高校规避账实不符仪器设备资产的对策探究

（江苏师范大学 江苏徐州221116）

高校作为培养专业人才、开展科学研究、进行社会服务的重要阵地，有着各种类别、各种价格层次、数量巨大的仪器设备资产，合理高效的仪器设备资产管理是高校各项事业发展的重要保障；特别是优势学科、重点实验室、协同创新等各级各类重点建设项目、课题的全面实施开展，使高校仪器设备的数量、质量、种类迅速增加，为此，合理有效地解决仪器设备资产管理中出现的矛盾和问题、科学规避账实不符仪器设备资产的出现显得尤为重要。

目前，高校仪器设备资产管理相对规范、严格，但仍存在仪器设备更换频繁、损毁严重、搁置闲置、分配不均、账实不符等问题，账实不符主要表现为仪器设备资产的有账无物和有物无账，《事业单位国有资产管理暂行办法》中明确要求资产管理要做到“账账、账卡、账实相符”，完整准确的仪器设备资产使用情况也有利于实现资产的科学配置、合理分配、充分利用，提高资产的使用效能。因此，梳理账实不符资产存在的原因、思考规避账实不符资产产生的科学路径，既是仪器设备资产管理的要求，也是高校自身建设所需。

一、账实不符仪器设备资产的管理现状

高校有专门部门来负责仪器设备的采购、管理与处置，有国有资产管理部门对资产利用进行监管，但账实不符仪器设备资产在高校仍普遍存在。笔者对江苏某高校70余家二级单位仪器设备资产情况进行调研，发现存在账实不符仪器设备资产的单位数占到总单位数的20.2%，账实不符仪器设备资产值占到总资产值的2.3%。账实不符仪器设备资产管理主要存在以下问题：

（一）制度保障不全面。涉及到资产交接、转移、处置、落实的制度办法不完善，账实不符资产管理办法细化程度不够，对账实不符资产处置的监管力度不够。

（二）处置程序不固定。账实不符资产处置缺少标准化、程序化、常态化，存在不同时间段处置标准、处置程序不统一等情况，且实物处置与系统销账不能做到同步。

（三）各方权责不明确。对存在账实不符资产部门与资产具体管理部门的权责认定不规范、不明确，当出现账实不符资产时，缺少有力的依据开展责任认定与追究。

（四）管理队伍相对薄弱。账实不符资产管理是一项工作量大、涉及面广的工作，特别是对需要处置的账实不符资产要进行实地调查并形成处置意见，既要严格按照处置规定落实，又要对关联部门做出必要的指导和解释。在高校这些工作往往集中在一个人或几个人身上，在人手不足与缺少合力的前提下，易出现管理不到位、处置不及时的现象。

二、账实不符仪器设备资产存在的具体原因

结合高校账实不符仪器设备资产管理现状，仍以江苏某高校为例，根据调研信息进一步细化仪器设备资产账实不符的具体原因，总结为以下几个方面：一是资产使用保管人、存放地变更后，没有及时修改相关资产数据信息；二是资产具体使用单位不履行资产处置程序和相关要求，随意处置资产；三是资产管理员自觉管理和维护资产信息系统的意识不强，资产变更信息更新不及时；四是资产原保管人与现保管人交接管理不规范，导致资产管理系统信息不准确或资产丢失。

通过调研数据分类汇总分析，资产保管情况变更后资产调拨不及时、资产处置后财务账目与资产账目未及时销账、因保管不善或未履行正常的资产转移交接手续导致资产丢失等具体情况是导致资产账实不符的主要原因，分别占到单位总数的33.3%、23.2%、34.8%。

三、规避账实不符仪器设备资产出现的有效途径

（一）完善制度建设与细节管理是有效规避账实不符仪器设备资产存在的前提。

1.加强仪器设备资产管理制度建设。明确的管理办法及办事流程是避免仪器设备资产账实不符的重要保障，科学规范的仪器设备资产管理办法涉及到资产购置前的论证、公开招标采购、使用过程的监督管理、处置的程序及相关规定等各个环节，明确每一个环节的制度办法，有利于约束和规范购置者、管理者和使用者的行为，在制度保障方面不留死角。另外，管理办法中明确仪器设备资产监督管理机制的建立与完善，也是管理制度体系建立的重要组成部分，能够促进仪器设备资产管理办法更加规范化。

2.加强仪器设备资产的购置入库管理。在高校，仪器设备资产账目入库包括资金账与资产账的双入库，财务管理部门负责购置资产资金账的入库，设备及资产管理部门负责购置资产账的入库。规范的资产购置入库流程应该为：设备资产管理部门出具购置及入库证明——财务管理部门购置资金入库——凭财务部门出具的资金入库证明，在设备及资产管理部门进行资产入库登记。这就需要财务及设备资产管理部门联手，严把资产购置入库关，做到不符合报销条件的资产坚决不予以报销，不符合入库条件的资产坚决不入库，财务部门不予以报销的资产坚决不入资产账，不予以入库的资产坚决不报销。与此同时，对符合入库条件的仪器设备资产进行入库时，设备资产管理部门要确保资产序列号唯一、资产名称全面、资产保管人明确、资产存放地清晰等，使资产的“身份证”信息真实完整且具有唯一性。

3.重视仪器设备资产的日常移交管理。高校因为管理机构改革、学科建设需要、人事任命等不定时的进行人员及办公场地调整的情况长期且频繁存在，人、地点的变动自然会带来仪器设备资产保管人、使用人、存放地的调整。事实证明，移交信息更新的不及时、不到位是造成仪器设备资产账实不符的另一个主要因素，因为不及时进行相关信息变更，常出现仪器设备资产的无人认领、原使用人不认账、现使用人随意处置等情况，重视资产的日常移交管理一定程度上能避免账实不符资产的出现。高校可以通过制定移交管理办法对仪器设备资产移交进行规范，但因时间、涉及人员的资产管理意识等，移交工作并不是都能按照规定及时全面的开展，这就需要资产管理部门进行主动提醒和指导，一旦有涉及到此类问题的人员及部门，资产管理部门及时进行电话或现场提醒，并指导相关单位资产管理人员更改仪器设备资产归属、修改资产管理信息系统中的保管人、使用人、存放地等信息。

4.规范仪器设备资产的处置管理。通过制定仪器设备资产处置管理办法等，明确可进行报废、报损、捐赠等仪器设备资产的种类、使用时限、数量及价值，需要进行资产处置的单位必须严格按照资产处置流程进行处置申请，不得随意处置。根据需处置资产单位提出的处置申请，设备资产管理部门及相关监督部门开展相关调查及处置论证，对符合处置条件、可以进行处置的仪器设备资产进行分类统计，报分管校领导、校长办公会审批，根据处置决议，按照上级资产处置管理规定，报上级相关资产管理部门履行资产处置手续。处置完成后，设备资产管理部门会同财务管理部门、被处置资产的原使用管理部门做好资产管理信息系统、财务管理信息系统的相关账目核销处理。

（二）加强队伍建设与责任意识是有效规避账实不符仪器设备资产存在的根本。

1.加强仪器设备资产管理队伍建设。有效的管理有利于节约经费开支、有利于实现仪器设备的采购价值、有利于资源节约和资产的保值增值。实际工作中，仪器设备资产管理队伍专业水平参差不齐，资产管理员缺少工作积极性和主动性，资产使用人员自觉维护资产的意识淡薄等现象普遍存在，一定程度上影响了管理成效。通过营造良性的管理氛围、提高领导重视程度、保证管理人员工作时间、加强管理人员间的学习与交流等方式，提高仪器设备资产管理与使用人员的职业认同和工作责任感，激发其工作潜能和工作积极性，能够很大程度上避免账实不符资产的出现和存在。

2.提升教师的资产管理责任意识。高校的各二级单位都有一定数量的经费，便于开展日常教学、科研活动及单位事业建设，如福利基金、发展基金等。通过走访调研发现，存在少数二级单位利用福利基金、发展基金等为教职工购置如电脑、移动硬盘、投影仪等设备资产，但因管理宣传不到位，不少教职工将该部分资产误认为是个人福利，导致该部分资产有账无物的行为普遍存在。另外，高校的部分教师有通过个人申请得到的不同层次和数额的教学科研项目基金，这部分经费得到后，也被普遍认为是个人的钱，可以随意支配，除可以随便购置自己开展教学科研需要的仪器设备外，还能随便处置这些仪器设备，忽略了仪器设备的入库登记环节，导致了账实不符资产的出现。以上两种情况在高校中普遍存在，并成为出现账实不符资产的主要原因之一，要避免这种情况的出现，必须纠正教师的错误资产管理意识，并明确指出这些经费购置的仪器设备资产属于国有资产，应按照资产管理规定和要求进行必要的购置、入库、处置等规范管理。

（三）创新管理思路与管理办法是有效规避账实不符仪器设备资产存在的保障。

1.实施仪器设备资产信息定期报告制。可以在一定程度上消除设备资产管理部门不能实时掌握资产动态的弊端，减少可能存在的问题资产堆积。通过仪器设备资产信息的季报、半年报、年报等，高校各二级单位定期将本单位仪器设备资产的概况、管理和维护的情况、需要购置资产的打算、需要处置资产的申请及必要的情况说明进行反映，设备资产管理部门及时受理。变不规律管理为规律管理、静态管理为动态管理，一定程度上提高了资产管理质量。与此同时，实施仪器设备资产信息定期报告制，还可以增强资产管理员工作意识、培养资产管理员良好的工作习惯，又可以分散资产处置的压力和工作量，设备资产管理部门能够有时间、有计划地进行相关论证、调查、审批、申报，便于把握工作重点、提高工作效率。

2.强化第三方参与的监督机制。强化第三方监督机构参与仪器设备资产的管理，更能体现公平性、民主性及公开性，监督机构参与仪器设备资产管理的各个环节的目的是起到必须的督促、验证、检查作用。国有资产管理部门、监察审计部门是高校仪器设备资产管理监督体系的主要组成部分，通过进一步明确监督任务、监督范围、监督办法等，全面推进监督管理部门开展工作，使高校仪器设备资产管理更加科学化、规范化。

3.构建专管共用仪器设备资产共享平台。推行仪器设备的专管共用，即由高校某部门统一负责可开放共享仪器设备资产的使用、维护与处置管理，明确管理责任人，避免“谁使用、谁管理”等多头管理，高校内部各部门、高校间可共享资源，以达到节约资源、提升资产效能、合作互利的目的。思考大型贵重仪器设备的开放共用形式，可以通过设立专项基金、适当收取使用费等来满足仪器设备的保养维修和管理费用，指定某一部门为具体管理方，接受使用者、财务、监察审计等部门的监督。

四、对已存在的账实不符仪器设备资产的处理建议

对通过核实确实存在的账实不符问题资产的处理，建议通过以下几个步骤来处理：

（一）比对与返查。涉及到仪器设备资产交接的单位对没有落实的资产情况集中进行比对，资产管理信息系统中登记的资产使用管理单位和个人对问题资产进行比对，根据资产的系统编号、自编号、设备序列号等在资产管理信息系统中返回查找，落实在系统中登记的资产使用管理单位，通过两个比对和一个返查落实部分账实不符资产。

（二）分类与“缩水”。对存在账实不符仪器设备资产的单位按照问题量及严重程度进行分类，与此同时，将各单位问题资产按照资产类型、经费来源、报废年限等进行分类，比如，福利基金、发展基金等购置给教职工个人的仪器设备资产，已到或过了报废年限的资产等，对资产处置政策允许范围内的账实不符资产及时进行分类处置，将问题资产量“缩水”。

（三）追查与落实。设备资产管理部门督促各二级单位通过单位内部公示等方式进行账实不符仪器设备资产的追踪查找，与此同时，设备资产管理部门通过查找采购清单、入库登记表、设备交接单、资产标签等资料，查找设备采购时间、购置单位、保管人等，落实部分账实不符仪器设备资产信息。

（四）调配与处置。对已落实的账实不符仪器设备资产及时进行必要的信息调配和实物处置。