招标采购后图书采访模式的新变化

2023-07-04张雪丹

管理学家 2023年12期

张雪丹

[摘要]图书招标采购是很多图书馆采购图书的主要方式，其质量控制也是广大图书馆界人士关心的热点问题。采用招标采购模式后，采购人、用户和供应商之间的信息提供、信息获取等方式也出现了新变化，但图书招标采购模式仍需要不断优化与完善，从而使图书采购更加专业化和统一化，进一步提高图书采购的质量，提高图书馆的服务效能。文章以信息提供、信息获取为出发点，全面分析招标采购后图书采访模式出现的各种变化，提出了招标采购后新的采访模式和提高图书采访质量的有效对策。

[关键词]招标采购；图书精准采购；图书采访

中图分类号：G251 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2023）12-0010-03

一、图书招标采购的主要优点

图书招标采购的主要优点包括以下几个方面。

一是使财务工作的规则、方法、程序和标准更加完善，加强了图书经费管理，确保专项资金及时拨付到位和专款专用。

二是遏制了图书供应商的恶性“价格战”，使价格更加合理，降低了采购成本，实现了经费使用效益的最大化。

三是帮助图书馆选择声誉好、经营稳定和财务状况良好的供应商，同时获得更加优质的配套服务。例如，提供标准MARC数据及馆藏数据加工，按照图书馆的要求，提供验收、贴条形码等图书加工服务以及对图书进行数据编目、典藏等服务，大幅度提高工作效率，使图书馆可以让更多的人力从繁杂的事务性工作中解放出来，完成其他业务工作。

四是进一步扩大并细化采购范围，开拓了采购新渠道，丰富了图书馆的图书资源，提高了图书质量。

五是以《中华人民共和国政府采购法》为准绳，以采购合同为工作指南，切实维护图书馆与图书供货商的合作与发展，为推进图书馆高质量跨越式发展营造良好的市场竞争环境[1]。

二、图书采购的独特性

图书采购与普通物品采购具有一定的差异。图书采购应按照“建立科学的、富有特色的藏书体系，持续优化藏书结构，完善藏书管理机制，提高藏书质量”的原则，强调收藏文献新颖、信息密度高、利用率高的专业权威图书，以及满足学校各学科发展态势研究需要的专题图书，保证图书馆的系统可用性及发展连续性。

例如，实施全日制高等学历教育的学校图书馆在采购专业书籍时，应择优确定重点建设的学科和重点专业、按计划出版的同一著作分若干卷册的图书，汇集多种单行著作、以一定的主题内容编辑集结而成的整套出版物和以全面、系统、准确地记述上年度事物运动、发展状况为主要内容的资料性工具书等，并对此类图书的采全率和采到率予以高度关注，以高质量的教育科研支撑高质量的教育发展，突出专业优势和特色，体现高校图书馆读者群信息需求层次差异、形式多样的特点，力争更好地提高图书馆的服务能力和水平[2]。

三、招标采购后图书采访模式的新变化

（一）构建以图书供应商提供信息为依托的图书采访模式

依据图书供应商提供的信息开展的图书采访工作主要有以下几种模式。

一是图书现货采访模式，即图书采访人员根据图书供应商提供的实物目录信息对优质出版社最新出版的适藏图书进行筛选、查重。

图书现货采访模式采取看样品订货或判断图书供应商提供信息的显性价值的方式选定样品，如果图书采访人员与图书供应商实现了工作流程无缝衔接，能够大幅提高工作效率。图书现货采访模式对图书供应商采编人员的素质、服务水平及服务质量都提出了严格要求。

图书供应商对招标采购单位提出的出版社信息捕捉应具备一定的快捷性和全面性，全面掌握招标采购单位提供的纲目，根据招标人的目的要求，经过专业识别后提炼相关信息，构建高效的服务体系。基于版别控制能够实现增供扩销，帮助图书供应商增加销售和利润，提高服务质量[3]，同时提高了图书采访人员的工作效率。如何最方便、最快捷、最有效、最全面地提供图书目录信息，如何提升捕捉主要信息的能力，如何精准把握图书馆的藏书种类和藏书等级等，避免因为版别信息覆盖面窄而出现图书漏采或滞后采购的问题，是图书采购人关注的重点。

二是图书期货采访模式，即图书供应商通过归纳、筛选发行信息，而形成描述文献的著者、题目和来源等信息。图书供应商应汇总订单后，再向出版社订购图书。

图书期货采访模式对无门市、无店铺经营的供应商有益，能够降低图书售出后由于各种原因被退回的数量与同期售出的产品总数量之间的比率，适合能够提供准确信息、无店铺经营的供应商，但存在到货时间长、采购到货效率低等问题[4]。

（二）构建以图书采访人员收集信息为辅助的图书采访模式

以图书采访人员收集信息为辅助的图书采访模式，即图书采访人员根据非供应商给出的目录信息所获得的图书信息，如图书采访人员通过图书、图画、杂志、报纸和电子物品等有出版组织编制的版权物品，包括可供书目、书目报、互联网媒体等信息，及对优质出版社最新出版的适藏图书，进行筛选、查重的采访模式，主要包括以下几个方面。

一是现货补充订单采访模式。根据招标采购后图书采访渠道受到一定限制的特点，与在投标过程中获得采购项目合同签订资格的供应商达成协议，参加图书现采活动，通过开展“与图书面对面”的采购方式，实现图书采购的精品化、精准化以及同读者需求的高度契合，在丰富馆藏的同时也使图书采购经费的利用实现最大化。圖书现采活动包括：组织相关人员参与具有看样订货、引导市场、交流信息等功能的大型图书展订会，或供应商举办的图书现采活动。

供应商举办的图书现采活动通常具有一定的针对性，如区域出版社、专业出版社等。图书现采活动为图书采访人员提供了看到样书的最佳机会，图书采访人员可以第一时间了解图书市场规模呈现的发展态势，掌握出版动态，实现沟通“无障碍”、服务“零距离”，通过现场采购了解图书的多重价值。但现货补充订单采访模式也有一些不足之处，应充分做好前期准备，例如图书现场采购设备的准备、导入相关数据等[5]。

图书馆生成订单提交给图书供应商后，经供应商集中汇总后从出版社直接订货，对于图书供应商来说，具有一定的补配难度。

二是馆藏重点出版社信息跟踪采访模式。馆藏重点出版社与某一类出版质量可靠、历史悠久、知名度高的核心图书出版社相比，后者属于集数学、统计学、文献学于一体的文献计量学的研究范畴，主要是指能准确掌握学科发展态势，编辑出版可以全面反映某学科领域最新的、最前沿的科学技术水平、研究状况及发展动向的出版社。相关研究人员可应用不同的测定方法准确测定核心出版社，并获得结论。馆藏重点出版社应以核心出版社为重要参考，与各图书馆的藏书种类和藏书等级相联系，提高有效信息的密度，使文献内容新颖丰富，出版的图书也能符合入藏要求。

三是网上订购采访模式。网站式的书店是一种高质量、快捷方便的购书方式，可用于图书的在线销售。网站式的书店对图书的管理更加合理化、信息化，售书的同时还具有书籍类商品管理、购物车、订单管理及会员管理等功能。网上订购采访模式是一种通过网站式的书店补充图书的图书采访方式。作为一种新的发行渠道，网上书店相较于传统的图书流通体系具有明显的优势[6]。

四、保障图书采访质量，推行图书精准采购措施

（一）智能选书，使图书采购更精准

智能采选平台可提供国内全面完整的新书目录，统一维护书目信息，实现纸本图书智能采选，优化图书采购流程，采访过程中可提供详尽的辅助决策信息，提高图书采购质量，提供全面完整的书目信息，遵循统一的数据标准，并结合图书采访历史、书目信息等进行智能推荐。

依托AI技术，应用电子计算机代替人工，对大量信息进行相关性分析与评价，最后根据用户的实际需求，对信息进行智能化处理。

招标采购后，在不断积极探索图书馆管理系统的创新与发展的过程中，新一代图书馆智慧服务平台被研发出来并逐渐成熟，其集信息技术与先进的管理思想于一身，集合图书馆大脑、全媒体管理、图书馆运营管理、空间管理、读者场景化服务及智能终端管理等模块，以领先的技术实现了图书馆从自动化管理转变为智慧化管理的全新变革[7]。

（二）严把图书内容、编校、设计及印制质量关

负责图书馆运营的专业人员，包括对图书馆馆藏资源进行采购、加工、流通（借还）、分析报道，以及提供读者服务等工作的图书馆业务人员，在各个环节都要认真检查图书是否有缺页、污损情况，图书馆新到图书与清单是否相同，所列的项目是否完整，总价与数量是否存在不相符的情况，对于污损图书，未经原作者或原出版商授权的图书，图书公司错发书、重订书等，在第一时间发现后应立即退回。如果有商家存在任意搭配图书馆不需要图书的现象，可采取扣除合同履约保证金等措施[8]。

良好的沟通是双向的，不仅可以提高图书供应商服务的效能和效率，也能使图书馆与图书采购供应商实现双赢，是实现招标采购的愿景和目标的重要前提[9]。图书供应商的良好配合是严格执行招标采购合同的关键，图书采访人员必须与图书供应商进行全程沟通，就采编流程、采访书目数据、图书质量、图书馆管理系统及图书馆收集的各种类型文献资料等问题进行密切联系。

（三）制订科学有效的招标计划，提升图书采访人员的素质

图书采购招标作为一项基础性的采购工作，图书采访人员应提前明确招标投标的内容和要求，做好各方面的准备工作，制订科学有效的招标计划。在进行图书采购招标前，图书采访人员要细化经费预算，提升统筹经费预算的科学性与精准性，依据图书馆年度图书购置经费确定图书采购招标金额及比例，有的放矢地做好图书采购工作。

图书采购工作具有较强的专业性和系统性，要求图书采访人员必须具备一定的综合素质和丰富的专业知识，注意与图书供应商建立和保持良好的伙伴关系，以便图书供应商能够进行高质量的图书供应，严格按照交货时间运作。