城市建设档案管理的困境与建议浅析

2023-07-29秦立平

兰台内外 2023年17期

摘要：近年来，随着我国社会持续发展，城市建设档案管理工作受到高度关注，需要进一步加强管理，使其能够发挥应有的作用。因此，本文主要针对城市建设档案管理的特点、重要性和困境进行分析，进一步提出相关改进建议，希望以此全面提升城市建设档案管理工作的质量水平。

关键词：城市建设；档案管理；重要性；困境；建议

城市建设档案管理是城建管理工作中重要的一个环节，对城市建设发展具有一定的凭据作用。但需注意的是，城市建设档案既往管理工作开展期间，存在一些有待解决的问题，比如，档案管理水平有待提升、档案管理信息化滞后、档案利用率较低和档案管理人员素质有待提升等。因此，需要加强对这些方面的研究，使城市建设档案管理工作质量水平能够得到有效提高。总体而言，从城市建设档案管理工作的优化及质量提升角度考虑，本文围绕“城市建设档案管理的困境与建议”进行分析研究价值意义显著。

一、城市建设档案管理工作特点

1.多样性特点

在城市建设档案管理既往工作开展过程中，发现城市建设档案的形式较多，比如传统的纸质档案以及电子化的视频、录音、图像和文档，对城市建设档案管理工作提出了比较严格的要求。由于城市建设档案的形式多样，想要做好档案管理，则需要采用多样化的管理手段，否则将影响城市建设档案管理的工作效率。

2.复杂性特点

随着城市发展，城市功能朝着多元化的方向不断变化，使得城市建设和管理产生的文件材料越来越多。这些文件材料的内容比较复杂，必须采用声像、图表、文字等不同的形式来记录城市规划、城市建设及城市管理等内容。特别是城市地下管线设施、城市抗震抗灾、城市建设规划和城市环境保护等，体现出城市建设档案管理的复杂性。

3.动态性特点

为适应我国社会发展，城市建设进程不断加快，许多新工艺、新设备、新技术得到广泛应用，这就使得城市建设档案的内容也发生了变化。随着城市建设的不断变化，需要及时进行档案采集，确保城市建设档案的真实性及时效性，使其能够充分反映出城市建设情况。

二、城市建设档案管理的重要性

1.城建档案是城市建设可持续发展的重要资源

城市的构成包括桥梁、道路和建筑等，在城市不断演变的时候，大部分的信息从最初的图像到之后的文字记载，形成了各种形式的城建档案。城建档案包含了城市建设所有的信息，可以将城市建设情况完整真实地反映出来。根据《全国建设事业信息化规划纲要》的规定，信息资源是社会及国民经济发展的战略性资源，对城市建设可持续发展的影响较大。构建城市建设档案信息库，能够采用信息化的方式对城市建设档案加强管理，使城市建设档案资源共享目标得到有效实现，进一步促进城市建设档案资源利用效率的提升，并使城市建设能力得以有效增强。

2.城建档案在城市规划中具有重要作用

作为城市建设中的一个重要环节，城市规划是将国民经济和社会发展规划作为依据，结合本地的资源条件、自然环境、現状特点以及历史情况综合部署，对土地资源合理利用，明确城市规划的发展方向及规模，对城市空间布局及各项建设的具体安排及综合部署进行协调，使城市的社会及经济发展目标得以顺利实现。根据以往城市发展情况来看，有些城市的布局不合理，有些问题难以解决，有一个重要方面是因为城市规划缺乏可靠的资料，无法发挥城建档案的参考价值。为保证城市规划的科学性，必须借鉴城建档案中有关城市规划的方法及相关理论，确保制定出的城市规划方案符合社会未来发展的需要。

3.城建档案在构建和谐社会具有重要作用

构建和谐社会是城市建设的一个重要目标，而城市建设档案在这一方面具有较高的指导作用。城建档案包含了对社会服务建设的详细记录，体现了历史文明，可以发挥历史经验借鉴和场景再现的功能，对城市建设起到一定的促进作用。通过对城市建设档案的有效利用，能够有效利用过往的经验，对以往城市建设中存在的问题有效处理，创建出更好的城市环境。其次，城市建设档案的内容是不断变化的，随着社会环境发生变化，城市建设档案也将发生变化，其内容是由文化历史、地理环境、政治和社会经济等诸多因素共同作用而决定的。在构建和谐社会进程中，因外部环境的变化使得城市建设档案发生变化，人民的价值选择、复杂的利益关系及分配方式、经济成分多元化等都表现出了社会的进步，使得城市建设档案的业务活动、技术交流、档案信息、内容编研及发展获得了更多的机遇。由此可见，城市建设档案与构建和谐社会有着相互影响和相互促进的作用，需要深入研究如何发挥城市建设档案资源的使用价值，为社会经济建设及城市建设提供更加有力的支持。

三、城市建设档案管理的困境

1.城市建设档案管理水平不高

从现状来看，在城市建设档案管理工作开展期间，在管理规范性方面有待提升。目前，我国针对城市建设档案管理制定了一系列的法律法规及相关政策，要求城市建设档案管理部门遵循相关管理规范，达到提升档案管理工作效率及质量的目的。但是，一些城市建设档案管理部门对制度建设存在忽视情况，未能根据工作情况对管理制度进行完善，缺乏良好的制度意识和服务意识，不能有效执行档案管理制度，使得城市建设档案管理停留在形式上。在这一情况下，经常出现管理混乱的情况，难以对城市建设档案有效维护。比如，有些单位在档案移交方面存在问题，档案的格式不符合要求，或是档案并非原件，使得档案资料不能反映出真实情况，严重影响城市建设档案管理的工作效果。

2.城市建设档案管理信息化程度不高

一个部门的管理水平直接反映出该部门的社会化、系统化和现代化程度，许多单位将信息化应用在档案管理工作当中，有效提高了档案管理工作的质量水平。但是，从现状来看，一些城市在建设档案管理信息化建设上较为滞后，难以把信息化管理方式方法应用到城市建设档案管理工作全过程当中，许多工作依旧采用人工的方式，难以将信息化档案的利用价值发挥出来，从而使城市建设档案管理工作的效率及质量难以得到有效提升。档案管理者对信息技术的掌握程度不高，不能根据实际情况对信息化技术进行有效运用，影响城市建设档案管理信息化的发展。由于在城市建设档案管理中信息化应用存在不足，很难提升城市建设档案管理的水平。

3.城市建设档案利用率不高

在城市建设档案管理中，经常出现档案收集不全的情况，无法提升城市建设档案的利用效率。档案管理人员不能保证档案信息的完整，出现图纸信息不全和审批程序不全等问题，难以确保收集的城建档案资料的完整性、真实性及时效性，从而导致城市建设档案的使用效率难以得到有效提升。其次，档案管理者不能保证档案数据的精确性，在人员因素的影响下，时常出现信息错误的情况，加大了城市建设档案利用的难度。最后，有些单位人员对城市建设档案的认知不足，未能认识到城市建设档案的利用价值，非必要的情况很少查阅档案，使得档案利用的卷次和人次等指标不高，不能将城市建设档案的价值发挥出来。工作人员的档案利用意识薄弱，使得档案利用的范围狭窄，影响城市建设档案的利用效率。

4.城市建设档案管理人员素质不高

在城市建设档案管理工作开展期间，人才匮乏现象明显存在，难以确保城市建设档案管理人员素质水平的提升，進而影响城市建设档案管理工作的效率及质量。与此同时，一些档案管理工作人员未能接受专业培训，缺乏足够的知识储备，以致在日常的档案管理工作中容易出现失误，进而使城市建设档案管理工作的质量受到严重影响。此外，城市建设档案管理人员招聘工作环节，难以保证人员聘用的公平性，将城市建设档案管理看成是一件简单轻松的工作，存在人员招聘不够严谨的情况，难以将人力资源的优势发挥出来，进一步使城市建设档案管理工作的人才需求得不到有效满足。

四、城市建设档案管理的建议

1.构建完善的城市建设档案管理制度

要保证城市建设档案管理工作能够顺利有序地开展，有必要加强档案管理制度建设，使档案管理制度的指导以及约束双重作用有效发挥出来，使城市建设档案管理的规范性得到有效提升，减少人为因素造成的档案管理问题。在城市建设档案管理中，需要严格做好人员考核工作，制定合理的奖惩制度，以此调动档案管理人员的工作积极性，使其能够保持严谨的工作态度，正确处理城市建设档案管理工作存在的问题。一方面，需加强人员管理，另一方面需做好档案存档、档案查阅和档案收录等各环节工作。此外，在城市建设档案管理制度建设过程中，需考虑城市建设档案的实际情况，要符合相关的法律法规，明确管理制度内容。当然，还有必要加大档案管理制度的执行力度，确保制度的执行是公平公正的，从而提升城市建设档案管理的科学性及合理性。

2.加强城市建设档案管理信息化建设

在城市建设档案管理中，需要合理科学应用现代化信息技术，将信息技术在城市建设档案管理中的作用有效发挥出来，达到提高城市建设档案管理工作效率的目的。将信息化应用于城市建设档案管理，需要加强档案信息化管理系统的建设，这一过程可以聘请专业的技术研发单位进行系统软件的设计，保证技术研发单位的资质水平达到要求。首先，需要开发城市建设档案数据库，将大数据技术应用到城市建设档案管理中，强化各部门的沟通合作，一同参与档案数据库的开发，建立数据分析工具及资源开发工具。深入分析已有的档案资料，将有用的资源整合起来，对档案资料实行分类管理，落实档案数据库的研发成果，明确档案数据库的使用规范，使其能够服务于城市建设档案管理，提升城市建设档案管理和服务水平。其次，需要加强资源建设，构建信息平台，将纸质化的城建档案转变为数字化的档案，并将其存储到档案管理系统中，方便对其查阅和利用。需要加强对档案资源的利用，满足群众查阅档案的需要。最后，应增加硬件投入，不断完善基础设施，以便及时收集城市建设档案，缩短档案整理周期，使档案管理工作的效率得以提升。

3.提高档案管理人员的综合素质水平

档案管理人员作为城市建设档案管理的主体，需拥有丰富的知识储备、较强的档案管理意识及服务意识，保持严谨和细致的态度实施档案管理。首先，可以对档案管理人员进行定期培训，根据城市建设档案管理工作的要求，制定合理科学的培训内容，并选择适宜的培训方法，使档案管理人员能够通过培训掌握档案管理理论知识、实践技能等。与此同时，需做好档案管理工作人员的思想教育工作，使其能够认识到城市建设档案管理工作的重要性，积极主动做好相关工作。城市建设档案管理部门需把握好城市建设档案管理的人才需求，积极开展人员招聘活动，保证新入职的人员具备档案管理方面的能力，使其能够胜任档案管理岗位工作，以此促进城市建设档案管理工作质量水平的全面提升。此外，城市建设档案管理部门需构建高效的沟通平台，利用信息平台促进档案管理人员之间的相互沟通，鼓励管理人员分享经验，不断优化城市建设档案管理的工作内容及工作方法，提升城市建设档案管理的实效性。

4.建设单位应转变工作思路

建设单位需要对各项工作产生的档案资料实施全面收集及整理，进一步对档案资料实施规范归档处理。值得注意的是，以《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》中的相关规定为依据，发现工程项目的性质受到一定限制，导致档案部门在进行项目档案管理时存在死角，因此，需要发挥档案部门的监督作用，让建设单位完成自身的档案工作，强化项目档案管理。《建设工程文件归档整理规范》在建设单位档案管理方面的参考价值不高，比较适合城市建设档案馆的日常工作，而《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》突出了项目档案的系统性、准确性及完整性，强调建设单位在项目档案管理方面的主导性，可以指导建设单位做好档案工作，发挥项目档案管理的积极作用。建设单位必须转变自身的工作思路，理解行业标准及国家标准的立足点，强化档案管理，为城市建设档案管理的开展提供助力。

五、结语

综上所述，为提升城市建设档案管理工作的质量水平，城市建设档案管理部门及工作人员需充分重视城市建设档案管理工作的开展，通过分析城市建设档案管理存在的问题，采取合理有效的策略对其优化改进。具体来讲，在城市建设档案管理中，应完善城市建设档案管理制度，做好城市建设档案管理信息化建设工作，并提升档案管理工作人员的综合素质水平，及时转变档案管理工作思路，革新方式方法等，以此全面提高城市建设档案管理工作的质量水平，使其能够更好地服务于城市建设及社会经济发展。

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基金项目：光催化技术用于纸质档案保护研究，项目编号（2020-33）。