疾病预防控制中心档案管理与档案利用探究

2023-07-29孟强

兰台内外 2023年17期

摘要：疾控中心是国家主要功能性单位之一，在我国卫生保健工作中担负着十分重要的责任。在整个工作过程当中，它所起到的重要作用有三点：第一，承担了群体的预防工作；第二，要对国家范围内的各类疾病展开高效监测，并作出相关判断；第三，担负着重要的疾病防控职责。所以，疾控中心在国家卫生体系中有着重要的作用。在疾病防治和疾病科研监控以及疾病健康教育的研究中会产生许多的工作档案文件，这些工作档案文件若得不到妥善处理，将会对国家疾控工作造成极大的影响。所以，本文将重点关注疾病防控中心的档案文件管理工作和相关档案文件利用工作，并开展详细论述和剖析，期望能够帮助提高疾病防控中心档案文件管理工作的效率和质量。

关键词：疾控中心；档案管理；档案利用；措施

在国家疾控体系的构建中，各级疾控机构之间的工作是有差别的。在这一过程中，疾控中心对有关档案文件的处理就显得尤为重要。开展档案文件管理工作，不但可以提高疾控机构的工作效率，还能够极大方便各个层级疾控机构之间的档案文件共享。在很多情况下，疾控中心在开展档案文件管理工作的同时，要对档案文件有效的使用，使疾控中心的档案文件和资料最大限度地发挥作用。我国不同地区的疾控中心有着不同的工作方式，特别是对档案的管理，无论是在使用方式上还是在管理方式上，都存在着不小的差异。当前，档案管理工作一般是由专业的档案馆管理，而在疾控中心则有不同的档案管理目录。此外，还有的将疾控中心的档案文件平均分配到各个有关部门，并分别对其档案文件进行单独管理。在某些情形下，也会把控制中心的档案文件转发到每个人处理和控制。从我们的工作经历来看，各级疾控中心的档案文件管理在形式和内容上都存在着差距，但在具体运用上有类似的作用和效果。可见，当前疾控中心在对档案文件管理和使用方面都是按照国家档案文件的有关要求进行的。疾控中心开展档案管理工作可以更好地进行传染病防控工作。所以，疾控中心在开展管理工作时，要对其档案文件的管理和使用上有一个全面的了解，要对档案文件的管理工作给予足够的关注，通过档案文件的使用来推动疾控中心的工作及档案工作的创新。

一、疾病预防控制中心档案管理工作形式

第一，国家疾控机构对档案文件的处理包括两类：一类是对行政档案文件的处理，另一类是对各专业部门工作时产生的档案文件进行处理，以及对档案文件的查询和交换。在档案文件的管理工作中，很多档案文件都是在多年工作中慢慢积累起来的，如果不能及时对档案文件进行处理和归类，将会对档案文件的管理工作产生很大的限制。在国家传染病防治中心的档案文件管理工作中，仍然采用了两级档案文件管理的工作方式，也就是在传染病防治中心的主管和监管之下，把与中心有关工作的档案文件都下划到各基层传染病防治单位。

第二，从档案文件的分类开始，逐步将其分成两个层次。首先，要从中心层面着手，再从各部门层面着手。在中心档案文件管理工作中，要坚持四项工作的基本原则。各级档案文件管理人员要把疾控中心档案文件系统与档案管理工作方式结合起来，使档案管理工作方式变得方便和简单。在对各部门的档案文件管理的过程中，也要按照这一原理来执行。各部门档案文件最后都转交到疾控中心，由中心档案文件管理人员管理，以便查询。疾控中心的档案文件管理工作，也要按照两个方面来进行，一是中心档案文件的管理，二是部门档案文件的管理。

第三，对于主要传染病预防和传染病的监测等有关档案文件，也要有目标地进行监测和管理。在类别上，其与常规的档案文件处理方式基本一致，分别为中心档案文件处理和部门档案文件处理。对中心级的档案文件开展管理工作，要先对各类档案文件分类，并将分类后的档案文件交给疾控机构的各业务部门，之后再交给疾控机构进行统一管理和使用。在进行部门层面的档案文件工作时，要按照不同部门的业务类别对档案文件详细分类和整理，再将已完成的档案文件交给各部门专门的档案文件管理员管理与使用。这里要着重指出的是，在这个过程中，每个部门都要有一名专职的档案文件管理人员，负责对档案文件的管理、使用和立卷工作，为以后的档案文件使用和查询工作带来方便，尽可能地保证档案文件的完整性和真实性。

二、疾病预防控制中心档案管理与档案利用工作中存在的问题

1.对档案文件管理工作不够重视

疾病预防控制中心是一个为公共卫生事业而设立的服务单位。无论在工作中取得怎样的成绩，都难以带来直接的经济利益。由于缺少激励，各有关单位对这项工作不够重视，员工的工作热情也不高，忽视了对档案文件和人力资源的管理。但是，檔案文件管理工作是一项过程比较复杂的工作，需要工作人员不但具有较高的专业技能，还必须具备专注干事和默默付出的职业素养和奉献精神，踏实做好日常工作。然而，因为工作人员和部门对此工作不够重视，造成在对档案文件管理时存在着种种问题，从而对疾控中心的日常工作造成一定的干扰。

2.档案文件的有效处理和保存制度不健全

目前，我国疾病预防控制机构存在着档案文件制度不健全的问题，主要体现在档案文件的保存不够及时，一些重要的档案文件没有放在中心的档案库，而是存放在各部门。没有根据部门对档案文件精细分类和分级，把全部的工作划分成一个综合性的类别，造成大量档案文件得不到有效利用。当想要使用某个档案文件时，需要花费大量时间翻阅查找。在融合了信息技术的电子档案文件以后，由于信息技术的不完善和工作人员录入信息的技能存在问题，如录入档案文件信息不完整，无法高效查找和利用有关信息，降低了工作效率。

3.档案管理工作条件有待改善

一些疾控机构没有充分意识到档案在信息决策、信息分析、疾病预防以及疾病控制和监测等方面的作用，在人力、财力和物力上的投入不足，造成档案工作被边缘化的局面。一方面，与之对应的软硬件设备设施缺乏足够的配置，造成有关的软件和硬件都无法有效运作，限制了档案文件数字化转型的速度。另一方面，在新的条件下，疾病预防控制机构的档案工作不但要高度依靠现代化的硬件设施和软件系统，而且要对档案库和其他存放场所进行“八防”的基础设施建设。由于缺少相应的软件和硬体设备设施，使得档案文件的处理和使用效率无法达到预期标准。目前，我国一些疾病预防控制机构在对档案实行数字化管理时，效果并不显著，仍处于传统的人工和线下管理模式。这既不符合疾病预防控制工作的要求，也不利于现代信息技术在档案信息资源方面的应用，限制了对档案信息资源的充分利用。有些疾控中心由于档案数字信息化管理系统的建设相对落后，功能比较单一，仅能够满足疾控中心档案文件的基本存储要求，无法满足数据共享和数据开发利用等深层次需要，从而造成在管理和开发利用方面还面临着许多问题。

三、疾病预防控制中心档案管理与利用措施

1.制定并健全档案管理工作的各种制度

疾控中心的档案文件管理工作要按照新颁布的《档案法》以及《中华人民共和国传染病防治法》及相关法律法规的要求，制定和完善疾控中心的档案文件管理办法。要把《档案法》作为贯彻执行的基本法律，按照《档案法》的相关要求，结合档案工作的实际情况，制定健全的档案归档制度，包括保管制度、借阅制度以及保密制度等，明确档案的收集、整理和归档的标准，确保所有的工作都在规定的范围内进行。档案管理人员不但要按照规定做好自己负责的档案文件管理工作，而且要根据规定，定期或不定期地对自己部门的档案文件工作进行对照，确保档案文件的有效执行，最大限度地利用档案文件，促进档案文件的标准化和规范化管理。

2.提高和强化疾控中心的基础工作

要想做好疾控中心的档案文件管理工作，就必须做好疾控中心的基本管理工作。只有把基本的工作做好了，档案资料的归档与组织工作才能得到有效保障，其他工作才能顺利开展。疾控机构要进一步完善档案管理基本工作，必须提高对档案管理基本工作的理解，并积极采取相应的对策和方法。归档工作主要是指各类资料的管理员以及专职的档案文件管理员负责收集、整理以及归档等工作。在档案的生成过程中，要严格遵守有关的标准和规定，开展资料归档、公文处理和档案管理等工作，确保档案的真实性和完整性。在传染病防治工作过程中产生的需要存档的资料都要严格遵守相关要求，并要按时存档，要根据存档的日期，将资料交给中心档案室统一处理，并科学的编排，以确保档案的完整性。由于有些疾控中心档案资料的搜集和整理工作仍采用传统的方法，已不能满足新形势情况下发展的要求。所以，要转变工作方法，将现代的信息技术运用到档案的收集、整理工作中，做到档案的全面收集和科学整理。

3.加强和提高档案的信息技术服务水平

实现疾控档案管理信息化建设，为疾控事业发展提供了有力的保障。随着我国疾控中心工作不断深入，疾控中心工作人员进行了大量的调查研究。在计算机和网络技术被广泛运用的今天，对疾病防治档案文件的处理提出更高的需求，疾病防治档案文件的处理必须与时俱进，要把档案文件的信息处理工作融入中心的信息工作之中，改进档案文件的信息处理方式，加大对档案文件的信息处理力度，将各种新技术运用于档案文件的处理，从而提升我国疾病防治档案文件的处理能力，提升工作效能。在实际工作中，要积极开展档案文件数字化，构建档案文件资料库，让疾控中心档案文件的工作也能与时俱进。

4.加强对档案文件资料的挖掘与利用

疾控中心对档案文件处理，归根结底是要加强对档案文件的使用。当前，社会和经济不断发展，在人们对健康和疾病的认识不断增强的情况下，疾病防治机构的档案管理工作应当建立一种新的服务观念，化消极为积极，加强对各类档案文件资料的挖掘与应用，以更有效的方式为开展疾病防治工作提供更好的服务。在我国疾控中心的工作实践中，疾控专业人员进行了大量的工作。比如，当专家需要寻找某个突发事件的有关资料时，就会先去寻找档案资料。这是一种消极的服务模式，已经不适合当前的情况，档案管理人员要改变自己的服务观念，从消极被动走向积极主动，适时收集有研究意义的传染病防治档案文件，并定期进行主题服务，在科研人员进行项目研究时，及时为他们提供有关的信息资源。

5.加强对档案管理工作人员整体素养的培训，提升其综合素质

传染病防治档案文件的处理是一件很专业的事情，需要较高的理论知识和操作技术水平，疾控中心档案管理工作人员应不断提高自己的专业技术水平。疾控中心档案文件的保密与服务性质决定了工作人员必须要加强思想道德建设，增强保密和安全思想意识，在日常工作中时刻保持责任感。除具备相应的职业素养之外，还应具备一定的信息素养，以提升个人的知识和能力。目前，我国疾控中心的档案管理人员还缺乏对现代档案信息技术的掌握，必须加强对新技术和新知识的培训，让他们能够更好地运用现代化信息手段。

6.建立电子档案数据库

伴随着互联网信息技术的发展，当前社会已经步入信息化时代，互联网信息技术与各行各业联系紧密，互联网在带来机遇的同时也带来了挑战，疾病预防控制中心要紧跟时代步伐，紧紧抓住互联网的东风，充分利用互联网的优势建立电子档案数据库，提升档案管理能力，同时，提高档案的使用频率。首先，将纸质档案进行归纳整理，做到一份纸质档案对应一份电子档案，既要建立电子档案数据库，也要加强纸质档案管理，同时，加强对纸质档案的保管，定期检查纸质档案，保障其在干燥的环境下存放。其次，完善电子档案数据库建设。按照档案的类型、重要程度以及年份等维度对电子档案进行分类，同时，增强电子档案库的信息安保建设，增强安全性和隐私性，只有内部人员才能进入该电子档案数据库，完善安保装置，避免黑客侵袭。最后，加大对电子档案数据库的维护力度。包括检查电子档案数据库的安全性和隱私性，还包括检查电脑设备设施，保证数据库的正常使用。制定严格的维护制度，定期排查故障，解决问题，提高工作效率，提升档案管理工作效率。通过上述一系列手段完善电子档案数据库的建设，增强信息技术与档案管理工作的联系，提升信息化水平。

四、结语

综上所述，疾控中心档案文件的处理和使用，与档案文件管理人员的综合素质以及很多因素有很大的关系。在实践过程中，疾控部门应加强对档案文件的处理和使用的认识。同时，要根据自己的工作需要，构建健全的档案管理与利用系统和管理制度，使疾控档案资源信息得到最大程度的利用，为我国的疾控事业发展作出贡献。

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