企业境外档案管理研究

摘 要：本文以中铁国际集团有限公司境外檔案管理实践经验为出发点，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《企业境外档案管理办法》和其他境外档案管理方面的法律法规，结合中铁国际境外档案工作实际，分析管理“短板”，提出解决方案和措施。

关键词：中铁国际；境外档案；档案管理

为规范中铁国际集团有限公司（以下简称“中铁国际”）境外档案管理工作，维护公司合法权益，满足境外资产监管需要，确保境外档案的完整性、准确性和系统性，本文根据《中华人民共和国档案法》《企业境外档案管理办法》《中国中铁股份有限公司境外档案管理规定》等法律法规，结合中铁国际境外档案工作实际，分析管理“短板”，提出解决方案和措施。

1 中铁国际境外档案管理现状分析

1.1 优势分析

1.1.1档案工作体制机制逐渐完善。中铁国际档案工作坚持统一领导、分级管理原则，形成以公司主要领导为第一责任人，分管领导主抓，办公室负责，各业务部门分管的档案管理体系。稳步推进各类档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等各项基础工作，做到了系统有效运行、管理规范有序。

1.1.2档案工作基础性建设稳步巩固。一是制度体系建设促进工作规范开展。中铁国际参与制定、修订了《中铁国际集团有限公司档案管理办法》等18项档案工作规章制度，并指导境外机构完成《管理类文件材料归档范围和档案保管期限表》的编制工作。二是基础设施升级助力工作效率提升。中铁国际本部合理规划档案库房办公空间设计，配备档案库房、办公室（阅览室）、整理室，满足了“三室分开”和“九防”的总体要求。

1.1.3政治理论和业务培训走深走实。中铁国际围绕建设政治意识强、专业素质好、业务能力强的档案队伍，抓好理论学习和业务培训。坚持党对档案工作的领导。认真学习习近平总书记关于档案工作系列重要讲话精神，通过将学习内容纳入中铁国际党委中心组理论学习、组织召开全集团档案工作会议集中学习等方式，强化理想信念教育和党性教育，努力提高服务大局意识和能力水平。认真开展档案业务技能培训，中铁国际本部以业务技能、信息化建设等为重点内容开展档案业务实操培训，进一步提高中铁国际各级档案人员能力素养。

1.1.4档案信息化建设迈入新阶段。中铁国际定制符合档案工作实际的电子档案管理系统，在中铁国际本部搭建集中统一的电子档案多全宗管理平台，在境外机构试点设立分级授权的电子档案管理单全宗。目前，中铁国际本部与境外机构档案室已实现互联互通，档案信息资源可跨层级跨部门共享利用，未来将根据所属各区域、国别机构发展实际需要，拓展至更多管理全宗。

1.1.5项目档案归档工作取得阶段性成果。中铁国际自2019年开展档案管理专项提升活动，将项目档案作为档案管理的重中之重，办公室会同工程管理中心全面梳理新签、在建和完工项目台账，选取重点项目，每年制订重点项目档案移交计划，定期督办各单位按照进度时间节点移交重点项目档案。从而进一步推动传统载体项目档案数字化工作，完成业绩资料库初步搭建，实现项目业绩资料数字化、网络化查询利用。

1.2 劣势分析

1.2.1档案意识淡薄。中铁国际境外机构在境外生产经营过程中，没有将档案作为企业重要的资产进行管理，造成境外机构文件归档困难、档案收集不全。对境外档案管理缺乏考核和监督，部分档案处于无人管理状态。

1.2.2人员配备不足。中铁国际境外机构人员精简化，档案人员大多为兼职，无法集中精力从事档案管理涉及收集、整理等环节的繁重工作，且又经常在国外，很难参加国内组织的档案专业培训和交流，档案业务知识普遍匮乏，业务管理能力欠缺，导致境外档案管理水平难以提高。

1.2.3硬件条件不足。中铁国际大多数境外机构未设立独立档案库房。因考虑办公场所费用等问题，境外机构往往不设置单独的档案库房和配备必要的设施设备，无法满足档案安全长期存放的要求。

1.2.4档案容易丢失。中铁国际境外机构产生的重要档案原件或电子文件材料部分未及时传输到国内，且未做到异地异质备份，容易引起重要档案的丢失、损坏和泄密。

2 工作目标

以《中华人民共和国档案法》《企业境外档案管理办法》《中国中铁股份有限公司境外档案管理规定》以及中铁国际档案工作各项规章制度为准则，以提高管理质量和服务水平为目标，以高质量档案工作助推高质量发展为己任，构建中铁国际境外档案监管体系，强化对境外档案的监督与管理，力争在“十四五”末，中铁国际境外机构基本建成档案管理机制健全、制度完备、场地完善、信息通畅、支撑有力的境外档案监督管理体系，切实保障企业境外档案的完整与安全，切实保护好国有资产。

3 主要任务

3.1 完善境外档案管理体系建设

3.1.1明确各层级档案工作监管职责。中铁国际对在境外设立的境外机构档案工作负有监管职责。本部和境外机构要协调合作，共同做好境外档案工作的业务监督、指导和检查。办公室作为档案工作的归口管理部门，要按照“统一领导”的原则，通过制度规范、业务指导、定期检查、人员培训等措施实现对境外档案工作的监管。中铁国际境外机构档案业务主管部门应按照“分级管理”原则，通过岗位责任、绩效考核、项目管理等落实对境外机构档案工作的监管。

3.1.2明确档案工作负责人。中铁国际境外机构要明确档案工作负责人，负责指导并支持境外档案工作的稳步开展，要将档案工作列入公司领导工作分工，列入工作计划和议事日程，为档案工作争取更多资源，为境外档案工作水平的提升夯实组织架构基础。

3.1.3明确档案主管部门并配备专兼职档案员。中铁国际境外机构应明确负责档案工作的部门，配备专兼职档案员。将档案主管定为核心岗位，由中国籍员工担任，以确保公司对档案的控制权。

3.2 建立境外档案工作机制

3.2.1纳入境外机构经营管理体系。境外档案工作是境外机构整个经营管理体系的有机组成部分。中铁国际境外机构要将境外档案工作纳入境外机构整个经营管理体系之中，列入境外机构整体发展战略和工作规划之中，列入境外机构领导的议事日程之中，实现主营业务与档案工作的全面对接。

3.2.2纳入整个档案工作体系。中铁国际认真贯彻国家相关法律法规和股份公司档案工作各项制度规范，制定本单位档案管理制度标准，对全集团档案工作进行全面规范，将中铁国际境外机构档案工作纳入中铁国际档案工作统一管理体系。加强党对档案工作的领导，构建以公司主要领导为第一责任人，分管领导主抓，办公室负责，各业务部门分管的档案管理体系。同时，设立档案室，配备档案员，负责中铁国际档案资料的收集管理工作。

3.2.3纳入岗位职责和绩效考核体系。建立中铁国际档案工作考核体系，制定《中铁国际集团有限公司档案检查工作规定》，将档案工作纳入所属单位经营业绩专项考核指标中，全面推进档案工作年度考核机制。中铁国际境外机构要严格按照自检自查原则，比照考核办法中的规定内容、考核方法及扣分标准，对境外机构档案工作进行全面客观的考核测评。

3.3 建立健全境外档案制度规范

中铁国际研究制定《中铁国际集团有限公司境外档案管理办法》，规定了中铁国际境外档案管理的工作原则、管理体制、组织机构、责任分工、基本要求等，明确了自身应履行的境外档案监管职责。同时，为中铁国际境外机构提供档案业务技术方法指导及业务培训。中铁国际境外机构也要在遵守所在国家或地区档案法律规定的前提下，根据我国档案法律法规制度，结合境外实际情况，研究制定本单位的境外档案管理办法。

3.4 推动档案管理与项目管理集成

项目管理是境外各项业务活动中的重中之重。中铁国际境外机构要将境外档案管理融入境外项目管理体系之中。通过档案管理支撑项目的顺利实施，从而保证境外机构档案收集、管理、保存和利用。中铁国际境外机构工程管理部门要从项目实施前期论证、项目动工、项目过程中管理、项目竣工及后期验收等一系列项目管理的全过程出发，开展档案管理工作。

3.5 构建特色档案管理模式

中铁国际境外机构业务活动的复杂性、多样性，决定了中铁国际境外机构档案管理模式须因地制宜。一是档案监管权集中，档案保存地分散。即境外档案由中铁国际办公室负责统一监督，由境外机构档案部门或专兼职档案员统一管理；但可以暂时分散保存于境外机构的各个业务部门，而只将档案目录移交档案部门，同时备份到中铁国际办公室；档案部门定期开展检查，保存检查记录，以实行对档案的集中统一监控。二是重要档案集中，一般档案分散。对于涉及国家秘密的档案、有关企业注册登记和经营资质的档案、有关企业不动产和其他重要权属证明的档案、重要合同协议、涉及企业核心技术和商业秘密的档案，由境外机构档案部门集中保管；对于境外重点项目业绩资料，原则上由中铁国际境外机构移交本部集中保管；对于境外一般性业务活动的档案，可由境外机构业务部门分散保管。三是数字档案集中，实体档案分散。通过电子档案管理系统，实现实体档案的分散化管理和数字化档案的集中化管理。在系统中建立境外机构档案管理模块，由境外机构档案员将本机构的非涉密档案进行在线收集与集中管理。实现本部存档与境外机构自存的“双归档”模式。四是重要档案自己保管，一般档案寄存托管。允许境外机构经本部档案部门批准之后，自己保管重要档案，而将一般档案委托区域总部、兄弟单位、中资企业或商业性公司寄存保管。

3.6 构建全球化档案管理系统

中铁国际建立全球化、跨地域的档案管理系统对境外档案工作有重要的意义。在《中国中铁2021-2025年档案工作规划》中也明确提出，将推动电子档案管理系统的广泛应用及升级，鼓励有条件的三级单位上线电子档案管理系统。前期，中铁国际已完成一期系统建设任务：搭建集中式部署的系统平台，配置硬件设备，选择档案基础较好的境外单位，完成“1+1”的集中部署，实现上下级管理。二期建设计划与中铁E通对接，实现移动端展示，并根据系统运行情况，提出优化建议，使档案管理系统更符合境外机构自身需求。

3.7 建立“一事一策”回运机制

对于所在国家或地区禁止将某些档案带出国境的法律规定，中铁国际境外机构应遵守其法律规定将原件留存在当地，可将复印件或数字化副本、归档文件目录送回本部，要将证据价值最大的复制件送回国内本部。对于电子档案，则通过电子档案系统传送回国内本部。在所在国无禁止性规定前提下，境外单位应积极构建档案回运机制，回运工作坚持“一事一策”原则，在回运前向中铁国际本部办公室汇报回运方案，经批准后将档案运送回国。对涉及企业资产与产权、商业秘密、债权债务等内容的重要档案原则上采用由我方正式员工携带回国的方式。

3.8 建立應急机制安全转移重要档案

在境外国家或地区发生战争、内乱或重大自然灾害，档案面临威胁时，中铁国际境外机构应立即启动应急处置预案，在确保人员安全的前提下，想办法将档案转移至安全地点。各区域总部要充分发挥区域内统筹协调作用，为所在区域境外机构积极搭建境外档案工作沟通服务平台，在突发事件发生导致档案面临威胁时，协助区域内各境外机构建立应急联动，开展应急处置、救援及事后相关工作，确保档案安全转移。

4 保障措施

4.1 创新境外档案人员培训方式

境外档案人员培训是增强档案意识、提升人员素质、规范档案管理的必要工作。中铁国际境外机构档案员应持证上岗，回国到中铁国际办公室报到，接受面对面培训和业务交流；中铁国际办公室鼓励各单位档案人员以助勤代训方式在中铁国际本部开展短期助勤。各单位应积极予以配合，确保人员、时间和必要的资源投入。集团公司办公室平时应定期通过视频、电话、中铁E通等方式，开展有针对性的业务培训与交流。还应制作文书档案归档工作指南、归档项目文件整理指南、微课等供大家学习参考。

4.2 加大对境外档案工作经费投入

境外档案工作的开展需要公司领导、员工的重视与支持，提供充足的运行资金保障尤为重要。一方面，中铁国际本部要设置档案工作专项经费，服务于档案工作的设施配备、系统运维、教育培训等方面。另一方面，境外机构应根据境外业务经营情况和经济能力，适当划拨资金用于自身档案工作的开展，改善境外档案工作硬件环境，完善档案工作基础设施建设。

4.3 强化境外档案工作考核评价

通过开展档案检查评价工作，进一步提升中铁国际境外档案工作监管水平。中铁国际制定档案检查工作规定、检查评价项目及评价标准，牵头建立中铁国际档案检查人员名录库，成立检查组，组织开展档案检查。明晰检查流程，细化评价内容，形成检查评价报告，跟踪各单位整改落实情况，建立中铁国际档案检查工作长效机制。对下属单位的检查工作延伸至项目部，全面掌握中铁国际境外档案管理水平情况。

参考文献

[1]徐拥军，舒蓉，李孟秋.我国企业境外档案管理面临的法律冲突与适用原则[J].档案学通讯，2018（4）：9-13.

[2]徐拥军.国有企业境外档案管理体系研究[J].档案学研究，2018（3）：31-38.

作者简介：戴晨，大学学历，中国中铁股份有限公司所属中铁国际集团有限公司办公室经理（档案管理岗），从事档案管理工作。