行政单位固定资产管理存在问题与应对举措分析

文/檀晓娟 （隆尧县水业总公司）

固定资产管理工作是行政单位确保其自身公共服务质量提升的一个重要前提。但在现阶段日常工作过程中，行政单位在进行固定资产管理时仍然存在一些问题，相关管理人员往往更多会将关注点放在资产采购方面，而忽略了对现有资产的管理和使用规范，因而未能构建完善的管理体系。在此基础上，行政单位想要实现自身固定资产管理水平的提升，就应当不断规范其自身的固定资产管理工作流程，对各部门的固定资产使用需求进行合理分配，并构建完善的固定资产管理体系，并在其内部做好相关的审计和监督工作，避免经营风险发生，确保其资金使用效率可以更好地提升。

一、行政单位固定资产管理概述

行政单位的固定资产主要是指达到了固定资产价格标准、使用期限超过一年、能够为企业带来经济效益且使用过程中不会改变其形态和作用的资产。部分未达到固定资产价格标准但其他条件均符合的资产在经过相关部门的审批且符合相关标准的情况下也可以视为固定资产。行政单位的固定资产管理即行政单位对其各部门所使用的固定资产进行统一管理。

固定资产是各单位和企业日常运营和发展的有效保障。行政单位由于其单位性质的特殊性，其内部固定资产的所有权往往掌握在我国的政府部门，因而单位固定资产管理工作的水平也会直接关系到国有资产的价值变动。因此，行政单位应当不断加强其内部的固定资产管理工作，对其中存在的管理风险进行及时预测和防范，并根据各部门的实际工作需求对固定资产的使用进行合理的分配和调整，进而提高其内部的资产使用效率，确保国有资产安全。但目前，我国行政单位在进行固定资产管理时仍然存在一定的问题，使得其固定资产管理风险的发生概率大大增加，不利于单位的正常运行和发展，仍然存在较大的改进空间[1]。

二、行政单位固定资产管理的重要性

先进的固定资产管理模式能够更好地帮助行政单位维持其日常生产运营，推动自身健康稳定发展。

首先，固定资产是行政单位维持自身正常运营的基础。行政单位想要在其当前所处的市场竞争环境中维持自身的市场地位，确保自身健康稳定发展，就应当不断加强其内部的固定资产管理，并以此帮助相关管理人员对自身所拥有的资产数量和实际使用情况等方面的信息具备充分的了解，进而制定符合单位当前发展状况的经营管理决策，实现单位内部固定资产管理水平的优化，以及相关社会责任的履行。

其次，资产管理在财务管理工作中也占据了重要的地位。行政单位相关管理人员通过对各部门及其下属分支机构的资产使用状况进行监督和管理，可以更好地完成对相关部门的统一管理工作，对其各项经营活动和资产状况进行统筹和规划。同时，加强固定资产管理工作还可以帮助行政单位对各部门的资产使用需求进行合理的规划，实现对其各项资产使用信息进行实时的了解和掌握，以防出现资产浪费现象。且通过固定资产相关管理制度的构建和实施，还能对行政单位内部的各项资产使用和操作流程进行规范管理，进而实现资产实际使用效率以及管理效率的提升，促进单位更好地提升自身的固定资产管理水平，实现稳定发展。

三、行政单位固定资产管理过程中存在的问题

（一）固定资产管理制度不健全，固定资产管理责任不明确

现阶段，很多行政单位在进行其内部固定资产的管理时，往往在固定资产的采购方面缺乏完善的采购标准和计划作为支撑，其固定资产的购入未能综合考虑到单位的实际经营需求，存在盲目采购的现象，极易产生固定资产闲置现象。在使用过程中未能对实际使用情况进行及时登记，使得固定资产的使用安全无法得到有效的保障。另一方面，行政单位对于其内部的固定资产验收未能构建完善的验收程序，各部门对其所使用的固定资产管理责任划分不够明确，致使固定资产在使用过程中发生损毁等问题时无法进行及时的追责，在很大程度上容易造成行政单位的固定资产损失，不利于其维持自身日常的经营和发展[2]。

（二）固定资产管理存在账实不符现象

现阶段，我国各行政单位在其日常的固定资产管理活动中，由于相关制度的不健全，在发生固定资产变动时通常未能进行及时的入账和记录，对固定资产的具体流向掌握不够清晰，导致行政单位的固定资产极易出现账实不符的现象，甚至出现国有资产损失的现象。

一方面，固定资产的所有权划分不够明确，相关的权属变更手续未能及时完善，如房屋和车辆的所有权。行政单位所使用的房屋和车辆等资产大都由政府部门直接划分所得，未按照市场价值缴纳相关的费用，因而大多都缺乏相应的所有权证明文件，一些行政单位在经历了多年的部门变动、合并和分立等改革活动，其所使用房屋的产权往往与实际产权所属存在一定的差异。而相关车辆在发生适用部门的变动时，未能及时进行使用权和所用权的变更，相关手续办理不完善，产权证未能进行及时的过户，致使其使用权和所有权相互分离，极易出现资产被违规占用的现象，不利于行政单位固定资产管理工作的开展。

另一方面，单位内部固定资产账实不符的现象较多。首先，一些固定资产在进行购入或处置时未能及时报送至财务部门进行入账在单位财政部门成立早期未能对桌椅板凳、空调等方面的资产进行清查，使得单位的固定资产台账存在一定的账实不符现象。其次，固定资产的账面数据未能根据其实际经营中的变动进行及时的订正和更新。在当前市场经济环境不断变动的现状下，固定资产的原有账面价值与实际价值产生了较大的偏差，若不能进行及时的更正，则会严重影响到行政单位的固定资产管理水平。

（三）固定资产管理过程中缺乏定期的盘点

行政单位进行固定资产管理的主要目的就是为了确保其账实相符，保障单位的资产安全。固定资产的账实相符包含了数量相符和价值相符两方面内容，为了满足这一需求，单位就应当对其内部的固定资产进行及时的盘点和清查。但现阶段，行政单位通常缺乏对固定资产盘点的重视，未能调配专门的人手进行定期的盘点，导致其固定资产的实际使用状况与账面记录存在严重的不符。另外，一些单位受到各方面因素的影响，对完工项目未能及时进行相关的固定资产回收、入账和决算，还有一部分单位在进行固定资产管理人员的变更时，相关项目详细数据的交接工作未能及时进行，使得新任的管理人员对其所负责的固定资产使用状况不具备充足的了解，其管理工作无法有效进行。最后，一些行政单位内部的固定资产账面记录不够规范，未能将所有的资产进行详细记录，使得管理人员的盘点工作难以推进，单位的固定资产管理工作很难取得一定的成效[3]。

（四）固定资产管理的信息化水平较低

现阶段，很多行政单位都开始通过在财务系统中设立专门的固定资产管理板块来提高固定资产管理水平，以推动固定资产的信息化管理。但很少会有单位使用专门的固定资产管理系统，其所采用的固定资产管理信息系统仍然不够完善。相比之下，通过财务系统所进行的固定资产管理工作仅能停留在对固定资产的使用进行记录、追踪和折旧，能够满足基础的财务核算需求，但无法满足现阶段单位固定资产管理的需求，其本质仍然是为财务部门的记账工作服务。但实际工作中，固定资产管理工作除了对其使用过程进行追踪、记录和折旧外，还包括很多诸如试用申请、入库登记、在各部门间的流动登记、盘点清查等较为繁杂的内容，再加上固定资产管理人员的配置不充足，财务系统中的固定资产管理板块显然无法适应单位的固定资产管理需求，专业化固定资产管理信息系统的建设势在必行。

四、行政单位推进固定资产管理的有效措施

（一）健全固定资产管理制度，明确相关管理责任

行政单位为了提高其自身的固定资产管理水平，顺利实现内部的管理目标，就应当根据其内部的实际发展状况，构建完善的固定资产管理制度，并对固定资产管理相关责任进行进一步的明确，在进行固定资产的采购时，相关管理人员应当对购置活动顺利开展的条件进行详细的了解，构建完善的固定资产检查和核验工作，对其验收程序进行严格的执行，并制定合理的采购流程，确保单位固定资产购置活动的科学进行。在进行各部门的固定资产配置时，应当根据单位的实际状况，对固定资产管理部门的审核工作做好监督，同时应当根据相关的采购方案与财务部门进行及时沟通，帮助相关管理人员进一步明确其自身应负担的管理责任，构建完善的固定资产管理制度，保障固定资产管理工作规范专业。另外，通过对单位当前的固定资产实际状况进行分析和管理，还能够更好地对各部门的固定资产实际使用情况进行监督，并构建相应的奖惩标准，并制定相应的管理责任制度，进而充分调动相关人员对固定资产管理工作的积极性，方便管理人员掌握单位内部的固定资产管理工作实际推进状况，做好定期的清查和盘点工作，避免由于管理混乱而导致固定资产流失。最后，财务部门与资产管理部门通过及时进行相关数据信息的交流，还能够进一步完善相关管理机制，对行政单位内部一些价值较高的资产进行更为完善的管理，对偏离预算目标的现象进行及时分析，细化固定资产使用各环节的管理责任，进而对各部门的固定资产使用行为进行规范，确保问题发生时可以进行有效追责[4]。

（二）加强固定资产管理，避免账实不符现象的存在

行政单位在进行固定资产管理时，应当将固定资产控制工作与内部控制制度进行充分的融合，对固定资产管理制度进行进一步的优化，保证各项资产在发生变动时能够进行及时记录。

一方面，应当明确资产所有权的划分。对于行政单位当前所使用的房屋和车辆等由政府部门直接划分所得的资产，应当及时完善相关的所有权转移手续和文件，在实际工作过程中若发生变动，应当进行及时记录，并依据实际变动进行相关手续的办理，确保使用权和所有权的统一，确保账实相符。

另一方面，确保内部固定资产的账实相符。对于固定资产的购入和使用，行政单位相关管理人员应当及时报送财务部门进行登记和入账，并及时进行账务核对工作，明确相关的账目。同时还要将固定资产的账面数据根据实际经营变动状况进行及时的变更，确保账实相符，实现行政单位固定资产管理工作的顺利推进。

（三）定期进行固定资产盘点工作

行政单位在推进内部固定资产管理工作时首先应当定期对其内部投入使用的固定资产进行盘点和抽查，并建立相应的盘点制度，对存在问题的固定资产及时追查原因，并按照相关的责任划分追责到人，进行及时处理；其次，财务部门应当根据相关的会计核算数据，对固定资产使用的相关部门进行不定时抽查和核对，确保其固定资产的使用能够做到账实相符。最后还可以构建相应的离职清查制度。若存在相关管理人员的离职，应当在离职前对其所负责的固定资产进行核查，并办理相关的资产移交程序，进一步确保固定资产安全[5]。

（四）加强固定资产管理信息化建设

行政单位通常会存在固定资产种类、数量、存放地点较多的问题，其在各部门间的流转较为频繁，且很多单位往往未能配置专门的固定资产管理人员，其固定资产的管理方式也未能及时更新，现有的方式已经很难适应单位当前的发展需求。因而，其应当尽快引进信息化管理模式，加强内部固定资产管理信息化建设，并通过对其进行有效运用，实现固定资产相关信息的录入以及定期盘点清查工作高效进行，进而降低相关管理人员的工作压力，使其能够拥有更多的精力参与固定资产管理工作。另外，相关管理人员根据信息系统收集到的固定资产管理相关信息，能够更加明确地掌握单位内部固定资产的实际使用状况，确保其经营管理决策更加科学，进而推进行政单位固定资产管理水平提升，实现其持续稳定发展的战略目标[6]。

五、结束语

综上所述，行政单位固定资产管理工作的不断优化和完善能够帮助其更好地实现内部资产利用效率的提升，帮助行政单位进一步节约经营成本，提升经营效益，进而确保其经营活动顺利开展，实现自身持续稳定发展的战略目标，避免资产浪费[7-8]。但当前很多行政单位尚未认识到固定资产管理工作对单位发展的重要意义，在进行固定资产管理工作时仍然存在很多问题。在这样的背景下，单位的相关管理人员应当根据自身的实际状况建立相应的固定资产管理规范，并对相关资产实施严格的清查和盘点，保证其账实相符，全面保障固定资产管理工作在行政单位内部顺利推进[9-10]。