单套制趋势下长航局系统电子会计凭证报销入账归档研究

彭菁

（长江航务管理局档案中心，湖北 武汉 430014）

随着我国电子商务的发展和推进，电子发票、财政电子票据、电子客票、海关专用电子缴款书、银行电子回单等电子会计凭证的应用逐渐普及。逐步推行电子会计凭证单套制归档，对于规范基础会计工作和档案工作、适应电子商务、电子政务发展和“数字政府”发展的需要具有重要意义。

为了深入研究和更好地助力长航局系统电子会计凭证报销入账归档管理，笔者对各个单位档案机构（部门）基本情况、纸质会计档案管理现状、电子会计档案管理现状、电子会计凭证管理现状进行深入调查，对未实行和不愿实行单套制单位的阻碍因素和存在的问题进行分析，透过现象看本质，总结目前在系统推行电子会计凭证单套制存在的普遍问题，提出可行性建议。

1 现状说明

1.1 会计档案人员及责任机构情况

目前长航局系统各单位会计档案的管理模式主要有“档案部门统一管理和保管”、“财务部门负责管理，档案部门负责保管”、“财务部门统一管理和保管”三种模式，也有极少数单位的办公室参与了会计档案的管理工作。管理模式较为多样，说明在管理过程中，各责任主体需要承担的责任并没有清晰的指出和划分，尤其是档案部门和财务部门之间承担的职责出现重叠、模糊等现象。此外，办公室与档案部门之间的主体职责亦处于模糊的状态，办公室实质上主要承担政策、规章制度的颁布以及发展方向的指引，但是在某些时候也承担了对电子档案的管理工作。

各单位一般配备会计档案管理人员1-2 人，由档案部门或财务部门专职负责，这说明各单位对于会计档案管理工作比较重视，由专人负责管理，但从数量上也反映出各单位可投入人力资源有限；同时，各单位人员对各项标准制度和规范的了解程度也存在一定差异，对于必要的相关办法、标准制度均已掌握，人员的基础业务知识均较为扎实。

1.2 纸质会计档案管理现状

系统各单位纸质会计档案均保管在本单位，绝大数单位设置了专门的档案室单独保管，但在存储方式上存在一定程度上的差异，少数单位未使用档案密集架，保管在普通文件柜。会计档案的归档周期也存在不同，归档频率以跨年度、年度归档和月末结账后归档三种为主，少数单位按照季度进行归档。产生的会计档案数量与单位的性质和规模有着紧密的关系，其中长江航运总医院作为医疗服务性质的单位，其每年所产生的纸质会计档案超过1000本，大部分单位的会计档案量在500本左右，存在较大差异。

从打印纸质归档情况来看，会计档案的纸质归档范围未能完全覆盖全部的电子会计档案。各单位的记账凭证均会打印成纸质进行归档，报销单、结算单、会计报告、会计账簿、银行回执等会计档案，少数单位不再进行纸质打印归档，出库单和电子订单的纸质归档率均为60%左右。

1.3 电子会计档案管理现状

目前，长航局系统超过70%的单位已完成发票、记账凭证、银行回执单和报销单的电子化，合同和财政票据类依然有半数单位产生纸质原件，同时绝大部分单位的电子会计凭证在总会计凭证中的占比均不到50%。总体来看会计凭证的电子化目前整体进程过半，但依然有待加强。

电子会计凭证收集方面，80%的单位由财务部门对电子凭证进行审核，但只有60%的单位对电子凭证进行了“防伪”、“查重”、“防篡改”等校验，同时只有40%的单位在进行电子会计凭证原件归档时会连同报销审批、会计核算系统入账电子文件一起归档。由此看来，收集整理时对于电子会计凭证的有效性验证和审核依然需要完善，电子会计凭证及其组件文件大部分单位依然为零散归档，未进行归档组件。

电子会计凭证整理归档方面，不到20%的单位采用电子会计凭证报销入账，大部分单位依然将全部电子会计凭证打印成纸质进行归档，采用双套制归档方式，财务部门保留原始电子财务凭证的不到40%。75%的单位在进行电子会计凭证归档时开展了电子会计凭证的四性校验。电子会计凭证归档后与关联的会计档案建立关联检索关系的只有约40%。

1.4 信息系统建设现状

财务系统建设方面，目前各家单位均建有相应的会计核算系统，但不尽相同、不尽完备。80%以上的单位只具备单独内网或外网的财务系统，只有65%的单位的会计核算系统可同时满足按照国家要求进行统一核算、电子会计凭证及其元数据的接收和管理功能。

电子档案管理系统方面，只有一半左右的单位具备电子档案管理系统，且只有极少数单位具备电子会计档案管理系统和有意愿建立电子会计档案管理系统。

2 存在的问题

推行单套制可适应当下档案信息化的趋势，虽然具有很多优势，但推行初期也会面临很多挑战。

2.1 管理难点

系统各单位在电子会计凭证的管理上均面临一定的困难，如信息部门基本未能参与，应当建立档案部门、财务部门和信息部门协同机制；人员更偏向于传统会计档案归档模式，对电子会计档案相关制度了解有所欠缺；各单位对于电子会计凭证的有效性和法律效力整体认识不够，依然习惯打印纸质采用双套制归档，且财务部门保留原始电子财务凭证的总占比不高，将产生额外的数字化费用。

2.2 业务难点

在整理方面，整理起来繁琐，文件查重困难；在存储方面，对上级档案部门要求的存储格式、目录格式不太清楚；在查找方面，目前的存储不方便检索；在合规性方面，对目前的电子会计资料保管是否符合档案管理要求不明确。部分会计档案类别已不再进行纸质打印归档，只保留电子原件进行归档，但总体的覆盖率不高，有待提高；部分电子档案未被纳入到归档范围，应当将此部分内容纳入到归档范围；部分类型的会计凭证电子化程度较高，但依然有部分类型的会计凭证的电子化有待提高，且产生的电子会计凭证在总会计凭证的总占比相对都较低。

2.3 技术难点

系统整体信息化水平有待提高，会计系统不适应电子档案管理要求，系统没有与档案对接。只有少数单位已建或计划建设电子会计档案管理系统，整体的期待值不高。系统完备性、功能和合规性均未能达到，问题如下：电子会计凭证报销核算环节的校验有待完善，应当在归档前对电子会计凭证防伪、查重和真实性进行校验，以此保证所归电子会计凭证与实际业务行为一致且真实有效；会计系统中的报销审批单和系统产生的其他电子单据，在进行归档时未与电子会计凭证进行组件归档，无法保证电子会计凭证的完整性；各单位的会计系统完备程度不一、整体差异较大，开展电子会计凭证单套制归档试点工作时，需根据不同单位的会计系统建设情况进行规划设计，无法进行单套制归档试点的经验复制，只能提供参考意见。

3 当前需求

目前长航局系统实行单套制归档的现状并不乐观，但通过调查发现，近半数单位对于实行单套制归档的接受态度还是很乐观的。通过更深入的调查，对调研单位是否信任单套制归档制度下电子文件的四性进行调查，可更具说服力。

在政策管理及制度规范方面，希望上级单位加强对电子会计凭证业务规范的指导，各兄弟单位间互相交流好的经验做法，专人设岗；同时，上级统一完善制度规范，制定电子会计凭证归档的具体要求和参数规范。

在收集整理归档方面，建议加强电子会计凭证内外核查，当前单套制推行不成熟的情况下，凭证扫描具有难度量大，建议纸质和电子同时存档。电子发票等电子会计凭证是否将其下载后统一归档仍然有待商榷，电子发票报销时，建议附上在电子税务系统中的查验单，同时按照相关法律法规对进行备份、归档整理。

在系统建设层面，希望上级统一解决会计凭证电子归档接口连接，统一更换适用的电子会计系统和电子档案管理系统，确保系统具有文件查重等功能，安全合规，以满足电子档案单套制管理的要求。目前浪潮系统正处于试点阶段，电子会计凭证业务规范正在逐步完善，可重点考虑加强软件的应用。

4 推行建议

4.1 推行单套制要建立多元主体协同机制

在现有的档案管理模式中，我们对于不同部门之间的责任划分不明确，管理效率较低。电子会计凭证单套制归档与管理需要多个部门协同完成，为了保证该模式的正常运行和推广，应该为其提供管理保障，建立多元主体协同机制，明确权责划分。

4.2 推行单套制要强化法律法规学习

目前单套制管理的规范体系之所以不够健全，在一定程度上与重视程度息息相关，所以推行单套制管理的前提是提高相关部门和领导的重视程度以及管理规范化的意识。

首先，组织各部门相关负责人进行单套制管理的学习，帮助他们正确认识“单套制”管理和“双套制”管理的区别，以及“单套制”管理的优越性，意识到“单套制”管理是大势所趋，进而对“单套制”管理的落实予以重视和支持。其次，组织学习相关法律、规范，正确认识配套法律法规体系对单套制管理的推动作用和意义，从而意识到建立健全法律法规、规范体系迫在眉睫。

4.3 推行单套制要提高技术支撑能力

推行单套制需要成立专门的技术部门或者组建专门的技术团队，为电子档案管理系统提供针对性的服务，对于电子档案管理系统中出现的问题给予及时解决，维护该管理系统的正常运行，保证管理系统的稳定性和安全性。

通过技术手段为电子会计凭证的接收和管理提供安全的保障境，确保电子会计凭证在归档、传递、管理等流程中的原始性、完整性以及可靠性。及时掌握技术的更新和升级情况，适时地进行系统的升级研发和更新，保障管理系统的稳定和安全以及与会计系统的兼容性。

5 结语

数字时代，电子文件大量产生，对现代档案管理带来了深刻影响。提高重视并不断加强电子文件归档和电子档案管理，不仅是时代发展的需要，也是提高档案工作效率和档案服务质量的重要保障。结合信息化发展态势来看，电子会计凭证档案单套制管理已成为未来发展的主要趋势。此次，通过对电子会计凭证归档关键环节的深入研究，提出了电子会计凭证档案单套制管理思路，对后期实现电子会计凭证档案单套制管理、提高管理效率具有重要意义。