档案信息存于不同的数据库中。充分發挥信息技术手段的资源共享、信息传递及时，储存空间大的特殊优势，进一步提升档案信息的整合效率和利用成效，也满足了相关部门及社会群众的及时性需求，进一步推进各部门单位间档案信息共建共享，助推行政审批工程档案管理体系走向规范化。

2 行政审批改革背景下工程档案高质量管理面临问题

2.1 信息化建设不到位

现阶段，大多工程档案管理部门受当地政策、人力资源、财政资金等方面影响，信息化项目迟迟无法开展。一是领导对信息化建设不重视，没有专门设立负责信息化建设的部门，信息化建设机制不完善，没有紧密结合工程档案行政审批业务实际，使得信息化系统建设发展方向和目标不清晰，缺乏对系统整体规划，走一步看一步。二是对资源共享重视程度不够。工程档案涉及较多单位，在系统平台建设和功能研发过程中，负责人仅仅是围绕本单位需求，没有对行业内外多层次、多角度调研，导致虽然自身存在问题得以解决，总体行政审批效率仍然低下，背离了行政审批工作改革的目的[5]。

2.2 干部队伍综合素质较低

目前，大多数工程项目负责单位“重建设、轻管理”，没有匹配专业的工程档案管理人员。现有管理人员配备不足，高学历、高学位、高职称人员占比低，并长期受困于繁杂琐碎的项目推进工作，业务培训有限，对档案管理认识不到位、缺乏运维和管理经验、学习能力较低、创新意识薄弱。同时随着行政审批行业的不断深化改革和信息化的推进发展，各单位缺乏人才的流动性机制、缺乏相应的人才绩效考核制度、缺乏有效的人才培训机制、缺乏有特色的信息化专业人才薪酬制度，使得信息技术在档案管理中的作用无法充分发挥，不利于档案验收的信息化推进。

2.3 档案资源安全保管水平较差

在行政审批改革背景下，工程档案的纸质文件与电子数据发挥着越来越重要的作用。行业内仍然存在安全制度建设不完善，相关规章落实不彻底；档案库房硬件设施配置不完善，保管条件较差；汛期检查工作开展力度不够，日常建设和运维不到位；档案数目记录混乱，数据结构不完整；隐患排查不及时，数据安全缺少保障等问题，导致文件丢失、数据损坏的现象频频发生。需要引起高度重视并采取切实有效措施，进一步推进工程档案管理规范化建设科学发展。

3 行政审批改革背景下工程档案高质量管理优化路径分析

3.1 大力促进工程档案资源信息化管理

随着社会的不断发展和经济水平的不断提升，各项住房建设、公路建设、城市基础设施建设等工程量也不断增加，随之产生大量文书、音频、图片、影像等各种类型的结构化、非结构化数据信息，这就需要相关部门充分利用信息技术手段，进一步发挥工程档案的潜在价值，促进工作效率稳步提升。

3.1.1建立信息化管理制度。相关部门领导及工程档案管理人员要提高信息化管理的重视程度，针对当前行政审批各项环节实际开展情况进行深入分析，结合出现的各个问题及疑难杂症制定并严格落实信息化管理制度，为后期信息化工作的顺利开展提供保障。

3.1.2建立科学合理、高效便捷的工程档案信息资源管理系统平台。在建设初期，相关负责同志要与先进地区行政审批单位积极沟通，充分了解行业内工程档案信息化发展情况，深入开展市场调研，结合自身发展实际，与外包软件公司共同确定系统平台建设方案，有针对性、有侧重点地研发系统功能，确保其能够解决问题、创新模式、提高效率，全面发挥信息化体系优势，从而实现高质量发展。

3.1.3做好资源共享工作。工程档案涉及城建、城管、住建、水利等众多部门，实现各部门互联互通，推动提高工程档案信息共享效率，提升行政审批质量十分必要。工程档案主管部门要在实现工程档案信息化管理的过程中，充分利用计算机网络、大数据、云计算等信息技术，对纸质档案进行集中管理，对电子档案进行统一与分级管理，要尽量做到与相关职能部门共同开展工程档案资源管理工作，提高其参与度，将各部门产生的档案信息资源进行专业鉴定，对非涉密、利用率高的档案信息资源上传至系统平台，同时提供接口保证各单位可在线查询利用，打破“信息孤岛”和“制度藩篱”，彻底改变各单位各自为政的传统局面，不断促进工程数据跨部门、跨行业、跨层级实时互联共享，压缩审批时限，提高各单位、社会群众办事效率[6]。

3.2 持续优化管理干部队伍综合水平

注重档案专业人才培养，与教育主管部门、高等院校、先进地区档案馆合作建设一批“档案工作实训基地”，加快高层次应用型专门人才培养。同时要结合实际制订年度教育培训计划，精心设置培训课程，着力提升基层档案人才队伍整体素质。组织档案干部参加全国、全省档案部门举办的各类线上培训班，实现初任岗位培训和继续教育培训全覆盖[7]。坚持正确用人导向，建立档案干部提拔任用激励机制，着力培养使用年轻干部，畅通档案干部交流渠道，使年轻人觉得在档案部门有奔头，为档案事业可持续发展提供人才保障。协调组织部门，进一步改善档案干部待遇，在干部选拔、职级晋升、职称评定、岗位聘用等方面向基层一线倾斜，激励广大档案工作者在新时代扛起新担当、展现新作为。

3.3 建立健全科学完善安全管理体系

档案安全是档案工作的重中之重。为确保工程档案纸质文件与信息资源的绝对安全，需要相关单位多措并举，扎实开展档案安全工作。

3.3.1建章立制，规范工作流程。不断完善各项管理制度和工作流程，形成科学合理可执行的《工程档案业务工作制度》，精心设计工程档案管理业务技术用房工作台账、安全巡查台账、出入库台账、库房温湿度记录、门禁记录、档案整理台账、档案消毒台账、声像档案处理台账、档案接收检查记录、档案清点台账、档案检查记录表、档案接收台账等，确保档案工作时时有台账、事事有记录。

3.3.2抓好汛期档案库房安全检查。紧紧围绕防火、防盗、防水、防爆、防泄密等，组织力量定期进行全面细致的安全检查，特别是加强对档案库房（室）、信息化机房、防汛消防设施、安防设施、数字化加工场所、档案修复保护场所等重点部位和设施设备的检查，并做好设备的更新维护。

3.3.3加强库房巡查。配置专门负责人员，每天对电路、门窗、烟雾报警、视频监控、空调、除湿机、机房等重点部位、重要设备进行巡查，并做好巡查记录。密切关注库房温湿度变化，适时开启空调、除湿机等档案保护设备，确保库房温湿度适合各类档案保管要求。

3.3.4开展档案清点工作。随着工程档案数量的与日俱增，要及时开展档案资料清点工作，对新增案卷逐卷逐件进行翻查，同时对系统平台内档案数据进行全面检查，逐一清点、核对数量，对老旧档案、利用率低的档案、重复档案、垃圾文件等问题案卷进行边清理边登记边整改，做到台账与库房馆藏档案、系统数字资料一致。同时要及时更换防霉防虫药，并做好药物投放更换记录，防止虫霉对档案的侵害。

3.3.5严格落实电子档案信息安全责任。加强中心机房和数字化加工现场的隐患排查；强化电子档案移交与接收、数字化外包服务管理过程中安全措施；完善档案异地异质备份机制，确保馆藏档案数字化成果及新增电子档案绝对安全。

结语

综上所述，行政审批改革不断深入，推动工程档案的管理体制进一步得到优化，这也是满足社会对高效率开发利用档案资源、挖掘内在价值、助力工程顺利开展需求的主要趋势。档案管理部门的领导和管理人员，要提高对工程档案管理事业的重视程度，提高政治站位，充分认识新时代档案工作的重要意义，制定切合实际的目标任务，准确判断当前发展形势，真正把握住历史脉络、找到发展规律。同时，要建设过硬的档案队伍，明确分工职责，持续转变工作作风，为档案事业持续健康发展营造良好环境；制定工程档案管理新标准，以工程档案的规范化适应新时期行政审批制度的改革，全面推进审批制度改革和工程档案管理事业共同发展；要建设电子档案集约化、一体化协同管理平台，打破各类工程主管单位信息壁垒，畅通行政审批、文件归档、高效管理、在线移交、共建共享通道；要坚持問题导向，把解决实际问题作为打开工作局面的突破口，更加精准地贯彻新发展理念，在前行中不断发现问题、解决问题，推动理论创新，以工程档案管理工作高质量发展为实现中国式现代化建设事业贡献力量。

参考文献

[1]李亚丽，管先海.新时代档案工作贯彻落实党的二十大报告的几点思考[J].档案，2022（11）：47-53+58.

[2]庄嘉声.深化“放管服”改革 激发市场主体活力——学习6.25全国电视电话会议精神的体会[J].中国行政管理，2019（07）：11-14.

[3]武凡芝.行政审批制度改革与档案管理探析[J].兰台内外，2023（05）：52-54.

[4]李玉松.新时代背景下工程管理的实践与思考[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2021（10）：19-21.

[5]刘鸿健，汪琦钦.建设工程档案验收问题及对策研究——基于工程建设项目审批制度改革背景[J].福建建筑，2021（10）：145-149.

[6]牛青.行政审批档案规范化管理体系构建[J].办公自动化，2022，27（23）：49-51.

[7]曹晓峰.行政审批档案信息化建设的路径研究[J].文化产业，2022（36）：1-3.

作者简介：廖云艳（1980— ），大学学历，北海市路港建设投资开发有限公司工程师，研究方向：档案管理。