园林绿化档案信息化建设路径的分析???

摘 要：园林档案作为当前现代化城市规划、发展过程中用以有效保存和利用园林绿化项目施工过程的重要信息资源，在实现现代化园林城市跨越式发展方面发挥着重要作用。本文以信息化为视角，探讨园林绿化档案主要特点，分析信息化建设的现实意义，探究信息化建设面临的现实问题，最后从专班化、项目化、制度化和绩效化四个方面，提出园林绿化档案信息化建设路径，为新时代园林绿化部门加强档案信息化建设提供理论支撑和实践参考。

关键词：园林绿化档案；档案管理；信息化

概述

临沂市园林环卫保障服务中心为临沂市城管局正县级公益一类事业单位，承担着贯彻执行国家、省市城市园林绿化、环境卫生工作法规和政策规定、拟订全市园林绿化、环境卫生管理制度性文件、发展规划及实施等职能。近年来，临沂市园林环卫保障服务中心以“城市管理民生服务年”“城市管理规范化建设年”为总体定位，紧紧围绕全市“在鲁南经济圈发展中当引领、作示范”定位，大力推动园林绿化、环境卫生事业科学化、精细化、智能化管理。在此过程中产生大量具有保存价值的文字、图片、影像等原始记录，构成园林环卫档案体系内容。作为当前现代化城市规划、发展过程中用以有效保存和利用园林绿化项目施工过程的重要信息资源，城市园林绿化档案对实现现代化园林城市跨越式发展具有极为重要作用[1]。

1 园林绿化档案主要特点

园林绿化档案是城市管理部门在城市园林绿化过程中直接形成的，对国家、社会具有保存价值的文字、图表、图纸、声像、实物等有关园林专业历史记录。园林绿化档案包括古树名木、公园工程、风景名胜、病虫害防治、绿地苗木等多个方面[2]，研究园林绿化档案信息化建设前，有必要对该类档案特点进行研究[3]。作为科技档案的一个门类，园林绿化档案不仅具有档案一般属性，还有其自身的特点[4]。

1.1 成套性

园林绿化作为城市规划中的一项系统性工程，在其项目筹划、立项、施工、验收及维护等环节，都会产生大量具有保存价值的文件資料，这些资料从不同方面记载和反映了园林绿化的过程及成果，不同环节内容紧密联系，又共同构成园林绿化工程整体。根据《临沂市城市园林绿化工程质量管理办法》相关规定，园林绿化包括建设、勘察、设计、施工、监理、检测等内容，每一块工程资料都相互关联、环环相扣，共同组成了园林绿化档案整体。

1.2 动态性

城市园林绿化档案总在不断发展变化着，总是在原有档案基础上不断充实生成新的档案资料。这与园林绿化本身特点有关。园林绿化项目工程完成后，后期还需要持续对树木、花草进行养护，对病虫害进行观测、研究，并根据观测结果及时调配植物数量、品种、规格。这就要不断调查核实更正植被数量、生长状况及园林绿化生产活动，详尽记录收集存档[5]，并纳入归档范畴，使园林绿化档案表现出动态性特点。

1.3 专业性

园林绿化档案属于科技档案的一个门类，每一个工程建设环节都会体现其专业技术、专业知识，具有显著的专业特征。从园林档案归档范围来看，有园林绿化业务管理综合类、园林绿化建设工程类、园林绿化养护管理类。其中园林绿化养护管理类档案又包括园林绿化移交接管类、养护管理类、提升改造类、基建移伐类、绿化科研类、古树名木管理类档案资料。

2 园林绿化档案信息化建设意义

2.1 增强园林绿化档案管理效率

园林绿化档案详细记录了城市园林绿化事业发展历程、工程项目建设，以及城市园林绿化发展规划，对促进城市园林绿化事业发展具有重要作用。信息化时代，计算机、信息技术的应用，使园林绿化档案资料生成、收集、整理、归档等，均实现在计算机网络环境中完成。尤其是新修订的《档案法》明确将“档案信息化”单独列为一章，从法律层面认可了单轨制档案管理模式。因此，推动园林档案信息化建设，可以节约大量的时间、空间及管理成本。将园林绿化档案信息录入档案管理系统，可直接查阅、检索、统计，极大地提升了园林绿化档案管理效率。

2.2 发挥园林绿化档案应用价值

园林绿化档案在城市绿化规划、古树名木保护、园林绿化项目验收、园林绿化日常养护等方面具有重要参考价值。通过信息网络技术应用，实现档案信息化，也打通了园林绿化部门与其他部门之间的信息壁垒，实现园林绿化档案与档案馆、城建、市容管理部门之间的信息共享，有利于园林绿化档案应用价值发挥。21世纪是信息化时代，传统的档案管理模式也发生了深刻变化，尤其是大数据、云计算、数据库技术应用，推动园林绿化档案信息化建设，使相关部门查询、检索园林绿化档案更加便捷，价值更加彰显。

2.3 促进园林绿化档案转型发展

2021年实施的新修订的《档案法》，成为指导园林档案信息化建设的根本法。新修订的《档案法》突出了以人民为中心的核心价值理念，第四条把“便于社会各方面的利用”写入法律条款之中，强调了“档案资源共享共用”，指出“信息化建设是当前和未来档案管理的重点”。园林绿化档案势必会加速信息化发展步伐，这也是适应信息时代发展的必然要求。

3 园林绿化档案信息化建设现状

3.1 信息化理念普及不够

近年来，计算机信息技术广泛应用于园林绿化日常办公业务，包括档案管理领域，但档案信息化理念普及与新时代档案信息化建设要求之间还存在较大差距。一方面，园林绿化部门把档案管理作为独立的、行政化管理工作，与园林绿化业务工作联系不够紧密，出现重业务轻档案管理思想认识较为普遍，园林绿化档案，尤其是信息化档案建设重视程度不够。另一方面，将园林绿化档案信息化单纯地理解为档案信息传输、日常文档处理等低端层次，缺乏利用信息化手段提升园林绿化档案管理效率、管理水平的理念与能力，造成园林绿化档案信息资源闲置、难以共享，作用发挥不充分。

3.2 信息化模块设置滞后

近年来，园林绿化部门也引入了计算机信息技术，用以辅助园林绿化档案管理，但还存在缺乏专业管理模块设置，没有建立全市园林档案管理平台系统，园林档案检索单一，系统模块中缺少精确检索、全文模糊检索以及递进二次检索功能。园林档案在线借阅、归还、自动催还功能不全，园林档案资源共享路径不畅，缺少对照园林绿化大数据平台页面定制专门的档案管理系统。系统模块之间联通不够，OA系统、园林绿化工程项目数据库、档案系统之间无法兼容，一手园林绿化档案信息无法直接上传。

3.3 信息化运用水平较低

园林绿化档案信息化运用水平与信息化建设目标之间还存在较大差距。《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出：“到2025年，档案工作走向现代化取得实质性进展”“信息化与档案事业各项工作深度融合，档案管理数字化、智能化水平得到提升，档案工作基本实现数字转型”“到2035年档案管理现代化程度进入世界前列”。园林绿化档案信息化建设系档案事业重要组成部分，但从档案信息化建设，尤其是信息化运用现实水平来看，与信息化建设目标之间存在较大差距。园林绿化档案资源在促进城市园林绿化尤其是城市可持续发展方面的作用发挥还未得到有效释放。

4 园林绿化档案管理信息化建设路径

4.1 以专班化推动信息化

园林绿化档案信息化建设需要一支强有力的领导小组推动落实。为此，应成立专门的园林绿化档案信息化工作专班。专班由主要负责人任组长的档案信息化领导小组，其他院领导任副组长，部门负责人为成员，领导小组下设办公室与档案部门，由办公室或档案室部门负责人任档案信息化工作专班办公室主任，除了档案室全体人员外，还要将办公室、其他业务科室资料员纳入办公室。领导小组下设统筹协调组、业务经办组、技术保障组，明确信息化建设工作专班及其职责。制定详细的《园林绿化档案信息化工作实施方案》，规定具体的信息化实施步骤，包括制发方案、联网调试、数据迁移。按照“统筹规划、统一标准，业务协同、信息共享，分类指导、安全有序”的原则，统筹推进园林绿化档案信息化建设进程。专班定期分析档案信息化建设进程，并向园林绿化档案信息化领导小组汇报信息化建设成果，落实领导小组工作安排。此外，还要制定园林档案信息化建设应急预案，重点是要做好信息系统数据安全、外部环境风险及管理安全风险应对，做好应急演练，确保档案信息化顺利推进。

4.2 以项目化加快信息化

园林绿化部门要配备档案信息化所需的专项资金，为做好园林档案信息化管理采购所需的设备仪器，將园林档案信息化建设工作分为档案库房项目建设系统、园林绿化业务管理综合档案系统、园林绿化建设工程档案系统、园林绿化养护管理档案系统、园林绿化基础资料档案系统、其他园林绿化档案系统，以及园林绿化档案资源数字化、应用系统建设、标准规范建设等若干子项目。根据相应的信息化技术要求和专业化水平，不同子项目可独立完成，也可通过市场化运作方式，借助第三方专业力量协助做好档案信息化建设。例如通过向社会力量购买公共服务的形式，进行采购招标，快速推进相关工作[6]。利用市场上专门的档案信息化服务机构，协助园林绿化部门构建智慧档案云平台。平台包括基础层、平台层、使用层和客户层，构成一个系统框架[7]。其中基础层主要是构成园林绿化档案信息化基础设施，存储及传输档案信息资源；平台层主要承担系统管理功能配置；使用层则为通过身份验证的用户提供园林绿化档案自动查阅、检索、利用等服务；客户层主要是收集档案信息化应用过程中用户各种体验信息，不断改善系统设置。

4.3 以制度化保障信息化

临沂园林绿化档案信息化建设及日常运营管理，需要立足园林绿化档案特点，根据《档案法》《保密法》《山东省档案条例》《临沂市城乡建设档案管理办法》《临沂市城市绿化管理办法》等相关规定，出台《城市园林绿化档案管理办法》，以及档案信息化收集、整理、归档、借阅、归还、查阅、销毁、保密等各项制度，通过严密的规章制度，保障园林绿化档案信息化建设行稳致远，取得预期建设成效。

4.4 以绩效化提升信息化

把园林档案信息化建设纳入中心绩效考核的重要内容，将园林档案信息化建设方案、信息化归档、管理和应用水平作为信息化考核的重要指标。包括园林绿化档案信息化技术水平、系统性能、使用效益、管理绩效等。其中技术水平主要通过档案信息化目标功能实现度、先进性、标准性、软件质量进行考核评价；系统性能则通过系统功能的完整性、可靠性、安全保密性、可维护性及系统效率进行评价；效益包括直接经济效益、间接经济效益和社会效益等予以考核评价；管理绩效则通过园林绿化档案管理效率、档案信息服务质量、档案信息利用率、成本节约量、用户满意度等进行综合考核评价[8]。

4.5 以专业化服务信息化

园林档案信息化建设是基础，做好日常运行维护管理是目标。为此，需要建设一支高素质的专业化园林档案信息化管理队伍，确保园林档案信息化业务有序、高效开展，不断提升园林档案服务能力和水平。首先是要加强人员配置。根据中心人员编制情况，向档案管理岗位适当倾斜，根据档案信息化现实需要，配备一定数量的专业档案管理人员。其次是要加强人员培训。重点围绕档案信息化知识技能进行有针对性的业务培训。再次是加强实践锻炼。采取激励措施，激发档案人员积极性，组织参加信息技术和档案信息化专题培训，举办档案信息化应用专题培训，增强其实际应用能力和水平。此外，还要加强档案职业道德教育，增强档案人员职业归属感、荣誉感，提升运用信息技术开展档案服务意识，切实增强服务思想自觉和行为自觉。

结语

近年来，随着城市化进程加快，城市园林工程建设及维护、古树名木保护等业务开展，产生大量的园林绿化档案。同时，为适应信息化时代对园林档案管理的现实需要，要加快推进园林档案信息化建设进程，通过成立信息化工作专班，加强档案信息化工作领导；将档案信息化分成若干项目，以项目化推进信息化提速增效；此外，还要完善规章制度、加强信息化绩效考核，以专业化人才队伍培育，服务保障档案信息化工作现实需要，不断提升园林绿化档案信息化水平，为园林绿化事业发展提供信息支持。

参考文献

[1]郑小平.大数据时代园林绿化档案管理研究[J].农业科学，2022（8）：37-39.

[2][5]郑小平，刘志芳，王霞.园林绿化档案在城市建设发展中的作用研究——以郑州市城市园林绿化建设发展为例[J].城乡建设，2022（19）：55-56.

[3]刘衍红.园林绿化档案对城市建设的作用[J].陕西档案，2017（3）：47-48.

[4]吴随英.浅谈园林绿化档案的管理[J].山东档案，2010（3）：28，33.

[6]赵敏，江蓉.“互联网+”背景下中医院档案管理信息化建设——以重庆市YB中医院为例[J].办公室业务，2023（8）：88-89，146.

[7]张拥军.大数据背景下医疗档案管理信息化改革的重要性[J].互联网周刊，2023（10）：31-33.

[8]刘坤.档案信息系统评价指标体系研究[J].现代情报，2011（1）：153-156.

作者简介：闫玲玲（1979— ），硕士学位、研究生学历，临沂市园林环卫保障服务中心副研究馆员，主要从事档案管理研究。