信息技术在疾控中心档案管理中的应用

摘 要：档案管理工作是疾控中心管理工作的核心内容之一。随着信息技术的发展，其在各行各业中被广泛应用。疾控中心也建立了电子档案系统，并按照档案属性和功能进行类别划分，实现精细化存储与共享。在新时代，信息技术的应用为疾控中心档案管理工作提供很多便利，但在缩小存储空间和提升管理规范性的同时，也存在一些弊端，需要加以完善。因此，立足于当前疾控中心档案管理信息化建设的优势以及管理中存在的问题展开分析，汇总大数据技术和网络技术的应用，探究解决问题的策略，以供参考。

关键词：信息技术；疾控中心；档案管理

档案对于疾控中心来说是十分重要的辅助性资源，可作为多项医疗事业的依据。因此，规范化、标准化以及系统化的档案管理技术与制度的落实很关键。在信息时代背景下，档案管理逐渐趋于技术化和数据化，能够更好地满足实际需求，提升管理质量和效率，但也存在一定问题，需要更新传统管理手段，加强档案信息化建设，并不断加以优化。

一、疾控中心档案管理引入信息技术的作用

1.快速查询资料，提升效率

信息技术在档案管理中的应用愈发成熟，能满足基本的查询、检索以及档案分类等功能，从最初的纸质档案开始面向电子数据档案过渡，实现数字化的管理模式。疾控中心档案的内容除了基本的人事、设备设施以及监测等类型外，还包括大量的预防、评价及病例监测等，对我国医疗甚至社会均带来严重影响。档案管理信息化建设能够进一步提升疾控中心档案收集效率，实现快速查询，及时调整资源，提供便利，并确保档案信息的安全。

2.完善档案管理，保证安全

纸质档案管理存在存储空间不足且容易破损的问题，加之部分档案是图像、录音以及录影等形式，不利于规范化存储。在转换为数字档案后，相关资料能够借助专用设备进行自动识别与存储，从而提升信息管理的科学性，管理人员只需根据需求进行联网收集即可，并能维护档案的安全。

3.缩小存储空间实现共享

数据传输是档案管理系统中一项重要的功能，能够实现数据共享。疾控中心从工作属性上来看主要从事流行病分析统计，这就需要汇总大量的数据资料，传统人工分析和信息传递十分困难，需要经过多道工序流程，而在信息化背景下能够直接应用区域数据库资源，在提升检索效果的同时实现资源共享，可直接由软件系统得出详细的数据统计，能够快速分析病情及蔓延范围，从而制定发展战略，即便是不同部门的人员也能利用计算机获取资源。在落实管理时仅仅需要一台计算机便能完成对档案信息的收集，极大程度上缩小存储空间，让档案管理工作更加方便。

二、基于信息技术进行档案管理的问题

1.制度不完善

大部分疾控中心的规章制度仍处于架构阶段，具体内容并不完善，导致档案管理人员在执行工作过程中缺乏详细的操作标准，造成管理情况不佳的问题，无法实现及时整理与收集，不利于归档工作。此外，疾控中心档案管理并未明确针对性的法律法规，只是在沿用较为普遍的《档案法》，在执行实际工作时仅仅制定了普适性条例，并未结合单位的情况完善规定，一些制度浮于表面，管理人员存在法律意识薄弱，缺乏详细指导的情况。同时，由于制度健全性问题，对岗位也疏于管理，未能实现定岗定责，造成工作滞后。部分疾控中心档案管理过于强调和相信信息技术，对一些纸质文档的保护不佳，加之保密制度不完善，导致管理理念和管理过程存在一定问题。例如，一些重要的纸质资料任意堆放，经常出现遗失档案的情况，需要重新查找补充，不利于疾控中心相关工作的落实。除了保密制度外，借阅制度也有不足，如档案随意借阅，相关手续不健全或存在借阅门槛过高，需要耗费大量时间，手续办理难的问题，给档案管理工作带来阻碍。目前，我国针對疾控档案分类并未建立统一和规范的标准，加之各省份档案分类情况不一致，经常存在归档缺失问题，加之管理观念问题，分类标准丰富性和创新性不足。

2.技术与管理不适配

尽管现阶段信息技术已经在档案管理中得到推广，但就疾控中心的档案管理工作来看，大数据和计算机技术所发挥的作用仍具有一定的上升空间。在实际管理过程中，存在管理与技术接轨不融洽的问题。首先，疾控中心档案管理技术普遍集中在单线部分，只是满足了基本的单机操作需求，但并未深度考虑数据互动和在线传递，应用广度尚佳，但应用深度存在滞后性。其次，疾控中心档案管理信息技术的应用并未全面落实数据传递与共享功能，现有的数据传递及共享仅限于部门内部，而非关联各个服务对象，大部分信息技术应用都体现在日常信息发布与基础性档案管理，并未发挥关联部门成为服务对象纽带的作用，直接影响管理质量。最后，信息技术在档案管理中的开发与应用是未来必将实现的内容，但现阶段存在管理人员与技术需求不符的问题，不能充分掌握技术，相关培训考核较少，影响管理效率。

3.档案层次分类标准问题

疾控中心大部分电子文书档案应用一级划分模式，尽管宏观上满足了需求，但细致性不足，弊端十分明显。大部分疾控中心的一级划分以病种和职业为主，在原有体系层次上进行拓展延伸，但从整体来看，仍存在划分不细致的问题，需要投入更多精力进行档案分类，使档案管理更加系统。此外，还存在分类交叉问题，在疾控中心文书档案管理信息化建设过程中经常出现重复性。例如，在疾病专业范围内的规范性文件和计划书等，均被划分为专业档案类，相同分类则又被列入行政管理类和疾病类；科研计划与专业论文被列入科研档案类，但从另一角度来看也应当放置在个人业务档案类；一些受到表彰的技术人员，其档案信息应当放在专业技术或业务类档案中，但实际上被放置在了文书档案中。综合来看，在信息技术背景下，仍存在档案交叉重复的问题，需要加以改进。

三、信息技术的具体应用

1.大数据技术

在新时期，大数据的作用十分明显，在疾控中心档案管理工作中，维护与应用数据资源成为共识，能够有效掌握大数据资源，提升其存储价值。针对疾控中心档案管理来说，大数据的介入能够更好地把握管理尺度，提升信息的应用价值。该技术在管理过程中的作用主要包括数据收集存储、信息处理、数据分析、挖掘和预测以及模型建立等，在不同的管理需求下，能够提取重要元素，从而制定符合服务对象要求的策略，最大限度纠正管理行为，实现数据挖掘。

2.网络技术

网络技术是疾控中心档案管理实现信息化的关键技术，应用网络设备实现对文书档案的管理，有多种功能的硬件构成具体的信息存储与传输体系，能够实现部门相互通信，加强联系性。比较常见的硬件设施为服务器、路由器、二三层交换机以及防火墙等，并根据需求建立安全措施，避免数据传输过程中被篡改。在网络技术下构建起严密的防护措施，在局域网下完成工作。在应用过程中IP地址属于内网，只需管理好路由设备并应用专用防火墙，便能保护交换机和主机安全。但部分主机直接访问网页时会造成病毒感染，通过一些介质进入主机造成局域环境安全性减弱，因此，在落实文书档案管理信息化建设时需要定期检查路由器，确保工作环境安全可靠。此外，在疾控中心档案管理网络技术应用中，底层主机依靠核心交换机光纤接口与外网通信，在内网通信中限制应用，包括打印机、集线器、服务器、扫描仪以及绘图仪等。在内网环境下，服务器系统与客户端对档案管理工作的落实十分关键，网络技术应用制定详细的安全策略，有效提升系统安全。核心交换机与核心路由器是衔接内网的主要设备设施，需要保证其功能和安全等级，满足维护档案管理安全性的需求。

四、基于信息技术改善档案管理问题策略

1.完善管理制度

在疾控中心档案管理中落实信息技术的基本前提在于完善的法律制度。

首先，需要从管理意识角度进行思考，部分人员思想相对片面，认为信息化技术的引入会让档案管理工作更加安全，保密意识减弱。针对这一问题，需要加强对档案管理人员思想的管理，以制度的形式约束，使其时刻保持高度的保密意识和责任意识，并体现在日常工作中，避免出现信息泄露、文档随意堆放以及用主机进入其他网址等情况。

其次，为确保管理工作的安全性，需要完善档案收集、移交以及资料查询下载等方面的制度，既要降低烦琐流程又要保证可行性，避免影响相关工作的进度。疾控中心档案管理工作对于其内部稳定发展具有重要价值，在信息化过程中务必制定详细制度控制管理质量。可建立追责制度，做到岗位与个人相衔接，无论是档案基础性管理还是查阅调阅，一旦出现资料丢失、审阅不规范或流程有误等问题，能够及时追责，在这种环境下能够进一步提升管理质量，遵循档案管理信息化的基本规范。

最后，在落实疾控中心档案管理的过程中需要严格执行现有制度，并在此基础上配合疾控中心需求进行适当调整。在管理时需要利用信息技术做好排序与分类，尤其针对现有的纸质文档，更需要做好装订工作。在人员调动方面需要做好目录制定，并保证档案管理工作具有一定延展性和创新性，尤其在内容范围划分领域，务必展现疾控中心的医疗水平和发展历程，优化管理制度，确保工作落实顺畅。

2.加大新设备投资，提升信息化水平

第一，技术方面。需要进一步加强基础设施资金投入，对软件和硬件系统进行更新优化，提升其使用的安全性，做好防火墙工作。技术应用中需要提升软件系统的数据处理能力和信息共享能力，可与软件开发工作室合作，找专业人员帮助系统升级维护，做到一部门一IP，公开可共享的资源，简化手续流程。针对一些不适合公开的资源需要进一步维护其传播安全，可引入数字签名技术，并将原有数据信息综合汇总，实现平台衔接。对目前疾控中心的数据信息综合分析与统筹规划，建立规范性信息化平台与外部交流，推动资源共享模式的建立，改变当前部门数据共享不到位和沟通不成熟的问题。可嵌入独立的交流程序，并将资料分类传输，对一些具有档案需求的对象提供直接的线上服务。

第二，管理方面。在技术优化的基础上需要进一步加强自动化管理，如将档案管理信息化流程汇总成详细体系并宣传到各个部门，使其能够进一步了解档案管理中信息技术的应用内容及方向，降低操作过程中的失误。同时，需要加强对档案管理人员的晋升与考核，实现对信息化管理模式的自主学习，了解信息化自动授权、数据分析以及数据统计等多样化功能，实现高效管理。尽管信息技术为档案管理工作提供很多便利，但还需加强对实物档案的管理，包括纸质书架、纸质档案以及仓库等，避免酸性环境和光化学反应，做好档案室的清洁与湿度控制，降低档案变质及火灾风险发生的概率。

3.应用信息技术做好层次规划

针对档案信息数据收集与整理交叉性问题，需要在原有划分等级上进行二次划分和三次划分等，做好层级扩充和延伸，满足更多群体的需求，解决档案管理中分类混乱的问题。例如，将寄生虫疾病分类为地方疾病，再将其分为传染性和非传染性等，做好层级划分。对于交叉重复问题，需要对软件系统更新，根据划分情况制定指南手册，详细规划各分支分类，并在关联部分做好连接，使查询人员能够及时查到信息对应的位置。在查询过程中可借助统计学软件和办公软件等实现数据库快速检索与数据统计，完成对大量數据的分析。

五、其他策略

1.制定新型人才引入与培养计划

为提升疾控中心档案管理信息化建设，还需培养一支高素质和专业性强的团队，该队伍需要充分了解当前档案管理信息化建设内容的优势和漏洞，并明确未来的发展方向，满足信息化建设需求。除了操作管理类的人才外，还应致力于培养专业的技术人员，实现档案编研与挖掘，突破以往局限性，在原有基础上进一步丰富疾控中心档案管理的内容和工作形式，包括数据文件、影像资料以及实物等多种内容。此外，还可以通过走访退休干部、读文件以及研究老数据的方式提取信息，丰富档案管理工作。疾控中心单位需要加强对在岗人员的培训，采用多样化的培训方式，如引导自学、专业化教育指导以及现场指导等，实现全覆盖针对性训练。还可以将岗位薪资与学历和证明等相挂钩，鼓励管理人员自觉学习新知识，考取相关证书等。此外，还应积极引进专业人才，根据岗位需求设置准入门槛，给予政策倾斜，推动疾控中心档案管理信息化建设。

2.树立科学观念，提升档案工作参与度

在信息技术不断更新的背景下，疾控中心档案管理工作也应当与时俱进，树立正确的管理观念。目前来看，部分档案管理人员的思想存在一定滞后性，一部分过于依赖信息技术，另一部分人对信息技术的应用并不全面，这两种思想均无法实现全面落实信息技术管理的目标。因此，需要进一步明确疾控中心档案管理的职责、思想与目标。在实际工作中，疾控中心单位需要建立严格的执行制度，并将工作效果与奖罚制度相结合，从而调动人员积极性，实现规范化管理。此外，还需根据实际情况建立管理系统，如局域网络平台、人员管理平台等，既能保证部门关联度，又能实现资源共享，便于数据更新。为提升疾控中心相关工作与档案管理工作之间的关联性，可以从职业观和价值观的角度，在平台宣传档案管理工作对于疾控中心各部门的重要性，增强认知，从而以更加严谨认真的态度面对工作，自觉遵守档案传输规范，降低管理人员审核难度，确保其能够及时收录信息并审核，为后续工作提供便利。

六、结束语

综合来看，疾控中心档案管理中信息技术的应用仍有待提升，需要从技术、管理制度以及人员等多个角度进行优化。在技术方面对软件和硬件系统进行升级换代，并建立数据共享平台展现信息技术的共享性优势。从管理制度方面需要制定更加精细化的管理模式，从人员角度来看需要重塑管理人员思想，加强对管理工作的重视，主动学习新技术，为信息化建设奠定基础。

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作者简介：关莹莹（1991—），女，汉族，河南上蔡人，本科，助理馆员，研究方向：档案管理。