事业单位档案管理方法探析

熊亦婷

［摘 要］随着社会经济的发展，市场经济体制也在不断地发展和完善，这对信息的处理提出了更高的要求。事业单位档案管理也在不断地改进，并在国家有关政策的扶持下，获得了更加规范化、科学化的发展。但是，就当前的总体发展状况而言，仍存在着许多问题，需要相关人员加以重视和解决。为此，本文就其存在的问题及对策进行了论述，以期为提高其档案管理水平提供一定的参考。

［关键词］事业单位；档案管理；存在问题；应对措施

［中图分类号］G27文献标志码：A

随着事业单位的发展，其档案管理工作也逐步暴露出了一系列的问题，这些问题已经不能满足现代化的要求，也不能充分发挥其作用，从而降低了档案管理工作的质量。通过对事业单位学生档案工作现状的分析，发现事业单位学生档案工作存在着以下几个方面的问题：学生对事业单位档案管理工作的重视程度较低，没有充分认识到事业单位档案管理工作的重要性；档案工作人员的整体素质不高，不能很好地完成工作。此外，也存在着对档案的利用率不高等问题，这些问题会对档案管理的工作效率产生直接影响，不利于事业单位的发展。

1 事业单位档案管理工作的重要性

目前，事业单位档案工作的最根本问题是如何进行优化，因此事业单位工作人员必须高度重视对文件材料的整理、归档，才能提高档案管理工作的效率［1］。同时，要对事业单位的档案管理体制进行积极的改革，增加工作人员的工作经历，制定科学的评估指标，为实现档案管理的现代化和信息化奠定坚实的基础。现代科学技术的发展，极大推动了事业单位档案工作的发展，现代科学技术既能完善事业单位档案的组织结构，又能促使相关部门加强对档案的管理，从而进一步提高档案管理水平。

2 事业单位档案工作的现状

2.1 对档案工作的重视程度不够

事业单位的一些管理人员对档案管理工作的开展不够重视，档案管理的内部系统和实施的方式也不够了解，而是将主要精力放在了培养和引进人才上。在长期的工作中，档案管理员已经习惯于手工处理档案，思想上存在一定的局限性，认为没有必要对档案进行革新，缺乏学习新知识、了解新事物的热情，思想意识比较落后，不能跟上时代的发展。

2.2 档案管理方式落后

许多事业单位的档案管理模式比较落后，难以发挥档案管理工作应有的作用，也没有对其给予充分的重视。此外，在信息资料的收集、整理和归档等方面，也存在着业务水平不高的问题。很多基层事业单位并没有将档案管理作为重点工作来开展，所以没有设立独立的部门来管理档案资料，档案人员自然也就没有针对性的工作，所从事的办公室工作也从档案管理转向了办公勤务类，渐渐成了办公室的勤杂工，这种情况也直接造成了单位档案管理工作的表面化，没有了管理的科学性和规范性，使得档案管理变得混乱。同时，也存在着归档错误等问题，给事业单位档案工作带来了很大的困难。

2.3 缺乏对档案工作的革新

随着市场经济的迅速发展，许多事业单位为了获得更大的经济效益，纷纷加快了内部改革。然而，档案工作往往被人们所忽视，因为它并不能给事业单位带来直接的经济效益。在事业单位中，档案管理常常被放在改革的后面，這就造成档案管理工作无法跟上改革的脚步，导致档案管理工作缺乏创新性。当前，有些事业单位虽然已经制定了比较完善的日常工作管理制度，但是与档案管理相关的制度并不十分规范，没有一套统一、严格、规范的档案管理制度。有些业务科室工作人员对档案的保存意识不强，工作中形成的文件资料被随意丢弃，这就导致工作中形成的具有保存利用价值的文件资料的丢失、损坏，不能对其进行及时、有效的利用。

2.4 管理人员素质较低

事业单位的档案管理工作对工作人员的要求很高，工作人员既要具备较强的专业素质，又要有足够的耐心和细心，才能将复杂的工作顺利地完成。然而，目前从事档案工作的人员，其整体素质较低，对工作流程的把握较差，在日常工作中，往往会出现一些错误，这不但会降低档案工作的质量和效率，也会加大其风险。除此之外，在档案管理过程中，部分事业单位缺少对工作人员的有效管理，导致他们在工作中积极性和主动性不高。在缺少有效的考核的情况下，工作人员更是缺少工作的激情，这会严重影响到档案管理工作的开展，还会对事业单位造成一定的影响。

2.5 档案信息化程度不高

信息化就是把档案材料和现代网络有机地结合起来，使它们的信息价值实现最大化。目前，事业单位对档案管理工作尚未引起足够重视，没有积极地引进先进的信息技术与设备，导致其档案管理信息化建设滞后［2］。大部分事业单位的档案室都是以前使用的小型办公场所，存放文件的盒子都是简易的铁皮盒子，没有防潮设备，文件很容易损坏。此外，部分事业单位缺乏对可燃性物品的消防意识，档案馆没有相应的消防设备和灭火器，一旦出现火情，档案就会化为乌有。传统的档案管理理念只是将文件归档、调阅归档，这样做会使文件的利用率大大降低。在具体的档案管理工作中，收集、整理、保存有关材料，鉴别有关材料的真伪，其主要目标是更好地利用档案。在事业单位档案的管理过程中，由于缺乏相应的电子设备，也没有建立相应的网络档案库，如果纸质版档案丢失，就会影响到相关工作的进行。由于档案管理的信息化程度较低，导致人力资源的寻找非常耗时，极大地降低了工作效率。

2.6 档案资源的使用率不高

档案承载着重要的数据和信息，只有正确地利用它们，才能最大限度地发挥其功能。然而，在事业单位的档案管理中，档案资源的利用率很低，这主要是因为传统的档案管理方式只是提供一对一的服务，无法同时满足用户的多种需要，并且受时间和地点等因素的制约，档案的查询十分不便，这就导致档案的利用率下降。目前，在档案管理过程中，部分事业单位积极采用了一些先进的技术，并配备了相应的设备，这在某种程度上促进了档案信息的流通和共享。然而，有些事业单位在这一领域的投资相对较小，很难购置到相对高端的设备，而且缺少专门的技术人员，这就导致档案管理工作的进展并不顺畅，档案信息的流动也不顺畅，给用户的使用造成了障碍。

3 新形势事业单位档案管理工作应对措施

3.1 增强事业单位档案员的责任心，按时收集信息

要使档案收集工作更好地发挥其功能，必须从规范化的角度着手。各事业单位要配备专门的文件管理员，对各部门的工作进行及时的汇总，并根据相关的文件管理进行记录，定期对其进行审核，尽量将各项有用的数据保存下来。在此基础上，建立一套规范化的档案管理体系，为档案收集工作提供新的思路和方法。

3.2 树立档案工作观念，提高档案工作的质量

随着信息技术的发展，传统的档案管理模式已经跟不上时代的步伐，不能满足信息化发展的需要，所以需要创新档案管理方式，用一种带有信息化功能的新模式，来替代传统的档案管理方式。信息化管理具有快捷、方便等特点，其主要是通过计算机来实现的，而且它将成为事业单位档案管理的一种信息化发展方向。使用计算机对档案进行管理，还需要在某些软件的帮助下才能实现，这样不但可以提高管理人员的工作效率，还可以确保档案数据准确地输入电脑，并入库保存，整个过程快速有序，还能确保信息的完整性。档案管理人员利用电脑软件，创建一个有关档案查询的网页，再把资料传输到该网页上，让人们进行检索。这对档案管理人员来讲，是他们工作结果的一种展示；而对查阅人员来讲，则使他们的查询工作更加便利，节约了他们的时间和精力。同时，在使用计算机时，档案管理人员要注重网络安全，防范病毒入侵，以免档案信息丢失，造成档案信息的泄露，给事业单位造成不必要的损失。

3.3 建立完善的档案管理体系

事业单位应建立完善的档案管理体系，工作人员可以参考国内外的先进管理经验，在对已经存档的档案进行管理时，应该严格遵守有关的规章制度，确保信息的完整性［3］。当某一类档案需要长期保存时，应将其与同样内容的纸质文件一起归档；对于有保密要求的档案，则应采用安全的保密措施，并对涉及隐秘的档案进行全面的密码管理，严禁在外网上开放。在进行体系建设的时候，可以从信息收集、档案保管等多个环节对流程进行完善，让各项管理工作都可以参照相应的管理制度来展开，各工作人员必须严格遵守，防止因为工作人员的疏漏而导致不规范的现象。

3.4 提高事业单位档案人员的自身素质

事业单位档案工作人员是事业单位人才队伍中最重要的一支，他们素质的高低，直接影响着事业单位档案工作的质量，也影响着事业单位档案工作的整体成效。对事业单位来说，它与一般的行政工作相比，有自己的特点。档案管理是一项相当繁杂的工作，而且需要管理人员具备很高的素质。为保证事业单位档案工作的质量，就必须提高事业单位档案管理工作队伍的素质。首先，各事业单位应当根据档案工作的特点和岗位的需要，组织各事业单位的档案工作人员进行业务培训和专业知识培训，提高他们的专业素养，充实他们的队伍，为各事业单位的档案工作提供所需要的人才。其次，各事业单位可以组织档案管理人员到其他事业单位参观学习，借鉴他们的好做法，弥补自己工作中存在的不足。最后，档案管理人员要有较强的学习意识，主动学习有效的管理方法，丰富自己的专业知识，熟练使用最新的档案管理应用软件，充分挖掘档案管理工作的利用价值。

3.5 积极推进档案信息化建设

信息技术的发展越来越快，计算机技术和网络技术已经渗透到了人们的工作和生活当中，为人们提供了很大的便利。在事业单位的档案管理工作过程中，也要跟上时代的步伐，积极地利用与之相适应的信息技术，逐步地实现信息化和现代化的档案管理，以满足社会对档案的需要。在事业单位的档案管理工作中，管理者应当对信息现代化的发展趋势有一个清晰的认知，并积极地进行建设，配备完善的基础设施和相关的软件，让档案管理工作可以更加有效的进行，这样既可以提高档案管理的工作效率，又可以减轻工作人员的负担，简化管理工作，便于查阅者的参考，从而提高档案的利用率。

3.6 创新服务方式，提高服务效能

伴随着社会的发展和进步，事业单位的档案管理工作也越来越受到人们的关注。但是，在过去的档案管理工作中，仍有许多有待改进的地方。新时期，事业单位档案管理工作被赋予了一个全新的概念，它不仅具有了信息化的特征，同时也是事业单位发展过程中不可或缺的一部分，事业单位必须跟上时代步伐，同时也要凸显出档案管理的创新与优化，以便更好地为事业单位服务［4］。另外，事业单位的档案管理工作应在原有的基础上，扩大其服务范围，使其服务质量得到最大限度的提高，这样才能使档案管理工作逐渐向现代化迈进，从而给事业单位带来更大的效益，提高其服务水平和能力。

3.7 使档案资源发挥最大的效用

档案是一种非生产性的信息资源，其使用价值是巨大的。档案作为一项无形资产，对其进行有效的管理，可以为其带来较大的经济效益。当前，我国事业单位的档案利用情况较差，可采取一些对策。首先，事业单位管理者应结合自身的发展需要，适当地引进新的档案管理软件与设备，改进传统的人工管理方式。其次，要积极主动地进行有针对性的文献编辑和研究，将文献归类，提高文献管理的效率，并使文献查询人员能够尽快地寻找到自己想要的文献。第三，事业单位主管部门可指定专人进行档案的开发和利用，使档案的经济价值得以最大限度的发挥。最后，要打造一支优秀的档案工作队伍，通过邀请专业人士做专题报告，使工作人员在培训过程中吸收知识，提高自身的管理水平。此外，还可以为有前途的档案管理人员提供带薪进修的机会，让他们到档案管理工作优秀的单位，学习档案管理方面的专业知识，提高档案管理的能力。

4 结语

在档案管理现代化发展过程中，对事业单位档案管理工作进行优化与创新，是每个档案管理人员努力的方向，也是档案管理发展的方向。为此，事业单位要高度重視档案管理工作，提高信息管理的时效性，采用有效的信息技术，运用现代化的设备，进行电子档案管理，实现档案的纸质和数据格式的共存。

参考文献

［1］张晶，张敏. 事业单位档案管理的现状及对策分析［J］. 中国外资，2022（23）：266.

［2］崔景婷. 事业单位档案管理对策研究［J］. 理论观察，2021（3）：66-67.

［3］张丽娜. 事业单位档案管理存在的问题与解决对策［J］. 城建档案，2021（5）：96-97.

［4］郭楠. 信息技术在事业单位档案管理中应用存在的问题及对策［J］. 兰台内外，2021（6）：40-41.