新形势下，做好事业单位文书档案管理工作的思考

摘 要：随着社会的不断进步和发展，事业单位也迎来了全新的机遇和挑战。在新形势下，事业单位需要进一步完善自身的管理机制，不断提高文书档案管理水平，从而为单位各项工作的开展提供便利和保障。因此，在当前形势下，事业单位要认识到文书档案管理工作的重要性，进一步明确其具体内容和意义，采取有效措施提升事业单位文书档案管理水平，为单位各项工作的顺利开展提供保障。本文主要介绍了事业单位文书档案管理的内容和意义，提出了做好事业单位文书档案管理工作的措施，希望对提高事业单位文书档案管理水平有所帮助。

关键词：事业单位；文书档案；工作

文书档案是事业单位运行过程中形成的具有保存价值的文件，文书档案主要包括文件、计划、方案等，还有一些总结报告和合同协议，这些资料都是事业单位在运行过程中形成的具有保存价值的资料，是事业单位日常工作的重要组成部分。随着社会的不断进步和发展，事业单位在工作中会产生大量的文书档案，而文书档案又是对单位日常工作具有重要意义和价值的文件资料，因此，文书档案管理工作显得尤为重要。为了提升事业单位文书档案管理水平，提高其使用价值，事业单位需要将其重视起来，采取有效措施解决当前存在的问题。

一、新形势下事业单位文书档案管理的重要性

文书档案是事业单位对文件材料进行收集、整理及归档的一项重要内容，也是一项重要的档案管理工作。文书档案作为事业单位管理的重要载体，对促进事业单位的发展具有十分重要的意义。第一，文书档案作为事业单位工作材料和事务文件材料的主要载体，具有较强的实用性和针对性；第二，文书档案对于推动事业单位的发展具有重要作用。因此，在新形势下做好文书档案管理工作尤为重要，要结合当前工作实际情况和发展需要，加强对文书档案管理工作的重视力度，充分发挥文书档案在事业单位发展中的作用。

一是档案作为重要的信息资源，在社会发展和经济建设中发挥着重要作用。在新形势下，文书档案管理工作不仅是记录历史的重要手段，也是经济建设与文化建设中不可或缺的重要组成部分，对促进事业单位和社会发展具有十分重要的作用。

二是文书档案在事业单位发展中发挥着重要作用。文书档案作为事业单位重要的信息资源，不仅能够为工作人员提供参考，也能够为单位领导决策提供科学依据。因此，在新形势下加强事业单位文书档案管理工作具有十分重要的意义。

三是文书档案能够为社会各方面发展提供借鉴。随着社会各方面的不断发展和进步，社会各领域都需要不断创新，才能更好地推动社会的发展。

四是在新形势下加强事业单位文书档案管理工作能够提高事业单位管理水平和工作效率。当前，社会各方面不断发展，随着时代的变化和技术的进步，各类现代化的办公设备逐渐走进了人们的日常生活。而文书档案作为事业单位管理工作最基础和最重要的一项内容，能够有效促进事业单位各项工作有序进行，从而提高整体工作效率和管理水平，使事业单位获得更大发展。

五是提高事业单位文书档案管理水平能够有效推动事业单位健康、稳定发展。当前，我国各事业单位也在不断提高自身建设水平，从宏观角度来看，这一过程就是实现社会健康和稳定发展的过程。

二、新形势下事业单位文书档案管理存在的问题

从当前事业单位文书档案管理工作的实际情况来看，还存在着诸多问题，主要表现为以下几点：第一，在开展文书档案管理工作时，相关的工作人员往往对其不够重视，缺乏一定的管理意识，没有认识到文书档案管理工作的重要性，缺乏有效的管理和维护；第二，事业单位对文书档案管理工作的认识存在着一定的誤区，对于文书档案管理工作并不重视；第三，目前，很多事业单位还存在着对文书档案管理工作仅实行简单处理和记录；第四，事业单位文书档案管理人员的整体素质不高，对于新形势下所需要的现代化信息技术和先进设备并不了解；第五，当前，很多事业单位在开展文书档案管理工作时还存在着一些问题。

除此之外，随着我国经济社会的快速发展和科学技术水平的不断提升，我国也开始重视对于文书档案管理技术方面的研究与应用。在这一背景下，当前，很多事业单位也开始积极主动地开展文书档案管理技术研究和创新。比如，一些事业单位开始运用现代化信息技术和先进设备开展文书档案管理工作。

三、新形势下事业单位文书档案管理途径

1.加强对文书档案管理的重视程度

事业单位要在思想上重视文书档案管理工作，并将其作为一项长期的工作来开展，必须严格按照有关的标准实行档案管理，保障档案资料的完整和安全。另外，要加强对文书档案管理人员的培训，使其熟悉文书档案管理工作的内容和要求。同时，还要将文书档案管理与单位实际发展相结合，制定相应的管理目标，提高档案管理水平。在进行文书档案的收集整理时，要保证其符合相关的规范标准，将其与单位业务工作紧密结合。对应归档文件材料及时归档，确保材料齐全完整，使其具有较高的利用价值。除此之外，还要做好保管期限的确定工作，认真检查文件材料是否齐全、完整、真实可靠以及保管是否安全等问题。要严格按照文书档案的标准整理，将其与实际工作相结合，科学分类，使其具有较高的检索技术手段。另外，在归档过程中，还要保证其具有较高的真实可靠性，保证档案资料的完整、真实以及准确。

对于已经归档的文书档案要认真整理，确保其具有较高的保管期限，使其能够得到妥善保管。在保管时，还要做好档案材料的销毁工作，保证档案资料的安全。事业单位要明确文书档案管理工作在事业单位发展中的意义，保证文书档案管理工作能够顺利开展，为单位发展提供良好辅助作用。另外，还要提高工作人员对文书档案管理工作的重视程度。

2.完善文书档案管理制度

事业单位要加强对文书档案管理制度的完善，建立健全文书档案管理制度，使其能够在工作过程中充分发挥作用。首先，事业单位要对文书档案管理过程中涉及的所有事项详细记录，确保文书档案能够按照相关规定归档。同时，要将收集、整理以及分类等工作贯穿整个流程。其次，事业单位还要建立健全文书档案管理相关制度，确定责任归属以及内容等。在此过程中，事业单位要根据工作人员的工作能力、岗位性质等不同选择相应的管理模式，保证每位员工都能够依据制度开展工作。最后，要选择科学、有效的监督方式。例如，在文书档案管理过程中，可以选择在重要的时间节点或者其他重要事项开展监督，主要是通过查阅、审核以及检查等方式来实现；再如，在文书档案归档过程中，可以定期对其检查，通过查阅相关资料以及相关人员询问等方式，一旦发现档案归档不完整或者有未归档的现象，可以通过有效方式予以解决，从而保证文书档案能够按照规定归档。

3.开展集中统一的档案管理

为了能够更好地做好文书档案管理工作，需要对文书档案实行集中统一管理，在明确统一管理的基础上，建立事业单位专门的档案机构，并配备专业的档案管理人员，明确档案管理部门的职能和职责，并能够与单位各部门实现有效的沟通。在档案机构设立之后，能够更好地对文书档案统一管理，制定切实的文书档案保管制度。并且，要确保文书档案和其他资料分开，更好地实现文书档案管理工作的有效性。首先，在对文书档案开展归档工作时，要将收集到的文书档案材料分类整理，确保归档质量和分类效果。其次，在对文书档案开展保管工作时，要对不同类别和期限的文书档案实行区别保管。最后，要积极地对文书档案的利用情况加以统计，以便了解文书档案的使用情况和利用效率。此外，当发现有不利于档案利用的因素出现时，要及时采取措施解决问题。

4.增强文书档案信息资源开发力度

在当前的事业单位发展中，文书档案管理工作中的信息资源开发力度不足，导致文书档案管理工作质量较低，影响文书档案资源的利用。为了解决这一问题，就需要增强文书档案信息资源的开发力度，为文书档案提供更加全面、具体、准确的信息。

在文书档案信息资源开发工作中，需要注重档案信息资源的全面性，要求文书档案管理人员在日常的文书档案信息资源开发工作中，对文书档案展开全面分析，找出存在的问题，明确文书档案信息资源的开发重点，进而有针对性地开展文书档案信息资源开发工作。

在文书档案信息资源开发工作中，需要注重文书档案信息资源的时效性。文书档案管理人员在日常的文书档案信息资源开发中，需要注重对动态文件的收集与整理工作，为动态文件建立电子文档索引目录，明确动态文件的结构与内容，实现动态文件的系统化管理，为文书档案信息资源的开发提供更好的支撑。同时，文书档案信息资源开发中，需要注重对不同类型的资源开发，确保其多样性与时效性。

为避免动态文件内容出现遗漏，文书档案管理人员在日常的资源开发中要注重收集动态文件的内容，提高动态文件内容收集工作效率与质量。

5.提升文书档案信息化水平

在新时期，信息化技术在事业单位文书档案管理中的应用已经成为必然趋势，为此，事业单位在实施文书档案信息化管理时，应以信息技术为基础，全面提升文书档案信息化水平。

一是应用先进的网络技术与软件系统。由于传统的文书档案管理工作无法实现信息资源的共享，为此，事业单位应将信息技术与软件系统应用到文书档案管理工作中，确保各部门在实际操作过程中都能够得到有效支持。

二是强化相关基础设备设施建设。要想确保文书档案信息资源的安全有效传输，就必须构建相应的网络基础设备设施，为此，事业单位应加强对相关硬件设备设施的建设力度，并做好日常的维护与管理工作。

三是提升档案管理人员的专业素质。要想实现文书档案信息化管理，就必须全面提升相关管理人员的专业素质，为此，事业单位应强化对文书档案管理人员的培训力度，定期开展培训活动，不断提高他们的专业能力与综合素质。

四是加强档案设备设施的安全检查。文书档案信息化建设离不开相应的设备设施，为此，事业单位在实施文书档案信息化管理时，必须对相关设备设施定期检查与维护，尤其是对服务器和操作系统等重点检查与维护，确保相关设备设施运行良好。一旦出现异常，应及时采取有效处理措施，降低文书档案信息被损毁的可能性。

6.完善相关的基礎设备设施建设

完善相关的基础设备设施建设，是档案管理工作顺利开展的前提和基础。首先，事业单位要配备专业的档案管理人员，这些人员应当具备基本的档案管理知识和技能，熟悉文书档案管理的相关规定和制度；其次，要根据实际工作需求配备办公设备设施，如打印机、计算机和档案柜等；再次，要根据实际工作需要配备专门的档案室，档案室应当具备基本的温湿度控制系统等。最后，事业单位还要根据文书档案管理工作需要配备必要的保护设施设备，如通风和防尘设备等。并且，在相关设备设施使用结束要及时清理和保养，以保障其能够良好运行。另外，还要做好日常防范措施，防止档案受到各种因素的影响和损害。

同时，事业单位还要将档案管理工作纳入本单位的年度工作计划，与其他部门协调配合，统一规划本单位文书档案管理工作。档案部门要与相关部门加强沟通，充分利用其他部门的资源，以加强文书档案管理工作的有效性，如其他部门可以通过收集文件材料等方式为文书档案管理提供便利。

事业单位要始终坚持文书档案管理工作的中心地位，以充分发挥文书档案对本单位各项工作开展所起到的作用为目标开展具体工作，以实现对单位各项工作所起到的作用。在实际工作中，要始终坚持以促进事业单位发展为中心，将拓展和提高本单位业务作为基本目标之一，以充分发挥文书档案管理在事业单位发展过程中所起到的作用。

四、结语

在新形势下，事业单位文书档案管理工作存在诸多问题，需要不断地改进，为事业单位的发展提供强有力的支持。因此，在事业单位的发展中，要从加强文书档案管理工作的意识入手，充分认识文书档案管理工作的重要性及意义，采取有效的措施加强文书档案管理工作。对于文书档案管理工作中存在的问题，要积极的探索和研究，不断促进文书档案管理工作水平的提升。与此同时，为了实现对事业单位整体形象的提升，提高事业单位文书档案管理人员的综合素质也是十分必要的。因此，在新形势下，要不断加强事业单位文书档案管理人员综合素质的培养力度，为促进社会和谐发展作出贡献。

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作者简介：曹海涛（1982—），男，汉族，陕西延安人，研究生，馆员，研究方向：档案管理。