新时代机关档案管理信息化、规范化与开发利用研究

摘 要：当前机关档案管理进入了数据化时代，在推动档案治理体系和治理能力现代化的过程中，要着力以信息化推动机关档案管理的规范化，建立现代档案管理模式，加强基础档案资源的建设力度，建立以信息化为主导的机关档案治理体系；要以档案开发利用提升机关档案资政育人功能，建立服务中心工作和人民群众的工作导向，把做精做强传统模式作为开发利用的基石，打造面向数字人文视角的档案开发利用新体系，更好地发挥机关档案资政育人作用。

关键词：机关档案；信息化；规范化；开发利用

档案是历史的真实记录。机关档案作为政务发展的原始资料，涉及社會发展的各方面，具有很强的政治性、时代性，因此做好机关档案管理工作至关重要。在新时代，推动机关档案工作转型升级，以档案信息化为抓手，推动机关档案规范化建设，加强档案资源开发利用，能更好发挥档案资政作用。

1 新时代机关档案管理的新趋势

1.1 档案信息化成为机关档案管理的新模式

一是信息技术为档案管理带来革命性变革。在信息化发展的新时代，信息技术彻底改变传统纸质档案管理模式。以信息管理系统为例，档案的收集、整理、归档、利用等工作环节，通过扫描仪、多媒体、计算机系统等设备，快速、完整、准确地完成，提高工作效率和质量。二是信息技术大幅度扩大档案服务半径。海量的信息存储空间，加上云存储、云备份技术的应用，增加了机关档案管理的存储体量，更多的档案数据纳入系统，为工作查考提供了更多便利。机关档案信息化系统，整合了全单位的信息数据，输入关键字或者题名即可共享不同部门的信息数据，档案服务的领域得以拓展。三是档案信息化延长了档案的寿命。纸质档案存储条件要求高，多次查阅易损坏原件，缩短档案使用寿命。档案信息化系统搭建后，不再接触纸质档案，客观上延长了档案的使用寿命，也更大地发挥了档案应用价值。

1.2 档案规范化建设成为发挥档案独特作用的基石

挖掘及利用档案信息资源是展现机关档案价值，提升档案工作影响力的有力抓手，只有建立规范的档案建设体系，才能为查询利用档案打下坚实的基础。明确的归档范围、分类方案、保管期限、价值鉴定等制度，为档案收集整理提供政策依据，能够确保在收集阶段档案的齐全完整。有系统完善的档案查询利用体系，为查考和编辑研究提供平台。因此规范化的档案管理体系，必须有健全的管理体制、科学的分类方法、精细化的管理要求、完备的保障体系等作为支撑，才能为优化提高馆藏档案资源打下基础，更好地为国家留存档案财富，为人民提供档案服务。

1.3 档案开发利用是机关档案管理实现价值的最有效手段

档案开发利用是指机关档案从静态信息变为动态信息，从“死档案”变为“活资源”，是让档案动起来的重要方式。《“十四五”全国档案事业发展规划》将加大档案资源开发力度作为“十四五”时期档案工作的主要任务之一。总的来看，档案信息资源开发的目标就是获取有用的档案信息，彰显档案的实际价值。具体来说，档案虽然不直接创造生产力，但是它在促进社会进步和生产发展中，为各种技术的进步提供了数据资料支撑。过往的生产技术、改革经验等，都为将来的革新奠定了坚实基础。同时，机关档案也是经济、政治、文化等人类各方面活动的原始数据，是国家重要的战略信息资源。因此，着力加强机关档案信息资源的开发与利用，是机关档案事业高质量发展的基本要求，是档案事业适应新形势新时代的必然之路，也是档案工作展现资政育人功能的有效途径。

2 以信息化推动机关档案管理规范化的实践策略

2.1 从管理模式上，由传统管理模式向现代化模式转变

档案规范化管理可分为流程规范化和制度化，主要包括收集、整理、利用，以健全的全过程管理制度、细化的管理实施办法、明确要求和责任分工，确保档案资源的完整与安全。从目前来看，机关档案管理存在档案资料没有得到妥善保管以及整理的问题，老的放不下、新的档案进不来，还有的档案编目不详细，很难实现精准查档，难以被查阅者搜索到。信息化时代，实现档案规范化管理的流程再造，需要树立现代的规范化管理模式。一是加强基础设施建设。根据国家和行业规范标准要求，让存储条件日益规范化。以库房为例，需要单独设立档案室，满足库房面积建设要求，并进行科学预判，满足单位增量档案存储要求，落实“九防”要求。库房要有防火设施，并定期进行防虫处理，温湿度控制要到位等。二是健全管理制度体系建设。根据不同的档案性质的管理要求，依据整理标准，科学制定工作方案，明确管理的目标、要求和方法，强化结果运用，修改不符合要求的内容，消除管理上的盲区。建立档案人员管理考核制度，明确分工，加强监督检查，特别是在收集整理环节，检查档案的完整性和规范化，强化考核问责，抓好源头治理。三是加强信息化基础设施建设。信息化技术的引入，重塑了档案规范化管理的流程。要加大信息化设施资金投入力度，条件允许的单位，可以设置单独的信息化库房和服务器，用于软件和硬件配置。四是推进流程再造。随着信息化建设的推进，档案规范化管理的思路和流程已完全不同，要从文件制发环节强化信息化思维，制定信息化建设的标准，形成一整套标准，推动增量档案数字化建设。

2.2 从资源建设上来看，加强基础档案资源的建设力度

档案资源体系建设是实现档案信息化高质量发展的基础。一是精准落实档案管理的“三合一”制度。主要是加强各门类档案管理，规范机关档案门类划分、统一档案分类方法、理顺档案整理要求。机关档案涉及文书、会计、科技、人事档案等，存储形式有纸质、电子、实物等，要将机关档案保管期限表的编制内容从文书档案扩展到各个门类，真正做到全面、系统反映机关主要职能活动和基本历史面貌，真正实现档案收集、整理、鉴定等环节一个标准立到底[1]。二是做好重大活动档案的收集整理。重大活动档案是机关档案的重要组成部分，在发挥资政作用上体现出特殊的价值。以《重大活动和突发事件档案管理办法》为根本，明确收集的范围、分类方法、日常管理和开发利用，通过建立专题数据库提升重大活动档案管理的科学化水平。三是坚持优化机关档案结构。把结构调整放在突出位置，坚持质量和结构两手抓两手硬，加强涉及经济发展、社会民生的档案资料的收集，定期开展整理和数据库建设。四是加强电子文件归档管理。加强电子文件的收集和衔接，强化档案管理系统与电子公文系统（OA）和各专业专项系统的信息对接，实现档案管理的无缝对接，避免重复收集、遗失、损坏等。推动建设目录中心数据库，建立全文数据库，打通查询利用最后一公里。

2.3 从标准化上来看，建立信息化数据化为主导的机关档案治理体系

随着信息化的推进，档案治理的数字化转型势在必行。要把信息化的技术、思维贯穿机关档案管理的全过程，重新塑造档案管理新模式。这是数字政府建设的必然要求，也是机关档案服务社会、服务经济发展的必然选择。一是加强档案开放审核机制。健全开放审核体制机制，明确开放审核属性，明晰鉴定标准，构建鉴定网络和小组，将开放审核与档案解密、信息公开有机结合起来，逐步实现档案开放审核工作的有序、稳步、高效开展。二是加快信息化系统升级保护。重点是加强档案安全保护，优化信息安全工作体制机制，通过防火墙、防水墙、身份识别等技术，提升数字档案信息资源系统的独立性，加强对档案数据容灾异地备份的安全措施。积极引入新技术（VR、AR等），提高档案应用场景，让档案从纸张和图片中走出来，以鲜活的感染力提升档案的精彩度。三是提升数字监管能力。提升对档案资源的智慧化管理，着力在自主编研、数据分析、资料合成等方面优化系统配置，提高智能化水平，为机关决策提供坚实的数据支撑，提升档案数字治理效能。

3 以档案开发利用提升机关档案资政育人功能的路径选择

3.1 服务中心工作和人民群众是机关档案开发利用的主攻方向

从技术上来讲，档案的价值需要通过实际应用得以彰显。信息化时代，档案已经渗透在机关事务的各个方面，档案资源的信息价值、资政价值、文化价值正随着利用形态的改变而越来越凸显，档案利用的需求也随之持续增加。随着档案数据化的发展，实体利用向数据查询转变，极大提升了档案资政的便捷性，实现档案利用从分散到集中的转变，突破时间和地域限制，机关档案对党委、政府中心工作的支撑作用更加精准和高效。从档案的属性上来讲，档案工作就是帮助人们把需要建立的档案建立起来，把需要保留的档案收集保管起来，并提供良好的服务。机关档案工作如果不服务于大局，档案事业就会逐渐边缘化。目前，党和国家发展需要机关档案服务的领域很多，特别是为一系列惠民利民政策提供资政服务，能够大大提升档案工作的影响力。同时，在社会的众多领域，更需要机关档案给予配合和支持，服务于国家重大主题学习教育。因此，机关档案管理工作应该坚持服务为先的理念，瞄准党委、政府中心工作和人民群众需求，采取传统开发和新媒体开发相结合的路径，彰显档案价值。

3.2 把做精做强传统模式作为开发利用的基石

开发利用就是要把沉积的资源唤醒，从“死档案”变成“活资源”。传统的档案开发模式主要有编研出版、展览展示、专题节目、专栏等。编研出版是围绕中心工作的主题，主动把具有研究价值和实用价值的机关档案信息进行集中、研究、编辑、加工，使之成为更适合用户利用的形式，并将成果公开出版[2]。福建省档案馆编写的《档案有什么用》、漳州市档案局编写的《我们这些年——漳州市档案局创建成果掠影》，沧州市人社局编写的《新形势人力资源发展现状和趋势》等，都为政府决策提供了有益参考。档案展览是根据一定的专题，以展出档案原件或者复制品的形式，充分利用档案的真实性、原始性，给参观者以深刻的印象和教育启迪，是档案价值的集中宣传和展示。福建省档案馆举办的“百年跨国两地书——福建侨批档案展”、青岛市海关举办的“青岛百年海关变迁”等，展现了档案的育人功能。档案类电视节目是指将档案信息资源作为主要题材内容，或者明显运用档案领域核心概念、理论和方法等档案元素作为叙事方式的电视节目。这类节目强调档案元素在电视节目中的支撑地位，借助电视媒体开发档案内容，由讲解员充当叙述者的角色，为观众呈现视听结合的档案故事[3]。中央档案馆拍摄的《红色档案》、漳州市档案馆主办拍摄的《档案中的故事》等，使档案走进百姓生活，打破档案“锁在深闺人未识”的状态，扩大档案资源的受益面。这些传统的档案开发利用手段，为机关档案服务中心、服务人民群众提供广阔的空间和载体，无论技术如何进步，传统的开发利用形式仍然是档案发挥作用的重要平台。

3.3 打造面向数字人文视角的档案开发利用新体系是发展趋势

数字人文是数字技术与人文学科交流碰撞而成的新兴领域，现已渗透到许多学科并对其产生重大影响[4]。档案开发利用的前沿课题，是如何让档案从“活起来”到“火起来”。数字人文背景下的档案资源开发，必须以用户需求为导向，以场景体验、趣味互动等形式吸引公众参与，最终实现档案的多元价值。因此，机关档案管理的开发必须面向受众，开发多层次的产品，满足受众知识水平和需求的差异。一是多角度价值呈现。利用不同场景的切换，形成古今对比，从时间、空间上体现出差异性，让受众透过档案鉴古知今。二是多场景再现。在档案展覽大厅、故事发生地等设置虚拟技术体验点，在虚拟的再现环境中体验档案中蕴含的故事和道理，也可以通过增强现实技术（AR）实现现实和原场景的重叠，在对比中使受众感受到社会变迁的历程。二是档案文化生产。自由开放是数字人文文化生产的重要理念，为机关档案文化产品开发提供了广阔空间。通过设置体验馆，引导受众亲自体验，相互碰撞，启发思维再创作。通过受众讲述体验，或者创造艺术作品、手工作品，不仅可以使机关档案资源得到拓展，也可以使档案的文化价值得到更好传承。

结语

新时代，机关档案既迎来千载难逢的发展机遇，也经历着转型升级带来的困难与挑战。要围绕“四个体系”建设，着力践行“三个走向”的要求，顺应数据时代的发展潮流，积极建设数字人文背景下的档案治理新体系，使机关档案工作更好服务中心大局、服务人民群众，彰显档案文化价值。

参考文献

[1]丁德胜.奋进“十四五”：机关档案工作的十大重点任务[J].中国档案，2021（08）：20.

[2]陈碧驰.医院档案信息资源开发利用实践思考——以中国科学院大学宁波华美医院为例[N].档案管理理论与实践——浙江省基层档案工作者论文集，2021（08）：31.

[3]张润兰.档案资源的叙事性开发研究[J].档案天地，2021（11）：10.

[4]加小双，姚静.数字人文赋能档案资源体系建设：机制与路径[J].山西档案，2022（02）：28.

作者简介：郑玲玲，中共漳州市委党校技师，研究方向：机关文书档案管理。